Istruzioni di installazione e configurazione complete per una nuova implementazione del prodotto Adobe Sign in Microsoft Dynamics CRM.

Panoramica

Adobe Sign offre una soluzione di integrazione plug-and-play con Microsoft Dynamics CRM. Questa integrazione offre i seguenti vantaggi:

  • Accelera la procedura dal preventivo al pagamento inviando accordi e documenti relativi alle vendite da Dynamics con un solo clic.
  • Unisce automaticamente i dati dalle entità di Dynamic, come account e contatti, in accordi e invia i dati raccolti dai firmatari durante la procedura di firma a Dynamics.
  • Consente ai destinatari di firmare ovunque e in qualsiasi momento, su qualsiasi dispositivo.
  • Consente di tenere traccia dei documenti inviati per la firma da Dynamics.
  • Elimina il passaggio manuale nell'intero processo.

 

Questa versione (v7) del pacchetto è disponibile solo per Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 e versioni successive.

Consulta la guida all’installazione della versione 6 se utilizzi:

  • Dynamics CRM 2016 online e locale                                                             
  • Dynamics 2015 aggiornamento 2                                                                                
  • Dynamics 2013 Service Pack 1, aggiornamento 4            

 Il pacchetto Adobe Sign per MS Dynamics v6 è disponibile qui.

 

Questo documento tratta una nuova installazione della soluzione Adobe Sign. Se la soluzione è già installata e desideri aggiornarla alla nuova versione, consulta la guida all’aggiornamento.


Prerequisiti

  • Verifica che sia selezionato l'ID utente corretto (indirizzo e-mail) come amministratore del sistema di Adobe Sign
  • Immetti tutti i domini di proprietà che gli utenti potrebbero utilizzare nei loro indirizzi e-mail (non includere i domini pubblici come gmail.com, yahoo.com ecc.).
  • Ottieni un elenco di tutti gli utenti nel sistema di Adobe Sign usando i domini di proprietà.
    • Una volta ottenuto, potrebbe essere necessario invitare gli utenti validi a spostarsi nell'account Adobe Sign collegato a CRM
    • È essenziale che l'e-mail dell'utente in Adobe Sign corrisponda all'email principale dell'utente CRM. Nel caso in cui ciò non si verifichi, è necessario modificare il valore dell'e-mail di Adobe Sign.

 

All'interno dell'ambiente di dinamica vi sono due elementi per prendere nota di:

  • Licenza: agli utenti e agli amministratori di Adobe Sign deve essere assegnata una licenza CRM CALperlettura/scrittura.
  • Limitazioni file: la dimensione massima di caricamento di file è configurabile in CRM (valore predefinito: 5 MB). Gli utenti ricevono un messaggio di errore se tentano di allegare file di dimensioni superiori al valore configurato.
    • Se la dimensione del PDF firmato è maggiore del valore configurato, Dynamics impedisce che il file venga allegato all'entità principale (o mappato).

Recupero del pacchetto

È possibile ottenere il pacchetto Adobe Sign per MS Dynamics 365 Online corrente da Microsoft Store.

Il pacchetto Adobe Sign per MS Dynamics On-Premises può essere scaricato dalla pagina delle integrazioni di Adobe Sign.

Nella pagina delle integrazioni di Adobe Sign potrai inoltre esaminare le note sulla versione, i problemi noti e ulteriori informazioni sulla guida all’installazione e la guida utente. In caso di domande o dubbi sul processo d'installazione o durante la sua esecuzione, contatta il Customer Success Manager.

Installazione del pacchetto

Installazione del pacchetto Microsoft Dynamics On-Premises

Accedi all'ambiente Dynamics CRM come amministratore.

  • Passa a Impostazioni > Soluzioni
Passa a Principale > Impostazioni > Soluzioni.

Viene caricata la pagina Tutte le soluzioni:

  • Fai clic sull'icona Importa.
L'icona Importa

Si carica la pagina Seleziona pacchetto soluzione:

  • Passa al file .zip di Adobe Sign v7 che hai scaricato.
  • Fai clic su Avanti.
Individua il file binario di Adobe Sign v5.

Si carica la pagina Informazioni sulla soluzione:

  • Fai clic su Avanti.
La pagina Informazioni sulla soluzione.

Si carica la pagina Importa opzioni.

  • Accertati che l'opzione Abilitare le fasi di elaborazione del messaggio SDK… sia selezionata.
  • Fai clic su Importa.
La pagina Importa opzioni.

La pagina Importa soluzione viene caricata e il pacchetto viene importato. 

Questa procedura potrebbe richiedere alcuni minuti. Quando la procedura è completata, dovresti ricevere un messaggio di completamento.

