Adobe Sign for ServiceNow è un'integrazione personalizzata sviluppata per consentire facile accesso ai potenti strumenti di Adobe Sign all'interno dell'istanza ServiceNow. Forniamo gli strumenti per sviluppare flussi di lavoro ed elementi del catalogo efficienti per spostare i processi di firma e memorizzazione dei documenti nel cloud.

Creazione di flussi di lavoro

Cosa sono i flussi di lavoro

I flussi di lavoro sono la colonna portante di un elemento di catalogo di Adobe Sign. Mentre l'aggiunta di variabili ed elementi fa sì che il modulo sia visualizzato con i campi appropriati, è necessario anche creare un flusso di lavoro che accetti queste informazioni e consenta ad Adobe Sign di inviare l'accordo.

Di seguito sono riportati i passaggi per la creazione di un flusso di lavoro di esempio per una nota spese.

Accesso al menu Flussi di lavoro

In qualità di amministratore, digita Flussi di lavoro nella barra dei filtri per cercare l'opzione Editor flusso di lavoro in Orchestration.

1Workflow Menu

 

Fai clic su Editor flusso di lavoro per aprire la pagina Flusso di lavoro di seguito:

2Workflow page-new

 

Nel pannello a destra, fai clic sul segno + a destra del campo di ricerca dei flussi di lavoro.

Quindi, viene avviato il processo di creazione di un nuovo flusso di lavoro aprendo una pagina del modello Nuovo flusso di lavoro

  • Inserisci un nome per il flusso di lavoro
  • Associa il flusso di lavoro a una tabella
3New Workflow

 

Per la nota spese, denomina il flusso di lavoro “Nota spese di prova”, scegli la tabella “Elemento richiesto” e fai clic su Invia.

5Workflow name

 

Viene avviato un flusso di lavoro di base con il punto di avvio Inizio e Fine.

Successivamente, aggiungiamo degli elementi per definire il flusso di lavoro desiderato.

6Workflow Designer

 

I flussi di lavoro connettono i vari elementi mediante delle frecce e nel layout di base il flusso di lavoro scorre semplicemente dall'inizio alla fine. Per aggiungere elementi nel mezzo, modifica questo layout eliminando la freccia dal punto Inizio al punto Fine semplicemente facendo clic sulla freccia e premendo il tasto CANC.

7Workflow Designer

 

Poiché stiamo creando un elemento nota spese, ci aspettiamo che l'utente alleghi una nota spese. A questo scopo, è necessario aprire il pacchetto Adobe Sign che consente di ottenere informazioni sugli allegati.

Accedi al pacchetto selezionando la scheda Pacchetto nel pannello a destra.

7Select Packs

 

Trascina il pacchetto Adobe Sign - Ottieni dati sull'allegato nella schermata per generare una finestra di configurazione pop-up come la seguente:

9Get Attachment Pack

 

Compila i campi:

  • Nome: il nome scelto per il pacchetto
  • Fase: puoi impostare una fase in modo da poter determinare, guardando il flusso di lavoro, in quale fase si trova
    • In questo caso, sappiamo che la richiesta è stata approvata se accettiamo i dati dell'allegato
  • Nome accordo Adobe: questa opzione consente di inserire il nome dell'accordo dalla parte anteriore del modulo
  • Indirizzo e-mail Adobe: utilizzando gli account utente di ServiceNow, Adobe Sign è in grado di trovare automaticamente l'indirizzo e-mail dell'autore dell'invio, del manager dell'autore dell'invio e del centro costi e inviare loro l'accordo con la sintassi indicata
  • Mess. Adobe: messaggio predefinito che può essere creato in ServiceNow
10 Get Attachment PAck

 

Fai clic su Invia per salvare la configurazione del pacchetto.

Quindi, fai clic e trascina la casella Sempre (nell'oggetto Inizio) nell'oggetto del nuovo pacchetto.

11 Workflow Designer

Nota:

Puoi fare clic e trascinare i singoli oggetti nel flusso di lavoro in modo che il flusso di lavoro resti organizzato dal punto di vista visivo.

 

Il passaggio successivo in questo flusso di lavoro consiste nell'inviare l'allegato al destinatario, senza che venga generata un'anteprima.

Dalla scheda Pacchetto nel menu a destra, trascina il pacchetto Invia allegato, senza anteprima per aggiungerlo al flusso di lavoro.

Si apre la finestra di configurazione del pacchetto:

12 Activity Properties

 

Sono disponibili due modi per la compilazione dei campi da visualizzare:

  • puoi immettere manualmente i valori dei campi 
  • puoi compilare i campi trascinando l'etichetta corretta dalla scheda Dati a destra 
    • Ad esempio, dalla scheda Dati, trascina l'elemento encodedBody in qualsiasi campo che richiede un elemento corpo codificato
12Data Objexcts

Segui lo stesso processo per tutti i pacchetti aggiuntivi che aggiungi al flusso di lavoro: trascinali sullo schermo e compila i campi.

