Creare i moduli con gli strumenti di creazione in-app

Uno degli aspetti più potenti dei servizi eSign è dato dalla possibilità di creare moduli riutilizzabili e maschere per moduli con cui definire i campi che dovranno essere compilati dai firmatari.

Con una corretta pianificazione, potrai risparmiare tempo e farlo risparmiare anche ai firmatari, migliorare il tasso di adozione da parte dei firmatari e ricevere più rapidamente i documenti correttamente compilati.

La creazione di un modulo comporta quattro fasi, descritte di seguito:

Documenti riutilizzabili e maschere per campi

Documenti riutilizzabili o maschere per campi?

La decisione del metodo da scegliere dipende dal tipo di moduli usati e da come vengono creati.

Se tutti i documenti hanno una base comune che non cambia da un modulo all’altro, conviene creare un documento riutilizzabile.

Questo approccio è utile ad esempio per i moduli di addebito su carta di credito, dichiarazioni fiscali, registrazione e così via.

In tutti questi esempi, i soli contenuti univoci sono le informazioni che il firmatario stesso inserisce nei campi.

Una maschera di campi è invece un livello contenente i campi, che viene sovrapposto a un modulo o file caricato. Questo metodo è utile per i moduli con contenuto variabile. Ad esempio, per un contratto di affitto, che contiene informazioni personalizzate ma in cui i campi compilabili sono sempre nello stesso posto.

In questo caso, potrai generare e caricare un nuovo documento, quindi applicare su di esso il livello dei campi.

Nota:

È possibile applicare più livelli di campi a uno stesso file. Puoi quindi creare diversi livelli di campi modulari, adatti a coprire ogni caso di utilizzo.

Ruoli: partecipanti e come identificarli correttamente

I ruoli definiscono in che modo le parti (firmatari, mittente e così via) possono interagire con i documenti o le transazioni. Per quanto riguarda i moduli (in particolare quelli destinati a più firmatari), è importante comprendere come i ruoli definiscono i campi che devono essere resi disponibili a ciascun firmatario. 

A ogni campo viene assegnato un ruolo. Solo il firmatario con il ruolo corretto potrà accedere ai campi assegnati al suo ruolo. 

Il concetto in sé non è troppo complesso, ma si basa sulla logica del computer e per comprenderne il funzionamento dovrai quindi ignorare il significato più comune di alcuni termini. Fai clic qui per ulteriori informazioni sui ruoli.

Ci sono tre ruoli chiave:

Precompilazione (da parte del mittente): questo ruolo definisce i campi che dovranno essere compilati dal mittente prima del primo firmatario. Questo ruolo è utile ad esempio per informazioni quali prezzi o sconti, da inserire al volo nel documento.

I campi per la precompilazione possono essere compilati solo dal mittente al momento dell’invio del documento: in presenza di campi di precompilazione obbligatori, il documento potrà essere inviato solo dopo che questi saranno stati compilati.

I campi di precompilazione non possono essere modificati dopo la fase di precompilazione. Nessuno dei successivi firmatari potrà modificare i campi precompilati. Fai clic qui per ulteriori informazioni sul processo di precompilazione.

Partecipante N (dove N è un numero incrementale a partire da 1): qui diventa un po’ più complesso...

Il Partecipante 1 è la prima persona (indirizzo e-mail) a cui viene inviato il documento da firmare o approvare. 

Il Partecipante 2 è la seconda persona che dovrà firmare o approvare il documento.

L’ordine dei partecipanti corrisponde all’ordine in cui inserisci gli indirizzi e-mail nel campo A: della scheda Invia.

Il primo indirizzo e-mail nel campo A: sarà il Partecipante 1. Il secondo sarà il Partecipante 2 e così via.

Fin qui è abbastanza semplice.

Ora, una volta acquisita familiarità con il processo di invio, noterai che è disponibile una casella di controllo facoltativa sulla scheda Invia: Devo firmare per. Questa opzione inserisce il mittente nel flusso di firma.

Con l’impostazione predefinita, il mittente dovrà firmare per "Ultimo".

Se il documento deve essere firmato innanzitutto da due clienti, questi saranno i partecipanti 1 e 2, mentre il mittente sarà il partecipante 3.

Se invece imposti l’opzione Devo firmare per "Primo", allora il mittente diventa il Partecipante 1 e, nell’esempio qui sopra, i clienti diventano i partecipanti 2 e 3.

 

Considera adesso il caso di un documento da inviare per tre firme, seguendo però un flusso di firma parallelo. Tutte le parti ricevono la notifica allo stesso tempo e non occorre seguire uno specifico ordine di firma. Chi è il Partecipante 1 in questo caso?

La risposta più immediata è che probabilmente sarà il primo indirizzo e-mail inserito nel campo A:.

Tuttavia, per essere più precisi, sarà il primo indirizzo e-mail inserito nel campo A: (sempre che tu non abbia selezionato l’opzione Devo firmare per e impostato il mittente come "Primo" firmatario).

 

Chiunque: questo ruolo consente a qualsiasi firmatario di accedere al campo (compresa la parte assegnata alla Precompilazione).

Con il ruolo Chiunque, il campo è accessibile a tutti finché non viene compilato. Una volta compilato, il contenuto del campo viene bloccato e non può più essere modificato dagli altri firmatari.

Nota:

Se rendi obbligatorio un campo assegnato al ruolo Chiunque, la prima persona che accede a tale campo dovrà compilarlo. Tale persona sarà sempre la parte responsabile della Precompilazione se vengono usati campi di precompilazione; in caso contrario sarà il Partecipante 1.

