创建具有辅助工具 PDF 的工作流程

在高级别上,创建由一些基本级别组成的有辅助工具的 PDF:

  1. 在您转换文档为 PDF 之前考虑辅助工具。
  2. 根据需要,添加可填写的表单域和描述,并设置跳位顺序。
  3. 添加其它辅助工具功能到 PDF。
  4. 为 PDF 加标签。
  5. 评估 PDF 和修复标签问题。

这些阶段以最适合需求的顺序显示。但是,您可以按不同的顺序执行任务,或在各阶段之间反复。在所有情况下,应首先检查文档,确定它的计划目的,并使用它来分析决定您要应用的工作流程。

其它资源

有关创建具有辅助工具的 PDF 的更多信息,请访问以下资源:

在您转换文档为 PDF 之前考虑辅助工具

当您在创作应用程序(例如文字处理或页面布局应用程序)中创建源文件时,考虑关于辅助工具。

在创作应用程序中的典型的任务包括添加替代文本到图像、优化表格并应用段落样式或其它可以转换为标签的文档结构功能。有关详细信息,请参阅从创作应用程序创建带标签的 PDF

添加可填写的表单域和描述,并设置跳位顺序

如果 PDF 包含表单域,请使用“工具”>“辅助工具”>“运行表单域识别”来检测表单域并将其设为交互(可填写)表单。

使用“表单”工具创建可填写的表单域,例如按钮、复选框、弹出式菜单和文本框。创建域时,在域的“属性”对话框的“工具提示”框中为其键入描述。屏幕阅读器朗读本文本给用户。有关更多信息,请参阅创建表单域

注意:

您也可以在 Acrobat Pro 中使用“Touch Up 阅读顺序”工具将说明添加到表单域中。

有关设置跳位顺序以使用文档结构的信息,请参阅“设置表单域导览”。

添加其它辅助工具功能到 PDF

Acrobat Pro 中,本阶段包括设置文档语言、确认安全性设置不会干扰屏幕阅读器、创建可访问链接和添加书签。有关更多信息,请参阅设置文档语言防止安全性设置干扰屏幕阅读器添加辅助工具链接关于书签

Acrobat Standard 中,本阶段包括设置文档语言、确保安全性设置不会干扰屏幕阅读器,以及添加书签。有关更多信息,请参阅设置文档语言防止安全性设置干扰屏幕阅读器关于书签

为 PDF 加标签

通过在 Acrobat 中添加标签来改进 PDF 的辅助工具。如果 PDF 不包含标签,Acrobat 会尝试在用户阅读或重组 PDF 时自动添加标签,但结果有可能令人失望。使用带标签的 PDF,逻辑结构树以适当顺序发送内容到屏幕阅读器或其它辅助软件或硬件。

要取得最佳结果,当从创作应用程序转换到 PDF 时为文档加标签。这些应用程序的示例包括 Adobe FrameMaker®、Adobe InDesign®、Microsoft WordOpenOffice Writer。如果您对可生成加标签 PDF 的创作应用程序不具有访问权限,则可以使用 Acrobat 随时对 PDF 加标签。

转换过程中为 PDF 加标签需要支持 PDF 加标签的创作应用程序。在转换过程中为 PDF 加标签,可以使创作应用程序从源文档的段落样式或其它架构化信息中进行绘制,以生成逻辑结构树。逻辑结构树反映了准确的阅读顺序和适当的标签级别。标签可以更容易的解释复杂布局的结构,例如嵌入的侧边栏、关闭的空白列、不规则的文本对齐和表格。转换过程中为 PDF 加标签也恰当的为文件中的链接、交叉引用、书签和替代文本(当可用时)加标签。

要在 Acrobat 中为 PDF 添加标签,请选择“工具”>“辅助工具”>“添加标签到文档”。此命令适用于未加标签的 PDF,例如通过 Adobe PDF Printer 创建的 PDF。Acrobat 会分析 PDF 的内容,以解释各个页面元素、它们的分层结构,以及每个页面的预期阅读顺序。然后,它将构建反映此信息的标签树。它也可以为任何链接、交叉引用和您在 Acrobat 中向文档添加的书签创建标签。

添加标签到文档”命令足以为大多数标准布局添加标签。但是,它无法始终正确地解释复杂页面元素结构和阅读顺序。这些元素包括紧靠的列、非常规的文本对齐规则、不可填写的表单域,以及没有边框的表格。使用“添加标签到文档”命令为这些页面添加标签会导致元素错误组合或生成无序标签。这些问题会导致在 PDF 中出现阅读顺序问题。

关于水印和屏幕阅读器

您可以将水印添加到加标签的 PDF,而无需将水印添加到标签树。在标签树中不显示水印有利于使用屏幕阅读器的人士,因为他们不会听到水印被作为文档内容阅读出来。

添加不干扰屏幕阅读器的水印的最佳方法是将水印的未加标签的 PDF 插入到加标签的 PDF 中。

评估 PDF 和修复标签问题 (Acrobat Pro)

