可重复使用的收件人组

概述

可重复使用的收件人组允许用户创建永久收件人组,以便在编写协议时在发送页面上使用,或者在设计自定义发送工作流程时在自定义工作流程设计器中使用。

可使用最多 100 个收件人电子邮件地址创建这些收件人组,并将其存储为私人收件人组,或者创建为在组或帐户级别(取决于创建者的权限级别)管理(拥有)的收件人组。

注意:

收件人组必须启用,该选项才会在发送页面上显示以供使用。

使用方式

可以在 Acrobat Sign 环境中根据用户的权限级别创建和共享可重复使用的收件人组:

  • 非管理员用户只能创建仅自己可用的私人(用户管理的)收件人组。
  • 组级别管理员可以创建私人收件人组,以及可由其权限范围内的各个组进行管理的收件人组。 
  • 帐户级别管理员可以创建私人收件人组、由各个组管理的收件人组以及帐户管理的收件人组,从而使这些组可供所有组使用。
注意:

组管理的收件人组只能与一个组相关。 这种关系严格是一对一的。

帐户管理的收件人组始终包括所有组。没有办法排除一个或多个组。

创建并保存收件人组后,便可在设计(或编辑)自定义发送工作流程时以及在编写协议时使用它。

由于收件人组和工作流程模板之间存在所有权权限冲突,因此需要记住一些限制:

  • 整个帐户都可以访问的自定义工作流程只能使用帐户管理的收件人组
  • 整个组都可以访问的自定义工作流程可以使用组和帐户管理的收件人组
  • 可由个人用户访问的自定义工作流程可使用用户、组和帐户管理的收件人组

将可重复使用的收件人组添加到您的协议:

  1. 导航至发送页面。

  2. 选择收件人列表右上角中的添加收件人组链接。

  3. 在收件人组的输入组名称字段中,开始键入要包括的组名称。

    通讯簿将显示与所输入内容匹配的所有现有组。请记住,可重复使用的收件人组具有向用户授予访问权限(或拒绝用户访问)的权限范围。如果未看到所需的组,请检查该用户是否包含在收件人组的范围内。

  4. 从通讯簿列表中选择组。

    如果不存在合适的可重复使用的收件人组,则可以使用唯一的组名称,并且可以手动添加成员收件人。

  5. 选择可重复使用的收件人组后,将会插入成员收件人列表,每个成员收件人允许单独配置身份验证方法。

    “发送”页面上收件人组的两幅图像,一幅显示部分输入组名称并显示通讯簿选项,另一幅显示成员收件人列表

    注意:

    可重复使用的收件人组成员在作为收件人插入时,将不能修改其收件人姓名或电子邮件地址。只有身份验证方法可编辑。

  1. 打开工作流程。

  2. 导航至收件人部分。

  3. 选择收件人以打开收件人配置。

  4. 选择添加收件人组按钮,然后选择要应用的收件人组。

    注意:

    如果您要使用的收件人组不可用,请在工作流程模板的工作流程信息部分中查看谁可以使用此工作流程

  5. 选择添加按钮,以插入收件人组。

    自定义工作流程设计器中的“收件人”部分视图,其中打开了收件人并突出显示了“添加收件人组”按钮

    添加后,收件人配置面板将更新以显示已安装收件人组的名称。

    要删除已安装的收件人组,请选择收件人组名称右侧的删除图标。

    已安装并突出显示收件人组的收件人示例

配置

可用性:

可重复使用的收件人组仅适用于 Acrobat Sign Solutions 许可计划。

配置范围:

默认情况下,系统会为 Acrobat Sign Solutions 许可帐户中的所有用户启用此功能。

要访问此功能,您可以在窗口右上角选择您的头像图标,并在菜单中选择个人资料设置选项,然后在选项的左边栏中选择通讯簿选项卡。

创建新的可重复使用的收件人组

  1. 导航至个人资料部分中的通讯簿

    打开了头像菜单的“收件人组”页面,并突出显示了“个人资料设置”选项和“通讯簿”菜单

  2. 选择添加收件人组按钮。

    突出显示了“添加收件人组”按钮的空收件人组页面

  3. 使用以下选项来配置收件人群组:

    • 收件人组名称 - 在自定义工作流程设计器中选择收件人组时,会显示并可搜索的名称。
    • 谁拥有此组 - 保存收件人组后拥有该组的对象。可用的选项取决于创建组的用户的权限级别。
      • 非管理员用户只能看到只有您选项。
      • 组级别管理员可以看到只有您选项以及他们拥有管理权限的组的列表。
      • 帐户级别管理员可以看到只有您选项、整个组织选项和帐户中所有组的列表。
    注意:

    保存组后,无法更改组的所有者。

    展开的配置面板,其中显示了帐户管理员的所有选项

  4. 保存收件人组后,将显示组成员身份页面,并显示还没有组成员。

    要将成员添加到组中,请选择添加成员按钮,并输入应包含在收件人组中的电子邮件地址。

    显示了“添加组成员”面板的空收件人组页面

    注意:

    添加到收件人组的成员不必是您帐户中的用户或您通讯簿中的收件人。任何电子邮件都有效。

  5. 添加所有收件人后,收件人组页面将显示以下内容:

    • 收件人组名称
    • 收件人组所有者
    • 上次修改日期
    • 组中成员的列表
    完全配置的收件人组

    通过选择收件人姓名右侧的省略号,可以删除单个用户。

搜索可重复使用的收件人组

利用搜索收件人功能,可以搜索收件人组名称或成员收件人的电子邮件。

在搜索栏中输入值后,将会返回结果。默认情况下,将会返回全部结果,但是您可以根据要搜索的内容按组名称或用户的电子邮件筛选结果。

显示使用“全部”选项的搜索结果。

注意:

搜索字符串仅匹配第一个字符。不会返回在字符串中间找到的匹配项。例如,不能搜索电子邮件域 (caseyjones.dom) 并获得结果。

  1. 导航至通讯簿 > 收件人组

  2. 在搜索字段中,键入要查找的组名称的第一部分,然后选择 Enter 键。

  3. 将返回与输入的组名称值匹配的收件人组列表:

    搜索页面,选择了“组”选项并显示组的搜索结果

  4. 选择组名称按钮。

  5. 选择组,它将自动打开以允许编辑组和成员。

    收件人组编辑页面,显示了用于编辑或删除组或成员的两个菜单。

  1. 导航至通讯簿 > 收件人组

  2. 在搜索字段中,键入要查找的单个成员的完整电子邮件地址,然后选择 Enter 键。

  3. 选择单个成员按钮。

  4. 将会返回包含与搜索字符串匹配的一个或多个单个成员的收件人组列表:

    搜索页面,其中显示“单个成员”选项处于选中状态并显示包含成员的结果组

  5. 选择组,它将自动打开以允许编辑组和成员。

    收件人组编辑页面,显示了用于编辑或删除组或成员的两个菜单。

需要了解的事项

通过选择成员名称右侧的省略号,然后选择删除选项,可删除个别组成员。

质询时,选择删除

foo

选择添加成员按钮旁边的省略号,然后选择编辑设置选项,可以更改收件人组的名称。

编辑名称并选择保存

foo

选择添加成员按钮旁边的省略号,然后选择删除收件人组选项,可以删除收件人组。

质询时,选择删除

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