  • Fai clic su Chiudi.
Il pacchetto importato

Installazione del pacchetto Microsoft Dynamics Online

La versione online del pacchetto viene installata dallo store AppSource di Microsoft:

  • Accedi a Dynamics come amministratore di Dynamics.
  • Passa a: Impostazioni > Sicurezza > Utenti
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  • Seleziona l'utente a cui desideri concedere l'accesso per installare il pacchetto, quindi fai clic su Converti in amministratore
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  • Passa: Impostazioni > Soluzioni > Opzione Marketplace
10_nav_to_marketplace
  • Cerca Adobe nella casella di ricerca in alto a destra nella finestra di AppSource
  • Fai clic sul collegamento Scarica adesso
6Adobe Sign on MS Store - Rebranded
  • Seleziona la casella di controllo per concedere a Microsoft l'autorizzazione a utilizzare o condividere le informazioni dell'account, quindi fai clic su Continua
    • Verrai reindirizzato a una nuova pagina relativa alle condizioni d’uso e alla privacy.
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  • Nella pagina relativa ai termini e alla privacy:
    • Seleziona l'organizzazione Dynamics corretta a cui applicare Adobe Sign (se disponi di più organizzazioni)
    • Accetta le note legali e l’informativa sulla privacy di Microsoft.
    • Fai clic sul pulsante Accetto
  • Verrai reindirizzato alla pagina dello stato e l'installazione inizierà automaticamente
    • Per aggiornare lo stato è necessario aggiornare la pagina
  • Una volta installato, il pacchetto diventa visibile in Soluzioni in Impostazioni.

Nota:

Se è già installato un pacchetto precedente di Adobe Sign per Dynamics, il pacchetto viene aggiornato alla nuova versione.

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Configurazione successiva all'installazione (obbligatorio)

Installazione della chiave di integrazione

Per le nuove installazioni è necessario generare una chiave di integrazione in Adobe Sign e quindi inserirla in Workday. Questa chiave è un token di accesso che autentica gli ambienti Adobe Sign and Dynamics affinché si considerano affidabili e condividano i contenuti.

Per generare una chiave di integrazione in Adobe Sign:

  • Accedi al tuo account amministrativo per l'account di Adobe Sign
  • Passa a Account > API Adobe Sign > Informazioni API
  • Fai clic sul collegamento Chiave di integrazione al centro della pagina
Passa ad Account > Preferenze personali > Token di accesso

Nota:

Se non vedi il collegamento Chiave di integrazione, contatta il Success Manager o il supporto di Adobe Sign per verificare che ti trovi nel canale corretto. 

Viene aperta l'interfaccia Crea chiave di integrazione:

Fornisci un nome intuitivo per la chiave (ad esempio Dynamics CRM).

È necessario che i seguenti elementi della chiave di integrazione siano abilitati:

  • user_read
  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write
L'interfaccia Crea chiave di integrazione
  • Una volta configurata la chiave, fai clic su Salva.

 

Viene visualizzata la pagina Token di accesso in cui sono riportate le chiavi definite per il tuo account.

  • Fai clic sulla definizione della chiave creata per Dynamics CRM.
    • Il collegamento Chiave di integrazione viene visualizzato sopra la descrizione.
  • Fai clic sul collegamento Chiave di integrazione.
Collegamento Chiave di integrazione

Viene visualizzata la chiave di integrazione:

  • Copia la chiave e salvala in un luogo sicuro per il passaggio successivo.
  • Fai clic su OK.
La chiave di integrazione

Per installare la chiave di integrazione in Dynamics CRM:

Accedi all'utente amministrativo per l'ambiente Dynamics CRM.

  • Apri Principale > Adobe Sign > Impostazioni amministrazione.
Passa a Principale > Adobe Sign > Impostazioni generali.

Viene aperta la pagina Impostazioni amministrazione Adobe Sign:

  • Incolla la chiave di integrazione nel campo Chiave di integrazione.
  • Fai clic su Convalida chiave nella barra multifunzione.
La pagina di configurazione di Adobe Sign

Dopo un breve ritardo, la pagina si aggiorna comunicando che l'accesso ad Adobe Sign è stato effettuato e viene visualizzata la chiave di integrazione usata.

  • Il campo Chiave integrazione sarà bloccato.
  • Il pulsante Convalida chiave diventa Rimuovi chiave.
La pagina di configurazione di Adobe Sign


Verificare che il rendering del modulo precedente sia disattivato.

È necessario disabilitare il rendering del modulo precedente per usare Adobe Sign. Per eseguire questa operazione:

  • Passa a Impostazioni > Amministrazione.
Passa a Principale > Impostazioni > Amministrazione.
  • Fai clic su Impostazioni di sistema.
Impostazioni di sistema

Si carica la pagina Impostazioni di sistema.

  • Verifica che l’impostazione per l’uso del rendering del modulo precedente sia impostata su No.
  • Fai clic su OK.
La pagina Impostazioni di sistema

Abilitazione dei feed attività nell'entità di accordo di Adobe

L'abilitazione dei feed attività per l'oggetto adobe_agreement permette ad Adobe Sign di aggiornare gli eventi dell'accordo nella sezione Post sul record dell'accordo così come i record CRM che erano l'oggetto principale per l'accordo (contatti, account, ecc.).

  • Passa a Impostazioni > Configurazione feed attività
Passa a Mail > Impostazioni > Configurazione feed attività

Si carica la pagina Post configurazioni.

1. Fai clic su Aggiorna per assicurarti che vengano caricate tutte le configurazioni

2. Fai clic sul record adobe_agreement per selezionarlo e poi fai clic su Attiva

La pagina Post configurazioni

Il pop-up Conferma attivazione successivamente alla configurazione viene visualizzato.

