Configuration d’un ordre de signature des destinataires

Les signataires reçoivent le document et le signent dans l’ordre dans lequel leurs adresses électroniques ont été saisies dans le champ « À : ». Dès que le dernier signataire a terminé le processus de signature, toutes les parties concernées reçoivent un courrier électronique signé et déposé, avec les PDF signés en pièce jointe.

Flux de signature parallèle

Cliquez sur Remplir dans n’importe quel ordre pour démarrer un processus en parallèle.

Tous les destinataires reçoivent le document en même temps et peuvent le signer dans n’importe quel ordre. Dès que le dernier signataire a terminé le processus de signature, toutes les parties concernées reçoivent un courrier électronique signé et déposé, avec les PDF signés en pièce jointe.

Workflow hybride

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Un flux de travail « hybride » est une instance de l’ordre de participation séquentiel selon laquelle une ou plusieurs étapes impliquent que deux destinataires ou plus aient accès au document simultanément. Tous les signataires/approbateurs de l’étape « parallèle » doivent remplir leur partie avant que le processus séquentiel ne puisse passer à l’étape suivante.

Par exemple, l’image ci-dessus représente un cycle de signature en trois étapes :

• L’étape 1 concerne fclarke@gmail.com. Lorsque l’accord est envoyé pour signature, seul fclarke en est informé. Une fois qu’il a signé le document, nous passons à l’étape suivante.
• L’étape 2 est l’étape hybride. Comme vous pouvez le constater, le même numéro (2) est attribué à trois destinataires. Cela signifie qu’Adobe Acrobat Sign les notifie tous les trois simultanément. Ils peuvent apposer leur signature dans n’importe quel ordre, mais tous doivent remplir leur partie avant que le cycle de signature ne puisse passer à l’étape suivante.
• L’étape 3 concerne un autre destinataire individuel, défini cette fois en tant qu’approbateur (icône en forme de coche et non en forme de plume). Une fois que le destinataire de l’« étape 3 » a approuvé l’accord, ce dernier est terminé et pleinement exécuté. Toutes les parties sont averties et reçoivent une copie de l’accord au format PDF.

Pour créer un groupe hybride, saisissez les adresses électroniques de chaque partie comme s’il s’agissait de destinataires individuels, puis cliquez sur le champ de chaque destinataire et faites-le glisser sur un autre dans le groupe hybride. Un message indiquant que vous allez créer un groupe parallèle s’affiche. Vous pouvez également créer le groupe hybride en définissant manuellement les numéros d’index sur la même valeur.

Groupes de destinataires

Les groupes de destinataires sont utiles lorsque vous nécessitez la validation d’une équipe ou d’une organisation, mais pas d’un individu spécifique au sein de ce groupe. Tous les membres du groupe sont autorisés à signer ou à approuver l’accord au nom de l’ensemble du groupe. 

Par exemple, l’image ci-dessus représente un cycle de signature en trois étapes :

• L’étape 1 (JohnDoe) concerne un signataire, qui sera informé que sa signature est requise dès l’envoi de l’accord. Une fois que JohnDoe a apposé sa signature, l’accord passe à l’étape 2.
• L’étape 2 concerne un groupe de destinataires approbateur appelé « HR Group ». Quatre personnes ont été ajoutées au groupe ; chacune d’elles a été associée à un processus de vérification différent (à titre d’exemple). Une fois que tous les destinataires identifiés ont approuvé l’accord, ce dernier passe à la troisième étape.
• L’étape 3 concerne un signataire individuel. Une fois cette dernière signature apposée, l’accord est pleinement exécuté. Toutes les parties en sont averties et reçoivent une copie de l’accord au format PDF.

Pour créer un groupe de destinataires, cliquez sur le lien Ajouter un groupe de destinataires situé en haut à droite du champ des destinataires. Le conteneur permettant de saisir le nom du groupe et les destinataires potentiels apparaît.

Tous les membres du groupe de destinataires recevront une copie de l’accord signé au format PDF, même s’ils n’y ont pas spécifiquement participé.

Configuration des options d’ordre de signature

Un administrateur de compte peut définir l’ordre de signature par défaut ou supprimer cette option pour l’expéditeur.

Allez dans Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi > Ordre de signature ou Groupes de destinataires.