Adobe Sign for ServiceNow je vlastní integrace zajišťující snadný přístup k výkonným nástrojům služby Adobe Sign v instanci služby ServiceNow. Nabízíme vám nástroje pro vybudování robustních pracovních postupů a zařazení položek do katalogů pro přesunutí procesů podepisování a uchovávání dokumentů do cloudu.

Vytvoření pracovního postupu

Co jsou to pracovní postupy

Pracovní postupy tvoří páteř položky katalogu služby Adobe Sign. Přidáváním proměnných a vytvářením položek lze sice zajistit vzhled dokumentu s odpovídajícími poli, potřebujeme ale také vytvořit pracovní postup, který na základě těchto informací umožní službě Adobe Sign odeslat smlouvu.

Níže naleznete kroky vytvoření ukázkového pracovního postupu nákladového výkazu.

Přístup do nabídky pracovního postupu

Jako správce zadejte na panelu filtru výraz Pracovní postupy a v části Orchestration vyhledejte možnost Editor pracovního postupu.

1Workflow Menu

 

Kliknutím na možnost Editor pracovního postupu otevřete následující stránku Pracovní postup:

2Workflow page-new

 

Na pravém panelu klikněte na znak + nacházející se vpravo od pole hledání pracovních postupů.

Otevřením stránky se šablonou Nový pracovní postup zahájíte proces vytváření nového pracovního postupu

  • Zadejte název pracovního postupu
  • Přidružte pracovní postup k tabulce
3New Workflow

 

Pro účely vytvoření našeho nákladového výkazu pojmenujeme pracovní postup „Zkušební nákladový výkaz“, vybereme tabulku „Požadovaná položka“ a klikneme na tlačítko Odeslat.

5Workflow name

 

Spustí se základní pracovní postup s body Začátek a Konec.

Nyní můžeme přidáváním dílů definovat požadovaný pracovní postup.

6Workflow Designer

 

V rámci pracovních postupů jsou jednotlivé díly spojeny šipkami a základní rozvržení představuje jednoduchý průběh pracovního postupu od začátku do konce. My ale chceme mezi tyto dva body vkládat další položky, a proto toto rozvržení změníme odstraněním šipky mezi počátkem a koncem – klikneme na šipku a stiskneme klávesu Delete.

7Workflow Designer

 

Jelikož vytváříme položku nákladového výkazu, předpokládáme, že uživatel připojí nákladový výkaz. K tomu budeme potřebovat balíček Adobe Sign umožňující získávat informace o přílohách.

Můžete si jej zobrazit vybráním karty Balíčky na panelu vpravo.

7Select Packs

 

Přetáhněte na obrazovku balíček Adobe Sign – Získat data přílohy a zobrazí se následující místní okno s možnostmi konfigurace:

9Get Attachment Pack

 

Vyplňte pole:

  • Název: Vámi vybraný název pro tento balíček
  • Fáze: Nastavíme-li fázi, můžeme zpětným pohledem na pracovní postup zjistit, ve které fázi se položka nachází 
    • V tomto případě víme, že požadavek je schválen, pokud přijmeme data přílohy
  • Název smlouvy Adobe: Vloží název smlouvy z předního konce formuláře
  • E-mailová adresa Adobe: Pomocí uživatelských účtů ServiceNow dokáže služba Adobe Sign automaticky vyhledat e-mailovou adresu odesílatele, vedoucího odesílatele a nákladového střediska a pomocí uvedené syntaxe jim smlouvu odeslat
  • Zpráva Adobe: Přednastavená zpráva, kterou lze vytvořit ve službě ServiceNow
10 Get Attachment PAck

 

Kliknutím na tlačítko Odeslat uložte konfiguraci balíčku.

Poté klikněte a přetáhněte z pole Vždy (na objektu Začátek) do nového objektu balíčku.

11 Workflow Designer

Poznámka:

Kliknutím a přetažením můžete přesouvat jednotlivé objekty tak, aby byl pracovní postup neustále přehledný.

 

Dalším krokem tohoto pracovního postupu je odeslání přílohy příjemci, bez náhledu.

Z karty Balíček v nabídce vpravo přetáhněte balíček Odeslat přílohu, bez náhledu a přidejte ji do pracovního postupu.

Otevře se okno pro konfiguraci balíčku:

12 Activity Properties

 

Existují dva způsoby vyplnění zobrazených polí:

  • Hodnoty polí můžete zadat ručně
  • Pole můžete také vyplnit přetažením správného popisku z karty Data nacházející se vpravo
    • Například – z karty Data přetáhněte položku encodedBody do všech polí vyžadujících položku zakódovaného těla
12Data Objexcts

Stejný postup použijte i u dalších balíčků přidávaných do pracovního postupu – přetáhněte je na obrazovku a vyplňte pole.

