欢迎使用 Adobe Sign 快速设置指南!

在本指南中,您将会看到配置 Adobe Sign 帐户并准备发送事务时建议首先执行的步骤。

下面有两个选项卡,一个适用于系统用户,另一个适用于帐户管理员。在每个选项卡中,您会看到要配置的功能列表,功能名称右侧是这些功能适用的服务级别。

我们建议所有用户首先配置其个人用户 ID,如果您还是一位帐户管理员,请继续使用“管理员”选项卡,并配置帐户设置。

注意:

单个帐户是单许可证帐户,因此默认情况下,单许可证用户也是帐户管理员。

用户

验证您的个人资料信息 - 所有用户

您有了一个新的用户 ID,就希望能够万事大吉。然而有些时候,用来创建用户配置文件的详细信息并不是您真正想要显示的内容。

Adobe Sign 在某些电子邮件模板(如获取签名的请求)中会使用您的配置文件信息,因此,有必要花些时间来确保您配置文件的信息能够准确无误地描述您和您的公司。

查看或编辑您的个人配置文件信息:

  1. 登录到 Adobe Sign。
  2. 导航至帐户 > 个人首选项
  3. 查看您的信息。如果您想要更新,请单击编辑
  4. 根据需要更改信息,然后单击保存

注意:

如果您的窗口顶部未显示“帐户”选项,请将鼠标置于页面右上角您的姓名上,并从弹出菜单中选择我的配置文件

定义您的签名 - 所有用户

Adobe Sign 提供了三种签名样式,具体情况根据您的个人或企业要求而定:

  • 手写体:默认值,同时也是目前深受大家喜爱的样式。这种字体应用到姓名后,可实现手写签名的外观。
    如果选择此选项,则无需再执行任何其他操作!

  • 生物测定:使用鼠标、触笔或手指绘制签名!在平板电脑上用手指绘制签名可以获得最佳整体效果。

    如果选择此选项,则可通过绘制姓名,然后保存它来签署事务。生物测定签名只能在签名事件期间保存,因此,可能需要使用“主页”选项卡上的只有我签名功能来获得访问签名事件的权限。

注意:

创建生物测定签名时,请不要忘记在得到漂亮的签名后,选中右下角的另存为我的签名复选框。

  • 签名图像:如果您有实际的签名图像,可以将该图像上传到系统中,然后在签名时,Adobe Sign 即会将该图像应用为签名。要上传签名图像,请登录到 Adobe Sign,并导航至帐户 > 个人首选项 > 我的签名

注意:

如果您选择使用生物测定或图像来签名,那么还应当确保设置您的缩写签名!

配置个人事件/警告 - Enterprise Premium

对于确实需要跟踪其事务的高级用户,团队用户可以配置事件通知,而企业用户则可以同时配置事件和警告。 

要访问“事件/警告”页面,请导航至帐户 > 个人首选项 > 我的事件/警告

一些快速定义:

事件:针对事务发生的一些操作(发送、查看、签名,等等)。

警告:在指定的时间范围内未发生的预期操作(8 小时内未查看、3 小时内查看但未签名,等等)。

可以将事件和警告配置成按照下面的两种方式进行通知。您有权不选择任何选项、选择一种选项,或者同时选择两个选项。这些选项包括:

电子邮件:选择此选项会在每次发生事件或警告时向您发送电子邮件。根据您的容量,使用此选项发送的电子邮件可能为“垃圾信息”,因此我们建议务必将此选项与电子邮件容量结合设置。

事件:标记后的事件将显示在“主页”选项卡(位于“事件/警告”部分)上,并且会列在您创建的任何报告中的“事件/警告”页面上。

另请注意,这些事件/警告都有两个选项卡。

我的事件/警告这组选项针对您作为发送者的事务。

共享的事件/警告设置针对与您共享帐户的任何其他用户 ID。

可以在页面底部对报告进行配置,以便向您发送选中事件的摘要,该报告的发送频率可以根据您的意愿而定,如每周一次、每个工作日一次或每天一次。 

共享的事件/警告设置针对与您共享帐户的任何其他用户 ID。要配置共享的事件/警告,请导航至帐户 > 个人首选项 > 共享的事件/警告

定义您的个性化页脚 - Enterprise Premium

企业级帐户允许用户在电子邮件中创建个人页脚(类似签名文件)。

如果您可以使用该选项,请在帐户 > 个人首选项 > 我的电子邮件页脚中进行设置。

如果您看不到该选项,可以请您的帐户管理员按照帐户级别来启用它。

此页脚会放置在靠近事务电子邮件底部,但位于任何页脚图像上方的位置。

团队管理员

欢迎各位管理员!

