Vítejte v průvodci rychlým nastavením služby Adobe Sign!

V tomto průvodci naleznete doporučené první kroky konfigurace svého účtu ve službě Adobe Sign a přípravy k odesílání transakcí.

Níže vidíte dvě karty, jednu pro uživatele systému a druhou pro správce účtu. Na jednotlivých kartách naleznete seznamy funkcí, které lze konfigurovat, a vpravo od názvů funkcí se nacházejí úrovně služeb, na které se vztahují.

Všem uživatelům doporučujeme nejprve konfigurovat svůj osobní ID a teprve poté, pokud jsou současně správci účtu, pokračovat na kartu Správce a konfigurovat nastavení účtu.

Poznámka:

Individuální účty mají samostatnou licenci, takže ve výchozím nastavení je jediný uživatel současně správcem účtu.

Uživatelé

Ověření informací o profilu – Všichni uživatelé

Máte nové uživatelské jméno a pravděpodobně je vše v pořádku. Může se ale stát, že nechcete zobrazit přesně ty údaje, které byly použity k vytvoření vašeho uživatelského profilu.

Služba Adobe Sign používá vaše profilové informace v některých e-mailových šablonách (například v žádosti o získání podpisu), takže stojí za to zkontrolovat, jestli profil obsahuje ty správné informace o vás a o vaší společnosti.

Kontrola a úpravy osobních údajů v profilu:

  1. Přihlaste se do služby Adobe Sign.
  2. Přejděte do části Účet > Osobní preference
  3. Zkontrolujte uvedené informace. Chcete-li provést aktualizaci, klikněte na možnost Upravit
  4. Podle potřeby upravte informace a poté klikněte na položku Uložit

Poznámka:

Není-li v horní části okna zobrazena volba Účet, podržte ukazatel myši na svém jménu v pravé horním rohu stránky a z rozbalovací nabídky vyberte možnost Můj profil.

Definování vlastního podpisu – Všichni uživatelé

Služba Adobe Sign umožňuje současné používání tří stylů podpisů, záleží na osobních a pracovních požadavcích:

  • Písmo podobné skriptu: Výchozí hodnota a v současnosti nejoblíbenější styl. Na vaše jméno je aplikováno písmo napodobující vzhled vlastnoručního podpisu.
    Pokud chcete použít tuto volbu, je vše hotovo!

  • Biometrický: Napište svůj podpis myší, perem nebo prstem!  Nejlepšího výsledku dosáhnete napsáním svého podpisu prstem na tabletu.

    Pokud chcete použít tuto volbu, podepište transakci napsáním svého jména a poté vše uložte. Biometrické podpisy lze ukládat pouze při podepisování. Pro přístup k podepisování můžete použít funkci Podepisuji pouze já na kartě Domovská stránka.

Poznámka:

Při vytváření biometrického podpisu nezapomeňte po získání hezky vypadající verze zaškrtnout pole Uložit jako můj podpis.

  • Obrázek podpisu: Pokud máte obrázek svého podpisu, můžete jej odeslat do systému a služba Adobe Sign tento obrázek použije při podepisování jako váš podpis. Chcete-li odeslat obrázek svého podpisu, přihlaste se do služby Adobe Sign a přejděte do části Účet > Osobní preference > Můj podpis.

Poznámka:

Pokud se rozhodnete používat biometrický podpis nebo obrázek svého podpisu, nezapomeňte nastavit také své iniciály!

Konfigurace osobních událostí nebo upozornění – Enterprise Premium

Pro náročné uživatele, kteří chtějí být neustále v kontaktu se svými transakcemi, mohou uživatelé verze Team konfigurovat upozornění na události a ve verzi Enterprise lze nakonfigurovat jak události, tak upozornění. 

Pro zobrazení stránky Události/Upozornění přejděte do části Účet > Osobní preference > Moje události/upozornění.

Několik stručných definic:

Události: Akce spojené s transakcí (odesílání, zobrazení, podepsání, atd.).

Upozornění: Očekávané akce, ke kterým nedojde v zadaném časovém rozmezí (nejsou zobrazeny do osmi hodin, zobrazeny, ale nepodepsány do tří hodin, atd.).

Události i upozornění lze konfigurovat dvěma způsoby. Zaškrtnutím voleb konfigurace můžete vybrat žádnou možnost, jednu nebo obě možnosti. Máte k dispozici následující volby:

E-mail: Vyberete-li tuto volbu, obdržíte e-mail při každém výskytu události nebo upozornění. V závislosti na objemu vašich transakcí se může tato volba chovat jako „nevyžádaná pošta“, takže při jejím nastavování doporučujeme pamatovat na přípustný objem doručovaných zpráv.

Událost: Události se zobrazují na vaší kartě Domovská stránka (v části Události/Upozornění) a budou uvedeny také ve všech zprávách, které vytvoříte na stránce Události/Upozornění.

Pamatujte si také, že pro tyto události/upozornění jsou k dispozici dvě karty.

Moje události/upozornění obsahuje sadu voleb pro transakce, u kterých jste odesílatelem.

Část Sdílené události/upozornění obsahuje nastavení pro všechny ostatní ID uživatelů, které s vámi sdílí svůj účet.

Zprávy lze konfigurovat ve spodní části stránky – můžete dostávat souhrn zaškrtnutých události a zpráva může být doručována podle vašeho přání jednou za týden, každý pracovní den nebo každý den. 

Část Sdílené události/upozornění obsahuje nastavení pro všechny ostatní ID uživatelů, které s vámi sdílí svůj účet. Chcete-li konfigurovat sdílené události/upozornění, přejděte do nabídky Účet > Osobní preference > Sdílené události/upozornění.

Definování personalizovaného zápatí – pouze Enterprise Premium

Účty na úrovni Enterprise umožňují uživatelům vytvářet osobní zápatí podobná souboru s podpisem v e-mailu.

