用于 Salesforce 的 Adobe Sign 模板和数据/合并映射功能配置指南

概述

Adobe Sign 为您提供了以下功能:使用交互式表单收集签名者的数据,将签名和缩写签名字段放置在文档中,以及收集发件人和签名者的双方信息,等等。

您可以通过将 Adobe Sign 表单和模板存储在“Salesforce 文档”选项卡中,来创建自己的 Adobe Sign 模板库。

Adobe Sign 文本标记可提供以下好处:

  • 为客户设置用于对文档进行签名和缩写签名的特定位置
  • 收集签名者的数据,稍后可将这些数据推送回您的 Salesforce 帐户。(请参阅数据映射
  • 发送文档以请求签名之前,将 Salesforce 中的数据合并到文档字段中。(请参阅合并映射

您可以在通过 Adobe Sign 发送的任何文档(Word、PDF、文本文档等)中添加特殊文本标记,来创建 Adobe Sign 表单。有关更多详细信息,请参阅我们的文本标记文档

注意:

有两个关于数据和合并映射的可选设置。可通过导航到设置 > 平台工具 > 自定义代码 > 自定义设置来对任一设置进行配置,以满足您的需求:

1. 您希望在数据或合并映射失败时收到电子邮件吗?

  • 启用映射错误通知(默认已启用)- 启用此设置后,每当执行映射出错时,都将向数据映射或合并映射所有者发送电子邮件通知。

2. 在数据/合并映射中选择字段时,是否要公开 API 名称?

  • 显示字段 API 名称(默认已禁用)- 启用此选项后,可在设置数据映射和合并映射时,显示每个字段的 API 名称和 Salesforce 对象的关系。

引导我操作

Walk me thru

您会注意到一些页面上有一个“引导我操作”按钮。

此按钮可引导您完成相应页面上设计的主要步骤。这并不是对您插入的值进行完整性检查,而是有助于您以正确的顺序完成操作过程,并且不会丢失任何必需的元素。


注意:

通过将合并/数据映射字段名称“上传”到 Salesforce,可以帮助将这些字段名称关联到 SFDC 对象字段。这使您可以从选择列表中选择字段名称,而不是徒手将字段名称键入到文本字段中。实现此功能的方法是:

  1. 创建您的表单,并在其中定义所有字段
  2. 通过 Salesforce 使用意义清晰的协议名称(如 W4 字段模板)发送表单以请求签名
    • 这有助于您在映射字段时找到合适的模板
  3. 在您想要映射的每个字段中输入一些(任何)内容,并签署协议,以便该协议在 Salesforce 中注册为已完成。
    • 完成过程会为 Salesforce 提供一个可从中提取字段名称的源
  4. 现在,当您使用数据/合并映射的“导入”功能时,您应会看到模板

有关表单/文本标记的简要注释

成功的映射要求您预先构建表单并在其中定义字段名称,以便从逻辑上将 SFDC 对象字段关联到 Adobe Sign 表单字段。 

下面显示了一个简单的表单。字段使用两对大括号(定义字段的宽度)和字段名称(大括号之间的字符串)定义。 

文本标记示例

文本标记可以包含名称值以外的其他参数,包括验证、计算和正则表达式。有关表单构建的深入介绍,请查看此处,这些内容有助于显著提高您在签名过程中捕获的数据质量。

注意:

文本标记缩短功能可以为每个文档中重复的字段名称建立一个约定,从而在表单设计和字段映射中发挥重要作用(同时还无需重新创建正式标记,从而节省了时间)。此功能可明显改进跨多个表单的数据映射,并为以后的表单建立一个锚点。

合并映射 - 使用 Salesforce 数据生成文档

通过 Adobe Sign 合并映射,您能够先将 Salesforce 中的字段数据合并到您的文档字段中,然后再发出文档以请求签名。

例如,您可以先将 Salesforce 记录中的潜在客户地址和电话号码自动填充到协议中,然后再将该协议发送给潜在客户以请求签名。在协议完全签署并执行后,您还可以更改业务机会的状态。如果您选择将签名者更新映射回 Salesforce,则签名者可以选择性地更新合并的数据字段。

您也可以使用合并映射自动添加与业务机会关联的产品列表。您可以设置包含在协议中的产品属性(如数量和价格),并指定如何对关联的产品进行排序和过滤。 

关于合并映射

合并映射的数据源类型可以是特定的常量值,也可以是能够从 Adobe Sign 协议引用的 Salesforce 对象字段中的值。每个合并映射项目对应的目标是 Adobe Sign 协议上的指定字段。

例如,下图中的映射使用 Salesforce 收件人(联系人)字段数据更新 Adobe Sign 文档字段中的“FirstName”和“LastName”。此外,还使用帐户名称填充文档中的公司字段。

合并字段示例

注意:

在选择要映射的对象时,您应先选择协议对象,然后再选择父对象/查找对象。对象之间的关联必须在运行时就已建立。

创建合并映射

要创建新合并映射,请执行以下操作:

    1. 从屏幕左上角的应用程序启动器中选择 Adobe Sign

    2. 单击合并映射选项卡

    3. 在“合并映射”主页中,单击新建

“合并映射”页面上的“新建”按钮

此时会显示“新合并映射”页面。

“新合并映射”页面

    4. 在“映射信息”部分中,输入映射的名称并确定是否要将其设为默认映射。如果选中“默认合并映射”,则在发送协议以请求签名时,将默认执行该映射。

为映射命名

    5. 要导入并映射现有文档中的表单字段名称,您可以选择一个已发送请求签名并已签署的协议。您可以导入其他协议中的字段来添加其他字段。系统不会两次导入名称重复的字段。要导入表单字段,请执行以下操作:

        a. 单击“显示”切换开关以显示“导入文档表单字段”部分。

导入文档表单字段

        b. 单击显示为“从哪里导入字段”的字段后面的“搜索”图标

        c. 选择要从中导入字段的协议

        d. 单击导入表单字段按钮。

此时将显示导入的字段数量。

此时将显示导入的字段数量。

    6. 在“将 Salesforce 对象字段映射到文档字段”部分中,您可以通过能够从 Adobe Sign 协议对象(包括自定义字段)引用的字段创建映射。您还可以添加用于将数据合并到 Adobe Sign 文档中的映射规则。