希望大家顺利完成了个人用户 ID 的配置工作,现在,你们即将准备制定更大帐户范围的决策。

以下描述的篇幅相对较长,但正确设置您的帐户将可以确保发件人和签名者能够顺利采用您的流程,同时还可以减少部署后进行更改时必然会出现的问题。

注意:

这里并不会完全介绍您可用的所有选项,因此,如果您有任何问题,请联系支持人员。

设置外部归档

Adobe Sign 提供了一种方法,可以将每个签名事务的副本发送到任何电子邮件地址(或者如果需要,也可以发送到多个地址!)。

虽然 Adobe Sign 将您的所有事务都保留在我们的服务器上,但保存每个已完成文档的本地副本并无坏处,而且在将来某一天进行突击审核时可能会非常有帮助!

要定义自动交付已签名文档的目标电子邮件地址,请导航至帐户 > 帐户设置 > 外部归档

对于不能访问大型邮箱的小型公司或希望将归档轻松存储到云中的任何公司,Box.com 和 Evernote 都提供了可利用此功能的电子邮件地址。(“外部归档”页面上提供了安装说明的链接。)

“外部归档”字段仅限包含 255 个字符。如果收件人的数量超出了限制,请尝试使用分发列表!

配置签名首选项

签名首选项!

对于这些设置,我们需要考虑许多选项,下面就让我们进行深入研究!

导航至帐户 > 签名首选项

选择签名样式后,还有一些与签名流程有关的其他设置需要考虑:

是允许签名者保存其生物测定签名,还是上传图像?通常,我们建议您允许签名者保存其签名,因为这样可以加快签名的速度,特别是在您需要签名者对多个文档进行签名时。

  • 格式良好的签名 - 这指的是您可以看到在签名和姓名/日期下方有一个打印行。禁用此设置将仅放置签名,而不带指示是否为电子签名的标记。

  • 动态选择签名字体 - Adobe Sign 提供了三种签名字体。如果启用此选项,则每当签名者签名时,Adobe Sign 就会随机选择其中一种字体。另外,第一位签名者始终使用字体 1,第二位签名者始终使用字体 2,依此类推。

公司和主机名设置

您首次登录时可能已经完成了此设置,但如果尚未完成,下面就让我们开始进行设置!

导航至:帐户 > 帐户设置 > 帐户设置

您会在此看到三个步骤,第一步是定义公司名称和主机名。

“公司名称”字段将用于填充您创建的任何用户的“公司名称”值,因此,比较明智的做法是在此使用完整的公司名称(营销部门已批准!),以便在添加用户并查看其个人配置文件时不会有太大的差异。

主机名是一种品牌,“主机名”值将放置在 URL 中 .echosign.com 的前面。

您还会在此页面上看到上传徽标的链接;这是下一部分要介绍的内容。

此页面上有一个“创建用户”链接,但建议您在配置了网站(至少完成了安全设置)之后,再添加用户。

上传您的徽标

品牌非常重要!客户希望在您发送的事务中看到您的徽标,而通过上传徽标,可以标识 Adobe Sign 针对您的事务发送的所有电子邮件。

徽标支持 JPEG、GIF 和 PNG 图像,但一般情况下,使用 PNG 图像的效果最佳。

为了防止调整大小,请使用一个恰好 60 像素高和最多 200 像素宽的图像。如果您有多个选项可用,则较低的宽幅图像的显示效果最佳。

要上传您的徽标,请导航至帐户 > 帐户设置

上传徽标部分中,可看到上传按钮,使用该按钮可浏览本地系统上的图像。在选择徽标后,单击保存

如果您的原始图像设计为高度和宽度分别不超过 60 像素和 200 像素,则应当可以成功地发布品质优良的徽标。

配置全局设置

“帐户”选项卡的“全局设置”部分是功能最丰富的部分之一,其所有设置都是根据用例来安排的。

下面,我们将简要描述每个选项,并对我们的建议加以说明,但您的用例极有可能不同于“最常见用法”。

导航至帐户 > 帐户设置 > 全局设置


  • 有限文档可见性
    此功能允许您仅向各个签名者显示事务中的指定文件。如果要充分利用“有限文档可见性”功能,您需要充分了解与所要发送的文档有关的签名流,以及如何附加这些文档。