Pokud máte tuto volbu k dispozici, můžete ji nastavit v části Účet > Osobní preference > Moje e-mailové zápatí.

Pokud tuto volbu nevidíte, může ji správce účtu povolit na úrovni účtu.

Toto zápatí se umístí ve spodní části transakčních e-mailů, ale nad obrázky zápatí.

Správci týmu

Vítejte, správci!

Předpokládáme, že jste úspěšně konfigurovali své osobní uživatelské ID a jste připraveni učinit další rozhodnutí týkající se celého účtu.

Níže uvedené popisy jsou poměrně dlouhé, ale řádným nastavením účtu zajistíte, že odesílatelé i autoři podpisů nebudou mít žádné problémy se zahájením používání vašeho procesu a omezíte tak počty dotazů souvisejících s nasazením tohoto procesu.

Poznámka:

Poznámka: V následujícím textu nejsou podrobně popsány všechny dostupné volby, v případě dotazů proto kontaktujte podporu.

Nastavení externího archivu

Služba Adobe Sign nabízí možnost odesílat kopii každé podepsané transakce na libovolnou e-mailovou adresu (nebo i na více adres!).

Služba Adobe Sign uchová všechny vaše transakce na našich serverech, ale místní kopie každého vyplněného dokumentu nemůže uškodit a dokonce se může hodit v případě překvapivého auditu!

Chcete-li definovat e-mailové adresy, na které budou automaticky doručovány podepsané dokumenty, přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Externí archiv.

Menším společnostem, které nemají k dispozici velké poštovní schránky nebo společnostem, které dávají přednost snadnému uchovávání svého archivu v cloudu, nabízejí služby Box.com a Evernote e-mailové adresy, které lze pro tuto funkci použít. (Pokyny pro instalaci jsou propojeny na stránku Externí archiv.)

Velikost pole Externí archiv je omezena na 255 znaků. Pokud potřebujete dokumenty rozesílat více osobám, můžete použít distribuční seznam!

Konfigurace preferencí podpisu

Preference podpisu!

U těchto nastavení je nutné vzít v úvahu mnoho různých voleb, takže se do toho pusťme!

Přejděte do části: Účet > Preference podpisu.

Po vybrání stylu podpisu je nutné zvážit několik dalších nastavení týkajících se procesu podepisování:

Chcete povolit autorům podpisů uložit svůj biometrický podpis nebo odeslat obrázek? Obecně doporučujeme tuto možnost povolit, protože urychluje podepisování, obzvláště, pokud musí autor podpisu podepsat více než jeden dokument.

  • Dobře naformátované podpisy – Označuje čáru pod podpisem a jméno/datum, které zde vidíte vytištěné. Zakázáním této možnosti dojde k pouhému umístění podpisu bez označení, že se jedná o elektronický podpis.

  • Dynamická volba písma podepisování – služba Adobe Sign nabízejí pro podpisy tři písma. Pokud tuto možnost povolíte, provede služba Adobe Sign v okamžiku podepsání autorem podpisu náhodný výběr jednoho z nich. Jinak použije první autor podpisu vždy písmo1, druhý písmo2, atd.

Nastavení názvu společnosti a hostitele

Možná jste to již udělali při prvním přihlášení, ale pokud ne, máte příležitost nyní!

Přejděte do části: Účet > Nastavení účtu > Nastavení účtu.

Nacházejí se zde tři kroky a tím prvním je definování názvu společnosti a názvu hostitele.

Pole Název společnosti doplňuje hodnotu Název společnosti pro všechny vámi vytvořené uživatele, takže je vhodné zadat kompletní (marketingovým oddělením schválený) název, aby nedocházelo k odchylkám při přidávání uživatelů a kontrole jejich osobních profilů.

Název hostitele je určitou propagací značky, při které dojde k umístění hodnoty názvu hostitele před řetězec .echosign.com v adrese URL.

Na této stránce také naleznete odkaz pro odeslání svého loga. To je probráno v další části.

Vidíte zde i odkaz Vytvořit uživatele, ale s přidáním uživatelů doporučujeme počkat, až bude celý web nakonfigurovaný (alespoň po nastavení zabezpečení).

Odeslání svého loga

Propagace značky je důležitá! Vaši zákazníci chtějí na rozesílaných transakcích vidět vaše logo a odesláním loga označíte tímto logem všechny e-maily rozesílané službou Adobe Sign s vašimi transakcemi.

Podporovány jsou obrázky JPEG, GIF a PNG – obecně platí, že nejlepší výsledky poskytuje formát PNG.

Aby nedocházelo k úpravě měřítka, použijte obrázek přesně 60 pixelů vysoký a maximálně 200 pixelů široký. Pokud máte k dispozici více možností, použijte nízký a široký obrázek.

Chcete-li nahrát nové logo, přejděte do části Účet > Nastavení účtu.

V části Odeslat logo naleznete tlačítko Odeslat, pomocí kterého přejděte k obrázku v místním systému. Po vybrání loga klikněte na tlačítko Uložit.

Pokud není originální obrázek vyšší než 60 pixelů a širší než 200 pixelů, mělo by se tímto způsobem podařit získat logo vynikající kvality.

Konfigurace možnosti Globální nastavení

Část Globální nastavení karty Účet patří mezi části bohaté na funkce a všechna nastavení jsou specifická pro určitá použití nebo pro určité případy.

Níže uvádíme popis jednotlivých voleb a vysvětlujeme naše doporučení, ale je možné, že vaše použití bude odlišné od „nejběžnějšího používání“.

Přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Globální nastavení.


  • Omezená viditelnost dokumentu
    Tato funkce umožňuje ukázat v rámci transakce určité soubory pouze různým autorům podpisů. Používání funkce Omezená viditelnost dokumentu vyžaduje dokonalé pochopení pracovního postupu podepisování ve vztahu k odesílaným dokumentům a způsobu připojování těchto dokumentů.

