概述

本文档为 Workday 管理员提供了自定义 Workday 业务流程以包含需要获取签名的 Adobe Sign 所要执行的步骤。这是一个配置指南,并不打算作为 Workday 的全面培训手册。

要使用 Workday 中集成的 Adobe Sign,您必须已经或逐步掌握如何创建和修改 Workday 项目,例如:业务流程框架、租户设置和配置、报告及 Workday Studio 集成。 

审阅文档步骤

适用于 Workday 的 Adobe Sign 是通过审阅文档步骤公开的,它可被添加到 Workday 中集成的 400 多个业务流程中的任何一个。这些包括“聘用”、“分发文档和任务”、“提议补偿”以及其他。

查看以下有关审阅文档步骤的全面 Workday 社区文档:https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

定义一个功能性的审阅文档步骤:

  1. 插入审阅文档步骤
  2. 指定可执行审阅文档步骤的组(角色)。

业务流程步骤

配置文档审阅步骤:

  1. 电子签名集成类型指定为 Adobe 提供的 eSign
  2. 在签名网格中添加行
    • 签名网格指定文档被传递进行签名的序列顺序。每一行均包含一个或多个角色,并且每一行均代表签名流程中的一个步骤
    • 特定步骤内角色的每一个成员都会收到通知:有一个签名事件处于待定状态
    • 在角色中的一个人员签名后,行步骤即已完成并且文档将被移到下一个行步骤
    • 当所有行都已获得签名之后,审阅文档步骤即已完成
  3. 指定要签名的文档。如果这是一个聘用业务流程,您可以使用“生成文档”步骤中的文档。否则,请选择一个现有的文档或报告。
    • 您可以根据需要对任意数量的文档重复步骤 3
配置审阅文档步骤

业务流程步骤注释

业务流程框架功能非常强大,此处并未涵盖所有内容。但是,有几个事项需要注意:

  • 每个业务流程必须具有一个结束步骤
    • 理想状态下,它位于业务流程的结尾
  • 设置完成步骤是从搜索图标的相关操作菜单中进行的
    • 这只有在“查看”业务流程而非“编辑”业务流程时才有可能进行
  • 业务流程的每一个步骤都会按顺序执行
    • 通过更改顺序值,可更改某个步骤的顺序。
    • 要在项目“c”和“d”之间插入步骤,请指定一个新项目为“ca”

示例:聘用

聘用业务流程是工作申请动态业务流程的一个子流程,它需要进行配置以执行聘用业务流程。当工作申请状态转为“聘用”或“招聘”时会触发此业务流程。

在本示例中,审阅文档步骤对北美和日本使用了动态文档步骤。

Workday 业务流程的示例

此业务流程执行以下操作:

  • 业务流程的发起人将被要求向候选人提议补偿(步骤 b)。
  • 使用步骤条件测试当前国家/地区是否不为日本
    • 如果为 true,则执行使用英语文档的步骤“ba”
    • 如果为 false,则执行使用日语文档的步骤“bb”
  • 步骤“bc”是文档审阅步骤
    • 这是定义签名流程的地方
  • 步骤“d”是进行招聘的决定点
    • 这是一个结束步骤并且是必需的

在步骤“ba”中生成的动态文档称为聘用信,并且包含一个名为快速聘用的文本块。您可以根据需要添加多个文本块,例如标题、问候语、报酬、股票、结束语、条款等等。

Workday 查看文档页面

下面的动态聘用信是在 Workday 富文本编辑器中创建的。

以灰色突出显示的项目是由 Workday 提供,并引用了上下文数据的对象。

{{括号}} 中的项目是 Adobe 文本标记

示例动态表单

审阅文档步骤内,动态文档是在之前步骤中引用的,并且通过两个签名组定义了签名流程的顺序。

下面描述的行为会将动态生成的文档首先传递给招聘经理,然后再传递给候选人。

 

定义的 Workday 签名组

示例:分发文档

分发文档或任务业务流程包含一个强制步骤,即审阅文档分发的操作。此业务流程由任务分发文档或任务触发。

您可以将一个审阅文档步骤添加到此业务流程,以便将文档发送给多个人以进行单独签名,但是您无法删除审阅文档分发的操作步骤。

要阻止此业务流程的行为,您可以添加一个步骤条件,以对审阅文档分发始终计算为 false。

将分发以进行大量签名的文档是在审阅文档步骤内指定的文档或报告。

注意:

在触发任务时,您将指定要发送的文档。此文档仅被路由到审阅文档分发而不会路由到审阅分发步骤。

Workday 审阅文档分发业务流程

示例:报告

Workday 具有一个丰富的报告基础结构。要查看 Adobe Sign 流程的详细信息,请检查审阅文档事件的元素。

以下是一个简单的自定义报告,它可在所有业务流程间运行以查找 Adobe Sign 事务及其状态。

 

Workday 自定义报告的示例

以下报告通过查看实施租户内的聘用入职提议补偿业务流程而生成。

您可以看到:

  • 文档已发出进行签名
  • 关联的业务流程步骤
  • 等待签名的下一个人员
使用三个对象的 Workday 报告的示例

签名文档

Workday 签名周期阻止由 Adobe Sign 提供的所有电子邮件通知。将在用户的 Workday 收件箱内向其通知待定的操作。

在某文档已由所有签名组签名之后,会通过电子邮件将签名文档的副本分发给签名组的所有成员。

可根据需要阻止此行为(联系您的 Adobe Sign 成功经理或 Adobe Sign 支持团队)。

在 Workday 内,签名文档是在完整的流程记录中访问的。

  • 工作者文档位于工作者配置文件中
  • 候选人文档(聘用信)位于候选人配置文件中

以下显示了向候选人 Chris Foxx 提供的签名聘用信。 

Workday 聘用信示例

支持

Workday 支持

Workday 是集成所有者,如果您要咨询有关集成范围问题、功能请求或集成日常功能问题,请首先联系 Workday。

Workday 社区有几篇不错的文章介绍如何对集成进行疑难解答以及如何生成文档:

电子签名集成疑难解答

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

审阅文档步骤
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

动态文档生成

https://community.workday.com/node/176443

聘用文档生成配置提示

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign 支持

Adobe Sign 是集成合作伙伴,如果集成获取签名失败或待定签名通知失败时,请联系 Adobe Sign。

Adobe Sign 客户应当联系各自的客户成功经理 (CSM) 以寻求支持。或者,可以致电 1-866-318-4100 联系 Adobe 技术支持,等待对方播送产品列表,然后输入 4,接着再输入 2(根据提示)。

将 Adobe 文本标记添加到文档

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

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