In questo esempio di nota spese, i seguenti pacchetti sono configurati come segue:

Pacchetto: imposta i valori

14 Set Values

Pacchetto: attendi la condizione

15 Wait for Connection

Pacchetto: allega accordo firmato

16 Attach Signed Agreemen t

Pacchetto: imposta i valori

17 Set Values

 

Una volta che tutti gli elementi si trovano nella finestra dell'editor, collegali con delle frecce in modo che ciascun passaggio proceda a quello successivo fino a raggiungere la fine.

Trascina la diramazione Errore nell'oggetto Fine per far terminare il flusso di lavoro quando si verifica un errore in uno dei passaggi fondamentali.

18 Workflow Designer

 

Ora che tutti gli elementi sono stati collegati in modo logico, pubblica il flusso di lavoro facendo clic su Pubblica.

19 MEnu Options

 

Dopo aver pubblicato il flusso di lavoro, puoi allegarlo a un elemento del catalogo.

  • Per modificare il flusso di lavoro, torna a questa pagina e fai clic su Estrai

Promemoria/Problemi comuni

Come diagnosticare i problemi

Se insorgono problemi durante l'invio dell'elemento del catalogo, il modo migliore per trovare l'errore è determinare il problema con il flusso di lavoro. Per eseguire questa operazione esegui l'elemento del catalogo, quindi digita Elementi richiesti nella barra dei filtri.

20 Self-service Menu

 

Qui troverai un elenco degli elementi richiesti.

Utilizza le intestazioni di colonna per ordinare i record, quindi cerca uno Stato o Stato del documento che indica la presenza di un problema.

Fai clic sul record dell'elemento per aprire un'istanza del flusso di lavoro

20Recent Items Error

 

Con la pagina del flusso di lavoro aperta, cerca il pacchetto che mostra l'errore (intestazione rossa dell'oggetto). Facendo clic su di esso verrà mostrata l'attività del flusso di lavoro in cui si trova l'elemento del catalogo.

Generalmente, l'errore effettivo sarà nel pacchetto che si trova immediatamente prima del pacchetto contrassegnato dall'intestazione rossa, che indica che è stato inviato un valore non valido.

21Error in Workflow

 

Passa il puntatore del mouse sopra il riquadro appropriato per determinare l'errore:

Errore dell'ID dell'accordo: in generale ciò riguarda il pacchetto Ottieni dati sull'allegato e l'errore si verifica con il pacchetto Invia allegato. Generalmente, questo si verifica se i valori nel campo “Indirizzo e-mail Adobe” non sono stati inseriti correttamente o se gli indirizzi e-mail degli utenti inseriti in questo campo non sono validi.

  • Verifica che l'indirizzo e-mail dell'utente corrente, del manager dell'utente corrente e del manager del centro costi siano stati inseriti.
  • Verifica che l'utente corrente abbia un manager associato.

Errore di connessione: controlla la connessione ad Adobe Sign nel pannello Amministrazione Adobe Sign digitando Adobe Sign nel riquadro del filtro. Quindi, fai clic su Connetti ad Adobe.

Un elemento del catalogo in ServiceNow è essenzialmente un oggetto che un amministratore crea per eseguire un'azione che può essere incapsulata in un oggetto selezionabile.

Nell'esempio seguente viene utilizzato il flusso di lavoro della nota spese creato nella sezione precedente.

 

In qualità di amministratore, digita Elementi di catalogo nella barra dei filtri del menu

23 Catalog Menu

Fai clic su Elementi di catalogo (in Amministrazione Adobe Sign)

Viene visualizzato un elenco di tutti gli elementi del catalogo integrati in Adobe Sign:

23Catalog Items short

 

Fai clic su Nuovo per creare un nuovo elemento del catalogo.

NEw Button

Si apre una pagina modello del nuovo elemento di catalogo.

25Catalog Template Originaledit-Rebrand

Compila i campi per descrivere al meglio l'elemento del catalogo:

1. Nome: il nome dell'elemento del catalogo. Precedi il nome con “Adobe Sign -” per facilitarne l'identificazione

2. Flusso di lavoro: fai clic sull'icona della lente d'ingrandimento per selezionare il flusso di lavoro che desideri associare a questo elemento

3. Icona: carica un'immagine che può rappresentare l'elemento come icona

4. Breve descrizione: immetti una breve descrizione composta da una sola frase

5. Descrizione: la descrizione più lunga dell'elemento del catalogo deve ilustrare la funzione completa dell'oggetto

6. Invia: una volta che l'elemento del catalogo è stato definito, fai clic su Invia per salvarlo

 

Dopo aver fatto clic su Invia, viene visualizzato un elenco di tutti gli elementi del catalogo.