“将 Salesforce 对象字段映射到文档字段”部分

要创建合并字段映射行,请执行以下操作:

    1. 单击添加字段映射以添加一个新的空白行。

添加字段映射

    2. 通过以下选项来定义映射和映射规则:

  • 目标文档字段 - 如果您导入了表单字段,则可以选择这些字段。或者,您也可以输入特定的字段名称。
    • 单击“目标文档字段”左侧的图标,可在文本输入字段和显示可用和已导入表单字段值的可选择下拉列表之间切换。
  • 源类型 - 选择“Salesforce 对象字段”或“常量”
  • 源值 - 根据所选择的源类型,您必须指定以下内容:
    • 如果源值为“Salesforce 对象字段”,您必须选择一个值。要执行此操作,请单击选定对象链接以显示“对象选择工具”对话框,在此对话框中,您可以选择 Salesforce 源对象字段。
对象选择工具

        如果源值为“常量”,您必须在“源值”字段中键入一个值。

  • 禁用 - 选中此选项后,将不会执行该映射行
  • 动作 - 单击此图标将删除行
值为“常量”时键入一个常量

    3. 重复步骤 1-2 以添加更多映射行。

 

在“将 Salesforce 产品线项目字段映射到 Adobe 文档字段”部分中,您可以添加与业务机会关联的产品列表。

要创建合并字段映射行,请执行以下操作:

  1. 单击添加字段映射以添加一个新的空白行。
Map SFDC product line fields

    2. 单击选定对象以显示“对象选择工具”对话框。

对象选择工具

    3. 在“对象选择工具”对话框中,选择 Salesforce 源字段,再选择业务机会、业务机会产品,然后添加协议中包含的产品属性(例如数量、价格和产品线描述)。此外,您还可以指定排序字段和排序顺序。

Object Selector Expanded

    4. 单击完成

    5. 重复步骤 1-4 以添加更多映射行。

完成合并映射模板后,请单击保存

 

使用默认合并映射和多个合并映射

您可以创建所需数量的合并映射,并将其中一个映射定义为默认映射,每当发送协议以请求签名时,都会执行该默认映射。只能将一个映射定义为默认映射。

您也可以明确指定要对协议使用的合并映射,方法是在协议的“合并映射”(echosign_dev1__Merge_Mapping__c) 字段中引用该合并映射。您可以使用 Salesforce 工作流程或触发器来运行任何自定义业务逻辑,以确定要使用的模板。请注意,您不需要将该字段设置为指向默认映射;如果该字段留空,即会执行默认映射。

注意:

建议在初始试用/概念验证期间,只使用默认映射进行大规模或复杂的部署。应当明确关联模板。


文件附件

一些合并映射设置定义了如何处理文件附件。默认情况下,在发送协议后,原始附加文档(例如 NDA 模板)将会被删除,而合并的文档将附加到协议记录。

  • 附加合并的文档 - 当对协议使用合并映射时,如果选择此选项,则会在发送协议后将包含合并数据的文档附加到协议记录。
  • 删除原始文档 - 当对协议使用合并映射时,如果选择此选项,则会在发送协议后从协议记录中删除原始模板文档。

注意:

这些设置适用于全局范围,并将影响所有合并映射模板。

要更改这些设置,请执行以下操作:

  1. 导航至设置 > 平台工具 > 自定义代码 > 自定义设置
  2. 单击 Adobe Sign 合并映射设置对应的标签
  3. 单击管理按钮
  4. 单击新建按钮
  5. 根据需要编辑设置,然后单击保存

 

合并映射疑难解答

Salesforce 字段具有的验证规则可能会导致映射失败。例如,将 Salesforce 电子邮件字段映射到 Adobe Sign 文本字段时,如果该字段的内容不是有效的电子邮件地址,则映射可能会失败。

如果映射因某种原因而失败,则会在 Adobe Sign 协议对象的“合并映射错误”(echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) 字段中记录错误消息,并且还向合并映射的所有者发送电子邮件以指示该错误。  

注意:

还可以创建显示失败的映射字段的报告或列表视图

默认情况下,电子邮件通知处于启用状态,但可以通过调整相应设置将其关闭:

1. 导航至设置 > 平台工具 > 自定义代码 > 自定义设置

2. 单击 Adobe Sign 设置标签

自定义 Adobe Sign 设置

    2. 单击“自定义设置定义”页面上的管理按钮

    3. 单击 “自定义设置”页面上的新建编辑

    4. 找到启用映射错误通知并根据需要进行更改

启用映射错误通知

数据映射 - 将签名者数据和文件推送到 Salesforce 记录

通过 Adobe Sign 表单字段数据映射,您可以定义 Adobe Sign 如何使用它从签名者捕获的数据来更新 Salesforce.com 对象。例如,您可以使用签名者在填写和签署文档时提供的地址和电话号码来更新 Salesforce.com 中的签名者联系人记录。此外,您还可以通过设置文件映射,将 Adobe Sign 已签名协议、审核记录以及从收件人那里上传的任何支持文档推送回 Salesforce 对象。 

关于表单字段数据映射

在签署 Adobe Sign 协议后或在协议工作流程的指定阶段,Adobe Sign 数据映射会更新 Salesforce 对象。每个数据映射都是提前设置的,其中包含数据映射规则。每个数据映射规则都定义了数据源和需要更新的目标 Salesforce 字段。

用于映射的数据源可以是 Adobe Sign 表单字段、特定的常量值或 Adobe Sign 协议字段中的值。每个数据映射项目对应的目标可以是能够从 Adobe Sign 协议引用的任何 Salesforce 对象中的任何字段。

例如,下图中的映射更新联系人对象中签名者的名字和姓氏(由签名者输入)。此外,还更新业务机会阶段,并在签署协议后将已签名的协议和审核记录添加到业务机会。 

字段映射示例

使用数据映射更新 Salesforce 的其他一些示例包括:

  • 更新收件人联系信息
  • 将 PO 号添加到业务机会
  • 将付款信息更新到帐户
  • 在签署合同后,更新业务机会阶段
  • 将已签名的 PDF 和审核记录添加到联系人。 

 

创建表单字段数据映射

要创建新的 Adobe Sign 数据映射,请执行以下步骤:

  1. 从屏幕左上角的应用程序启动器中选择 Adobe Sign
  2. 单击数据映射选项卡
  3. 在“数据映射”主页中,单击新建按钮
  4. 在“新数据映射”页面上,为映射键入一个直观的名称,然后确定是否要将其设为默认映射。如果选中“默认数据映射?”,则在签署协议后,将默认执行该映射。您无需将某个数据映射设为默认映射。您可以将该映射分配到创建协议时将使用的协议模板
“新数据映射”页面

    5. 使用“字段映射”部分定义到 Salesforce 字段的数据映射。您可以添加用于将字段更新到任何相关 Salesforce 对象的映射规则。您可以创建到任何字段的映射(包括自定义字段)。可以使用两种方法来创建映射行,并指定数据所来自的协议字段。您可以使用从现有协议导入字段来从现有文档导入字段。或者,您也可以使用添加映射来分别定义每个映射行。

注意:

如果您要从其导入的文档中没有任何自定义 Adobe Sign 字段,则将无法导入每个已签名协议附带的默认标准 Adobe Sign 字段。(例如,签名(日期)、电子邮件、名字、姓氏、职务和公司)。

您可以使用从现有协议导入字段,通过选择已发送请求签名并已签署的现有协议来导入表单字段名称列表,以便从该列表创建映射。您可以导入其他协议中的字段来添加其他字段。要从协议导入字段,请执行以下操作:

  1. 选择要从中导入字段的协议。
选择要导入的模板

    2. 单击导入表单字段按钮。此时会显示导入的字段数量。

单击“导入表单字段”按钮

您可以使用添加映射逐个添加映射行,如下所示:

“添加映射”链接

对于每个字段映射行,请指定以下内容:

    1a. 想要更新哪个 Salesforce 对象?- 选择要从中复制数据的目标 Salesforce 对象。

    1b. 想要更新哪个 Salesforce 字段?- 选择要从中复制数据的目标 Salesforce 字段。

    2a. 数据来自哪里?- 选择类型 - 选择以下选项之一:“EchoSign 表单字段”、“常量”或“协议字段”

    2b. 数据的值是什么?- 根据选定的“数据来自哪里”选项,您必须指定以下内容:

  • “数据来自‘EchoSign 表单字段’”- 选择一个 EchoSign 表单字段或输入特定的字段名称。单击该字段左侧的图标,可在文本输入字段和显示可用和已导入表单字段值的可选择下拉列表之间切换。
  • “数据来自‘常量’”- 键入一个特定值。例如,您可以放置一个要对 Salesforce 选择列表进行更改的字段值。或者,输入要更新到 Salesforce 字段中的数字或文本。
  • “数据来自‘协议字段’”- 从下拉列表中选择一个协议字段。

    3. 何时运行映射?- 选择协议状态 - 数据映射将在协议状态更改为指定状态时运行。

  • 已签名/已批准/已接受/已填写表单/已交付
  • 正等待会签/批准/接受/表单填写/交付
  • 已发出进行签名/批准/接受/表单填写/交付
  • 已取消/已拒绝
  • 过期
数据映射记录示例

您可以选择性地修改任何映射行的设置。

  1. 在“动作”下,单击“设置”(齿轮)图标
  2. 在“字段映射值设置”对话框中,您可以指定以下内容:
    • 不要覆盖现有映射 - 选中此选项后,如果某个值在目标 Salesforce 字段中已存在,则不使用此映射规则覆盖该值。
    • 不要填写空字段 - 选中此选项后,如果 Adobe Sign 协议中的源值为空,则不使用此映射规则将该空值写入到目标 Salesforce 字段中。

您也可以通过选中“禁用”选项来选择禁用某个映射行,以便不会执行该映射行

 

创建文件映射

您可以通过执行以下操作,将 Adobe Sign 已签名协议或审核记录映射到选定的目标 Salesforce 对象:

    1. 单击“文件映射”表中的添加映射

“文件映射”-“添加映射”链接

    2. 对于每个文件映射行,请选择:

1. 想要更新哪个 Salesforce 对象?- 选择要从中复制数据的目标 Salesforce 对象

2a. 想如何添加文件?- 相关选项如下所示:

• 向文件添加引用链接 - 提供用于获取已签名协议 PDF 的 URL。

• 将文件直接附加到对象 - 如果附件列表可用于要映射到的某个对象,则将 PDF 文档直接附加到该对象。

注意:

并非所有对象(例如,用户)都支持文件附件,因此不要将文件映射到这些对象。

 

2b. 对哪个字段添加文件 URL?- 仅当您选择“向文件添加引用链接”时才需要。您必须选择 URL 将被复制到的目标字段。

注意:

不支持为审核记录、支持文档或拆分的已签名 PDF 添加引用链接。您可以将这些 PDF 文件附加到 Salesforce 对象记录。

另外,引用链接只能映射到基于文本的字段(例如,字符串、选择列表)

 

3. 要添加哪个文件?- 选项如下所示:

• 已签名协议 - 合并的 PDF - 如果您在单个事务中发送多个文档以请求签名,则可选择此选项,此选项会将已签名文档作为一个合并的 PDF 推送回 Salesforce 对象记录。

已签名协议 - 单独的 PDF - 如果您在单个事务中发送多个文档以请求签名,则可选择此选项,此选项会将已签名文档作为单独的 PDF 推送回 Salesforce 对象记录。

审核记录 - 选择此选项后,可将 PDF 格式的审核记录推送回 Salesforce 对象记录。

支持文档 - 选择此选项后,可将签名者上传的任何支持文档推送回 Salesforce 对象记录。

注意:

如果您在 Adobe Sign 中拥有包含自定义子域的自定义 URL(例如:https://companyxyz.echosign.com),则需要执行额外一步才能将已签名的协议 PDF 推送回 Salesforce。 

 

  1. 导航至设置 > 设置 > 安全性 > 远程站点设置
  2. 单击新远程站点按钮
  3. 将您的 Adobe Sign URL 添加为新远程站点 URL。仅当映射已签名的协议时才需要执行此操作。
“远程站点编辑”页面

4. 何时运行映射?- 选择协议状态 - 数据映射将在协议状态更改为指定状态时运行。选项如下所示:

• 已签名/已批准/已接受/已填写表单/已交付

• 正等待会签/批准/接受/表单填写/交付

• 已发出进行签名/批准/接受/表单填写/交付

• 已取消/已拒绝

• 过期

数据映射完成后,单击保存按钮

 

使用默认数据映射和多个数据映射

您可以创建所需数量的数据映射,并将其中一个映射定义为默认映射,每当协议的状态发生更改时,都会执行该默认映射。只能将一个映射定义为默认映射。

您可以明确指定要对协议使用的映射,方法是在协议的“数据映射”(echosign_dev1__Process_Template__c) 字段中引用该数据映射。您可以使用 Salesforce 工作流程或触发器来运行自定义业务逻辑,以确定要使用的数据映射。请注意,您不需要将该字段设置为指向默认映射 - 如果该字段留空,即会执行默认映射。

您也可以通过设置“触发数据映射”(echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c) 复选框,在协议状态更改为“已签名”之前或之后执行映射(例如,在第一个签名者签署之后执行映射)。您可以使用 Salesforce 工作流程或触发器来运行任何自定义业务逻辑,以确定执行数据映射的时间。

此外,您还可以将数据映射关联到协议模板。有关更多信息,请参阅协议模板

数据映射疑难解答

Salesforce 字段具有的验证规则可能会导致映射失败。例如,将 Adobe Sign 文本字段映射到 Salesforce 电子邮件字段时,如果该字段的内容不是有效的电子邮件地址,则验证可能会失败。

请确保尽可能使用 Adobe Sign 表单字段验证规则,以确保签名者输入的数据可以推送到 Salesforce。通过 PDF 文档中的 Adobe Sign 标准 PDF 表单字段验证规则,您可以在使用 Adobe Sign 文本标记时创建验证规则。有关更多信息,请参阅文本标记文档

如果映射因某种原因而失败,则会在 Adobe Sign 协议对象的“数据映射错误”(echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) 字段中记录错误消息,并且还向数据映射的所有者发送电子邮件以指示该错误。  

注意:

还可以创建显示失败的映射字段的报告或列表视图

默认情况下,电子邮件通知处于启用状态,但可以通过调整相应设置将其关闭:

  1. 导航至设置 > 平台工具 > 自定义代码 > 自定义设置
  2. 单击 Adobe Sign 设置标签
  3. 单击管理
  4. 单击新建(或编辑
  5. 查找 (ctrl/cmd + f)“启用映射错误通知”设置
  6. 根据需要编辑该设置
  7. 单击保存

协议模板和“发送以请求签名”按钮

使用 Adobe Sign 协议模板,可以方便地提前为您的协议设置许多默认值和设置。您也可以将协议模板关联到“发送以请求签名”按钮。

关于协议模板

协议模板包括预定义的协议字段,例如名称、消息、语言、签名类型、过期日期和安全选项。您还可以将特定的数据映射、合并映射和对象(例如业务机会、帐户、联系人、潜在客户、合同)关联到协议模板。此外,您可以预设收件人定义、将字段映射到协议字段,以及预定义文件附件。

您还可以设置一个“发送以请求签名”按钮,使其显示在相关的对象记录(例如业务机会)中,以便该按钮默认链接到协议模板。单击该按钮后,将会使用协议模板生成协议。

创建协议模板

要创建新协议模板,请执行以下步骤:

  1. 从屏幕左上角的应用程序启动器中选择 Adobe Sign
  2. 单击协议模板选项卡
  3. 在“协议模板”主页中,单击新建按钮
导航至“新协议模板”

此时会显示“新协议模板”页面:

“协议模板”页面

4. 在“信息”部分中,输入或启用以下内容:

“信息”部分

• 协议模板名称 - 为协议模板输入一个名称。

• 主对象类型 - 输入要在协议模板中用作某些可选定义的主引用的 Salesforce 对象的 API 名称(而不是标签)。例如,您可以为协议定义“收件人”、“字段映射”或“附件”,以查找主对象中的字段和映射或从查找对象中查找数据。主对象的示例包括“业务机会”、“帐户”、“联系人”、“潜在客户”或“合同”。如果您在协议模板中定义了主对象,则应该从该主对象上的“发送以请求签名”按钮启动协议。有关如何启用默认按钮或新建“发送以请求签名”按钮的更多信息,请参阅启用“发送以请求签名”按钮

协议类型 - 定义协议类型允许您报告协议类别

• 活动 - 启用此选项可使模板可供使用。取消选中此选项将使模板无法使用。

• 默认 - 如果要将此协议模板设置为 新协议的默认协议模板,可启用此选项。您还可以定义特定的协议模板来与其他协议相关联,从而覆盖默认协议模板。例如,您可以为与特定协议模板关联的帐户对象创建自定义“发送以请求签名”按钮。有关自定义按钮的更多信息,请参阅启用“发送以请求签名”按钮

• 自动发送 - 如果您具有要用来触发协议发送的自动工作流程,或者您想在用户单击“发送以请求签名”按钮后自动从 Salesforce 记录中发送协议,可启用此选项。要使“自动发送”正常工作,您必须至少在协议模板中定义了一个收件人和一个附件。