  • Fai clic su Attiva.
Il pop-up Conferma attivazione successivamente alla configurazione.

Viene visualizzata la notifica “Dovrai pubblicare...”.

  • Fai clic su OK.
La notifica “Dovrai pubblicare...”.

Si torna alla pagina Post configurazioni.

  • Fai clic sui puntini di sospensione (...) per aprire le opzioni nascoste.
  • Fai clic su Pubblica tutte le personalizzazioni.
la pagina Post configurazioni

Distribuzione di Adobe Sign agli utenti di assegnazione dei ruoli di protezione

Ogni utente di Dynamics che si prevede utilizzerà l'applicazione Adobe Sign dovrà avere configurato il proprio ruolo di protezione nell'ambiente Dynamics.

I ruoli di sicurezza sono i seguenti:

  • Adobe Sign Reader: consente all’utente di accedere ai record dell’accordo in modalità di sola lettura.
  • Adobe Sign User: consente all'utente di lavorare con gli accordi e altre entità dell'applicazione. Questo ruolo consente all'utente di visualizzare solo i propri record e consente l'accesso a livello di utente ai record CRM incorporati quali contatti, account, lead, opportunità, ordini, fatture, preventivi.
  • Adobe Sign Administrator: questo ruolo include privilegi aggiuntivi oltre al ruolo di Adobe Sign User come la regolazione delle Impostazioni generali, la migrazione dei dati e consentire la visibilità di tutti gli accordi in tutta l'applicazione.

Per configurare i ruoli di sicurezza:

  • Passa a Impostazioni > Sicurezza
Passa a Principale > Impostazioni > Sicurezza.

Si apre la pagina Sicurezza.

  • Seleziona Utenti.
la pagina Sicurezza

Si carica la pagina Utenti abilitati.

  • Seleziona tutti gli utenti da promuovere a un tipo di ruolo di sicurezza.
  • Fai clic su Gestisci ruoli.
La pagina degli utenti attivati

Viene visualizzato il pop up Gestisci ruoli utente

  • Controlla il ruolo che di sicurezza che desideri definire per questi utenti
  • Fai clic su OK.
Il pop-up per la gestione dei ruoli utente

Configurazioni facoltative

Impostazioni amministrazione di Adobe Sign

Pagina Impostazioni amministrazione di Adobe Sign consente di accedere agli strumenti di amministrazione per la creazione di modelli e flussi di lavoro personalizzati e per la mappatura dei dati. Sono inoltre disponibili impostazioni facoltative per personalizzare l’esperienza utente.  

Per accedere alle impostazioni:

  • Passa ad Adobe Sign > Impostazioni amministrazione.
Passa a Principale > Adobe Sign > Impostazioni generali.

Viene caricata la pagina Impostazioni amministrazione di Adobe Sign, con cinque diverse sezioni di strumenti funzionali:

A. Account Adobe Sign: la chiave integrazione che collega l’ambiente Dynamics ai server di Adobe Sign.

B. Elenco di controllo iniziale: elenco di controllo con le fasi importanti dell’installazione.

C. Impostazioni amministrazione: gli strumenti di utilizzo più frequente per gli amministratori.

D. Funzioni facoltative: funzioni automatizzate che in genere dovranno essere impostate una sola volta.

E. Risorse: accesso online ai documenti di utilizzo frequente e al sistema di richiesta di assistenza.

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Account Adobe Sign

Questa sezione è dedicata esclusivamente al collegamento Chiave integrazione tra l’ambiente di Dynamics e i server di Adobe Sign.

La chiave può essere rimossa in qualsiasi momento per scollegarsi dai servizi di Adobe Sign.

 

Elenco di controllo iniziale

Questa sezione mostra l’avanzamento dell’installazione, misurata dai punti di configurazione principali:

  • Attiva e imposta Adobe Sign: verifica se la chiave di integrazione è stata installata correttamente.
  • Imposta prima mappatura dati: verifica quando viene salvata la prima mappatura dei dati.
  • Imposta primo modello: verifica quando viene salvato il primo modello.


Impostazioni amministrazione

Strumenti comunemente usati dagli amministratori per estendere il valore del servizio Adobe Sign:

  • Crea nuova mappatura dati: apre l’interfaccia Nuova mappatura dati.
  • Crea nuovo modello accordi: apre l’interfaccia Nuovo modello accordi.
  • Cambia accesso utente: collegamento alla pagina Utenti abilitati per la gestione dei ruoli degli utenti.
  • Crea nuovo flusso di lavoro: apre l’interfaccia Crea processo.


Funzioni facoltative

  • Abilita provisioning automatico utenti: se questa opzione è selezionata, i nuovi utenti che dispongono dell’accesso all’entità Adobe Sign, al primo utilizzo effettuano automaticamente il provisioning di un utente nel sistema Adobe Sign.  Il provisioning si basa sull'indirizzo e-mail primario degli utenti, non il nome utente, e viene eseguito in background senza ulteriori azioni da parte dell'utente o dell'amministratore dell'account.