    Pokud chcete poslat rozsáhlou transakci s více soubory více autorům podpisů a chcete skrýt část takového dokumentu před jedním či více autory podpisů, je toto nastavení určeno právě vám! Pokud se nemůžete rozhodnout, podívejte se na toto video.

  • Certifikovat kopii dokumentů
    Při povolení této funkce budou všechny dokumenty PDF doručené do služby Adobe Sign nebo z ní stažené obsahovat certifikát Adobe CDS. Dokument s CDS jasně ukazuje, že s dokumentem nebylo nijak manipulováno.
    CDS můžete aplikovat na kopie doručené vašim interním zástupcům, externím autorům podpisů, všem nebo nikomu.

    Poznámka: CDS znemožní odebrání zabezpečení z konečného PDF, takže pokud potřebujete manipulovat s kopiemi konečného dokumentu (rozdělit je do jednotlivých souborů, přidat razítko zpracování, atd.), bude třeba CDS pro interní příjemce odebrat.

  • Přiložit k odeslaným e-mailům kopii PDF podepsaného dokumentu
    Po dokončení transakce obdrží všichni účastníci automaticky kopii. Toto nastavení umožňuje změnit výchozí chování a posílat kopie pouze interním, pouze externím, nebo oběma typům pracovníků, nebo je neposílat nikomu.

    Toto nastavení bude pravděpodobně záviset na povaze vašich dokumentů. Pokud shromažďujete citlivé informace, nebude asi vhodné rozesílat podepsané kopie. Takové řešení je nejlepší z hlediska zabezpečení, ale jeho důsledkem může být fakt, že vás zákazníci budou kontaktovat s žádostí o kopii dokumentu. V takovém případě doporučujeme požádat autora podpisu, aby si u služby Adobe Sign zaregistroval bezplatný účet a stáhl si kopii přímo ze služby Adobe Sign.

  • Připojit zprávu auditu k dokončeným dokumentům
    Pokud potřebujete, aby byly k e-mailům, které vám posíláme, připojeny zprávy auditů, povolte tuto možnost alespoň pro odesílatele.

  • Poslat další kopii každé podepsané smlouvy na tyto e-mailové adresy
    Opět se jedná o Externí archiv, ale toto nastavení lze nakonfigurovat na úrovni skupiny (pro zákazníky úrovně Enterprise) a umožňuje přesměrovat vyplněné kupní smlouvy do účetního oddělení nebo vyplněné smlouvy NDA do právního oddělení (například).

  • Odeslat podepsaný dokument
    Pokud chcete umožnit autorům podpisů dokument vytisknout, podepsat jej a poslat zpět faxem, tak toto nastavení povolte. Někdy může někdo dokument vytisknout a zaslat vám jej, a pokud toto nastavení nepovolíte, nebude možné ve službě Adobe Sign transakci uzavřít.

  • Integrace služby Twitter
    Nechte lidi šířit svoje úspěchy! Odešlete při každém vyplnění transakce oznámení do služby Twitter.
 
  • Nastavit časové pásmo pro použití ve smlouvách vytvořených uživateli v tomto účtu
    Nastaví časové pásmo pro razítka času a data ve vašich transakcích.

Konfigurace nastavení zabezpečení

Nastavení zabezpečení služby Adobe Sign odpovídá obecným nastavením zabezpečení heslem, která znáte z jiných aplikací s několika speciálními nastaveními pro dokumenty.

Chcete-li nastavit zabezpečení, přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Nastavení zabezpečení.

  • Nastavení jednotného přihlašování
    Přihlašují se vaši uživatelé z uživatelské základny Adobe nebo Google? Pokud ano, povolte příslušná nastavení a zakažte všechna, jejichž používání neočekáváte.

  • Nastavení Zapamatovat si mne
    Umožňuje zapamatování si přihlašovacích údajů uživatele po určité časové období. Z rozevíracího seznamu vyberte časové období.

  • Zásady přihlašovacího hesla
    Toto nastavení určuje parametry požadované frekvence změny hesla a počet použitých hesel, která si služba Adobe Sign bude pamatovat, aby zabránila opakovanému používání hesel.

  • Síla hesla pro přihlášení
    Požadovaná síla hesla je klíčem k zajištění zabezpečení účtu, takže doporučujeme nastavit tuto hodnotu tak vysoko, jak jen budou vaši uživatelé schopni tolerovat.

  • Typ šifrování PDF
    Klíčem k úrovním šifrování PDF je znalost, kterou verzi aplikace Reader podepisující pravděpodobně používají. Pokročilejší šifrování vyžaduje novější verze aplikace Reader.

    Obecně řečeno, pokud má cílový autor podpisu alespoň základní technické znalosti, můžete tuto hodnotu vcelku bezpečně nastavit na 128-bit AES. Aplikace Acrobat 7 byla vydána na začátku roku 2005 a většina lidí již od té doby provedla aktualizaci.
 
  • Povolit rozsahy IP
    Pokud máte obavy z pokusů externích stran o získání přístupu k vašim uživatelům, je omezení rozsahu IP vynikajícím obranným opatřením. Jenom zkontrolujte, jestli někdo nemusí pracovat z domova nebo na mobilním zařízení mimo vaši vlastní síť.

  • Sdílení účtů
    Sdílení účtů je vynikajícím způsobem správy vám odpovědných agentů; navíc je rozumné kontrolovat, s kým oni sdílejí své účty. Mnozí správci raději vytvářejí sdílení účtů pouze při vytváření nových uživatelů a zakazují nastavení pro celý účet.

  • Ověření identity autora podpisu
    Mají se uživatelé před podepsáním dokumentu přihlásit? V závislosti na způsobu používání se může jednat o dobré bezpečnostní opatření.