    如果您想要向多位签名者发送包含多个文件的大型事务,并且希望对一位或多位签名者隐藏该文档的部分内容,则此设置非常适合您!如果您仍然犹豫不决,请观看下面的简短视频。

  • 验证下列人员的文档副本
    启用此功能可保证发送到 Adobe Sign 或从中下载的所有 PDF 文档都将包含 Adobe CDS 证书。具有 CDS 的文档会提供一个可见指示标记,以表明该文档未被篡改过。
    您可以选择将 CDS 应用于发送给内部代理、外部签名者、所有人,或不发送给任何人的副本。

    注意:CDS 会防止您移除 PDF 最终文档的安全保护,因此如果您需要处理最终文档的副本(拆分成多个文件、添加处理图章,等等),那么您需要删除内部接收者的 CDS。

  • 将签名文档的 PDF 副本附加至发送给下列人员的电子邮件
    事务完成后,每个相关人员默认都会获得一个副本。该设置允许您对此进行更改,以便将副本只发送给内部收件人、只发送给外部收件人、同时发送给内部和外部收件人,或者既不发送给内部收件人也不发送给外部收件人。

    具体如何设定此设置可能取决于文档的特性。如果您收集的是敏感信息,则或许值得采取不通过电子邮件发送签名副本的做法。启用此设置是最佳的安全选择,但这可能会造成客户需要联系您才能获得文档副本。对于这类情况,我们建议让签名者在 Adobe Sign 中注册一个免费帐户,然后直接从 Adobe Sign 提取副本。

  • 将审核报告附加到完成的文档
    如果您需要将审核报告附加到我们通过电子邮件发送给您的签名文档副本,则应至少为发件人启用此设置。

  • 将每个签名协议的额外副本发送到以下电子邮件地址
    这又是外部归档,只是此设置可在组级别进行配置(适用于企业客户),并且允许您将完成的销售合同发送给会计部门,或将完成的 NDA 发送给法律团队(例如)。

  • 上传已签名的文档
    如果您允许签名者打印文档、签署文档并将文档通过传真的方式返回,则应当启用此设置。当某一天,有人打印出文档并邮寄给您时,如果没有启用此设置,则将无法在 Adobe Sign 中关闭该事务。

  • Twitter 集成
    允许您的用户广播他们所取得的成功!每当完成事务时,都会发送 Twitter 通知。
 
  • 在此帐户中设置用于用户创建协议的时区
    这会为事务上的时间日期戳设置时区。

配置安全设置

Adobe Sign 的安全设置与任何应用程序采用的常规密码安全设置相同,可通过一些特殊的文档设置进行管理。

要设置安全性,请导航至帐户 > 帐户设置 > 安全设置

  • 单一登录设置
    您的用户是否从 Adobe 或 Google 用户库进行身份验证?如果是,您应启用相应的设置,并禁用任何不希望使用的设置。

  • 记住我设置
    此设置允许在一段指定时间内记住用户的登录详细信息。可从下拉列表中选择时间段。

  • 登录密码政策
    此设置用于设定以下相关参数:重置密码的频率,以及 Adobe Sign 将记住多少个历史密码以防止使用重复密码。

  • 登录密码强度
    要求的密码强度是确保帐户安全的关键,因此我们建议将此值设置为用户能够忍受的最高强度。

  • PDF 加密类型
    PDF 加密级别的关键是清楚签名者可能安装哪个版本的 Reader。加密越高级,所需的 Reader 版本也就越高。

    一般来说,如果您的目标签名者粗通技术,则可以相当安全地将此值设置为 128 位 AES。Acrobat 7 于 2005 年年初发布,此后大部分用户都已升级。
 
  • 允许的 IP 范围
    如果您担心外部相关方试图访问您的用户,则限制 IP 范围是一个行之有效的防范措施。只是要确保没有用户需要在家中工作,或没有用户使用不在您拥有的网络内的移动设备。

  • 帐户共享
    “帐户共享”是一项非常重要的功能,用于管理向您报告的代理,但明智的做法是控制他们将帐户共享给哪些人员。许多管理员选择仅在创建新用户时创建帐户共享,并且禁用帐户范围的设置。

  • 签名者身份验证
    您的用户是否应必须登录才能签署文档?根据您的用例,这是非常理想的安全检查。

  • 协议签名密码
    此设置允许您在保护文档签名或查看时应用密码政策。

  • 协议签名密码强度
    指定密码强度。

  • 基于知识的身份验证
    您可以限制签名者在取消协议之前允许尝试验证其身份的次数。

添加用户

最后,该添加用户了!