Nota:

I nuovi utenti a cu viene effettuato automaticamente il provisioning in Adobe Sign hanno una password casuale. Poiché l'integrazione sta funzionando come un'applicazione autenticata tramite API, non vi è alcun problema funzionale all'interno dell'ambiente Dynamics. Tuttavia, se l'utente cerca di accedere direttamente ad Adobe Sign, deve in primo luogo ripristinare la propria password tramite il collegamento “Ho dimenticato la password” sulla home page di Adobe Sign. 

  • Allega documenti firmati a entità accordi: questa opzione inoltra una copia PDF del documento completato a Dynamics, allegandola al record dell’accordo (nella sezione Note). Si tratta di una copia dell’originale autorevole conservato sui server di Adobe Sign.
  • Abilita traccia audit combinata con accordo firmato: quando questa voce è selezionata, il documento PDF della traccia di audit di Adobe Sign viene allegato al record dell’accordo (nella sezione Note) quando l’accordo è firmato o completato. L'audit trail enumera esplicitamente gli eventi (visualizzati, firmati, delegato, ecc.) dell'accordo, della linea temporale di questi eventi, nonché dell'indirizzo IP in cui gli eventi sono stati promulgati.
  • Visualizza immagini di anteprima del documento: questa opzione consente di allegare al record un’immagine del documento firmato o completato, per agevolarne la visualizzazione senza dover scaricare e aprire un file PDF. Questa immagine viene posizionata nella parte inferiore del record dell’accordo.
  • Abilita LinkedIn Sales Navigator: quando questa opzione è selezionata, nella pagina Nuovo accordo è presente il pannello LinkedIn Sales Navigator. Questa interfaccia consente all’utente di configurare il proprio account LinkedIn e visualizzare le informazioni di LinkedIn per un determinato destinatario aggiunto all’accordo.

Per abilitare questa funzione è necessario disporre di LinkedIn Sales Navigator edizione Team o Enterprise.

Nota:

LinkedIn Sales Navigator è un servizio diverso da Adobe Sign e non è incluso nell’acquisto del servizio Adobe Sign.

LinkedIn Sales Navigator è un servizio a pagamento di cui è disponibile una versione di prova gratuita.


Risorse

Un elenco delle risorse più comuni:


Rimozione/revoca della chiave di integrazione

Se devi rimuovere la chiave di integrazione corrente dall'installazione di Dynamics, puoi farlo nella pagina di configurazione di Adobe Sign, nelle Impostazioni generali. La rimozione della chiave rimuove la relazione di trust fra la dinamica Dynamics CRM e Adobe Sign interrompendo tutte le nuove transazioni così come gli aggiornamenti per le transazioni esistenti. Quando la chiave è rimossa, può essere riapplicata in qualunque momento per riattivare l'interazione fra i due sistemi.

Per rimuovere la chiave:

  • Passa ad Adobe Sign > Impostazioni amministrazione.
  • Fai clic su Rimuovi chiave nella barra multifunzione
il pulsante Rimuovi chiave

La rimozione della chiave non equivale alla revoca della chiave. La revoca della chiave deve essere effettuata nel sistema di Adobe Sign e rende la chiave disabilitata in modo permanente per uso in Adobe Sign.

Per revocare una chiave:

Accedi al tuo account amministrativo per l'account di Adobe Sign

  • Passa a Account > Preferenze personali > Token di accesso
  • Fai clic sulla definizione della chiave per la chiave di integrazione che desideri revocare
    • Viene visualizzato il collegamento Revoca
  • Fai clic su Revoca
il collegamento Revoca
  • Fai clic su quando completato

Mapping dei dati

Definizione dei mapping dei dati per compilare i moduli e aggiornare Dynamics

La mappatura dei dati può migliorare significativamente la procedura di generazione dell’accordo e assicura che nei campi dei documenti vi sia il contenuto appropriato, senza il rischio di errori umani poiché i valori dei campi vengono ottenuti direttamente da Dynamics CRM.

Inoltre, il mapping può mandare nuovi contenuti da accordi completati a Dynamics, consentendo aggiornamenti importanti a CRM senza dovere inserire manualmente i dati.  


Nota rapida sui tag per moduli e testo

Affinché un mapping venga completato correttamente sono necessari moduli pre costituiti con nomi campi definiti in modo da poter far logicamente corrispondere il campo CRM al campo del modulo Adobe Sign. 

Un modulo semplice è mostrato nella parte sottostante. I campi sono definiti dalle coppie di parentesi graffe su ogni lato (che definiscono la larghezza del campo) e dal nome del campo (la stringa di caratteri fra le parentesi graffe). 

Campi modulo di esempio

I tag di testo possono includere argomenti aggiuntivi oltre il valore del nome, comprese convalide, calcoli ed espressioni regolari. Una comprensione approfondita della creazione dei moduli è disponibile qui e può migliorare significativamente la qualità dei dati ottenuti durante la procedura della firma.

Nota:

La funzionalità di abbreviazione dei tag di testo può essere molto utile nella creazione del modulo e nella mappatura del campo poiché stabilisce una convenzione per i nomi dei campi che si ripetono su ogni documento (consentendo di risparmiare tempo non dovendo ricreare il tag formale). Ciò migliora notevolmente la mappatura dati tra più moduli e costruisce un ancoraggio per i moduli futuri.

È anche possibile generare moduli in formato PDF.

