Nota:

Per l’elenco completo degli articoli sulla protezione, vedere Panoramica sulle funzioni di protezione in Acrobat e nei PDF.

Tipi di policy di protezione

Se si applicano spesso le stesse impostazioni di protezione a più PDF, è possibile salvare tali impostazioni in una policy riutilizzabile. L’utilizzo di policy di protezione consente di risparmiare tempo e di garantire una protezione più coerente del flusso di lavoro. La creazione di policy per la protezione tramite password e certificati consente di riutilizzare le stesse impostazioni di protezione per qualsiasi numero di PDF. Sono disponibili due tipi di policy di protezione:

  • Le policy organizzative basate su server risultano particolarmente utili se si desidera che altri utenti possano accedere ai PDF per un tempo limitato. Le policy Adobe LiveCycle Rights Management ES sono archiviate in un server. Per utilizzare tali policy, gli utenti devono avere accesso al server. Per creare le policy è necessario selezionare i destinatari dei documenti da un elenco visualizzato in Adobe LiveCycle Rights Management ES. Adobe LiveCycle Rights Management ES consente di controllare l’accesso ai documenti PDF e agli eventi di controllo in base ai criteri definiti nella policy di protezione. È possibile utilizzare Adobe LiveCycle Rights Management ES se l’azienda dispone della licenza per il software e l’ha resa disponibile all’utente.

  • Le policy utente sono create e applicate da singoli utenti. Se si applicano le stesse impostazioni di protezione a vari documenti, è possibile risparmiare tempo creando una policy utente. Applicare quindi la policy utente ai documenti. Le policy utente per le password e i certificati a chiave pubblica sono archiviati sul computer locale. Se si ha accesso ad Adobe LiveCycle Rights Management ES, è possibile creare una policy utente da memorizzare in un server Adobe LiveCycle Rights Management ES. La policy risulta disponibile solo per l’utente che l’ha creata.

Autenticare le policy organizzative

Oltre al riutilizzo delle impostazioni di protezione, le policy archiviate in Adobe LiveCycle Rights Management ES consentono di impostare la scadenza e la revoca dei documenti. È inoltre possibile controllare gli utenti che aprono i documenti protetti.

Adobe LiveCycleRights Management
Policy di protezione

A. Le policy vengono memorizzate sul server. B. Le policy vengono applicate ad un documento PDF. C. Gli utenti possono aprire, modificare e stampare il documento solo se queste azioni sono consentite dalla policy applicata. 

L’impostazione delle policy di protezione basate su server comporta quattro fasi principali:

Configurare Adobe LiveCycle Rights Management ES

In genere, l’amministratore di sistema dell’azienda o del gruppo si occupa della configurazione di Adobe LiveCycle Rights Management ES, della gestione degli account e dell’impostazione delle policy aziendali. Per ulteriori informazioni sulla configurazione del server Adobe LiveCycle Rights Management ES, visitare il sito Web di Adobe.

Pubblicazione di un documento con una policy di protezione

Un autore crea un documento PDF e applica una policy memorizzata in Adobe LiveCycle Rights Management ES. Nel server vengono quindi generate una licenza e una chiave di cifratura univoca per il PDF. Successivamente in Acrobat la licenza viene incorporata nel PDF e cifrata mediante la chiave di cifratura. L’autore o l’amministratore può utilizzare la licenza per registrare e controllare il PDF.

Visualizzazione di un documento a cui è stata applicata una policy

Per aprire il PDF protetto in Acrobat 9 o Reader 9, gli utenti devono autenticare la propria identità. Se all’utente viene concesso di accedere al PDF, il documento viene decifrato e si apre con le autorizzazioni specificate nella policy.

Amministrazione di eventi e modifica dell’accesso

Effettuando l’accesso a un account di Adobe LiveCycle Rights Management ES, l’autore o l’amministratore può registrare gli eventi e modificare l’accesso ai PDF protetti tramite policy. Gli amministratori possono visualizzare tutti gli eventi di sistema e dei PDF, modificare le impostazioni di configurazione e l’accesso ai documenti protetti tramite policy.

Creare una policy di protezione utente

Tramite le policy è possibile autenticare i documenti mediante password, certificati o Adobe LiveCycle Rights Management ES.