如果您是在 2017 年 1 月或之后购买的 Adobe Sign 产品,则必须从团队管理员控制台中进行用户管理。进一步了解如何管理您的团队。

如果您是在 2017 年 1 月之前购买的 Adobe Sign 产品,请按照以下说明执行操作。

Adobe Sign 提供了两种创建新用户的方法:

一次创建一个

通过 CSV 批量创建

创建单个用户的流程非常简单。只需导航至
转到帐户 > 用户,然后单击工具栏中显示在搜索框旁边的“+”按钮。此时会显示“创建”对话框。

填写电子邮件地址、名字和姓氏字段,然后选择要将该用户分配到的组(如果需要)。

此外,您还将看到“查看他们的协议”复选框。此选项将创建从新用户到管理员用户的帐户共享。如果您需要监控新代理的事务,请选中此框。

如果不选中此框,仍可以创建共享,只是需要使用“帐户共享”功能。

创建用户后,系统将向您提供的地址发送一封电子邮件,要求用户设置密码。完成密码设置后,该用户将处于活动状态,并且可以发送其第一个文档!

批量创建方法如下:转到帐户 > 用户,然后单击工具栏中显示在搜索框旁边的 + 按钮。在“创建”对话框中,单击批量创建用户

此流程将创建一个至少包含电子邮件地址和名字/姓氏列的 CSV 文件。要了解确切的格式,请参阅示例 CSV 文件 - 单击下载示例 CSV 文件链接。以指定的格式准备您的文件。在文件准备好之后,单击浏览并选择该文件。

此流程的一个缺陷是无法创建从新用户到管理员用户的共享。

Business/Enterprise 管理员

欢迎各位管理员!

希望大家顺利完成了个人用户 ID 的配置工作,现在,你们即将准备制定更大帐户范围的决策。

以下描述的篇幅相对较长,但正确设置您的帐户将可以确保发件人和签名者能够顺利采用您的流程,同时还可以减少部署后进行更改时必然会出现的问题。

注意:

这里并不会完全介绍您可用的所有选项,因此,如果您有任何问题,请联系支持人员。

设置外部归档 - 所有计划

Adobe Sign 提供了一种方法,可以将每个签名事务的副本发送到任何电子邮件地址(或者如果需要,也可以发送到多个地址!)。

虽然 Adobe Sign 将您的所有事务都保留在我们的服务器上,但保存每个已完成文档的本地副本并无坏处,而且在将来某一天进行突击审核时可能会非常有帮助!

要定义自动交付已签名文档的目标电子邮件地址,请导航至帐户 > 帐户设置 > 外部归档

对于不能访问大型邮箱的小型公司或希望将归档轻松存储到云中的任何公司,Box.com 和 Evernote 都提供了可利用此功能的电子邮件地址。(“外部归档”页面上提供了安装说明的链接。)

“外部归档”字段仅限包含 255 个字符。如果收件人的数量超出了限制,请尝试使用分发列表!

配置签名首选项 - 所有计划

签名首选项!

对于这些设置,我们需要考虑许多选项,下面就让我们进行深入研究!

导航至帐户 > 签名首选项

选择签名样式后,还有一些与签名流程有关的其他设置需要考虑:

是允许签名者保存其生物测定签名,还是上传图像?通常,我们建议您允许签名者保存其签名,因为这样可以加快签名的速度,特别是在您需要签名者对多个文档进行签名时。

  • 格式良好的签名 - 这指的是您可以看到在签名和姓名/日期下方有一个打印行。禁用此设置将仅放置签名,而不带指示是否为电子签名的标记。

  • 动态选择签名字体 - Adobe Sign 提供了三种签名字体。如果启用此选项,则每当签名者签名时,Adobe Sign 就会随机选择其中一种字体。另外,第一位签名者始终使用字体 1,第二位签名者始终使用字体 2,依此类推。

公司和主机名设置 - Enterprise Premium

您首次登录时可能已经完成了此设置,但如果尚未完成,下面就让我们开始进行设置!