一旦您为 PDF 加了标签,请为阅读顺序问题、标签错误和辅助工具错误评估文档,然后按需要修复它们。

无论使用哪种方式为 PDF 加标签,请使用 Acrobat 来调整复杂页面布局或不常见页面元素的标签和阅读顺序。例如,“添加标签到文档”命令无法始终区分说明性插图和装饰性页面元素(如边框、线条或背景元素)。它可能不正确地将所有这些元素标记为插图。同样,此命令可能错误地将文本中的图形化字符(例如首字下沉)标记为插图,而不是将它们包含在表示文本块的标签中。这样的错误可能使标签树混乱和使辅助技术依赖的阅读顺序变得复杂。

如果您从 Acrobat 中为文档加标签,应用程序在完成标签过程后生成错误报告。使用此报告作为修复加标签问题的指南。您可以通过使用“完整检查”工具或“Touch Up 阅读顺序”工具来确认任意 PDF 中的其它标签、阅读顺序和辅助工具问题。有关更多信息,请参阅使用完整检查工具检查辅助工具检查和更正阅读顺序

从网页创建加标签的 PDF

您从网页创建的 PDF 仅与它基于的 HTML 来源的辅助工具一样。例如,如果网页的布局设计依靠表格,表格的 HTML 码将可能不以加标签的 PDF 要求的逻辑阅读顺序排列,即使 HTML 码足够结构化来在浏览器中正确显示所有元素。

根据网页的复杂程度,通过使用“Touch Up 阅读顺序”工具或在 Acrobat 中编辑标签树,可以在 Acrobat Pro 中执行大量修复。

要从您创建的网页生成辅助工具最强的 PDF,请先在其 HTML 代码中创建逻辑阅读顺序。要得到最佳结果,请使用“World Wide Web Consortium (W3C)”出版的“网络内容辅助工具指南”。有关更多信息,请参见 W3C 网站的指南。

  1. 执行以下任一操作:
    • 在 Acrobat 中,选择“文件”>“创建”>“从网页创建 PDF”,输入网址,然后单击“设置”。

    • 在 Microsoft Internet ExplorerAdobe PDF 工具栏中,单击“转换”按钮上的“向下箭头”并选择“首选项”。

  2. 在“一般”标签中,选择“创建 PDF 标签”,然后单击“确定”。
  3. 根据需要,指定其它选项,然后单击“创建”。

从创作应用程序创建带标签的 PDF

在大多数情况下,可以从创作应用程序(如 Adobe FrameMaker®、Adobe InDesign 或 Microsoft Word)中创建加标签的 PDF。在创作应用程序中创建标签通常会比在 Acrobat 中添加标签产生更好的结果。

PDFMaker 提供了转换设置以使您在 Microsoft Excel、PowerPoint 和 Word 中创建加标签的 PDF。

有关创建具有辅助工具的 PDF 的详细信息,请访问 www.adobe.com/accessibility

有关详细信息,请参阅创作应用程序文档。

关于合成 PDF 中的标签

您可以用一个操作从不同的应用程序合成多个文件来创建单个的 PDF。例如,您可以将文字处理文件与幻灯片显示、表格和网页合成。选择“文件”>“创建”>“将文件合并为单个 PDF”。

在会话中,Acrobat 将打开每个创作应用程序,创建加标签的 PDF,并将这些 PDF 集成为单独的加标签的 PDF。

会话程序将不会总是正确的翻译合成 PDF 的文档结构,因为合成的文件经常使用不同的格式。使用 Acrobat Pro 可从多个文档创建具有辅助工具的 PDF。

当您将多个 PDF 组合到一个加标签的 PDF 中时,最好为组合文档重新加标签。将加标签与未加标签的 PDF 组合在一起会生成部分加标签的 PDF,残障人士无法使用这种 PDF。某些用户(例如使用屏幕阅读器的用户)察觉不到没有标签的页面。如果您从混合的加标签和未加标签的 PDF 开始,请在操作之前为未加标签的文件加标签。如果 PDF 都是未加标签的,请在您完成插入,替代和删除页面后添加标签到合成 PDF 中。

当您插入、替换或删除页面时,Acrobat 会使用以下方式来接受现有的标签并将其放到统一的 PDF 标签树中:

  • 当您向 PDF 插入页面时,Acrobat 会将新页面的标签(如果存在)添加到标签树的结尾处。即使您将新页面插入到文档的起始处或中间也是如此。

  • 当您替换 PDF 中的页面时,Acrobat 会将替换页面的标签(如果存在)添加到标签树的结尾处。即使您将页面替换到文档的起始处或中间也是如此。Acrobat 将为被替换的页面保留标签(如果有的话)。