 

Definizione di un modello per la mappatura dei dati

Esistono due punti di accesso per configurare la mappatura dei dati.

La prima opzione consiste nel passare ad Adobe Sign > Mappatura dati.

Passa a Principale > Adobe Sign > Mappatura dati.

Viene caricata la pagina Mappature dei dati, con un elenco di tutte le mappature di dati esistenti che puoi visualizzare, modificare o eliminare.

  • Fai clic su Nuovo+ in alto a sinistra per accedere alla pagina Nuova mappatura dati.
La pagina dei modelli mappatura dell’accordo attivo

 

Il secondo metodo consiste nell’accedere al collegamento Crea nuova mappatura dati nella pagina Impostazioni amministrazione.

Questo collegamento esclude l’elenco di tutte le mappature di dati e apre direttamente la pagina Nuova mappatura dati.

 

Il caricamento della pagina Nuova mappatura dati può richiedere del tempo; quando il campo Entità si espande, la pagina è completamente caricata.

1. Immetti un nome intuitivo per la mappa dei dati

2. Identifica questa mappatura dati come la mappatura predefinita da usare per questa entità (o no).

3. Seleziona l'entità CRM dal menu a discesa.

  • Ciò restringe i campi disponibili per la mappatura solamente all'entità definita.
  • È possibile disporre di più mappe di dati per entità.
  • Una volta impostato, il valore dell'entità non può essere modificato.
Pagina Mapping dei dati

 

Una volta impostato il valore Entità, vengono visualizzati gli strumenti per la mappatura dei dati:

data_mappings_tools


Collegare i campi Dynamics CRM ai nomi dei campi Adobe Sign

Ora puoi cominciare a creare le relazioni tra i nomi dei campi di Dynamics CRM e quelli che hai definito nel modulo di Adobe Sign. Le mappature dei dati vengono configurate in base al flusso deidati:

  • ASSOCIA DATI CRM AD ACCORDO ADOBE SIGN: consente di precompilare i campi del modulo utilizzando i valori di campo associati all’entità Dynamics definita.
    • È possibile creare “un gruppo di risposta” di valori campi CRM alternati che cercano di compilare il campo modulo di Adobe Sign. Verrà provato ogni membro del gruppo fino a trovare ed inserire un valore diverso da null. (Vedi di seguito)
  • ASSOCIA DATI ACCORDO ADOBE SIGN A DATI CRM: consente di compilare i campi vuoti dell’entità Dynamics utilizzando i valori dei campi modulo ottenuti attraverso il processo di firma (una volta completato l’accordo).
    • Per impostazione predefinita, Adobe Sign non immetterà un nuovo valore in un campo CRM che ha già del contenuto.
    • È possibile definire la relazione sulla mappatura dei dati per escludere la protezione dei contenuti e sostituire i valori dei campi esistenti con i nuovi contenuti provenienti dal modulo firmato.


Informazioni sui tipi di dati

La mappatura dati Adobe Sign supporta i seguenti tipi di dati:

  • Testo: i campi modulo di testo sono supportati come unica riga di testo in CRM.
  • Booleano (due opzioni): le caselle di controllo sono supportate per i campi booleani di CRM. 

○ Se per i campi CRM booleani vengono utilizzati i campi modulo con elenco a discesa o pulsante di scelta, la mappatura da CRM ad Adobe Sign potrebbe non riuscire. La mappatura da Adobe Sign a CRM continuerà a funzionare.

  • Set di opzioni: i campi modulo con elenco a discesa e pulsanti di scelta sono supportati per i campi di tipo set di opzioni di CRM.


Impostare la relazione tra campi (dai dati CRM all’accordo Adobe Sign):

  • Seleziona il campo CRM dal menu a discesa Attributo
  • Immetti il nome campo modulo di Adobe Sign nella casella di inserimento Campo Accordo
  • (Facoltativo) Seleziona la casella Aggiungi mapping direzione contraria se desideri collegare anche queste mappature campi da Adobe Sign a CRM
  • (Facoltativo) Seleziona la casella Sostituisci se desideri che questo modello ignori il contenuto esistente nel campo CRM e popoli in maniera forzata il campo con il nuovo contenuto dal campo di Adobe Sign.
  • Fai clic su Aggiungi

La nuova relazione del campo verrà elaborata per alcuni secondi, quindi visualizzerai la relazione inserita sotto le impostazioni di configurazione.

Entrambi i campi mapping dei dati esposti

Se hai scelto di aggiungere la direzione inversa, vedrai la nuova relazione inserita anche nei campi di configurazione Da Adobe Sign a CRM.

Se hai scelto di ignorare la protezione del contenuto, lo vedrai indicato sul record della relazione.


Impostare la relazione tra campi (dall’accordo Adobe Sign Agreement ai dati CRM):

La procedura per la creazione discreta della mappatura da Adobe a CRM è la stessa di quella precedentemente indicata, con l’eccezione che manca l’opzione per aggiungere la mappatura inversa.


Eliminazione delle relazioni mappate

Puoi cancellare tutta la relazione tracciata librandoti il vostro mouse sopra il record di relazione e cliccando l'icona Elimina livello all'estrema destra

Eliminazione di una relazione

Relazioni di mapping campo alternativo (gruppo di risposta)

Se definisci un campo su un modulo Adobe Sign che può essere compilato da uno dei molti campi CRM, puoi creare un elenco ordinato (gruppo di risposta) degli attributi CRM che cercheranno di popolare il campo Adobe Sign.