导航至:帐户 > 帐户设置 > 帐户设置

您会在此看到三个步骤,第一步是定义公司名称和主机名。

“公司名称”字段将用于填充您创建的任何用户的“公司名称”值,因此,比较明智的做法是在此使用完整的公司名称(营销部门已批准!),以便在添加用户并查看其个人配置文件时不会有太大的差异。

主机名是一种品牌,“主机名”值将放置在 URL 中 .echosign.com 的前面。

您还会在此页面上看到上传徽标的链接;这是下一部分要介绍的内容。

此页面上有一个“创建用户”链接,但建议您在配置了网站(至少完成了安全设置)之后,再添加用户。

上传您的徽标 - Enterprise Premium

品牌非常重要!客户希望在您发送的事务中看到您的徽标,而通过上传徽标,可以标识 Adobe Sign 针对您的事务发送的所有电子邮件。

徽标支持 JPEG、GIF 和 PNG 图像,但一般情况下,使用 PNG 图像的效果最佳。

为了防止调整大小,请使用一个恰好 60 像素高和最多 200 像素宽的图像。如果您有多个选项可用,则较低的宽幅图像的显示效果最佳。

要上传您的徽标,请导航至帐户 > 帐户设置

上传徽标部分中,可看到上传按钮,使用该按钮可浏览本地系统上的图像。在选择徽标后,单击保存

如果您的原始图像设计为高度和宽度分别不超过 60 像素和 200 像素,则应当可以成功地发布品质优良的徽标。

配置全局设置 - Enterprise Premium

“帐户”选项卡的“全局设置”部分是功能最丰富的部分之一,其所有设置都是根据用例来安排的。

下面,我们将简要描述每个选项,并对我们的建议加以说明,但您的用例极有可能不同于“最常见用法”。

导航至帐户 > 帐户设置 > 全局设置

  • 将带有表格数据的 CSV 附加至发送人的签名协议电子邮件
    如果您使用表单,并且想要获取包含每个签名文档字段数据的 CSV,请选中此框。但是,在分别处理每个事务的各个 CSV 方面可能有些难度。

    如果您需要收集数据或将数据推送回 CRM,则理想的做法是花些时间来构建一个 API 解决方案。

  • 有限文档可见性
    此功能允许您仅向各个签名者显示事务中的指定文件。如果要充分利用“有限文档可见性”功能,您需要充分了解与所要发送的文档有关的签名流,以及如何附加这些文档。

    如果您想要向多位签名者发送包含多个文件的大型事务,并且希望对一位或多位签名者隐藏该文档的部分内容,则此设置非常适合您!如果您仍然犹豫不决,请观看下面的简短视频。

  • 验证下列人员的文档副本
    启用此功能可保证发送到 Adobe Sign 或从中下载的所有 PDF 文档都将包含 Adobe CDS 证书。具有 CDS 的文档会提供一个可见指示标记,以表明该文档未被篡改过。
    您可以选择将 CDS 应用于发送给内部代理、外部签名者、所有人,或不发送给任何人的副本。

    注意:CDS 会防止您移除 PDF 最终文档的安全保护,因此如果您需要处理最终文档的副本(拆分成多个文件、添加处理图章,等等),那么您需要删除内部接收者的 CDS。

  • 将签名文档的 PDF 副本附加至发送给下列人员的电子邮件
    事务完成后,每个相关人员默认都会获得一个副本。该设置允许您对此进行更改,以便将副本只发送给内部收件人、只发送给外部收件人、同时发送给内部和外部收件人,或者既不发送给内部收件人也不发送给外部收件人。

    具体如何设定此设置可能取决于文档的特性。如果您收集的是敏感信息,则或许值得采取不通过电子邮件发送签名副本的做法。启用此设置是最佳的安全选择,但这可能会造成客户需要联系您才能获得文档副本。对于这类情况,我们建议让签名者在 Adobe Sign 中注册一个免费帐户,然后直接从 Adobe Sign 提取副本。

  • 将审核报告附加到完成的文档
    如果您需要将审核报告附加到我们通过电子邮件发送给您的签名文档副本,则应至少为发件人启用此设置。

  • 签名后将多个文件合并到一个文件
    在上传一个事务的多个文件时,Adobe Sign 会先将这些文件连接到一个 PDF 中,然后再发送该 PDF 以进行签名。

    此设置表明已签署和存档的电子邮件是包含一份大型 PDF 文档,还是文档被重新拆分成若干文件。

    注意:此设置仅适用于已签名和存档的电子邮件所附带的副本。以后从 Adobe Sign 下载的副本都将是一个全包性 PDF。

  • 将每个签名协议的额外副本发送到以下电子邮件地址
    这又是外部归档,只是此设置可在组级别进行配置(适用于企业客户),并且允许您将完成的销售合同发送给会计部门,或将完成的 NDA 发送给法律团队(例如)。