Le policy con password e certificati possono essere memorizzate nel computer locale. Le policy di protezione create con Adobe LiveCycle Rights Management ES vengono archiviate in un server. È possibile controllare le azioni e modificare le impostazioni di protezione in modo dinamico. È possibile utilizzare Adobe LiveCycle Rights Management ES se l’azienda dispone della licenza per il software e la ha resa disponibile all’utente.

Creare una policy tramite password

  1. In Acrobat, scegliere Strumenti > Protezione > Cifra > Gestisci policy di protezione. Se il pannello Protezione non è visualizzato, vedere le istruzioni concernenti l’aggiunta di pannelli in Riquadri delle attività.
  2. Fare clic su Nuovo.
  3. Selezionare Usa password, quindi fare clic su Avanti.
  4. Digitare un nome e una descrizione per la policy. Effettuare una delle operazioni riportate di seguito, quindi fare clic su Avanti:
    • Deselezionare l’opzione Salva password con la policy se si desidera specificare le password e le restrizioni ogni volta che si applica la policy a un documento.

    • Per salvare le password e le impostazioni di restrizione con la policy, selezionare Salva password con la policy.

  5. Specificare un’impostazione di compatibilità e le opzioni per la password. Se è stata selezionata l’opzione Salva password con la policy, specificare la password e le restrizioni. Fare clic su OK.
  6. Verificare i dettagli della policy, quindi fare clic su Fine.

Creare una policy tramite certificato

  1. In Acrobat, scegliere Strumenti > Protezione > Cifra > Gestisci policy di protezione. Se il pannello Protezione non è visualizzato, vedere le istruzioni concernenti l’aggiunta di pannelli in Riquadri delle attività.
  2. Fare clic su Nuovo.
  3. Selezionare Usa certificati a chiave pubblica, quindi fare clic su Avanti.
  4. Digitare il nome e la descrizione della policy e specificare i componenti del documento da cifrare.

    È necessario che i certificati siano aggiornati e che l’uso della chiave consenta la cifratura.

  5. Determinare come applicare la policy:
    • Per creare una policy associata a singoli destinatari, non selezionare Richiedi destinatari durante l’applicazione della policy.

    • Per creare una policy associata a singoli documenti, selezionare Richiedi destinatari durante l’applicazione della policy.

  6. Dal menu, selezionare un algoritmo di cifratura compatibile con la versione di Acrobat dei destinatari, quindi fare clic su Avanti.
  7. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Se è stata selezionata l’opzione Richiedi destinatari durante l’applicazione della policy, verificare le impostazione della policy, quindi fare clic su Fine.

    • Se non è stata selezionata l’opzione Richiedi destinatari durante l’applicazione della policy, specificare i destinatari selezionando gli ID digitali (incluso il proprio ID digitale). Fare quindi clic su Avanti.

  8. Fare clic su Fine.

Creazione di policy per allegati file protetti

Per proteggere uno o più documenti è possibile incorporarli in una busta di protezione e inviarla come allegato e-mail. Questo metodo è utile se si desidera inviare un allegato protetto senza cifrare i file. È possibile incorporare i documenti come allegati in una busta di protezione, cifrare la busta di protezione e inviarla ai destinatari. Quando i destinatari aprono la busta di protezione, possono estrarre i file allegati e salvarli. I file salvati sono identici agli allegati originali e al salvataggio non risultano più cifrati.

Ad esempio, quando si inviano documenti riservati, inclusi file non PDF, si desidera che solo i destinatari vedano i documenti. È possibile incorporare i documenti come allegati in una busta di protezione, cifrare la busta e inviarla per e-mail. Chiunque potrà quindi aprire la busta, visualizzarne il frontespizio e persino l’elenco del contenuto. Tuttavia solo il destinatario sarà in grado di visualizzare gli allegati incorporati ed estrarli.

File allegati incorporati in buste di protezione
File allegati incorporati in buste di protezione per la trasmissione protetta

  1. Scegliere Strumenti > Protezione > Maggiore protezione > Crea busta di protezione. Se il pannello Protezione non è visualizzato, vedere le istruzioni concernenti l’aggiunta di pannelli in Riquadri delle attività.
  2. Fare clic su Aggiungi file da inviare, selezionare i documenti da aggiungere, quindi fare clic su Apri. Fare clic su Avanti.
  3. Selezionare un modello di busta e fare clic su Avanti.
  4. Selezionare un metodo di consegna e fare clic su Avanti.
  5. Se è stata creata una policy per la busta, selezionarla o selezionare Nuova policy. Attenersi quindi alla procedura di creazione della policy.
  6. Verificare le informazioni e fare clic su Fine.
  7. Per alcune policy verrà richiesto di digitare le informazioni da visualizzare nella busta. Immettere informazioni sufficienti per consentire ai destinatari di identificare il mittente della busta.
  8. Completare le informazioni di protezione (password, certificato o policy).
  9. Quando la busta viene visualizzata, digitare i nomi dei destinatari. Successivamente, fare clic sull’icona Salva o Invia per e-mail sulla barra degli strumenti.