Ad esempio, puoi avere un campo CRM Nome mappato sul campo FName di un modulo, e quindi mappare su quest’ultimo anche il campo CRM Nome Yomi. Adobe Sign tenterà in primo luogo di compilare il campo del modulo con il contenuto del campo Nome e, in assenza di contenuto, tenterà di utilizzare il contenuto del campo Nome Yomi. Se non viene trovato alcun contenuto in nessun elemento del gruppo di risposta, il campo viene lasciato vuoto.

Per definire il gruppo di risposta:

  • Crea una relazione Da CRM ad Adobe Sign tra l’attributo CRM primario e il nome del campo modulo di Adobe Sign.
  • Quando il primo record è posizionato, cambia l'attributo CRM nell'attributo secondario CRM e aggiungi quella relazione. 
  • Quando ti viene chiesto se desideri effettuare il mapping alternativo, fai clic su OK

 

Dopo che il record viene aggiornato nel sistema, vedrai che i record sono cambiati per comprendere un prefisso davanti all'attributo dell'entità:

  • # sarà davanti all'attributo principale/predefinito.   Questo campo sarà sempre il primo campo controllato per vedere se c'è contenuto
  • Le relazioni successive saranno numerate 1-N. La prima relazione di campo alternativa è indicata da (1) e sarà sempre il primo campo alternativo controllato.  (2) sarà il secondo campo alternativo, e così via. 
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Aggiunta di allegati alle entità correlate

Quando un accordo è completamente firmato ed eseguito, Adobe Sign produrrà una copia PDF del documento e un audit trail della procedura di firma. È possibile allegare questi documenti come file PDF a qualunque altra entità CRM collegata all'entità principale del modello.

Nella sezione MAPPA ACCORDO FIRMATO E TRACCIA AUDIT SU ENTITÀ CRM nella pagina del modello, un menu a discesa offre due tipi di documento:

  • PDF firmato: il testo integrale del documento firmato. È una copia dell'originale autorevole mantenuto sui server di Adobe Sign.
  • Audit Trail: un'enumerazione completa di tutti gli eventi principali (firme, deleghe, ecc.) e dei metadati associati (ora/data, indirizzo IP, ecc.)

Puoi allegare uno o entrambi i file a qualsivoglia entità relativa, ma devi esplicitamente mapparli individualmente.

Per mappare un allegato:

  • Seleziona il tipo di documento dal menu a discesa.
  • Seleziona l’entità a cui inviare il documento da Allega a record CRM.
    • Sono elencate soltanto le entità con una relazione definita con l’entità principale.
  • Fai clic su Aggiungi.

Le relazioni dell’allegato saranno elencatenelleimpostazioni di configurazione.

Menu a discesa delle opzioni dell’entità


Eliminazione di un allegato

Per cancellare un record, sposta il mouse sopra il record e fai clic sull'icona Elimina all'estrema destra.

Eliminazione di un record

Modelli di accordo

Creazione di modelli personalizzati per azioni comuni

Come amministratore di Adobe Sign in un ambiente Dynamics, hai l'autorità di creare modelli di accordo che possono preconfigurare la maggior parte dei campi di accordo, allegare file e collegare l'accordo a mappature dati pertinenti.

I modelli sono collegati a un'entità Dynamics e diventano disponibili per gli accordi inviati da tale entità quando sono contrassegnati come Attivi.

21Pick Template-edited

Nota:

Le mappe dei dati sono il fulcro dei modelli di accordo e devono essere definite prima di configurare il modello di accordo. 

Come la mappatura di dati, è possibile configurare un nuovo modello di accordo da due punti di accesso:

La prima opzione consiste nel passarea: Adobe Sign > Modelli di accordo

navigate_to_agreementtemplates

 

Viene caricata la pagina Modelli di accordo in cui sono elencati tutti i modelli esistenti che puoi rivedere, modificare o eliminare.

  • Fai clic su +Nuovo in alto a sinistra per avviare un nuovo modello.
agreement_templateslist

 

Il secondo metodo consiste nell’accedere al collegamento Crea nuovo modello di accordo nella pagina Impostazioni amministrazione.

Questo collegamento esclude l’elenco di tutti i modelli di accordo e apre direttamente la pagina Nuovo modello di accordo.

 

Quando si apre la pagina Nuovo modello di accordo:

  • Assegna un nome intuitivo al modello, in modo che gli utenti sappiano quando utilizzarlo.
  • Identifica l’entità a cui associare il modello.
    • L’entità non potrà essere successivamente modificata.
    • Una volta selezionata l’entità, il modello viene salvato e il modello di accordo completo viene caricato.
new_agreement_template

 

Il modello di accordo è suddiviso in sei sezioni, ciascuna contenente valori modificabili che puoi configurare se hai un pattern di utilizzo prevedibile:

  • Dettagli modello: definisce la relazione tra gli oggetti principali e specifica se il modello è attivo.
  • Elenco destinatari: consente di specificare un percorso di firma preconfigurato per il modello.
  • Dettagli messaggio: specifica il nome dell’accordo e il messaggio generale.
  • Allega file: specifica i file o documenti da inviare per la firma o l’approvazione.
  • Opzioni accordo: diverse impostazioni che consentono di controllare l’accordo.
  • Opzioni di protezione: le impostazioni di protezione predefinite.