  • 当您从 PDF 删除页面时,Acrobat 将保留所删除页面的标签(如果存在)。

逻辑结构树中标签无序的页面可能导致屏幕阅读器的问题。屏幕阅读器按树的从上至下顺序阅读标签,可能直到到达树的末尾时才到达插入页面的标签。要解决此问题,请使用 Acrobat Pro 重新排列标签树。按照页面自身的阅读顺序放置大型标签组。要避免此步骤,请计划将页面插入到 PDF 的结尾处,按顺序从前往后构建文档。例如,如果您创建了一个与内容分开的标题页面 PDF,则将内容 PDF 添加到标题页面 PDF(即使内容文档较大)也是如此。此方法会将内容标签放置在标题页面标签之后。没有必要稍后在 Acrobat Pro 中重新排列标签。

从删除和替代页面保留的标签不与文档中的任何内容相关。本质上,它们是标签树型结构中的大块空缺。这些多余的标签增加了文档的文件大小,减慢屏幕阅读器的速度,并会导致屏幕阅读器显示混乱。为获得最佳结果,请将添加标签作为转换过程的最后一步。使用 Acrobat Pro 从标签树删除已删除页面的标签。

有关更多信息,请参阅创建合并的 PDF

关于创建具有辅助工具 PDF 表单的工具

Adobe 提供多种带辅助工具的 PDF 表单的创建工具:

Acrobat Pro、Acrobat Standard

使用其中一个应用程序,可打开没有标签或具有标签的 PDF 表单(使用 Adobe Designer 创建的 PDF 表单除外),以添加可填写的表单域,例如文本框、复选框和按钮。然后使用应用程序的其它工具使表单具有辅助工具。向表单域中添加说明,为未加标签的表单添加标签,设置跳位顺序、操作标签,并执行其它 PDF 辅助工具任务。

创作应用程序

大多数您可以用于设计表单的创作应用程序在您转换文件为 PDF 时无法得到可填入的表单域。在 Acrobat Pro 中使用表单工具来添加可填写的表单域。此外,如果您在转换为 PDF 时需要为表单加标签,创作应用程序会为表单域文本标记生成不适当的标签。例如,在复杂表单中,所有域的文本标签都可以在单行中一起运行。屏幕阅读器无法将这些域解释为单独标签。此类阅读顺序问题可能需要在 Acrobat Pro 花费很长时间才可拆分标签。在这种情况下,从创作应用程序生成不带标签的 PDF 有时会更好。随后您可以在 Acrobat Pro 中使用“表单”工具添加可填写的表单域,然后再为整个文档添加标签。某些表单十分简洁,您仅从创作应用程序中就可以生成加标签的 PDF。然后,当您添加了可填写表单域后,在 Acrobat Pro 中执行 Light Touch Up。

创建具有辅助工具 PDF 表单的工作流程

使用 Acrobat,可以打开未加标签和已加标签的 PDF 表单、添加可填写的表单域、添加域说明和替代文本、设置跳位顺序,以及为表单添加标签(如果表单尚未添加标签)。您也可以通过使用“Touch Up 阅读顺序”工具或标签树来编辑任何带标签的 PDF 表单的标签。

设计带辅助工具的表单。

表单相对于相对简单、单列结构的文档倾向于复杂的布局。应用程序分析表单以及为表单加标签的成功主要取决于文档的原始格式和布局以及文档使用的域的类型。

当您设计表单时,请包括标题、说明和用于输入数据的域。最少,给每个域一个标记。也为需要它们的域添加特殊的说明。使用图形工具绘制线条和框。不要使用字符(例如下划线和垂直栏),因为这些文本字符可以使屏幕阅读器显得混乱。

添加描述到表单域启用屏幕阅读器来为用户识别域。当定位到本域时用户会听到描述朗读。撰写简介但完整的描述。例如,描述“名”适合名域。不要使用说明(例如“请输入姓”)作为描述。

设置并测试表单的跳位顺序.

表单域的跳位顺序使残障人士可以以逻辑顺序使用键盘来在域之间移动。在 PDF 表单中,请设置跳位顺序到“使用文档结构”。使用以下键盘命令可以测试表单的跳位顺序:

  • 使用 Tab 键,可将焦点移动到下一个域

  • 使用 Shift+Tab 键,可将焦点移动到上一个域

  • 使用空格键,可选择选项

  • 使用箭头键,可选择选项或列表项目

为 PDF 表单加标签和纠正标签问题。

如果 PDF 表单已添加标签,请使用 Acrobat 中的“Touch Up 阅读顺序”工具为每个表单域添加标签。本工具也使您为表单域修复任何文档标记的阅读顺序问题。例如,您可能需要拆分域合并的行到单独的域。

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