  • 上传已签名的文档
    如果您允许签名者打印文档、签署文档并将文档通过传真的方式返回,则应当启用此设置。当某一天,有人打印出文档并邮寄给您时,如果没有启用此设置,则将无法在 Adobe Sign 中关闭该事务。

  • Twitter 集成
    允许您的用户广播他们所取得的成功!每当完成事务时,都会发送 Twitter 通知。

  • 我的帐户中的用户委托
    这里的委托是指允许其他签名者(电子邮件地址)代替您对文档进行签名。委托操作不会删除原始签名方的访问权限,只是授予其他用户签名的权限。

    通常,我们建议尽可能简化签名流程,也就是允许委托。但是,有些用例强烈要求将签名仅委托给指定相关方。

    注意:请谨记,该设置涉及的用户是指您的 Adobe Sign 帐户中的用户(而不是您公司的每个人)。签名者可能在您的帐户中没有 Adobe Sign 用户 ID,而此设置不适用于这些签名方。

  • 授权签名
    此设置指定您的 Adobe Sign 帐户中的哪些用户拥有签名文档的默认访问权限。

    通常,我们建议默认允许每个人签名。如果您想要将 Adobe Sign 用于任何 HR 类目的,则您肯定需要允许每个人签名。
    如果您选择默认拒绝每个人的签名权限,则应当明确地启用需要签名的签名者。

    提示:作为管理员,您并未被排除在签名者范畴之外。为此,如果您需要签署文档,但您默认拒绝了签名,则下一步应当执行的操作是转到“用户和组”,单击您的电子邮件地址,然后启用签名权限。

  • 我的帐户外部的用户委托
    与以上设置一样,只是此功能特定于您的 Adobe Sign 帐户以外的用户。

  • 在此帐户中设置用于用户创建协议的时区
    这会为事务上的时间日期戳设置时区。

  • 有关组管理员的设置
    企业客户可以拥有组,因此如果您拥有组,则可能需要为这些组设置相应的管理员。

    这两项设置可以让您允许(或不允许)组管理员添加新用户或更改其组级别设置(这两项设置基本上与您在“全局设置”部分看到的设置一样)。

    注意:Adobe Sign 采用父子关系模型,因此组是帐户的子对象。这意味着新组将继承帐户属性。另外它还意味着,组级别的更改将覆盖帐户级别的设置。

配置“发送”页面 - Enterprise Premium

“发送设置”是“发送”选项卡上向您的发送代理显示的一些功能。此部分专门用于该页面上可用的所有配置。

与“全局设置”非常类似,这些设置也与用例密切相关。

这涉及的内容篇幅有些长,因此您不妨稍事休息,然后导航至帐户 > 帐户设置 > 发送设置

  • 新版“发送”体验
    此设置将启用新版“发送”体验。您还可以允许用户在新版和经典版“发送”体验之间切换。

  • 登录后显示发送页面
    此设置会在用户登录到 Adobe Sign 后,将用户导航至“发送”选项卡(而非“主页”选项卡)。

    如果您首次登录时受到延迟困扰,那么可能是由于“主页”选项卡上运行的脚本造成的,此类脚本要求这些实用的报告控制盘显示出准确的数据。如果用户希望直接从发送流程开始,而不希望查看其“主页”选项卡数据,则可以使用此功能!

  • 发送文档以获得批准
    您的工作流程是否需要一个或多个人员的审批,而不是其签名?如果是,请启用此功能。

    注意:可以将表单设计为要求审批人填写字段信息,但同时又无法签署文档。

  • 附加文档
    此设置将启用所有能够允许用户附加文档的渠道。如果您强烈需要对文档进行版本控制,则可能需要禁用除表单当前版本所在库之外的任何内容。

  • 自动填写文档名
    自动填写文档名可以节省大量时间,但请谨记,文档将采用附加的第一个文件的名称。因此,如果启用此功能,您应该认真地考虑是否还允许发件人编辑文档名,以防万一。
  • 语言
    此设置允许用户在“发送”页面上设置外部签名者的签名语言。
  • 消息模板
    此设置可以为拥有大量消息的代理节省许多时间。消息模板将允许您设置新的默认消息,并进一步定义大量其他自定义的消息模板。如果您发现一天当中发送了多次包含相同消息的相同文档,则应当花些时间来配置此设置。