    Se si fa clic sull’icona E-mail, verrà aperto il programma e-mail predefinito con la busta di protezione come allegato. Digitare l’indirizzo e-mail del destinatario, quindi inviare il messaggio e-mail.

Creare una policy di protezione utente con Adobe LiveCycle Rights Management ES

Se si dispone dell’accesso ad Adobe LiveCycle Rights Management ES, è possibile limitare l’accesso ai documenti e i diritti degli utenti registrati nel server. Durante la creazione di una policy utente mediante l’uso di Adobe LiveCycle Rights Management ES, si viene reindirizzati alla pagina Web di Adobe LiveCycle Rights Management ES.

  1. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Per un PDF singolo o un PDF componente di un portfolio PDF, aprire il PDF.

    • Per un portfolio PDF, aprire il portfolio PDF e scegliere Vista > Portfolio > Frontespizio.

  2. Scegliere Strumenti > Protezione > Cifra > Gestisci. Se il pannello Protezione non è visualizzato, vedere le istruzioni concernenti l’aggiunta di pannelli in Riquadri delle attività.
  3. Fare clic su Nuovo.
  4. Selezionare Usa Adobe LiveCycle Rights Management, quindi fare clic su Avanti.
  5. Nella pagina Web di Adobe LiveCycle Rights Management, fare clic sull’opzione relativa alle policy, quindi su Nuovo.
  6. Digitare il nome e la descrizione, impostare il periodo di validità e le altre opzioni.
  7. Selezionare gli utenti o i gruppi, impostare le autorizzazioni e fare clic su OK.
  8. Specificare i componenti del documento che si desidera cifrare e indicare se si desidera inserire una filigrana.
  9. Al termine dell’operazione, fare clic sull’opzione di salvataggio nella parte superiore della pagina.

Applicare policy di protezione ai PDF

È possibile applicare a un PDF sia una policy utente che una policy organizzativa. Per applicare una policy server ad un documento, connettersi ad Adobe LiveCycle Rights Management ES. Le policy di protezione di Adobe LiveCycle Rights Management devono essere archiviate su un server, ma non è necessario che sul server siano archiviati anche i PDF cui si applicano tali policy. È possibile applicare policy ai PDF utilizzando Acrobat, sequenze batch lato server o altre applicazioni, ad esempio Microsoft Outlook.

Solo l’amministratore delle policy può modificare o rimuovere le policy organizzative. Per i dettagli relativi alla modifica delle policy di protezione, scegliere Strumenti > Protezione > Maggiore protezione > Rights Management > Gestisci account. Fare quindi clic su ? nell’angolo superiore destro.

Applicare una policy di protezione a un PDF

  1. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Per un PDF singolo o un PDF componente di un portfolio PDF, aprire il PDF.

    • Per un portfolio PDF, aprire il portfolio PDF e scegliere Vista > Portfolio > Frontespizio.

  2. Se si utilizza una policy server, scegliere Strumenti > Protezione > Cifra > Gestisci policy di protezione. Selezionare una policy. Scegliere una policy Adobe LiveCycle Rights Management dall’elenco, quindi fare clic su Aggiorna.

    L’aggiornamento delle policy di protezione assicura di ottenere le policy server più aggiornate.

  3. Scegliere Strumenti > Protezione > Cifra > Gestisci policy di protezione. Selezionare una policy, quindi fare clic su Applica a documento. Se il pannello Protezione non è visualizzato, vedere le istruzioni concernenti l’aggiunta di pannelli in Riquadri delle attività.

Applicare una policy agli allegati in Outlook

È possibile inviare diversi tipi di file come allegati PDF protetti in Microsoft Outlook. Questa opzione è disponibile solo se Adobe LiveCycle Rights Management ES è configurato e disponibile in Acrobat.