  • Heslo pro podepisování smlouvy
    Povoluje využívání hesel při ochraně podepisování nebo zobrazování dokumentů.

  • Síla hesla pro podepsání smlouvy
    Zadejte sílu hesla.

  • Ověření založené na znalostech
    Můžete omezit počet pokusů, které mohou autoři podpisů využít k ověření své identity před zrušením smlouvy.

Přidání uživatelů

A konečně přichází na řadu přidání uživatelů!

Pokud jste produkt Adobe Sign zakoupili v lednu 2017 nebo později, pro správu uživatelů použijte konzoli správce týmu (Team Admin Console). Zjistěte, jak spravovat svůj tým.

Pokud jste produkt Adobe Sign zakoupili dříve než v lednu 2017, použijte níže uvedený postup.

Ve službě Adobe Sign existují dva způsoby vytváření nových uživatelů:

Po jednom

nebo

Hromadné vytvoření pomocí CSV

Proces vytvoření jednotlivého uživatele je velice jednoduchý. Stačí přejít do části
Přejít na Účet > Uživatelé a poté v pruhu nástrojů zobrazeném vedle pole pro hledání klikněte na tlačítko +. Zobrazí se dialogové okno Vytvořit.

Vyplňte e-mailovou adresu, jméno a příjmení a poté vyberte skupinu, do které chcete uživatele přiřadit (pokud je to nutné).

Nachází se zde také zaškrtávací pole Zobrazit jejich smlouvy. Tato volba vytvoří sdílení účtu mezi novým uživatelem a správcem. Pokud chcete sledovat transakce nového agenta, zaškrtněte toto pole.

Pokud nechcete, můžete i přesto vytvořit sdílení, musíte ale použít funkci Sdílení účtů.

Po vytvoření uživatele bude na zadanou adresu odeslán e-mail s požadavkem na nastavení hesel a po jejich nastavení bude uživatel aktivní a připravený k odeslání svých prvních dokumentů!

Hromadně lze vytvořit uživatele takto: přejděte do části Účet > Uživatelé a poté v pruhu nástrojů zobrazeném vedle pole pro hledání klikněte na tlačítko +. V dialogovém okně Vytvořit klikněte na možnost Hromadně vytvořit uživatele.

Tento proces spočívá ve vytvoření souboru CSV obsahujícího minimálně sloupce s e-mailovou adresou a jménem/příjmením. Přesný formát naleznete v ukázkovém souboru CSV – klikněte na odkaz stáhnout ukázkový soubor CSV. Připravte soubor v určeném formátu. Jakmile je soubor připraven, klikněte na tlačítko Procházet a soubor vyberte.

Jedinou nevýhodou tohoto procesu je to, že nemůžete vytvořit sdílení mezi účtem uživatele a svým účtem správce.

Správci firmy/podniku

Vítejte, správci!

Předpokládáme, že jste úspěšně konfigurovali své osobní uživatelské ID a jste připraveni učinit další rozhodnutí týkající se celého účtu.

Níže uvedené popisy jsou poměrně dlouhé, ale řádným nastavením účtu zajistíte, že odesílatelé i autoři podpisů nebudou mít žádné problémy se zahájením používání vašeho procesu a omezíte tak počty dotazů souvisejících s nasazením tohoto procesu.

Poznámka:

Poznámka: V následujícím textu nejsou podrobně popsány všechny dostupné volby, v případě dotazů proto kontaktujte podporu.

Nastavení externího archivu – všechny plány

Služba Adobe Sign nabízí možnost odesílat kopii každé podepsané transakce na libovolnou e-mailovou adresu (nebo i na více adres!).

Služba Adobe Sign uchová všechny vaše transakce na našich serverech, ale místní kopie každého vyplněného dokumentu nemůže uškodit a dokonce se může hodit v případě překvapivého auditu!

Chcete-li definovat e-mailové adresy, na které budou automaticky doručovány podepsané dokumenty, přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Externí archiv.

Menším společnostem, které nemají k dispozici velké poštovní schránky nebo společnostem, které dávají přednost snadnému uchovávání svého archivu v cloudu, nabízejí služby Box.com a Evernote e-mailové adresy, které lze pro tuto funkci použít. (Pokyny pro instalaci jsou propojeny na stránku Externí archiv.)

Velikost pole Externí archiv je omezena na 255 znaků. Pokud potřebujete dokumenty rozesílat více osobám, můžete použít distribuční seznam!

Konfigurace předvoleb podpisu – všechny plány

Preference podpisu!

U těchto nastavení je nutné vzít v úvahu mnoho různých voleb, takže se do toho pusťme!

Přejděte do části: Účet > Preference podpisu.

Po vybrání stylu podpisu je nutné zvážit několik dalších nastavení týkajících se procesu podepisování:

Chcete povolit autorům podpisů uložit svůj biometrický podpis nebo odeslat obrázek? Obecně doporučujeme tuto možnost povolit, protože urychluje podepisování, obzvláště, pokud musí autor podpisu podepsat více než jeden dokument.

  • Dobře naformátované podpisy – Označuje čáru pod podpisem a jméno/datum, které zde vidíte vytištěné. Zakázáním této možnosti dojde k pouhému umístění podpisu bez označení, že se jedná o elektronický podpis.

  • Dynamická volba písma podepisování – služba Adobe Sign nabízejí pro podpisy tři písma. Pokud tuto možnost povolíte, provede služba Adobe Sign v okamžiku podepsání autorem podpisu náhodný výběr jednoho z nich. Jinak použije první autor podpisu vždy písmo1, druhý písmo2, atd.

Nastavení názvu společnosti a hostitele – Enterprise Premium

Možná jste to již udělali při prvním přihlášení, ale pokud ne, máte příležitost nyní!

Přejděte do části: Účet > Nastavení účtu > Nastavení účtu.