  • 发送给接收者的私人消息
    此设置允许发件人针对每一位收件人包含一条私人消息。

  • 允许的签名类型
    默认情况下,仅电子签名处于启用状态。然而在这个世界上,希望打印其文档并将文档通过传真的方式返回的签名者大有人在。如果您的某些客户希望采用这种方式,请启用“传真签名”选项。

  • 发送者签名设置
    这些设置适用于发送者同时也是文档会签者的情况。如果您要允许发件人会签,则值得为每个工作流程设置默认值,以最大限度地降低发件人针对每个事务调整的工作量。

  • 提醒
    如果您的流程要求设置提醒,则可以使用此设置配置提醒迭代周期和消息,从而进一步缩短发件人的周期时间。

  • 已签名文档的密码保护
    启用此选项后,用户必须先输入密码,然后才能打开或联机查看已签名的 PDF。

    这虽然有些麻烦,但不失为一种良好的安全举措。

  • 针对我的帐户中的签名者的签名者身份验证
    Adobe Sign 允许为签名者实施多种双重身份验证方法。根据您的用例,您可能需要启用其中的一个或多个选项,而且可能希望(也可能不希望)让发件人自己选取其身份验证方法。

    注意:可以选择任何或所有选项,但如果要启用电话身份验证,则需要首先启用允许发送者为每个接收者设置签名者身份验证选项

  • 文件过期
    如果您的用例包括“时间范围限制”(如,仅在接下来的 XX 天有效的特价),则可以定义该时间范围,以便当所需的时间内没有签名时,强制文档过期。

    如果您确实启用此选项,则建议考虑同时启用允许在文档发送之后修改过期设置选项。您无需延长截止日期,但最好还是启用此选项。

  • 新版“预览”和“编辑”体验
    此设置将启用新版“编辑”体验。它还允许用户在新版和经典版“编辑”体验之间切换。

  • 预览、定位签名或添加表单字段
    如果您要动态地向文档添加字段,则可能需要默认启用拖放字段工具。但是,如果您使用的是受版本控制的文档,则可能需要删除允许用户调整字段的选项。

  • 签名顺序
    显示的大部分文档以连续顺序进行签名,而且这也是默认值。但是,如果您发现最常用的工作流程利用并行签名流程来要求每个签名者同时签名,则可以在此处配置该设置。

    如果您同时采用这两种签名顺序,则还可以使用相应的选项,以允许发件人选取最适合其事务的工作流程。

上传您的电子邮件页眉/页脚 - Enterprise Premium

可以展示更多品牌!

导航至帐户 > 电子邮件设置,然后您会发现:

电子邮件页脚 - 这是一个帐户范围的设置,可在您的电子邮件底部放置一条文本消息。这个位置非常重要,其中包含一些营销信息或法律声明。

允许用户拥有自己的电子邮件页脚 - 此设置允许单个用户设置自己的个人签名内容。

页眉和页脚图像 - 电子邮件页眉和页脚图像就像是徽标,只是更大一些。此设置会让您的品牌在电子邮件中更为突出,并可以告知您的客户电子邮件出自何人。

支持徽标、JPEG、GIF 和 PNG 图像。 

使用 200 像素高和最多 600 像素宽的图像。

您将发现每个选项都有一个上传新图像链接。使用此链接可以浏览您本地系统上的图像。单击保存

配置安全设置 — Enterprise Premium

Adobe Sign 的安全设置与任何应用程序采用的常规密码安全设置相同,可通过一些特殊的文档设置进行管理。

要设置安全性,请导航至帐户 > 帐户设置 > 安全设置

  • 单一登录设置
    您的用户是否从 Adobe 或 Google 用户库进行身份验证?如果是,您应启用相应的设置,并禁用任何不希望使用的设置。

  • 记住我设置
    此设置允许在一段指定时间内记住用户的登录详细信息。可从下拉列表中选择时间段。

  • 登录密码政策
    此设置用于设定以下相关参数:重置密码的频率,以及 Adobe Sign 将记住多少个历史密码以防止使用重复密码。

  • 登录密码强度
    要求的密码强度是确保帐户安全的关键,因此我们建议将此值设置为用户能够忍受的最高强度。

  • PDF 加密类型
    PDF 加密级别的关键是清楚签名者可能安装哪个版本的 Reader。加密越高级,所需的 Reader 版本也就越高。

    一般来说,如果您的目标签名者粗通技术,则可以相当安全地将此值设置为 128 位 AES。Acrobat 7 于 2005 年年初发布,此后大部分用户都已升级。

  • API
    通过此设置,可允许未认证的合作伙伴应用程序从此帐户访问数据。此外,还允许非帐户管理员的用户开发使用 Adobe Sign API 的应用程序。