  1. In Outlook, scegliere Nuovo messaggio e-mail nella barra multifunzione principale.
  2. Fare clic sul pulsante Allega come Adobe PDF protetto  nella barra multifunzione Adobe PDF.
  3. Selezionare il file da allegare digitando il percorso del file o facendo clic su Sfoglia.
  4. Specificare la modalità di protezione del documento e fare clic su OK.

    Il file viene convertito in PDF e cifrato utilizzando il metodo di protezione selezionato.

  5. Completare il messaggio e-mail e fare clic su Invia.

Rimuovere una policy di protezione utente da un PDF

È possibile rimuovere una policy di protezione da un PDF se si dispone delle autorizzazioni appropriate. In generale, un proprietario di documento può rimuovere una policy di protezione da un PDF.

  1. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Per un PDF singolo o un PDF componente di un portfolio PDF, aprire il PDF.

    • Per un portfolio PDF, aprire il portfolio PDF e scegliere Vista > Portfolio > Frontespizio.

  2. Scegliere Strumenti > Protezione > Cifra > Rimuovi protezione. Se il pannello Protezione non è visualizzato, vedere le istruzioni concernenti l’aggiunta di pannelli in Riquadri delle attività.

Esportare le impostazioni di protezione

  1. Scegliere Preferenze > Protezione > Esporta.
  2. Scegliere i gruppi di impostazioni che si desidera condividere e fare clic su OK.
  3. Esaminare e modificare le impostazioni di protezione in base alle esigenze, quindi fare clic su Esporta.
  4. Selezionare il metodo da utilizzare per cifrare le impostazioni di protezione, se desiderato, quindi fare clic su OK.
  5. Scegliere Destinatari e fare clic su OK due volte.
  6. Firmare il file.

Copiare, modificare o eliminare una policy

  1. Scegliere Strumenti > Protezione > Cifra > Gestisci policy di protezione. Se il pannello Protezione non è visualizzato, vedere le istruzioni concernenti l’aggiunta di pannelli in Riquadri delle attività.
  2. Dal menu Mostra, scegliere se si desidera visualizzare le policy organizzative, le policy utente create o tutte le policy a cui si ha accesso.
  3. Selezionare una policy, quindi applicare le opzioni desiderate:

    Nota:

    le opzioni di modifica o di eliminazione delle policy aziendali sono disponibili solo se si dispone dei privilegi di amministrazione per Adobe LiveCycle Rights Management ES. È possibile modificare queste policy solo in Adobe LiveCycle Rights Management ES, che viene aperto automaticamente quando si seleziona un’opzione.

    Copia

    Utilizzato per creare una policy basata sulle impostazioni di una policy esistente.

    Modifica

    La modifica di una policy utente che è memorizzata su un computer locale ha effetto solo sui documenti a cui la policy viene applicata dopo la modifica. Per le policy utente memorizzate su un server, è possibile modificare le impostazioni relative alle autorizzazioni e altre opzioni. Questa opzione non è disponibile per le policy organizzative.

    Elimina

    Questa opzione di solito non è disponibile per le policy organizzative.

    Preferito

    Se questa opzione è selezionata, accanto alla policy viene visualizzata l’icona di una stella. Per rimuovere una policy dall’elenco delle policy preferite, fare nuovamente clic su Preferiti. È possibile applicare l’opzione Preferiti a più policy. Utilizzare questa opzione per rendere più agevole il recupero di una policy.

Revocare un PDF con policy

Per limitare l’accesso a un PDF protetto tramite policy che viene reso disponibile a un gruppo di utenti, è possibile revocare il documento.

  1. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Per un PDF singolo o un PDF componente all’interno di un portfolio PDF, aprire il PDF ed eseguire il login ad Adobe LiveCycle Rights Management ES.

    • Per un portfolio PDF, aprire il portfolio PDF, eseguire il login ad Adobe LiveCycle Rights Management, quindi scegliere Vista > Portfolio > Frontespizio.

  2. Scegliere Strumenti > Protezione > Maggiore protezione > Gestione dei diritti > Revoca. Se il pannello Protezione non è visualizzato, vedere le istruzioni concernenti l’aggiunta di pannelli in Riquadri delle attività.
  3. Dal menu visualizzato nella pagina Web, scegliere un’opzione che spieghi il motivo della revoca del documento o digitare un messaggio. Se si sostituisce il documento revocato, digitare l’URL del nuovo documento.
  4. Fare clic su OK per salvare le modifiche.

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