V naší ukázce nákladového výkazu použijeme následující balíčky s níže uvedenou konfigurací:

Balíček: Nastavit hodnoty

14 Set Values

Balíček: Čekat na podmínku

15 Wait for Connection

Balíček: Připojit podepsanou smlouvu

16 Attach Signed Agreemen t

Balíček: Nastavit hodnoty

17 Set Values

 

Až se budou všechny díly nacházet v okně editoru, tak je propojte šipkami tak, aby každý krok přecházel do následujícího kroku, dokud se nedojde až na konec pracovního postupu.

Větve Chyba přetáhněte do objektu Konec, aby v případě výskytu chyby při některém z kritických kroků došlo k ukončení pracovního postupu.

18 Workflow Designer

 

Po logickém propojení všech dílů můžete pracovní postup publikovat kliknutím na možnost Publikovat.

19 MEnu Options

 

Publikovaný pracovní postup můžete připojit k položce katalogu.

  • Pokud budete někdy potřebovat pracovní postup upravit, vraťte se na tuto stránku a klikněte na možnost Vyhradit

Připomenutí/běžné nástrahy

Postup diagnostiky problémů

Pokud dojde k problémům při odesílání položky katalogu, můžete chybu zjistit vyhledáním problému v pracovním postupu. Spusťte položku katalogu a poté do pole filtru zadejte text Požadované položky.

20 Self-service Menu

 

Zobrazí se seznam požadovaných položek.

Pomocí záhlaví sloupců seřaďte záznamy a hledejte položky Stav nebo Stav dokumentu udávající nějaký problém.

Kliknutím na záznam položky otevřete instanci pracovního postupu

20Recent Items Error

 

Na zobrazené stránce pracovního postupu vyhledejte balíček zobrazující chybu (červené záhlaví objektu). Kliknutím na tuto položku zjistíte, ve které aktivitě pracovního postupu se položka katalogu nachází.

Obvykle se samotná chyba nachází v balíčku nacházejícím se těsně před balíčkem s červeným záhlavím, který udává, že byla předána nesprávná hodnota.

21Error in Workflow

 

Podržte ukazatel myši na příslušném poli a zjistěte chybu:

Chyba ID smlouvy: Tato chyba se obvykle vztahuje k balíčku Získat data přílohy a zobrazí se v balíčku Odeslat smlouvu. Dochází k tomu obvykle v případě, když byly nesprávně zadány hodnoty v poli „E-mailová adresa Adobe“ nebo když nejsou platné e-mailové adresy uživatelů uvedených v tomto poli.

  • Ověřte, jestli jsou vyplněná pole s e-mailovými adresami aktuálního uživatele, vedoucího aktuálního uživatele a vedoucího nákladového střediska.
  • Ověřte, jestli má aktuální uživatel přidruženého vedoucího.

Chyba připojení: Zadáním textu Adobe Sign do pole filtru na panelu Správa Adobe Sign zkontrolujte připojení ke službě Adobe Sign. Poté klikněte na možnost Připojit k Adobe.

Postup vytvoření položky katalogu

Položka katalogu služby ServiceNow je objekt vytvořený správcem za účelem provedení nějaké akce, kterou lze zapouzdřit do jedné položky aktivovatelné kliknutím.

Následující ukázka využívá pracovního postupu nákladového výkazu vytvořeného v předchozí části.

 

Vytvoření položky katalogu

Jako správce zadejte do pole filtru nabídek výraz Katalogové položky

23 Catalog Menu

Klikněte na možnost Katalogové položky (pod položkou Správa Adobe Sign)

Zobrazí se seznam všech položek katalogu zabudovaných ve službě Adobe Sign:

23Catalog Items short

 

Kliknutím na možnost Nová vytvořte novou položku katalogu.

NEw Button

Otevře se stránka s novou šablonou položky katalogu.

25Catalog Template Originaledit-Rebrand

Vyplňte pole údaji popisujícími vaši položku katalogu:

1. Název: Název položky katalogu. Pro snadnou identifikaci doporučujeme uvést na začátku text „Adobe – Sign“

2. Pracovní postup: Kliknutím na lupu vyberte pracovní postup, který chcete k této položce připojit

3. Ikona: Odešlete obrázek pro ikonu položky

4.  Stručný popis: Zadejte stručný popis o délce jedné věty

5. Popis: Delší popis položky katalogu by měl vyjadřovat plnou funkci této položky

6. Odeslat: Po nadefinování položky katalogu ji uložte kliknutím na možnost Odeslat

 

Po kliknutí na možnost Odeslat se zobrazí seznam všech položek katalogu.

Klikněte na vytvořenou položku a posuňte obrazovku až dolů, kde se nacházejí pole proměnných. 