Nacházejí se zde tři kroky a tím prvním je definování názvu společnosti a názvu hostitele.

Pole Název společnosti doplňuje hodnotu Název společnosti pro všechny vámi vytvořené uživatele, takže je vhodné zadat kompletní (marketingovým oddělením schválený) název, aby nedocházelo k odchylkám při přidávání uživatelů a kontrole jejich osobních profilů.

Název hostitele je určitou propagací značky, při které dojde k umístění hodnoty názvu hostitele před řetězec .echosign.com v adrese URL.

Na této stránce také naleznete odkaz pro odeslání svého loga. To je probráno v další části.

Vidíte zde i odkaz Vytvořit uživatele, ale s přidáním uživatelů doporučujeme počkat, až bude celý web nakonfigurovaný (alespoň po nastavení zabezpečení).

Odeslání svého loga – Enterprise Premium

Propagace značky je důležitá! Vaši zákazníci chtějí na rozesílaných transakcích vidět vaše logo a odesláním loga označíte tímto logem všechny e-maily rozesílané službou Adobe Sign s vašimi transakcemi.

Podporovány jsou obrázky JPEG, GIF a PNG – obecně platí, že nejlepší výsledky poskytuje formát PNG.

Aby nedocházelo k úpravě měřítka, použijte obrázek přesně 60 pixelů vysoký a maximálně 200 pixelů široký. Pokud máte k dispozici více možností, použijte nízký a široký obrázek.

Chcete-li nahrát nové logo, přejděte do části Účet > Nastavení účtu.

V části Odeslat logo naleznete tlačítko Odeslat, pomocí kterého přejděte k obrázku v místním systému. Po vybrání loga klikněte na tlačítko Uložit.

Pokud není originální obrázek vyšší než 60 pixelů a širší než 200 pixelů, mělo by se tímto způsobem podařit získat logo vynikající kvality.

Konfigurace globálních nastavení – Enterprise Premium

Část Globální nastavení karty Účet patří mezi části bohaté na funkce a všechna nastavení jsou specifická pro určitá použití nebo pro určité případy.

Níže uvádíme popis jednotlivých voleb a vysvětlujeme naše doporučení, ale je možné, že vaše použití bude odlišné od „nejběžnějšího používání“.

Přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Globální nastavení.

  • Připojit k e-mailům s podepsanou smlouvou odesílatele soubor CSV s daty formuláře
    Toto pole zaškrtněte, pokud používáte formuláře a chcete získat soubor CSV s daty polí pro každý podepsaný dokumentu. Jeden soubor CSV pro každou transakci může být ale poněkud těžkopádné řešení.

    Pokud potřebujete shromažďovat data nebo odesílat data zpět do systému CRM, může být lepší vytvořit řešení API.

  • Omezená viditelnost dokumentu
    Tato funkce umožňuje ukázat v rámci transakce určité soubory pouze různým autorům podpisů. Používání funkce Omezená viditelnost dokumentu vyžaduje dokonalé pochopení pracovního postupu podepisování ve vztahu k odesílaným dokumentům a způsobu připojování těchto dokumentů.

    Pokud chcete poslat rozsáhlou transakci s více soubory více autorům podpisů a chcete skrýt část takového dokumentu před jedním či více autory podpisů, je toto nastavení určeno právě vám! Pokud se nemůžete rozhodnout, podívejte se na toto video.

  • Certifikovat kopii dokumentů
    Při povolení této funkce budou všechny dokumenty PDF doručené do služby Adobe Sign nebo z ní stažené obsahovat certifikát Adobe CDS. Dokument s CDS jasně ukazuje, že s dokumentem nebylo nijak manipulováno.
    CDS můžete aplikovat na kopie doručené vašim interním zástupcům, externím autorům podpisů, všem nebo nikomu.

    Poznámka: CDS znemožní odebrání zabezpečení z konečného PDF, takže pokud potřebujete manipulovat s kopiemi konečného dokumentu (rozdělit je do jednotlivých souborů, přidat razítko zpracování, atd.), bude třeba CDS pro interní příjemce odebrat.

  • Přiložit k odeslaným e-mailům kopii PDF podepsaného dokumentu
    Po dokončení transakce obdrží všichni účastníci automaticky kopii. Toto nastavení umožňuje změnit výchozí chování a posílat kopie pouze interním, pouze externím, nebo oběma typům pracovníků, nebo je neposílat nikomu.

    Toto nastavení bude pravděpodobně záviset na povaze vašich dokumentů. Pokud shromažďujete citlivé informace, nebude asi vhodné rozesílat podepsané kopie. Takové řešení je nejlepší z hlediska zabezpečení, ale jeho důsledkem může být fakt, že vás zákazníci budou kontaktovat s žádostí o kopii dokumentu. V takovém případě doporučujeme požádat autora podpisu, aby si u služby Adobe Sign zaregistroval bezplatný účet a stáhl si kopii přímo ze služby Adobe Sign.

  • Připojit zprávu auditu k dokončeným dokumentům
    Pokud potřebujete, aby byly k e-mailům, které vám posíláme, připojeny zprávy auditů, povolte tuto možnost alespoň pro odesílatele.

  • Sloučení více dokumentů do jednoho dokumentu poté, co byly podepsány
    Pokud pro jednu transakci odešlete více souborů, služba Adobe Sign tyto soubory před odesláním k podpisu sloučí do jednoho PDF.

    Toto nastavení určuje, jestli budou vaše podepsané a archivované e-maily obsahovat jeden velký dokument PDF nebo jestli bude dokument rozdělen zpět do několika souborů.

    Poznámka: Toto nastavení se vztahuje pouze na kopii přiloženou k podepsanému a archivovanému e-mailu. Kopie, které stáhnete ze služby Adobe Sign později, budou vždy obsahovat jeden kompletní soubor PDF.