• 支持的发布者动作 - 如果您在组织中启用了 Chatter 发布者动作,则可以选中此框以启用此协议模板。Chatter 发布者动作允许用户从 Chatter 发送协议。选中此框可为以下任意主对象的 Chatter 动作启用此协议模板:联系人、帐户或业务机会。例如,如果主对象是业务机会,则选中此框将使用户能够从任何业务机会 Chatter Feed 使用此协议模板发送协议。如果将主对象留空,则可以在主页 Chatter Feed 上启用协议模板。了解有关如何启用 Adobe Sign Chatter 发布者动作的更多信息。

 

5. 在“协议信息”部分中,输入或选择以下内容:

添加协议名称

协议名称 - 输入一个自定义名称,或接受默认名称。

消息(可选)- 输入自定义消息。

签名类型 - 选择一种签名类型和收件人语言。选项如下所示:“无”、“电子签名”或“书面签名”

语言 - 选择发送电子邮件所用的语言。

注意:

在协议模板的文本字段(如“协议名称”和“消息”)中,您可以选择使用 Salesforce 变量作为定义的一部分,以动态生成协议的这些数据。例如,如果要在每次生成协议时自定义协议名称和发送给收件人的消息,此操作十分有用。请参阅下面的示例。  

示例 1:

主对象:业务机会

协议名称:Acme Corp 协议 - {!Name}

消息:

下面提供了预估值:

帐户:{!Account.Name}

金额:{!Amount}

请签署随附的协议。

谢谢,{!Owner.Name}

 

以下是从特定业务机会生成协议时的结果:

协议从特定业务机会生成

示例 2:自定义对象作为主对象

业务机会中的自定义查找字段:Student__c

协议模板定义:AgreementTemplateProcess

主对象:Student__c

协议名称:学生协议 - {!Name}

消息:

您好,{!Student__r.Student_Name__c}

请签署随附的申请。

谢谢,{!Account.Owner.Name}

 

    6. 在“协议选项”部分中,输入、选择或启用以下内容:

“协议选项”面板

注意:

在文本字段中,您可以选择使用 Salesforce 变量(例如 {!Id} 或 {!Account.Name})引用协议模板中定义的主对象。例如,您可以为电子邮件抄送至字段键入 {!Owner.Email},或为发件人名义字段键入 {!OwnerId}。如果主对象是“业务机会”,则变量 {!OwnerId} 将表示业务机会的所有者,而变量 {!Owner.Email} 将表示业务机会所有者的电子邮件。

• 电子邮件抄送至 - 输入应将协议发送到的电子邮件地址,各地址之间以逗号分隔。

• 自动提醒 - 选择一个自动提醒选项。这些选项包括“从不”、“每天,直到签名”或“每周,直到签名”

• 签名流程 - 选择一个签名顺序选项。这些选项包括“无”、“收件人按顺序签名”或“收件人按任意顺序签名”

• 发件人签名顺序 - 选择一个发件人应何时签名的选项。这些选项包括“无”、“收件人先签名,然后发件人签名”或“发件人先签名,然后收件人签名”。

• 发件人名义 - 将代表此字段指定的用户记录 ID 发送协议。

注意:如果您使用“发件人名义”功能,请确保先按照这些说明启用该功能。

• 签名后重定向 URL - 要在协议签名者签名后自动将签名者重定向到指定的 URL,请输入一个 URL。必须启用“启用签名后选项”设置才能使用此选项。

• 启用托管签名 - 如果签名者有空,启用此选项可使用托管的本人签名。

• 仅限发件人签名 - 启用此选项可将“只有我签名”功能添加到模板。必须启用“启用仅限发件人签名”设置才能使用此选项。根据您的要求,可以使用“仅限发件人签名为只读”设置将此选项设置为只读。

• 启用预览和定位字段 - 启用此选项可使您能够在发出协议以请求签名之前预览协议,并向协议中拖放表单字段。

• 使用传真号码 - 使用书面签名时,启用此选项可将协议发送到合同、潜在客户或用户的传真号码。

• 距到期日天数 - 输入距离协议到期的天数。

注意:输入的天数会与从协议模板生成协议记录的当前日期相加,以动态计算到期日。

• 签名后重定向延迟(秒)- 如果启用了“启用签名后选项”设置并指定了“签名后重定向 URL”(请参阅下文),请输入执行重定向之前应经过的秒数。

 

    7. 在“协议安全选项”部分中,输入、选择或启用以下内容:

“协议安全选项”面板

外部和内部签名者验证方法(可选)- 为内部签名者(您的 Adobe Sign 帐户以内的所有电子邮件地址)和外部签名者(您的 Adobe Sign 帐户以外的所有电子邮件地址)选择验证方法。这些选项包括“无”、“协议签署密码”、“基于知识的身份验证”或“Web 身份验证”

注意:要为单个收件人指定签名者身份验证方法,您需要在“收件人”部分指定相应的身份验证方法,如下所述。

密码保护签名的文档(可选)- 启用此选项可对发送给签名者的已签名 PDF 进行加密。

签名外部密码 - 当“外部签名者验证方法”设置为“密码”时,为外部收件人设置签署协议的密码值。

签名内部密码 - 当“内部签名者验证方法”设置为“密码”时,为内部收件人设置签署协议的密码值。

查看和确认密码 - 输入打开已签名协议 PDF 所需的密码。

 

    8. 在“映射设置”部分中,您可以选择指定在使用此协议模板发送协议时,要自动运行的数据映射和/或合并映射。

“映射设置”部分

• 数据映射 - 选择用于将已签名协议中的输入内容映射回 Salesforce 的数据映射。

• 合并映射 - 选择用于在发送协议之前,将 Salesforce 字段合并到该协议中的合并映射。

 

    9. 在“引用的对象”部分中,您可以通过键入特定 ID 或输入 Salesforce 变量(如 {!Id}),将帐户、业务机会或合同关联到此协议模板。这将允许引用的对象中的协议列表包含使用此协议模板发送的协议。

引用的对象

    10. 单击保存以保存模板并显示“协议模板”页面。

 

将收件人、附件和表单字段模板添加到协议模板

在“协议模板”页面上,您可以通过指定收件人、附件和表单字段模板来进一步自定义协议模板。打开现有模板,然后单击顶部的相关选项卡以显示相应选项。

“协议模板”页面

添加收件人

要向协议模板中添加收件人,请执行以下操作:

1. 单击模板的名称以将其打开进行编辑

2. 单击相关选项卡以显示相应选项

3. 在“添加收件人”部分中,单击新建按钮

此时会显示“添加新收件人”页面。

“添加新收件人”页面

4. 在“第 1 步: 选择收件人类型和角色”中,选择以下选项:

• 收件人来源 - 在下拉列表中,选择用于指定收件人的以下选项之一:

○ 预定义收件人

○ 基于主对象查找的字段

○ 运行时变量

如果选择的主对象是帐户或业务机会,您还可以选择以下内容:

○ <帐户或业务机会> 主联系人角色

○ <帐户或业务机会> 联系人角色

○ 所有 <帐户或业务机会> 联系人角色

注意:如果您选择“业务机会主联系人角色”或“帐户主联系人角色”,则在生成协议时,将基于您在此协议模板中设置的主对象查找收件人。(有关更多信息,请参阅创建协议模板)。如果选择了“主联系人角色”,则不需要执行“第 2 步: 指定收件人”(请参阅下文)。

• 收件人类型 - 从下拉列表中,选择以下选项之一:“联系人”、“潜在客户”、“用户”或“电子邮件”

收件人角色 - 从下拉列表中,选择以下任一选项:“签名者”、“审批者”、“接受者”、“表单填写者”或“经过认证的收件人”

• 签名者验证方法 - 从下拉列表中,选择以下选项之一:“无”、“电子邮件”、“密码”、“社交”、“KBA”或“电话”

注意:请确保您的 Adobe Sign 帐户已启用这些签名者验证方法,这样才能在 Salesforce 中使用它们。

• 收件人消息 - 根据需要输入发给收件人的私人消息

• 索引 - 此数字表示收件人的签名顺序。对于具有多个签名者的表单,或并行/混合工作流程以及特别指定的字段,此索引非常重要

请勿创建空收件人行 - 当所选条件未找到匹配的记录时,如果您想添加空收件人占位符,可选中此项

5. 单击下一步以继续执行下一步骤

6. 在“第 2 步: 指定收件人”中,执行以下操作:

• 如果您在步骤 4 中选择了“预定义收件人”,请在收件人 - <收件人类型> 字段中选择一个收件人。

添加新收件人 - 联系人

• 如果您选择了“基于主对象查找的字段”(上述步骤 4),则在基于此协议模板中设置的主对象生成协议时,将会查找收件人。例如,主对象可能是“业务机会”。在此屏幕中,从主对象(例如业务机会)选择将用于查找收件人的源字段。例如,您可以使用创建业务机会的用户或上次更新业务机会的用户填充收件人字段。

指定收件人

• 如果您选择了“业务机会联系人角色”或“帐户联系人角色”,则在生成协议时,将基于您在此协议模板中设置的主对象查找收件人。在这种情况下,应输入“业务机会”或“帐户”作为主对象。在此屏幕中,选择将用于选择联系人作为协议中的收件人的业务机会/帐户联系人角色。例如,您可以使用具有业务机会或帐户决策者角色的联系人填充收件人字段。

 

• 如果您在步骤 4 中选择了“运行时变量”,则在指定协议模板的收件人时,可以指定 SFDC URL 中的收件人 ID。要执行此操作,您必须在此处指定变量(例如,myRecipient)。

指定收件人 - 变量

然后,在“发送以请求签名”自定义按钮中,采用下列方式附加运行时变量参数:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=00b500000018J7e&myAttachment=00b500000018J7e

收件人的 ID 可以是联系人、潜在客户或用户记录 ID。

对于 Salesforce 中未记录的电子邮件收件人,变量将具有实际的电子邮件地址,例如:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=amy@globalcorp.com

有关创建“发送以请求签名”按钮的更多信息,请参阅下一部分内容。

您也可以设置具有收件人类型,但在发件人生成协议时定义了特定收件人之后才明确定义的占位符收件人。您可以通过将“变量名称”留空来实现此操作。

7. 单击保存以保存您的收件人,然后重复上述步骤以添加其他收件人。

下图显示了添加到协议模板的三个预定义收件人(一个联系人、一个用户和一个潜在客户)。

收件人列表

添加附件

要向协议模板中添加附件,请执行以下操作:

1. 单击模板的名称以将其打开进行编辑,然后单击相关选项卡

2. 单击新添文件附件按钮。

• 此时会显示“添加新文件附件”页面

3. 在“第 1 步: 选择文件附件类型”中,从下拉列表中选择一种附件类型。

从下拉列表中选择附件类型

选项如下所示:

• 来自内容的文档

• EchoSign 库中的文档

• 来自库的文档(Salesforce 库)

• 来自主对象的文档

• 运行时变量

如果您在步骤 3 中选择的主对象是“业务机会”或“报价”,则还可以选择以下选项:

•“来自业务机会报价的报价文档”“来自主报价的报价文档”(如果主对象是报价)

 

4. 单击下一步以继续执行“第 2 步: 指定文件附件”。

• 如果您在步骤 3 中选择了“EchoSign 库中的文档”,则只需在下一步的 Adobe Sign 文档模板中进行选择即可。

从 Adobe Sign 文档模板中选择

• 如果您在步骤 3 中选择了“来自库的文档”,则只需在下一步的 Salesforce 文档中进行选择即可。

从 Salesforce 文档中选择

• 如果您在步骤 3 中选择了“来自内容的文档”,则只需在下一步的 Salesforce 内容或文件文档中进行选择即可。

从 Salesforce 内容或文件文档中选择

• 如果您在步骤 3 中选择了“来自主对象的文档”,则在生成协议时,将基于您在此协议模板中设置的主对象查找文档。

从主对象查找文档

您必须指定用于确定要使用的文件附件的标准:

○ 文件选择来自主对象(例如,业务机会)

