注意:
下面的文章提供的是针对经典版页面布局的说明。
单击此处可查看新版页面格式的相同流程

功能说明

对于目前预期要与您的协议进行交互的收件人,Adobe Sign 提供了定期向这些收件人发送电子邮件提醒的选项。将来的收件人并不会收到此类通知,直到他们成为签名工作流程的当前参与者为止。

提醒的内容包括文档的缩略图、您定义的一则消息,以及一个指向协议的链接。

您可以在发送过程中创建提醒,也可以在发送了协议后,通过“管理”页面创建提醒。

企业和商业服务级别可以按照帐户或组级别创建默认的提醒和消息,消除了发件人自行配置提醒的需求。

循环提醒是定期触发的提醒,而且会在提醒的生命周期内持续触发(取决于循环周期),或者直到收件人完成其操作为止。

当工作流程中的收件人成为当前有效的收件人时,多收件人提醒会为每位相关的收件人触发一个新的提醒周期/生命周期。

对于临时提醒,您只能在“管理”页面上创建该提醒,它会向所有与协议相关的参与者发送一个一次性的提醒。您甚至可以按照以下配置来发送这些一次性提醒:在收件人完成其操作之后发送,或者在协议成功完成之后发送。

使用方式

在发送过程中设置提醒

如果用户没有为他/她的组或帐户配置默认提醒,则可以借此机会在发送过程中定义提醒。

这些提醒始终都是循环的,并且适用于协议的所有收件人。发件人只需定义该提醒触发的迭代时间即可。一共包括六个选项:

  • 每天
  • 每周
  • 每个工作日
  • 每隔一天
  • 每三天
  • 每五天
reminder_frequency

最初发送带有提醒的协议时,一封标有请签署的电子邮件会发送给第一位收件人。该事件为首个提醒启动了计时器。

如果将提醒配置为每三天发送一次(举例说明),那么第一个提醒将会在请签署电子邮件发送后的 72 小时触发。

当收件人完成了对协议的操作后,该收件人的提醒时钟将会终止。

如果有多位收件人,那么当工作流程中的前一位收件人完成其操作后,下一位收件人就会立即收到请签署电子邮件。系统将根据新收件人收到请签署电子邮件的时间(不是初始时间戳),为新收件人启动提醒时钟。

这个过程会在协议的所有收件人中循环,直到完全执行了协议为止。

注意:

所有循环的提醒都有一个生命周期,生命周期结束后,提醒将自动终止。

每天触发的提醒有 10 天的生命周期。

所有其他的提醒都有 60 天的生命周期。

 

通过“管理”页面设置提醒

若要在发送过程之后创建提醒,可通过“管理”页面进行配置。

与“发送”页面相比,在“管理”页面的界面上,包含更多的选项:

  • 您可以选择希望将哪些收件人包含在提醒中。可以为一人、多人或所有收件人设计提醒。
  • 您可以像在“发送”页面中一样,选择一个循环提醒过程
    • 如果添加到循环提醒中的收件人事先已完成了他们在协议中的相关操作,那么他们将不会收到提醒
  • 您可以创建一次性(临时)提醒,这类提醒可以“立即”或在“特定日期”发送
    • 可以为已经完成协议相关操作的参与者配置临时提醒
    • 可以在协议结束签署或已经存档后,配置临时提醒
  • 您必须包含一条消息。当您在“管理”页面中构建提醒时,这是一个必填字段

 

reminder_from_themanagepage

 

如果已为协议配置了其他提醒,则会显示协议列表,而不是创建提醒界面。

通过单击“提醒”窗口右上角的创建链接,可以打开创建提醒界面:

select_create_onthemanagepage

 

如何查阅提醒

您可以采取以下步骤,查阅为协议配置的所有提醒:

  • 导航至管理页面
  • 单击要查阅的协议
  • 单击右侧面板中的提醒选项卡
select_remind_onthemanagepage

如果为该协议配置了提醒,那么“提醒”选项卡会显示出完整的列表。

排序提醒时,将根据下一个要触发的提醒进行排序。

所有已取消/过期的提醒,将列在活动提醒的下方。

canceled_reminderinthelist

 

如果单击显示连接,则会出现一个弹出窗口,其中显示了发送给收件人的消息:

reminder_show_link

 

如何取消提醒

要取消提醒,请执行以下操作:

  • 以协议创建人的身份进行登录
  • 导航至管理页面
  • 单击相关协议,以便选中该协议
  • 单击右侧面板中的提醒选项卡
  • 找到您要取消的提醒,并单击该提醒
  • 单击删除图标(垃圾桶)
select_delete_onthemanagepage

注意:

收件人有权终止提醒电子邮件中的提醒。这是一个必需的功能,并且无法禁用。

 

提醒和 REST API

借助 REST v6 API,可以通过下面 4 项操作直接访问提醒对象:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders - 针对路径中 agreementId 标识的协议,为指定的参与者创建提醒
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders - 针对路径中 agreementId 标识的协议,检索相关的提醒
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - 检索与某个协议关联的特定提醒
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - 更新协议的现有提醒

 

 

提醒和“历史记录”选项卡/审核报告

提醒没有记录在协议的“历史记录”选项卡和审核报告中。

“历史记录”和审核报告是用来记录文档签署过程的标志性时刻。这其中包括发送给收件人的第一个通知(请签署),但是不包括发送给同一收件人以要求其进行签署的迭代请求(提醒)。

您可以通过使用 API(适用于企业级客户)来获取提醒的历史记录

 

如何启用/禁用功能

所有的服务级别都具备执行以下操作的权限:

  • 创建循环提醒
    • 在发送过程中
    • 通过“管理”页面
  • 在“管理”页面上创建循环提醒和临时提醒

个人和团队服务级别无法实现自动化提醒,也无法禁用提醒功能。

 

企业和商业级别选项

在发送过程中,企业和商业服务级别可以有选择性地显示“提醒”选项;或者,可以在帐户/组范围内启用关于提醒迭代和消息的自动化。

可通过以下方式,启用/禁用这两项设置:

  • 以管理员的身份登录 Adobe Sign
  • 导航至帐户 > 帐户设置 > 发送设置 > 提醒

 

存在以下两种方案:

  • 允许发件人在“发送”页面上设置提醒 - 启用后,“发送”页面将会显示用于设置提醒的选项。如果禁用,“发送”页面则没有用于配置提醒的选项
  • 为用户在此帐户中创建的协议设置默认提醒 - 启用后,管理员可以为所有已发送的协议建立默认提醒迭代时间,并提供默认消息。您可以在帐户和/或组级别配置此设置。(组级别设置将覆盖帐户级别设置)
navigate_to_the_remindersettings

注意:

启用为用户在此帐户中创建的协议设置默认提醒将会禁止在“发送”页面上设置提醒的功能。

仍然可以通过“管理”页面配置提醒。

配置选项

提醒的可配置选项取决于您创建提醒的时间。

在“发送”页面中创建提醒时,唯一可用的选项是为触发的提醒设置迭代时间(每天,每隔一天等)。与协议关联的所有收件人都将根据选定的迭代时间获得提醒。

 

在“管理”页面中创建提醒时,您有三个可配置的元素:

  • 提醒迭代
  • 提醒消息
  • 应包括在提醒中的收件人

 

以帐户/组级别配置默认提醒时,有两个选项:

  • 提醒迭代
  • 提醒消息

所有收件人都包含在由帐户/组级别设置驱动的提醒中。


自定义电子邮件模板

企业客户可以选择为其提醒构建完全自定义的电子邮件模板。 

如果您对自定义电子邮件模板感兴趣,请参阅本指南

 

注意事项

  • 循环提醒的生命周期:
    • “每天”提醒将在 30 天后到期
    • 所有其他循环提醒将在 60 天后到期
  • 临时提醒
    • 仅触发一次
    • 可配置为向已完成此协议相关操作的参与者发送提醒
    • 可以在协议结束签署或已经存档后进行配置
      • 无法为已取消、已拒绝或已过期的协议配置提醒
  • 在发送最初的“请签署”电子邮件的同时,会触发提醒
    • 在多收件人工作流程中,当某位收件人完成其操作并依次触发下一位收件人时,提醒时钟将会重置为原来的时间
    • 通过“管理”页面替换当前的签名者时,不会重置提醒时间
  • 收件人有权取消提醒。目前没有否决他们这种权利的选项

 

本产品经 Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License 许可  Twitter™ 与 Facebook 中的内容不在 Creative Commons 的条款约束之下。

法律声明   |   在线隐私策略