  • Poslat další kopii každé podepsané smlouvy na tyto e-mailové adresy
    Opět se jedná o Externí archiv, ale toto nastavení lze nakonfigurovat na úrovni skupiny (pro zákazníky úrovně Enterprise) a umožňuje přesměrovat vyplněné kupní smlouvy do účetního oddělení nebo vyplněné smlouvy NDA do právního oddělení (například).

  • Odeslat podepsaný dokument
    Pokud chcete umožnit autorům podpisů dokument vytisknout, podepsat jej a poslat zpět faxem, tak toto nastavení povolte. Někdy může někdo dokument vytisknout a zaslat vám jej, a pokud toto nastavení nepovolíte, nebude možné ve službě Adobe Sign transakci uzavřít.

  • Integrace služby Twitter
    Nechte lidi šířit svoje úspěchy! Odešlete při každém vyplnění transakce oznámení do služby Twitter.

  • Delegování pro uživatele v mém účtu
    Delegování v tomto případě znamená povolení jinému autorovi podpisu (e-mailové adrese) podepsat dokument za vás. Delegování nezabrání přístupu původní strany, ale pouze udělí jinému uživateli oprávnění k podpisu.

    Obecně doporučujeme proces podepisování co nejvíce zjednodušit, což znamená povolit delegování. V některých případech je ale nutné, aby dokument podepsala pouze určená strana.

    Poznámka: Pamatujte si, že toto nastavení se vztahuje na uživatele ve vašem účtu služby Adobe Sign (nikoli na všechny osoby ve vaší společnosti). Může se stát, že autoři podpisů nebudou mít ve vašem účtu uživatelská ID pro službu Adobe Sign a na takové strany se toto nastavení nevztahuje.

  • Oprávnění k podpisu
    Toto nastavení určuje výchozí přístup k podepsání dokumentu pro uživatele ve vašem účtu služby Adobe Sign.

    Obecně doporučujeme povolit ve výchozím nastavení podepisování všem. Pokud chcete používat službu Adobe Sign k libovolným personalistickým účelům, musíte v každém případě umožnit podepisování všem.
    Pokud ve výchozím nastavení odmítnete všem oprávnění k podepisování, budete muset výslovně povolit autory podpisů, kteří musí dokument podepsat.

    Tip!: To, že jste správce, ještě neznamená, že jste automaticky také autor podpisu. Takže pokud potřebujete podepisovat dokumenty a zakážete ve výchozím nastavení podepisování, musíte přejít do části Uživatelé a skupiny, kliknout na svoji e-mailovou adresu a povolit své vlastní oprávnění k podepisování.

  • Delegování pro uživatele mimo můj účet
    Podobné jako výše uvedené nastavení, ale vztahuje se na uživatele, kteří nejsou obsaženi ve vašem účtu služby Adobe Sign.

  • Nastavit časové pásmo pro použití ve smlouvách vytvořených uživateli v tomto účtu
    Nastaví časové pásmo pro razítka času a data ve vašich transakcích.

  • Nastavení související se správou skupiny
    Zákazníci úrovně Enterprise mohou mít skupiny a pokud máte skupiny, můžete pro tyto skupiny potřebovat správce.

    Tato dvě nastavení umožňují povolit (nebo zakázat) správcům skupin přidávání nových uživatelů nebo měnit nastavení úrovně skupin (jedná se v podstatě o stejná nastavení, která vidíte v části Globální nastavení).

    Poznámka: Služba Adobe Sign je založena na modelu vztahu nadřízený – podřízený a skupiny jsou podřízenými objekty účtu. To znamená, že nová skupina zdědí vlastnosti účtu. Znamená to také, že změny na úrovni skupiny přepíší nastavení úrovně účtu.

Konfigurace stránky Odeslat – Enterprise Premium

Nastavení odeslání jsou funkce, které se zobrazují vašim odesílajícím agentům na kartě Odeslat. Tato část popisuje všechny konfigurace dostupné na této stránce.

Podobně jako globální nastavení jsou i tato nastavení velice specifická pro jednotlivé případy.

Je to také vcelku dlouhé, proto si přineste něco k pití a přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Nastavení odeslání.

  • Nový způsob odesílání
    Toto nastavení povolí nový způsob odesílání. Můžete také uživatelům umožnit přepínat se mezi novým a klasickým způsobem odesílání.

  • Po přihlášení zobrazit stránku Odeslat 
    Toto nastavení přesměruje uživatele po přihlášení do služby Adobe Sign na kartu Odeslat (místo na kartu Domovská stránka).

    Pokud se při prvním přihlášení setkáte s nepříjemnou prodlevou, je to pravděpodobně způsobeno skripty probíhajícími na kartě Domovská stránka, které se snaží zobrazit pomocí elegantních ukazatelů přesná data zpráv. Pokud by vaši uživatelé místo zobrazení dat na kartě Domovská stránka raději přešli přímo k procesu odesílání, použijte právě tuto funkci!

  • Odeslat dokumenty ke schválení
    Vyžaduje váš pracovní postup schválení jednou nebo více osobami, ale nikoli jejich podpisy? Pokud ano, povolte tuto funkci.

    Poznámka: Formuláře mohou být navrženy tak, aby vyžadovaly po schvalovateli doplnění informací do polí, ale nikoli podepsání dokumentu.

  • Připojení dokumentů
    Toto nastavení povolí všechny kanály umožňující uživateli připojit dokument. Pokud potřebujete provádět řízení verzí svých dokumentů, bude vhodné zakázat vše kromě knihovny, ve které se nacházejí aktuální verze vašich formulářů.