► 最新文档

► 最旧文档

► 所有文档

○ 选择决定者

► 上次修改日期

► 创建日期

• 如果您选择了“来自主报价的报价文档”或“来自业务机会报价的报价文档”,则在生成协议时,将基于您在此协议模板中设置的主对象查找文档。在这种情况下,“报价”是您需要为此协议模板输入的主对象。当您执行此操作时,从业务机会生成的报价 PDF 将被用作文件附件。在下一个屏幕中,选择确定文件附件所依据的标准:

○ 文件选择来自主对象(例如,业务机会或报价)

► 最新文档

► 最旧文档

► 所有文档

○ 选择决定者:

► 上次修改日期

► 创建日期

• 如果您在步骤 3 中选择了“运行时变量”,则在为协议模板指定附件时,可以指定主对象上的附件 ID,以及 SFDC URL 中的收件人 ID。您需要在此处指定变量(例如,myRecipient 或 myAttachment)。

指定变量名称附件

然后,在“发送以请求签名”自定义按钮中,采用下列方式附加运行时变量参数:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterId={!Opportunity.Id}&myRecipient=00b500000018J7e&myAttachment=00b500000018J7e

对于附件 ID,它是主对象上附件的 ID。

有关创建“发送以请求签名”按钮的更多信息,请参阅下一部分内容。

如果您有一个主对象(例如“报价”),则将需要在该“报价”对象上设置一个自定义“发送以请求签名”按钮,以便相应地附加您指定的协议模板文档。

5. 单击保存以保存您的附件,然后重复上述步骤以添加其他附件。

添加表单字段模板

注意:

可以在 Adobe Sign 中创建表单字段模板,用于指定字段位置和字段属性。在 Salesforce 中,您可以指定要在协议模板中使用的表单字段模板。这些表单字段模板可以反复应用于通用业务文档,以便指定字段。 

要向协议模板中添加表单字段模板,请执行以下操作:

1. 单击模板的名称以将其打开进行编辑,然后选择相关选项卡

2. 单击新添表单字段模板按钮

• 此时会显示“添加新字段模板”页面。

“添加新字段模板”页面

• 在“添加新字段模板”页面中,选择要使用的模板。

注意:当前,每个事务只能选择一个表单字段模板,但该表单字段模板可以在事务的多个文档中使用。例如,如果您的表单字段模板有 10 页,则可以将其应用于 2 个总长度至少为 10 页的文档。

• 单击保存以保存您的表单字段模板选择


将数据映射到协议字段中

要在协议模板中将数据映射到协议字段,请执行以下操作:

1. 单击模板的名称以将其打开进行编辑,然后选择相关选项卡

2. 单击新添数据到协议字段的映射按钮。

• 此时会显示“添加新字段映射”页面。

“添加新字段映射”页面

3. 在“添加新字段映射”页面的“第 1 步: 选择字段映射方法”中,选择以下映射方法之一:

• 输入具体值

• 选择主对象字段

4. 单击下一步以继续操作。

5. 在“添加新字段映射”页面的“第 2 步: 指定字段值和目标字段”中, 执行以下操作之一:

• 如果您在步骤 3 中选择了“输入具体值”作为映射方法,请输入“目标字段值”,并选择生成协议时数据将被映射到的“目标协议字段”

使用字段值进行映射

• 如果您在步骤 3 中选择了“选择主对象”作为映射方法,则在生成协议时,将基于您在此协议模板中设置的主对象查找字段值。例如,主对象可能是“业务机会”。在下一个屏幕中,从您的主对象(例如,业务机会)选择源字段,并且还选择数据将被映射到的目标协议对象字段。

从主对象映射字段

6. 单击保存以保存您的字段映射。


启用“发送以请求签名”按钮

“发送以请求签名”按钮可与默认协议模板或您配置的任何特定协议模板相关联。默认情况下,用于 Salesforce 的 Adobe Sign 集成包含一个“发送以请求签名”按钮,您可以将此按钮添加到业务机会、帐户、联系人、潜在客户或合同页面布局中。您还可以创建多个自定义“发送以请求签名”按钮,以便将这些按钮添加到其他对象以及与不同的协议模板相关联。

以下是为业务机会对象启用“发送以请求签名”按钮的示例:

    1. 导航至设置 > 平台工具 > 对象和字段 > 对象管理器

    2. 从左侧的对象列表中选择要编辑的对象(本例中为业务机会)

    3. 单击左边栏中的页面布局选项

    4. 选择要编辑的页面布局

    5. 打开页面布局后,从左侧列表中选择“按钮”

    6. 将发送以请求签名按钮从顶部拖动到“业务机会详细信息”部分中的“自定义按钮”框。

将“发送以请求签名”按钮从顶部拖动到“自定义按钮”框

创建自定义“发送以请求签名”按钮

您可以为其他对象创建自定义“发送以请求签名”按钮。您可以根据自己的需要标记该按钮。

以下是为业务机会对象创建自定义“发送以请求签名”按钮的示例:

    1. 导航至设置 > 平台工具 > 对象和字段 > 对象管理器

    2. 从左侧的对象列表中选择要编辑的对象(本例中为业务机会)

    3. 加载对象页面时,从左边栏中选择按钮、链接和操作部分

    4. 单击右上角的新按钮或链接按钮

• 此时会显示“自定义按钮或链接编辑”页面

“自定义按钮或链接编辑”页面

5. 您可以复制为默认业务机会按钮设置的内容(请参见下面的屏幕截图),但需要将路径结尾的对象 ID 变量替换为要添加的对象 ID 变量:/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}

52_managed_send_button

 

•(可选)将特定的协议模板关联到按钮:

如果您要为特定的“发送以请求签名”按钮关联特定的协议模板,则按钮路径应为:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Object.Id}&templateId=a011I000006tTeXQAU

其中,应将 templateId 设置为要使用的协议模板的特定 ID。如果未设置此值,则将使用默认协议模板。您可以从协议模板页面的 URL 中获取 templateId:

URL 中的协议模板 ID

•(可选)单击按钮并生成协议后,使用 retURL 参数将用户发送到协议页面以外的其他页面。

例如:您可以定义“发送以请求签名”按钮,以便在单击该按钮后,用户会转到指定的 URL 或返回到记录,而不是转到协议页面。要定义此按钮,请使用以下字符串(作为示例):