Fai clic sull'elemento creato e scorri fino in fondo per esaminare i campi delle variabili. 

33 Catalog Variables

Qui puoi immettere le variabili per l'elemento del catalogo.

Nell'esempio della nota spese, vediamo tre variabili inserite:

  • Adobe_agreement_name: questa variabile prende il nome dell'accordo
  • Cost_center: questa variabile trova il centro costi appropriato per la nota spese
  • Adobe_attach_macro: questa variabile trova l'allegato che deve essere caricato dall'utente

 

Creazione variabile di esempio - Adobe_agreement_name:

34 Catalog questions

 

Nel campo Tipo viene selezionata l'opzione Riga singola di testo, poiché il nome dell'accordo deve essere un valore breve.

35 Catalog Type

 

Immetti il testo da presentare all'utente nel campo Domanda e fai clic su Aggiorna.

36 Catalog Question

 

Effettua la stessa operazione per le altre variabili che includono un centro costi e una macro di allegato.

Gli esempi sono elencati di seguito:

Variabile: Centro costi

37 Catalog page


Variabile: Macro di allegato

38 Catalog Type

 

Una volta creato il front-end del modulo, fai clic su Prova in alto a destra per provarlo.

Inserisci alcuni elementi di prova nel campo e verifica se l'elemento funziona.

39 Try It

Una volta che l'elemento del catalogo è stato creato, gli utenti possono accedervi (tramite l'icona) dal Catalogo del servizio o dal Portale del servizio per l'invio dei documenti da firmare (accordi).

 

Catalogo del servizio:

Digita Catalogo del servizio nella barra dei filtri e fai clic su Catalogo del servizio nel menu risultante. 

33 Service Catalog

Puoi cercare l'elemento nella sezione Richieste migliori o tramite gli elementi di Adobe Sign nella pagina del catalogo del servizio:

35Adobe Sign Item-rebrand

Stato elemento accordo inviato

Una volta che un oggetto accordo è stato inviato, puoi visualizzare lo stato dell'elemento digitando Elementi richiesti nella barra dei filtri facendo clic sul collegamento Elementi richiesti nel menu risultante.

36RequestedItem

 

Il collegamento Elementi richiesti presenta una pagina che elenca tutti gli elementi del catalogo richiesti che sono stati richiamati fino a questo momento.

44 Request Catalog Items

 

Fai clic su qualsiasi record di elemento nell'elenco per visualizzare una nuova finestra con i dettagli specifici dell'elemento selezionato.

45 More Details

Accesso agli elementi “Contratto personale”

I singoli utenti che desiderano visualizzare solo gli elementi dell'accordo che hanno inviato possono farlo digitando Documenti personali nella barra dei filtri e facendo clic sul collegamento Documenti personali nel menu risultante.

39 Accessing MyDocs

Facendo clic su Documenti personali, l'utente può visualizzare tutti i documenti associati al proprio account, gli accordi inviati ad altri o gli accordi che ha firmato.

47 My Documents

Facendo clic su qualsiasi elemento di una riga, si apre una pagina che mostra lo stato della richiesta e i documenti allegati. Questo elemento funge da archivio di record e consente una visualizzazione in tempo reale di tutte le azioni richieste dai destinatari dell'accordo, oltre che dei documenti firmati (scaricabili). 

48 Specific Items


Portale del servizio

Puoi accedere agli elementi dal Catalogo del servizio e dal Portale del servizio.

 

Creazione di una pagina del Portale del servizio:

Digita Portale del servizio nella barra dei filtri e fai clic sul collegamento Pagine nel menu risultante:

42Service Portal Menu

Assegna alla pagina un titolo e un ID

Fai clic su Invia per creare la pagina

50 page title and id

Dopo aver creato la pagina, fai clic sull'elemento per aprirlo.

Scorri verso il basso e fai clic su Apri nel designer

51 Related Links

Trascina un contenitore 4-4-4 nella pagina

52 4-4-4 Container

Inserisci un Collegamento icona (dal menu Widget) all'interno del contenitore

53 Icon link

Fai clic sulla matita per modificare il collegamento icona.

54 Pencil

Compila l'elemento secondo le tue preferenze. Di seguito viene riportato un esempio:

Nota:

L'opzione Allega macro non è compatibile con il Portale del servizio. Quando modifichi un elemento di un catalogo nel portale, verifica che il collegamento fornito punti a un elemento del catalogo che utilizza solo documenti precaricati.

55 Expense Report-small

Dopo aver creato la pagina, puoi tornare a ServiceNow e fare clic su Prova per provare la nuova pagina del portale.


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