  • 允许的 IP 范围
    如果您担心外部相关方试图访问您的用户,则限制 IP 范围是一个行之有效的防范措施。只是要确保没有用户需要在家中工作,或没有用户使用不在您拥有的网络内的移动设备。

  • 帐户共享
    “帐户共享”是一项非常重要的功能,用于管理向您报告的代理,但明智的做法是控制他们将帐户共享给哪些人员。许多管理员选择仅在创建新用户时创建帐户共享,并且禁用帐户范围的设置。

  • 签名者身份验证
    您的用户是否应必须登录才能签署文档?根据您的用例,这是非常理想的安全检查。

  • 协议签名密码
    此设置允许您在保护文档签名或查看时应用密码政策。

  • 协议签名密码强度
    指定密码强度。

  • 基于知识的身份验证
    您可以限制签名者在取消协议之前允许尝试验证其身份的次数。

启用 API(如果需要)- Enterprise Premium

您是否要使用 API?如果您的开发人员要将 Adobe Sign 集成到现有 CRM 系统(或任何其他启用了 API 的系统)中,您可能需要考虑使用此选项。

Adobe Sign 支持两种类型的 API:SOAP 和 REST。

导航至帐户 > Adobe Sign API

使用 Adobe Document Cloud API 访问用户数据需要提供 OAuth 令牌

如果您有不支持 OAuth 的传统应用程序,那么可以创建一个集成密钥。

如果您看不到创建集成密钥的链接,请联系支持人员。

另外,您还会在此页面上看到

此外,启用 API 后,您将在左侧看到一个新的 API 请求日志链接。此日志将显示来自 API 调用的入站 XML,解决任何基于代码的问题时,此日志会非常重要。

可以通过“API 应用程序”选项来使用 REST API。

在相应页面上,单击创建新的应用程序链接,为应用程序提供一个名称,然后单击创建应用程序按钮。

此时将立即生成并显示新应用程序的 ID 和密钥。

配置组 — Enterprise Premium

将用户划分为多个功能组可能会大有裨益,特别是当您具有不同的签名要求,或者需要观察多个报告结构时。

幸运的是,在 Adobe Sign 中创建组非常简单。只需导航至
帐户 > 用户或帐户 > 组即可。

在“组”页面上,单击页面右上角的 + 按钮,然后在相应字段中输入新组名称。

还有一个链接可用于配置组的设置 - 单击该行可查看“组设置”链接。这些设置与您在帐户级别配置的全局设置大致相同,但由于组是帐户的子对象,因此组设置将覆盖帐户设置。

您还会注意到,组名始终可以更新,因此如有必要,完全可以更改组名。

添加用户 - Enterprise Premium

最后,该添加用户了!

Adobe Sign 提供了两种创建新用户的方法:

一次创建一个

通过 CSV 批量创建

创建单个用户的流程非常简单。只需导航至
转到帐户 > 用户,然后单击工具栏中显示在搜索框旁边的“+”按钮。此时会显示“创建”对话框。

填写电子邮件地址、名字和姓氏字段,然后选择要将该用户分配到的组(如果需要)。

此外,您还将看到“查看他们的协议”复选框。此选项将创建从新用户到管理员用户的帐户共享。如果您需要监控新代理的事务,请选中此框。

如果不选中此框,仍可以创建共享,只是需要使用“帐户共享”功能。

创建用户后,系统将向您提供的地址发送一封电子邮件,要求用户设置密码。完成密码设置后,该用户将处于活动状态,并且可以发送其第一个文档!

批量创建方法如下:转到帐户 > 用户,然后单击工具栏中显示在搜索框旁边的 + 按钮。在“创建”对话框中,单击批量创建用户

此流程将创建一个至少包含电子邮件地址和名字/姓氏列的 CSV 文件。要了解确切的格式,请参阅示例 CSV 文件 - 单击下载示例 CSV 文件链接。以指定的格式准备您的文件。在文件准备好之后,单击浏览并选择该文件。

此流程的一个缺陷是无法创建从新用户到管理员用户的共享。

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