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

 

•(可选)单击按钮后,为“发送”触发 onLoadAction

例如:您可以定义“发送以请求签名”按钮,以便在单击该按钮后,用户会转到协议页面,并且在加载该页面后,将会“发送”协议,而无需额外的用户干预。要定义此按钮,请使用以下字符串(作为示例):

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

要了解有关 onLoadAction 的更多信息,请参阅 onLoadAction。或者,您也可以将“发送”值映射到协议记录上的“加载时操作(选择列表)”字段。有关如何定义此映射的信息,请参阅将数据映射到协议字段

3. 单击保存按钮。

在创建自定义按钮后,转至该对象的页面布局,并将其添加到页面,步骤与上述业务机会示例的步骤类似。(有关更多信息,请参阅启用“发送以请求签名”按钮。)

启用签名后选项

启用此选项可让签名者前往您选择的登录页。这将使发送协议页面上的“签名后重定向 URL”和“签名后重定向延迟”选项可用。协议签名者在签名后将被重定向到指定的 URL。例如,您可以将他们重定向到您的公司网站或某个调查页面。使用“签名后选项为只读”设置,可将此选项设为发件人只读选项。

要启用签名后选项,请执行以下操作:

  1. 导航至设置 > 平台工具 > 自定义代码 > 自定义设置
  2. 单击 Adobe Sign 设置标签
  3. 单击管理
  4. 单击新建(或编辑
  5. 查找启用签名后选项设置
    1. (可选)查找签名后选项为只读对应的设置
  6. 根据需要进行编辑,然后单击保存

启用“发件人名义…”功能

注意:

代表其他用户发送的功能仅对用于 Salesforce 的 Adobe Sign 版本 11.7 或更高版本适用。

如果您的 Salesforce 组织中的某个人需要代表其他人发送协议,则可能需要启用“发件人名义”功能。此功能适用于任何协议发送,包括通过更新协议字段“后台操作”或通过协议模板中的“自动发送”选项触发的后台发送。您还可以将协议模板中的用户查找设置为“发件人名义”,以便在生成协议时自动对其填充。 

要启用“发件人名义”功能,请执行以下操作:

1. 通过执行以下操作,启用“允许代表其他人发送”设置:

a. 导航至设置 > 平台工具 > 自定义代码 > 自定义设置

b. 单击 Adobe Sign 设置标签。

c. 单击管理按钮。

d. 单击新建(或编辑)按钮。

e. 查找 (ctrl/cmd + f) 允许代表其他人发送设置并根据需要进行编辑

“允许代表其他人发送”设置

f. 单击保存按钮

 

2. 通过执行以下操作,将“DC - 允许以其他用户身份发送”字段添加到用户记录布局:

a. 导航至设置 > 平台工具 > 对象和字段 > 对象管理器

b. 从对象管理器中选择用户

c. 从“用户”对象页面的左边栏中选择用户页面布局

d. 单击用户布局链接

e. 选定字段后,单击 Adobe Sign 允许以其他用户身份发送并将其拖动到布局的“其他信息(标题仅在编辑时可见)”部分。

单击“Adobe Sign 允许以其他用户身份发送”并将其拖动到“其他信息”部分

f. 单击保存按钮

 

3. 对于要代表其发送的特定用户,必须启用“Adobe Sign 允许以其他用户身份发送”选项,如下所示:

a. 导航至设置 > 管理 > 用户 > 用户

b. 单击特定用户对应的编辑操作。

c. 在“用户编辑”页面的“其他信息”部分中,启用 Adobe Sign 允许以其他用户身份发送选项。

d. 单击保存按钮

启用“Adobe Sign 允许以其他用户身份发送”选项

4. 通过执行以下操作,将“代表其他人发送”字段添加到协议页面布局:

a. 导航至设置 > 构建 > 创建 > 对象

b. 单击协议链接。

协议对象链接

c. 单击页面顶部的字段组以导航至该部分。

“字段组”链接

d. 单击编辑操作。

字段组“编辑”按钮

e. 选定协议后,找到发件人名义字段,然后单击该字段并将其拖动到“在字段组中”部分。

将“发件人名义”对象拖动到页面布局中

f. 在设置要发送的协议时,“发件人名义”字段需要填充允许其他用户代表其发送的用户。 

 

启用仅限发件人签名

启用此设置可在发送协议页面的“收件人”部分显示并启用“仅限发件人签名”选项。当使用“仅限发件人签名”选项时,协议或文档将会呈递给发件人进行签名。此功能与 Adobe 服务中的“填写并签署”功能类似。可以使用“仅限发件人签名为只读”设置将此选项设置为只读。

要启用“仅限发件人签名”功能,请执行以下操作:

  1. 导航至设置 > 平台工具 > 自定义代码 > 自定义设置
  2. 单击 Adobe Sign 设置标签
  3. 单击管理
  4. 单击新建(或编辑
  5. 查找启用仅限发件人签名设置
    1. (可选)查找仅限发件人签名为只读对应的设置
  6. 根据需要进行编辑,然后单击保存

onLoadAction

Salesforce 可以通过 Adobe Sign 支持的 onLoadAction URL 参数自动触发以下协议按钮操作:“发送”、“提醒”、“删除”、“取消”、“更新”和“查看”。URL 参数将遵循管理员设置的工具栏设置(请参阅高级自定义指南),以便只有那些已启用的工具栏可以使用。

具有 onLoadAction 的 URL 示例:

  • 发送:确保您的帐户中具有状态为“草稿”的协议。

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • 提醒:确保您的帐户中具有状态为“发出进行签名”的协议。

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • 删除:确保您的帐户中具有状态为“发出进行签名”的协议。

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • 取消:确保您的帐户中具有状态为“发出进行签名”的协议。

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • 更新:确保您的帐户中具有状态为“发出进行签名”的协议。

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • 查看:确保您的帐户中具有状态为“发出进行签名”、“已签名”或“已取消”的协议。

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[agreementID]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

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