Dettagli del modello

I dettagli del modello mostrano la relazione Modello - Entità - Mappatura dati per questo modello.

template_-_details

Il nome del modello viene visualizzato a grandi caratteri nella parte superiore della pagina.

  • Nome modello: il nome del modello. È identico al nome indicato nella parte superiore della pagina.
  • Entità principale: i modelli sono collegati a una sola entità in Dynamics. L'entità dichiarata è la sola che visualizzerà questo modello
    • Questo valore è bloccato in seguito alla creazione dell'accordo
  • Mappatura dati: questo campo indica il nome della mappatura dei dati associata al modello.

 

  • Attivo: questa casella di selezione determina se il modello è disponibile per essere selezionato dagli utenti quando effettuano l’invio dall’entità principale.
  • Invio con un clic: quando questa opzione è abilitata, l’accordo viene inviato automaticamente al momento della selezione del modello. 
    • Ad esempio: disponi di un modello di non divulgazione progettato con Contatto come entità principale e la sezione dei destinatari è configurata per l’importazione dell’indirizzo e-mail del contatto.
      • Il mittente deve solo selezionare il modello di NDA dal Referente a cui intende inviarlo. La fase di configurazione viene ignorata e l'accordo viene inviato senza alcuna ulteriore interazione.
      • Se non è configurato alcun destinatario, l’opzione Con un clic viene ignorata e l’accordo si apre per consentire la configurazione manuale.


Sezione dei destinatari:

La sezione dei destinatari contiene l’elenco dei destinatari e l’ordine in cui dovranno firmare, preconfigurati per il modello.

recipients_list

Destinatari: puoi impostare un elenco di destinatari come hardcoded all'interno di un modello facendo clic sull'icona del segno più all'estremità destra della finestra. Si apre un menu a discesa che presenta le opzioni di configurazione.

  • Per impostazione predefinita, l’elenco dei destinatari viene lasciato vuoto per poter essere compilato manualmente dal mittente.
  • L’aggiunta di un destinatario predefinito deve essere eseguita in modo esplicito facendo clic sul segno più e quindi salvando i valori predefiniti con l’opzione Crea da entità principale abilitata.
recipient_-_default
  • L’opzione Ignora verifica predefinita consente di bypassare il metodo di verifica predefinito, impostato nella sezione Sicurezza, e di applicare un metodo di verifica diverso solo per questo destinatario.
recipient_-_override
  • Per aggiungere altri destinatari (ad esempio per un processo di controfirma interno) o destinatari non coinvolti nel processo di firma, basta deselezionare la casella Crea da entità principale e definire il destinatario. Questo rappresenta un’ottima opzione, ad esempio, per aggiungere in Cc i team che dovranno solo gestire i documenti finali.
recipient_-_new


Dettagli del messaggio

La sezione dei dettagli del messaggio contiene il nome dell’accordo e il messaggio generale.

templates_-_messagedetails
  • Nome accordo: il nome accordo è prominente nella procedura di notifica, presente nell'oggetto dell'e-mail, in neretto nel corpo dell'email e in caratteri più piccoli nella descrizione dell'oggetto ricorrente (evidenziato in giallo sotto)
  • Messaggio: il campo Messaggio è un campo di testo normale in cui puoi inserire un messaggio o delle istruzioni per il firmatario (evidenziato in verde sotto)
email_pair-rebranded

Nota:

Sia il campo Nome accordo che quello Messaggio consentono l'inserimento dei valori campi di Dynamics, per migliorare la personalizzazione per il destinatario. Per aprire un elenco dei valori possibili, digita una parentesi graffa aperta: {


Allega file

Questa sezione consente di pre-allegare un file per un accordo. Ad esempio, se crei un modello per un NDA, puoi allegare un file NDA aziendale direttamente al modello così il mittente non dovrà farlo.

attach_file


Opzioni dell’accordo:

template_-_agreementoptions
  • Anteprima e posizione firme prima dell’invio: quando questa opzione è selezionata, viene automaticamente aperto l’ambiente di creazione in modo che il mittente possa inserire i campi modulo.
  • L’accordo scade: se è selezionata, per l’accordo viene definita una data di scadenza.
  • Giorni allascadenzadell’accordo: definisce il numero di giorni in cui è ancora possibile firmare l’accordo quando è abilitata la funzione L’accordo scade.
  • Aggiungi pagina di destinazione postfirma: quando questa opzione è abilitata, puoi specificare l’URL al quale il destinatario viene indirizzato dopo aver completato l’interazione con l’accordo.
  • Pagina di destinazione postfirma: questo campo contiene l’URL della pagina al quale indirizzare i destinatari quando l’opzione Aggiungi pagina di destinazione postfirma è abilitata.
  • Richiedi firma manuale: se il firmatario dovrà firmare sul sistema locale o tablet del mittente senza utilizzare l’e-mail, i mittenti possono ospitare la firma mediante questa opzione.
  • Richiedi la mia firma: utilizza questa opzione per inserire anche il mittente nel processo di firma.
    • Il mittente può firmare per primo o per ultimo oppure può essere l’unico firmatario.
    • L’ordine di firma corrisponde all’Ordine di inserimento.
template_-_agreementoptionsmenu
  • Ordine di firma: scegli tra due flussi di lavoro per far firmare il documento.
    • Qualsiasi ordine: tutti i firmatari vengono notificati contemporaneamente e possono firmare senza attendere gli altri.
    • Ordine di inserimento: consente di applicare una rigida procedura di firma sequenziale in base all’ordine in cui vengono definiti i firmatari nell’accordo.
  • Tipo di firma: scegli il formato in cui il documento dovrà essere firmato.
    • ESIGN: instrada i tuoi accordi affinché siano firmati elettronicamente usando l'email e invita i destinatari a firmare elettronicamente
    • MANUALE: invia i documenti tramite e-mail, invitando il firmatario a stampare il documento e a firmarlo fisicamente. Successivamente il firmatario dovrà caricare nuovamente il documento nel sistema Adobe Sign utilizzando lo stesso collegamento e-mail.
  • Pianifica promemoria destinatari: consente di definire un ciclo di promemoria per la transazione. I promemoria possono essere configurati per essere inviati al destinatario corrente su base giornaliera o settimanale.
  • Ritardo in secondi per reindirizzamento: questa opzione è obbligatoria quando viene definita una pagina di destinazione postfirma; determina quanto tempo deve trascorrere tra l’applicazione della firma e il reindirizzamento del destinatario alla pagina di destinazione designata.
  • Lingua per firma: questa impostazione definisce la lingua usata quando l’accordo viene inviato al firmatario. Tutti i messaggi o le istruzioni ricevuti per e-mail o riportati sullo schermo per il firmatario verranno visualizzati nella lingua selezionata.


Opzioni di protezione

Questa sezione definisce il metodo di verifica predefinito per i destinatari e la password facoltativa per il documento PDF finale.

template_-_securityoptions
  • Imposta la password per aprire il PDF firmato: seleziona questa opzione se desideri applicare una password al documento finale per impedirne l’accesso non autenticato.
  • Verifica identità: consente di definire la verifica di secondo fattore per autenticare il destinatario.
    • E-mail: non viene applicata alcuna verifica di secondo fattore.
    • Password: campo per definire una password alfanumerica standard. Quando viene utilizzata, il mittente deve comunicare la password al firmatario fuori banda.
    • Basata su conoscenza: l’autenticazione basata su conoscenza utilizza database pubblici per richiedere al firmatario diverse domande sul suo passato, al fine di verificare la propria identità.
    • Identità Web: i social media vengono utilizzati per applicare una seconda autenticazione.

Aggiunta di entità CRM personalizzate ad Adobe Sign

Aggiunta di entità CRM personalizzate per utilizzare Adobe Sign

Nel pacchetto di Adobe Sign sono incluse parecchie entità CRM predefinite che puoi correlare agli accordi a:

  • Contatti
  • Account
  • Lead
  • Opportunità
  • Preventivi
  • Fatture
  • Ordini
  • Accordi

 

Puoi aggiungere la tua entità CRM personalizzata (o qualunque altra entità CRM predefinita) a questo ambito, seguendo alcuni passaggi.

Per il nostro esempio, immaginiamo che sia presente un'entità CRM personalizzata denominata “Cliente”.

  • Passa a Impostazioni > Personalizzazione
Passa a Principale > Impostazioni > Personalizzazione

La pagina Personalizzazione viene caricata

  • Fai clic sull'opzione Personalizza il sistema
La pagina di personalizzazione

La pagina Soluzione predefinita si apre in una finestra separata

Nella barra laterale a sinistra in Componenti

  • Espandi l'elenco delle entità 
  • Trova l'entità personalizzata (“Cliente” in questo caso) ed espandila
  • Fai clic sul nome dell'entità per visualizzare i campi ed i comandi
La pagina della soluzione predefinita
  • Copia il valore del campo Nome (in questo esempio, il valore è “nuovo_cliente”). 
    • Questo è il nome di sistema interno della tua entità personalizzata.
  • Passa all'opzione Relazioni 1:N, sotto la tua entità personalizzata
    • Fai clic sul pulsante Nuova relazione uno a molti.
l'opzione Relazione uno a molti

Una nuova finestra Relazione viene aperta

Crea la nuova relazione:

  1. Scegli Accordo dal campo Entità correlata
    • Il campo Nome cambia per mostrare {entityName}_adobe_agreement 
Relationship

     2. Incolla il nome della tua entità personalizzata (“nuovo_cliente” nel nostro esempio) nel campo Nome visualizzato.

  • Il campo Nome cambia il suo valore in “nuovo_” + {entityName} + “Id”. (new_new_customerID)

    3. Fai clic su salva e chiudi

  • La finestra Relazione si chiude
  • Fai clic su Pubblica tutte le personalizzazioni nella parte superiore della pagina Relazione 1:N
Pubblica tutte le personalizzazioni nella parte superiore della pagina Relazione 1:N


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