  • Automaticky vyplňovat název dokumentu
    Automatické vyplňování názvů dokumentů je funkce, která šetří čas, ale pamatujte si, že dokument převezme název prvního přiloženého souboru. Pokud tedy tuto funkci povolíte, měli byste zvážit současné povolení uživateli upravit název dokumentu. Čistě pro případ potřeby.
  • Jazyky
    Pomocí tohoto nastavení mohou uživatelé nastavit jazyk podepisování externích autorů podpisů na stránce Odeslat.
  • Šablony zpráv
    Významná úspora času pro agenty pracující s velkými objemy. Šablony zpráv umožňují nastavit novou výchozí zprávu a dále definovat velké množství dalších vlastních šablon zpráv. Pokud zjistíte, že vícekrát za den posíláte stejné dokumenty se stejnou zprávou, věnujte chvíli nakonfigurování této funkce.

  • Soukromé zprávy příjemcům
    Umožňuje, aby se v rámci odesílání odeslala jednotlivým příjemcům soukromá zpráva.

  • Povolené typy podpisů
    Ve výchozím nastavení je povolen pouze e-podpis. Nicméně na světě stále ještě existuje hodně lidí, kteří chtějí dokumenty tisknout a posílat zpět faxem. Pokud se domníváte, že někteří z vašich zákazníků by mohli tento způsob použít, povolte volbu Faxový podpis.

  • Nastavení odesílatele podpisu
    Tato nastavení jsou určena pro situaci, kdy je odesílatel druhým podepisujícím dokumentu. A pokud povolíte odesílatelům připojit druhý podpis, stojí za to nastavit výchozí nastavení pro váš pracovní postup tak, aby se minimalizoval rozsah údajů, které odesílatelé musí upravit v jednotlivých transakcích.

  • Připomenutí
    Pokud váš proces vyžaduje nastavení připomenutí, můžete pomocí tohoto nastavení nakonfigurovat krokování a zprávu připomenutí a ještě zkrátit dobu cyklu pro odesílatele.

  • Ochrana podepsaného dokumentu heslem
    Pokud je tato volba povolená, musí uživatel před otevřením podepsaného PDF nebo před jeho zobrazením online zadat heslo.

    Je to určité zdržení, ale dobré zabezpečení.

  • Ověření identity podepisujících zahrnutých v mém účtu
    Služba Adobe Sign nabízí autorům podpisů několik způsobů druhotného ověření. V závislosti na vašem způsobu používání můžete nebo nemusíte povolit některou nebo i více z těchto možností nebo můžete, ale nemusíte, povolit odesilatelům, aby si tento způsob vybrali sami.

    Poznámka: Vybrat můžete libovolnou možnost nebo i více možností, ale pokud chcete povolit Telefonické ověření, musíte nejprve povolit možnost Povolit odesílajícím nastavit volby ověření identity podepisujícího pro jednotlivé příjemce.

  • Ukončení platnosti dokumentu
    Pokud pracujete s „obdobími vhodných příležitostí“, jako jsou například zvláštní ceny po dobu následujících XX dní, můžete takové okno definovat a vynutit ukončení platnosti dokumentu, pokud nebude do požadované doby podepsaný.

    Pokud tuto volbu povolíte, doporučujeme zvážit povolení volby Povolit změnu nastavení doby platnosti po odeslání dokumentu. Termín prodlužovat nemusíte, ale je hezké mít tu možnost.

  • Nové rozhraní pro náhled a podepisování
    Povolí nové rozhraní pro podepisování. Také uživatelům umožňuje přepínat se mezi novým a klasickým rozhraním pro podepisování.

  • Zobrazit náhled, umístit podpisy nebo přidat pole
    Pokud zjistíte, že často přidáváte pole do dokumentů, můžete povolit zobrazování nástroje pro přetažení polí ve výchozím nastavení. Pokud ale pracujete s dokumenty, u kterých probíhá řízení verzí, bude vhodné tuto možnost úpravy polí uživatelům odebrat.

  • Pořadí podepisování
    Většina dokumentů (se kterými se setkáváme) je podepisována v postupném pořadí, což je také výchozí hodnota. Pokud ale váš běžný pracovní postup využívá proces paralelního podepisování, kdy jsou všichni požádáni, aby dokument podepsali současně, můžete tuto volbu zde nakonfigurovat.

    Pokud používáte oba způsoby, můžete povolit odesílateli, aby zvolil postup, který nejlépe odpovídá příslušné transakci.

Odeslání záhlaví/zápatí e-mailu – Enterprise Premium

Další propagace značky!

Přejděte do části Účet > Nastavení e-mailu a zobrazí se následující volby:

Záhlaví e-mailu – Jedná se o nastavení pro celý účet, které umístí do spodní části e-mailů určitou textovou zprávu. Jedná se o skvělý způsob přiložení marketingových informací nebo právních upozornění.

Povolit uživatelům vlastní zápatí e-mailu – Toto nastavení umožňuje jednotlivým uživatelům nastavit si vlastní obsah podpisu.

Obrázky záhlaví a zápatí – Záhlaví a zápatí e-mailů jsou jako loga, ale větší. Pomocí této volby vaše značka v e-mailech opravdu vynikne a zákazník ihned pozná, od koho e-mail obdržel.

Podobně jako v případě loga jsou podporovány formáty JPEG, GIF a PNG. 

Použijte obrázek 200 pixelů vysoký a maximálně 600 pixelů široký.

U každé volby se zobrazí odkaz Odeslat nový obrázek. Můžete přejít k obrázku ve svém místním systému. Klikněte na možnost Uložit.

Konfigurace nastavení zabezpečení – Enterprise Premium

Nastavení zabezpečení služby Adobe Sign odpovídá obecným nastavením zabezpečení heslem, která znáte z jiných aplikací s několika speciálními nastaveními pro dokumenty.

Chcete-li nastavit zabezpečení, přejděte do části Účet > Nastavení účtu > Nastavení zabezpečení.

  • Nastavení jednotného přihlašování
    Přihlašují se vaši uživatelé z uživatelské základny Adobe nebo Google? Pokud ano, povolte příslušná nastavení a zakažte všechna, jejichž používání neočekáváte.