33 Catalog Variables

Zde můžete zadat proměnné položky katalogu.

V ukázce nákladového výkazu vidíme tři zadané proměnné:

  • Adobe_agreeement_name: (Název smlouvy Adobe) Do této proměnné se dosadí název smlouvy
  • Cost_center: (Nákladové středisko) Tato proměnná vyhledá odpovídající nákladové středisko pro nákladový výkaz
  • Adobe_attach_macro: (Připojit makro Adobe) Tato proměnná vyhledá přílohu, kterou musí uživatel odeslat

 

Ukázka vytvoření proměnné – Adobe_agreeement_name:

34 Catalog questions

 

V poli Typ je vybraná možnost Jednořádkový text, jelikož název smlouvy by měl být krátká hodnota.

35 Catalog Type

 

Zadejte, jaká otázka by se měla uživateli zobrazit v poli Otázka, a klikněte na možnost Aktualizovat.

36 Catalog Question

 

Stejným způsobem postupujte i u zbývajících proměnných pro nákladové středisko a makro přílohy.

Níže uvádíme příklady:

Proměnná: Nákladové středisko

37 Catalog page


Proměnná: Makro přílohy

38 Catalog Type

 

Po vytvoření uživatelského rozhraní formuláře jej vyzkoušejte kliknutím vpravo nahoře na možnost Vyzkoušet.

Zadejte do pole několik zkušebních položek a zkontrolujte, jestli položka funguje.

39 Try It

Odesílání smluv s položkou katalogu

Po vytvoření položky katalogu si uživatelé tuto položku mohou zobrazit (pomocí ikony) z katalogu služby nebo z portálu služby a používat ji k odesílání podepisovatelných dokumentů (smluv).

 

Katalog služby:

Do pole filtru zadejte text Katalog služby a v zobrazené nabídce klikněte na položku Katalog služby.

33 Service Catalog

Položku naleznete buď v části Nejčastější požadavky, nebo prostřednictvím položek služby Adobe Sign na stránce katalogu
služby:

35Adobe Sign Item-rebrand

Stav položky odeslané smlouvy

Po odeslání položky smlouvy si můžete stav této položky zobrazit zadáním textu požadované položky do pole filtru a kliknutím na odkaz Požadované položky v nabídce, která se zobrazí.

36RequestedItem

 

Odkaz Požadované položky zobrazí stránku obsahující všechny požadované položky katalogu, které již byly vyvolány.

44 Request Catalog Items

 

Kliknutím na libovolný záznam v seznamu otevřete nové okno s podrobnostmi o této položce.

45 More Details

Přístup k položkám „Moje smlouva“

Jednotliví uživatelé si mohou zobrazit položky smluv, které sami odeslali tak, že zadají do pole filtru text moje dokumenty a v nabídce, která se zobrazí, kliknou na položku Moje dokumenty.

39 Accessing MyDocs

Kliknutím na položku Moje dokumenty si uživatel zobrazí všechny dokumenty přidružené k jeho účtu – smlouvy, které odeslal ostatním, nebo smlouvy, které sám podepsal.

47 My Documents

Kliknutím na libovolnou položku řádku otevře stránku zobrazující stav požadavku a připojený dokument. Tato položka slouží jako úložiště záznamů umožňující zobrazení v reálném čase nejen všech požadovaných akcí od příjemců smlouvy, ale také podepsaných dokumentů (lze stáhnout). 

48 Specific Items


Portál služby

Kromě toho, že můžeme k položkám přistupovat v katalogu služby, můžete je používat i pomocí portálu služby.

 

Vytvoření stránky portálu služby:

Do pole filtru zadejte text Portál služby a v zobrazené nabídce klikněte na odkaz Stránky:

42Service Portal Menu

Zadejte název a ID stránky

Vytvořte stránku kliknutím na možnost Odeslat

50 page title and id

Po vytvoření stránky ji můžete otevřít kliknutím na položku.

Posuňte obrazovku dolů a klikněte na možnost Otevřít v aplikaci Designer

51 Related Links

Přetáhněte na stránku kontejner 4-4-4

52 4-4-4 Container

Umístěte do kontejneru Odkaz na ikonu (z nabídky Widgety)

53 Icon link

Kliknutím na tužku upravte odkaz ikony.

54 Pencil

Vyplňte položku podle svého přání. Viz následující ukázka:

Poznámka:

Funkce Připojit makro není s portálem aplikace kompatibilní. Při úpravách položky katalogu v portálu dávejte pozor, aby zadaný odkaz ukazoval na položku katalogu používající pouze předem načtené dokumenty.

55 Expense Report-small

Po vytvoření stránky se můžete vrátit do služby Service Now a kliknutím na možnost Vyzkoušet otestovat novou stránku portálu!


PDF ke stažení

Stáhnout

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online