Tipi di campi

Esistono diversi tipi di campi, molti dei quali hanno funzionalità molto specifiche (come ad esempio il campo per la firma) e altri sono invece più generici (come il campo di testo).

Questi campi sono suddivisi in cinque schede:

Campi per firma: i campi per la firma rappresentano l’elemento fondamentale per le applicazioni di firma elettronica.

I campi per la firma consentono di acquisire il valore di firma del firmatario. Se per un firmatario esistono più campi per firma, sarà necessario compilare il primo e fare semplicemente clic su quelli successivi, che verranno così compilati con lo stesso valore.

I campi per le iniziali funzionano in modo analogo: è sufficiente compilare il primo e fare clic in quelli successivi.

Gli spazi per le firme sono in realtà oggetti contenitori con tutti i campi richiesti per completare la firma. Per impostazione predefinita, lo spazio per firme contiene solo il campo per la firma e un campo per l’indirizzo e-mail. Se necessario, l’amministratore dell’account può configurare le preferenze e richiedere che venga fornito anche il titolo (la qualifica) e/o il nome dell’azienda. Se tali valori sono obbligatori, saranno inclusi nello spazio per la firma.

Dati firmatario: questi campi raccolgono o visualizzano le informazioni sul firmatario o sulla firma.

Questi campi possono essere blu o bianchi.

I campi blu consentono al cliente di interagire con essi; quelli bianchi vengono invece compilati dal sistema. I firmatari non potranno inserire le informazioni direttamente nei campi bianchi.

Questi campi hanno lo scopo di facilitare il processo di firma nelle occasioni successive.

Avrai probabilmente visto la pagina delle preferenze personali, con il tuo nome, titolo e nome dell’azienda.

Questi campi vengono compilati utilizzando tali informazioni dal profilo del firmatario.

Nota: il campo Azienda non è un campo di input generico per ottenere un nome di azienda. Deve essere assegnato a un ruolo e il contenuto immesso viene memorizzato come informazioni sull’azienda per il ruolo assegnato al campo.

Se inserisci un campo Azienda e/o Titolo per un partecipante, il servizio memorizza tali contenuti come titolo e nome dell’azienda del firmatario, e li utilizzerà per la compilazione automatica la prossima volta che il firmatario troverà gli stessi campi.

Il campo del nome del firmatario presenta una versione con composizione tipografica di ciò che il firmatario digita nel campo della firma. Inizialmente viene visualizzato come una sezione vuota sul modulo, che viene compilata non appena viene inserita la firma.

La sua funzione è analoga allo spazio dedicato al "nome in stampatello" nei moduli cartacei.

Il campo E-mail viene compilato automaticamente con l’indirizzo e-mail del firmatario. L’indirizzo e-mail è un valore noto, e può quindi essere inserito in automatico.

Nota: come i campi del titolo e del nome dell’azienda, non utilizzare questo campo per richiedere un indirizzo e-mail. A questo scopo, utilizza piuttosto un campo di testo (vedi di seguito).

Data: questo campo presenta la data corrente alla quale il partecipante appone la sua firma al documento. Non è un campo di input generico per data. Se devi inserire su un modulo un campo di input, usa il campo di testo.

Campi per dati: i campi per dati consentono di raccogliere informazioni sul documento diverse dall’identificazione del firmatario. Utilizzerai questi strumenti per raccogliere informazioni dai clienti e sono di gran lunga i tipi di campo più utilizzati.

I campi di testo sono campi di input generici in cui il firmatario può digitare i dati richiesti.Ad esempio, estremi della carta di credito, indirizzo, numero di telefono, note o descrizioni... Qualsiasi dato che sia necessario fornire per completare il processo del contratto.

I campi a discesa sono utili per fornire una serie di opzioni e chiedere al cliente di selezionarne una sola.

Le caselle di controllo servono invece per fornire diverse opzioni e chiedere al cliente di selezionare tutte quelle applicabili.

I pulsanti di scelta, al contrario, servono per fornire una serie di opzioni e permettere al firmatario di selezionarne solo una.

Altri campi: non sono propriamente campi di dati. La scheda Altri campi contiene l’opzione per includere allegati o definire un collegamento ipertestuale nel documento.

Timbri: questi tipi di campo sono compilati automaticamente dai servizi eSign e sono utili per visualizzare dati transazionali che non sono normalmente inclusi nel documento.

Timbro partecipazione mostra il nome, l’ora e l’indirizzo e-mail del partecipante cui è stato assegnato il campo (il ruolo).

N. operazione mostra il numero della transazione (utile se occorre un numero di riferimento con cui identificare la transazione),

Nota:

Esistono numerose proprietà che possono essere configurate per i campi. Per saperne di più, leggi questo articolo di approfondimento.

Strumenti per layout e allineamento

Dopo aver inserito tutti i campi, il passaggio finale consiste nell’allineare tutto correttamente, per ottenere un modulo dall’aspetto ordinato e professionale.

A sinistra della barra dei campi, è disponibile l’icona di una matita e un righello. Fai clic su tale icona per accedere agli strumenti di allineamento.

Seleziona un campo (da usare come riferimento), quindi premi il tasto Ctrl o Comando e seleziona un altro campo. Alcune icone si "accendono" e puoi fare clic su di esse per allineare i campi rispetto alla lineetta riportata nell’icona. Ad esempio, la prima icona contiene una lineetta sopra i due campi, per allineare i bordi superiori dei campi.

Le opzioni Dimensioni permettono di selezionare più campi e quindi di applicare a tutti le stesse dimensioni.

La prima icona è per l’altezza dei campi, la seconda per la larghezza e la terza per entrambe le dimensioni. I campi assumono le stesse dimensioni del primo campo selezionato.

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