Archivace dokumentů Adobe Sign prostřednictvím služeb ukládání do úschovny eOriginal

Digitálně spravujte a chraňte dokumenty.

Partneři Adobe Sign vybavení službou eOriginal pomáhají organizacím zajišťovat soulad se zákonem a plnit požadavky předpisů archivací důležitých podepsaných dokumentů v bezpečné digitální úschově. Jakmile je dokument podepsán, může jej služba eOriginal bezpečně uschovat s nejvyšší mírou ochrany a shody se zákonem v plně digitálním prostředí. Organizace si mohou zvolit archivaci dokumentů v konkrétním účtu, všech dokumentů založených konkrétní skupinou (nebo podskupinou uživatelů) nebo jednotlivých dokumentů.

Když je dokument vytvořen, považuje se originální dokument, který je odeslán do služby Adobe Sign, za autoritativní kopii smlouvy. Autoritativní kopie zůstává na serverech Adobe v průběhu celého podpisového cyklu. Po dokončení podpisového cyklu je autoritativní kopie archivována v úschově eOriginal a dokument se stává právním nástrojem. PDF kopie dokumentu zůstává ve službě Adobe Sign, ale je označena vodoznakem jako „Kopie originálu“, což ukazuje, že dokument uschovaný ve službě eOriginal je jedinou pravou verzí:

Jak to funguje

Po dokončení podpisového cyklu spustí každá transakce s povoleným uložením do úschovy službu eOriginal, která zahájí přenos autoritativní kopie. Jde o asynchronní proces volání a odezvy, při kterém služba úschovy po obdržení oznámení požaduje informace od služby Adobe Sign a Adobe Sign poskytuje požadovaný obsah.

Tyto sekvenční požadavky se odehrávají téměř v reálném čase tak, aby bylo zajištěno, že bude autoritativní kopie uložena uschovací službou ve chvíli, kdy je podpisový proces dokončen.

Po připojení posledního podpisu:

  1. Služba ukládání do úschovny eOriginal je uvědoměna prostřednictvím příkazu ping o tom, že byl podpisový proces pro dokument s povolením uložení do úschovy dokončen. Služba Adobe Sign odešle jedinečný identifikátor dokumentu, který se nazývá Klíč způsobilosti dokumentu, službě ukládání do úschovny.
  2. Služba ukládání do úschovny si vyžádá přístupový token pro konečný podepsaný dokument.
  3. Služba Adobe Sign ověří, že aplikace poskytující ukládání do úschovny je oprávněna požadovat přístupový token pro dokument. Tím je zajištěno, že pouze aplikace ukládání do úschovny obdrží autoritativní kopii dokumentu. Služba Adobe Sign poskytuje jedinečný, jednorázový přístupový token.
  4. Služba ukládání do úschovny si dále vyžádá protokol o auditu dokumentu, aby vytvořila profil dokumentu.
  5. Adobe Sign poskytuje protokol o auditu. Ten obsahuje kompletní záznam toho, co se stalo během podpisového procesu, včetně identity autorů podpisu, data a času každé události, adresy IP a umístění informace (je-li k dispozici).
  6. Služba ukládání do úschovny si poté vyžádá verzi podepsaného dokumentu bez vodoznaku za použití jednorázového přístupového tokenu.
  7. Adobe Sign ověří jednorázový přístupový token a poskytne službě ukládání do úschovny dokument bez vodoznaku.
  8. Služba ukládání do úschovny potvrdí přijetí dokumentu a uvědomí službu Adobe Sign, že byl proces ukládání do úschovny dokončen.
  9. Služba Adobe Sign aktualizuje protokol o auditu, aby odrážel status dokumentu uloženého do úschovy.
  10. Všechny verze dokumentu vytvořené během podpisového procesu jsou opatřeny vodoznakem a kopie těchto dokumentů bez vodoznaku jsou smazány.
Schéma procesu elektronického ukládání do úschovy

V této fázi je ve službě Adobe Sign uložena pouze kopie dokumentu opatřená vodoznakem, včetně postupných kopií ve formátu PDF, které lze získat z historie podpisového cyklu. Miniatury obrazu opatřeny vodoznakem nejsou, protože jde pouze o obrázky, nikoli o právní dokumenty.

Dokumenty bez vodoznaku lze získat ze služby ukládání do úschovny, pouze až je dokument uložen do úschovy.

Stáhnout

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online