Přehled uchovávání dat

Adobe Sign podporuje nastavitelné zásady pro uchovávání dat, které lze konfigurovat v zákaznických účtech tak, aby se dokumenty a shromážděná data z aplikace Adobe Sign vymazaly. Ve výchozím nastavení Adobe Sign bezpečně uchovává dokumenty ve službě. Adobe Sign splňuje několik oborových norem pro zabezpečení a dostupnost dat, např. PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II a ISO 27001. Zákazníci mohou požádat o konfiguraci automatizovaných zásad pro uchovávání dat tak, aby splňovaly požadavky jejich organizace na uchovávání dat a jejich dokumenty se ze služby Adobe Sign automaticky odstraňovaly.

Uchovávání dat na vyžádání lze také povolit tam, kde mají zákazníci možnost povolit na kartě Správa „ad hoc“ uchovávání na úrovni uživatele nebo mohou použít rozhraní API služby Adobe Sign k individuálnímu odebírání dokumentů pomocí ovládacích prvků pro správu.

Konfigurace uchovávání dat

Nastavitelná zásada pro uchovávání dat je k dispozici pro plány Adobe Sign – Business a Adobe Sign – Enterprise . Adobe Sign podporuje tři různé možnosti konfigurace:

1. Automatické uchovávání dat: Díky této možnosti mohou zákazníci nastavit automatizované zásady pro svůj účet tak, aby se dokumenty ve službě Adobe Sign uchovávaly po stanovenou dobu. Účet lze například nastavit tak, aby dokumenty uchovával po dobu 30 dní po jejich podepsání. Pro nastavení doby pro uchovávání dat neexistuje žádné omezení – může trvat pouhých pár sekund i několik let. Automatizované zásady pro uchovávání dat lze nastavit pro celý účet tak, aby stejné zásady platily i pro všechny smlouvy z účtu. Zásady lze také nakonfigurovat pro konkrétní skupiny v účtu tak, aby různé skupiny měly různé zásady pro uchovávání dat.

2. Uchovávání dat na vyžádání: Díky této možnosti mohou zákazníci dokumenty ze služby Adobe Sign kdykoli odstranit pomocí Adobe Sign API. Tato možnost se obvykle využívá, je-li služba Adobe Sign integrována do externího systému správy záznamů, např. Document Management System, Records Management System, HR System apod., kdy se zásada pro uchovávání dat konfiguruje a spravuje v rámci tohoto externího systému.

Uchovávání dat se týká pouze dokumentů, jež mají ve službě Adobe Sign následující stav:

  • Podepsáno nebo Schváleno – Dokument byl dokončen (podepsán nebo schválen) všemi příjemci.
  • Zrušeno/Odmítnuto – Dokument byl zrušen odesílatelem nebo odmítnut podepisující osobou nebo schvalovatelem.
  • Platnost skončila – Platnost dokumentu vypršela před dokončením procesu podpisu. Dokumentů s jinými stavy se uchovávání dat netýká.

3. Ad Hoc uchovávání dat na úrovni uživatele: Nastavení, které lze použít na úrovni účtu, skupiny nebo jednotlivce. Pokud je tato možnost povolená, zobrazí se na stránce Správa odkaz, který umožňuje původnímu uživateli odstranit ze systému svůj libovolný dokument.

Uchovávání dat je trvalá operace. Dokumenty odstraněné ze služby Adobe Sign přestávají existovat v aktivním úložišti nebo záloze dat. Společnost Adobe dokumenty po odstranění nemůže obnovit, a to ani v případě právního předvolání.

Jak uchovávání dat funguje?

Automatizované uchovávání dat s časovým omezením

Pro organizace s nastavenou zásadou pro uchovávání dat pro svůj účet platí, že pokud dokument dosáhne konečné fáze, Adobe Sign nastaví datum uchování ve smlouvě na základě nastavení zásady. Použijeme-li předchozí příklad, pak u organizace s 30denní zásadou pro uchovávání dokumentů platí, že jakmile je konkrétní dokument podepsaná, datum (a čas) uchování se nastaví na 30 dnů v budoucnosti.

Jakmile datum a čas uchování uplyne, proces mazání dat v rámci služby Adobe Sign trvale odstraní všechny verze podepsaných dokumentů a všechny související údaje z formulářů shromážděné během procesu podepisování. Jakmile jsou data odstraněna z primárního systému, aktivní replikace dat zajistí odstranění dat z webu DR nebo záloh. Po odstranění dokumentů a dat ze služby Adobe Sign se do historie konkrétní transakce přidá konkrétní událost svědčící o tom, že dokumenty byly ze systému vymazány. 

Služba Adobe Sign nadále uchovává protokol auditu pro danou transakci, aby v případě potřeby poskytla kontext transakce.


Uchovávání dat založené na rozhraní API

V této konfiguraci vytvoří externí systém nebo aplikace výslovný požadavek na službu Adobe Sign prostřednictvím API s cílem odstranit konkrétní dokument. Adobe Sign požadavek obdrží a ověří, a dokument ihned odešle do procesu vymazání dat. Proces vymazání odstraní podepsaný dokument, všechny průběžné verze a všechny související údaje z formulářů shromážděné během procesu podepisování z primárního provozního webu a sekundárního webu DR. Odstranění dat je zachyceno v historii transakce. Služba Adobe Sign nadále uchovává protokol auditu pro danou transakci, aby v případě potřeby poskytla kontext transakce.


Ad Hoc uchovávání dat na úrovni uživatele

Správci, kteří chtějí svým uživatelům dát oprávnění k odebírání souborů ze systému, se mohou obrátit na tým podpory služby Adobe Sign.

Pokud je toto nastavení povolené, zobrazí se na kartě Správa u každé smlouvy odeslané daným uživatelem odkaz.

document_retentionlinkintheui

Poznámka:

Odstranění pomocí procesu ad hoc uživatele může provést pouze původní odesílatel smlouvy

Povinnosti zákazníka

Před umožněním uchování dat pro účet musí zákazník podepsat smlouvu o uchovávání dat se společností Adobe vyjadřující jeho touhu trvale odstranit své dokumenty a data ze služby Adobe Sign. Pro dokončení nastavení mohou být nutné další informace o konfiguraci, např. doba uchovávání dat v případech, kdy chce zákazník automatické uchovávání dat.

Společnost Adobe vyžaduje, aby organizace s povoleným uchováváním dat minimálně poskytly kopii dokončeného podepsaného dokumentu jako PDF přílohy všem podepisujícím osobám/účastníkům mimo svou organizaci. Tuto možnost lze změnit po umožnění uchovávání dat.

Organizace se mohou rozhodnout, že kopie podepsaných smluv poskytnou interním účastníkům.

Poznámka:

Zachování dokumentů pro integrace systému Workday

Integrace systému Workday je nakonfigurována tak, aby po dokončení transakce neodesílala e-mail Podepsáno a archivováno, protože dokumenty jsou uloženy v systému Workday.

Po instalaci zásad zachování se tato konfigurace změní, takže e-mail Podepsáno a archivováno bude odesílán připojeným podepsaným dokumentem PDF.


Verze ke stažení

Stáhnout

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online