数据保留概述

Adobe Sign 支持一种可自定义的数据保留策略,此策略可以在客户帐户上配置,以便从 Adobe Sign 中删除文档和收集的数据。默认情况下,Adobe Sign 会安全地保留与服务有关的所有客户文档。Adobe Sign 遵循数据安全性和可用性方面的一些行业标准,如 PCI DSS 3.0、HIPAA、SOC 2 Type II 和 ISO 27001。客户可请求配置自动数据保留策略,以符合他们组织的数据保留要求,使其文档自动从 Adobe Sign 中删除。

或者,客户可以启用按需保留,在这种情况下,客户可以选择保留“管理”选项卡上的“特别”用户级别,并且/或者在管理员控制下使用 Adobe Sign API 来自行删除文档。

数据保留配置

Adobe Sign – 业务Adobe Sign – 企业计划都有可配置的数据保留策略。Adobe Sign 支持以下三种不同的配置选项:

1. 自动数据保留:使用此选项,客户可选择在其帐户上设置一个自动策略,以使文档在 Adobe Sign 中保留指定的一段时间。例如,可将一个帐户配置为在为文档签名后保留 30 天。对于可为数据保留期间配置的持续时间没有限制,保留期间可以短至几秒钟,也可以长达几年。可以为整个帐户配置自动数据保留策略,以使帐户中的所有协议具有相同的策略。或者,也可以为帐户中的特定组配置此策略,以使不同的组具有不同的保留策略。

2. 按需数据保留:使用此选项,客户可随时通过 Adobe Sign API 从 Adobe Sign 中删除文档。通常,当 Adobe Sign 集成到某个外部记录系统(如文档管理系统、记录管理系统、人力资源系统等)且在该外部系统中配置和管理保留策略时,会使用此选项。

数据保留仅适用于在 Adobe Sign 中处于以下状态之一的文档:

  • 已签名或已批准 - 文档已由所有接收者完成(已签名或已批准)。
  • 已取消/已拒绝 - 文档已由发送者取消或者已被签名者或审批人拒绝。
  • 已过期 - 文档在签名过程完成之前已过期。数据保留不适用于处于其他任何状态的文档。

3. 特别用户级别保留:此设置可应用于帐户、组或个人这三个级别。启用之后,“管理”页面上会显示一个链接,以允许始发用户从系统中删除其本人的任何文档。

数据保留是一项永久性操作。已从 Adobe Sign 中删除的文档将不再存在于活动存储或数据备份中的任何位置。删除文档后,Adobe 无法将其恢复,甚至在法律传唤的情况下也无法恢复。

数据保留如何工作?

自动定时数据保留

对于为帐户配置了保留策略的组织,当文档达到最终状态时,Adobe Sign 将根据配置的策略为协议设置保留日期。继续使用前面的示例(某个组织为其文档配置了 30 天的保留策略),一旦特定的文档获得签名,立即将保留日期(和时间)设置为未来的 30 天。

当保留日期和时间到来时,Adobe Sign 中的数据清除流程将永久删除所有版本的已签名文档以及在签名工作流程中收集的所有关联的表单数据。从主系统中删除数据后,主动数据复制功能可确保从 DR 站点或任何备份中删除数据。从 Adobe Sign 中删除文档和数据后,会向特定事务的事务历史记录中添加一个显式事件,指明何时从系统中清除了文档。 

Adobe Sign 将持续保留事务的审计跟踪,以提供与事务有关的上下文,以备不时之需。


基于 API 的数据保留

在此配置中,外部系统或应用程序通过 API 向 Adobe Sign 提出显式请求以删除特定的文档。Adobe Sign 将接收请求,对其进行验证,并立即将文档发送至数据清除流程。清除流程将从主操作站点和二级 DR 站点删除签名的文档、所有中间版本以及在签名工作流程中收集的所有关联的表单数据。数据删除事件将捕获在事务历史记录中。Adobe Sign 将持续保留事务的审计跟踪,以提供与事务有关的上下文,以备不时之需。


特别用户级别保留

如果想要授权用户从系统中删除文件,管理员可以向 Adobe Sign 支持团队提出请求。

启用此设置后,“管理”选项卡上会显示一个链接,此链接适用于该用户发送的所有协议。

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注意:

只有协议的原始发件人,才能通过“特别”用户流程来执行删除操作。

客户的义务

客户必须先与 Adobe 签署数据保留协议,表明他们希望从 Adobe Sign 中永久删除其文档和数据,然后才能为其帐户启用数据保留。可能还需要其他配置信息来完成配置,例如,如果客户想要自动保留数据,他可能还需要知道数据可以保留的时间期限。

Adobe 要求启用了数据保留的组织以 PDF 附件的形式向其组织外的所有签署者/参与者至少提供一份完成的已签名文档。启用数据保留后,此选择将无法更改。

组织可以选择向内部参与者提供多份签名的协议。

注意:

Workday 集成的文档保留 -

Workday 集成配置为在事务完成后发送“已签名并归档”电子邮件,因为文档会存储在 Workday 系统中。

安装保留策略将更改该配置,这种情况下发送随附已签名 PDF 的“已签名并归档”电子邮件。


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