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创建库模板

 

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概述

通过库模板,用户可以创建可重复使用的交互式文档。这些文档可以是一个简单的签名字段(如保密协议),也可以是非常复杂的表单(如税务/入职文档)。

无论您在何处使用相同的文件定义协议,都可以创建一个模板,以便加快向签名者发送文档的速度,确保最终签署合同的一致性,并以被动方式确保您的团队始终使用当前的文档版本。

模板可以通过两种方式来定义:表单字段图层和文档。

  • 表单字段图层就是应用于已上传文件的字段。适用于使用自定义内容但采用标准化格式动态构建合同的公司。只需上传文件,然后点击几下,即可应用字段图层以放置所有字段。
  • 文档除包括一些字段之外,还包括基础文件。此处最适合使用没有动态内容的样板文档,如税务表、申请表和保密协议。
注意:

创建模板的用户即是对象的所有者。

只有所有者才能编辑模板或调整“权限”级别除非模板已与其“群组”或“组织”共享。

  • 如果模板已与组织共享,则“帐户”级别管理员可在其管理员菜单中的共享库部分中编辑该模板。
  • 如果模板已与群组共享,则该“群组”的管理员可在其管理员菜单的共享库部分中编辑该模板。
    • 帐户级别管理员还有权访问与群组共享的所有文档。

模板的所有权可以由帐户级管理员或群组级管理员转移给另一个用户(原始创建者以外的用户)。

创建库模板

  1. 要创建库模板,请导航到主页选项卡,然后选择创建可重用模板

    突出显示了“创建可重复使用的模板”磁贴的主页。

  2. 此时将加载创建库模板配置页面。

    在“模板名称”字段中输入模板的名称。

    如果您未明确输入模板的名称,此字段将采用添加的第一个文档的名称。

  3. 将您的文件拖放到文件部分,或者选择文件字段右上角的添加文件链接以浏览您的系统。

    如果需要,可以附加多个文件来构建一个较大的模板。

  4. 配置模板类型

    • 可重复使用的文档 - 选中此选项可保存完整的文档、内容和表单字段
    • 可重复使用的表单字段图层 - 选中此选项可仅保存表单字段图层以将其应用于其他文档(布局相同,内容不同)
    • 二者 - 两种类型的模板都将可用
    注意:

    您可以随时通过编辑模板属性来更改模板的类型。

  5. 配置谁可以使用此模板

    此设置将根据上传用户来授予模板的访问权限:

    • 只有我 - 选中此选项将仅允许上传该模板的用户使用模板。
    • 选择的组(仅限企业)- 企业帐户可以选择将一个模板与多个组关联。如果您无法使用此选项,请联系您的管理员请求启用此选项。
    • 我所在组中的任何用户 - 在组级别设置模板时,将会在模板与上传用户当前所属的组之间建立逻辑关联。组中的所有成员都将拥有对模板的访问权限。
      • 将上传模板的用户移动到其他组将不会破坏模板和组的这种关联。
      • 帐户级别管理员和用户组的组级别管理员可在共享库菜单中编辑模板。
      • 更改模板的关系会将该模板从上一个组的访问权限中移除,但不会影响已使用模板发送的协议。
      • 启用了位于多个组的用户的帐户将有一个下拉字段,用于在发送时选择模板应关联的组。
    • 我所在组织中的任何用户 - 帐户中的每个用户都将有权使用该模板。
      • 帐户级别管理员可在共享库菜单中编辑模板。
    注意:

    享有模板所有权的用户始终可以删除该模板。

    享有所有权的用户和组/帐户管理员能够编辑模板。

    其他用户可在将模板应用到协议后,通过在发送过程中选择预览并添加签名字段来处理模板。这会编辑独立协议的模板属性,但不会更改根模板。

  6. 选择预览并添加字段以将模板发送到创作环境。

    “创建库模板”页面,其中显示了展开的模板属性。

  7. 此时将打开拖放编辑环境。将右边栏中的字段拖动到文档中的所需位置。

    注意:

    默认情况下,放置的所有字段将分配给第一个收件人。您可以通过访问收件人下拉列表并更改选定的收件人,来更改要将放置的字段分配给哪个人员。

    模板创作环境,其中签名字段突出显示并已放置在表单上。

  8. 完成后,保存模板。

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