  • Nastavení Zapamatovat si mne
    Umožňuje zapamatování si přihlašovacích údajů uživatele po určité časové období. Z rozevíracího seznamu vyberte časové období.

  • Zásady přihlašovacího hesla
    Toto nastavení určuje parametry požadované frekvence změny hesla a počet použitých hesel, která si služba Adobe Sign bude pamatovat, aby zabránila opakovanému používání hesel.

  • Síla hesla pro přihlášení
    Požadovaná síla hesla je klíčem k zajištění zabezpečení účtu, takže doporučujeme nastavit tuto hodnotu tak vysoko, jak jen budou vaši uživatelé schopni tolerovat.

  • Typ šifrování PDF
    Klíčem k úrovním šifrování PDF je znalost, kterou verzi aplikace Reader podepisující pravděpodobně používají. Pokročilejší šifrování vyžaduje novější verze aplikace Reader.

    Obecně řečeno, pokud má cílový autor podpisu alespoň základní technické znalosti, můžete tuto hodnotu vcelku bezpečně nastavit na 128-bit AES. Aplikace Acrobat 7 byla vydána na začátku roku 2005 a většina lidí již od té doby provedla aktualizaci.

  • API
    Umožňuje povolit necertifikovaným partnerským aplikacím přístup k datům z tohoto účtu. Také povoluje uživatelům, kteří nejsou správci účtu, vyvíjet aplikace používající API aplikace Adobe Sign.

  • Povolit rozsahy IP
    Pokud máte obavy z pokusů externích stran o získání přístupu k vašim uživatelům, je omezení rozsahu IP vynikajícím obranným opatřením. Jenom zkontrolujte, jestli někdo nemusí pracovat z domova nebo na mobilním zařízení mimo vaši vlastní síť.

  • Sdílení účtů
    Sdílení účtů je vynikajícím způsobem správy vám odpovědných agentů; navíc je rozumné kontrolovat, s kým oni sdílejí své účty. Mnozí správci raději vytvářejí sdílení účtů pouze při vytváření nových uživatelů a zakazují nastavení pro celý účet.

  • Ověření identity autora podpisu
    Mají se uživatelé před podepsáním dokumentu přihlásit? V závislosti na způsobu používání se může jednat o dobré bezpečnostní opatření.

  • Heslo pro podepisování smlouvy
    Povoluje využívání hesel při ochraně podepisování nebo zobrazování dokumentů.

  • Síla hesla pro podepsání smlouvy
    Zadejte sílu hesla.

  • Ověření založené na znalostech
    Můžete omezit počet pokusů, které mohou autoři podpisů využít k ověření své identity před zrušením smlouvy.

V případě potřeby povolit API – Enterprise Premium

Budete používat API? Pokud máte vývojáře a chcete integrovat službu Adobe Sign do existujícího systému CRM (nebo čehokoli jiného s povoleným API), zvažte tuto možnost.

Služba Adobe Sign podporuje dva typy API: SOAP a REST.

Přejděte do části Účet > Rozhraní API služby Adobe Sign.

Používání rozhraní API aplikace Adobe Document Cloud pro přístup k datům uživatele vyžaduje tokeny OAuth.

Pokud máte starší aplikaci, která nepodporuje OAuth, můžete vytvořit integrační klíč.

Pokud se vám nezobrazí klíč pro vytvoření integračního klíče, kontaktujte podporu.

Na této stránce dále naleznete

Po povolení rozhraní API se vlevo zobrazí nový odkaz na Protokol požadavků API. Tento protokol obsahuje příchozí XML hovorů rozhraní API a může být cenným pomocníkem při řešení problémů s kódem.

Rozhraní REST API je dostupné prostřednictvím volby Aplikace API.

Na této stránce klikněte na odkaz Vytvořit novou aplikaci, zadejte název pro aplikaci a klikněte na tlačítko Vytvořit aplikaci.

Okamžitě dojde k vytvoření a zobrazení nového ID aplikace a utajení.

Konfigurace skupin – Enterprise Premium

Rozdělení uživatelů do funkčních skupin může být velice výhodné, obzvláště, pokud máte různé požadavky na podepisování nebo různé struktury sestavování zpráv, které je nutné dodržovat.

Naštěstí je vytvoření skupiny ve službě Adobe Sign neskutečně jednoduché. Přejděte do části
Účet > Uživatelé nebo Účet > Skupiny.

Na stránce Skupina stačí kliknout na tlačítko + v pravém horním rohu stránky a do pole zadat nový název skupiny.

Nachází se zde také odkaz na konfigurování nastavení skupiny - kliknutím na řádek si zobrazíte odkaz na nastavení skupiny. Tato nastavení jsou prakticky identická s globálními nastaveními, která jste nakonfigurovali na úrovni účtu, ale jelikož jsou skupiny podřízeným objektem účtu, přepisují nastavení skupiny nastavení účtu.

Všimněte si také, že název skupiny lze kdykoli aktualizovat, takže pokud budete někdy muset změnit názvy skupin, není to vůbec žádný problém.

Přidání uživatelů – Enterprise Premium

A konečně přichází na řadu přidání uživatelů!

Ve službě Adobe Sign existují dva způsoby vytváření nových uživatelů:

Po jednom

nebo

Hromadné vytvoření pomocí CSV

Proces vytvoření jednotlivého uživatele je velice jednoduchý. Stačí přejít do části
Přejít na Účet > Uživatelé a poté v pruhu nástrojů zobrazeném vedle pole pro hledání klikněte na tlačítko +. Zobrazí se dialogové okno Vytvořit.

Vyplňte e-mailovou adresu, jméno a příjmení a poté vyberte skupinu, do které chcete uživatele přiřadit (pokud je to nutné).

Nachází se zde také zaškrtávací pole Zobrazit jejich smlouvy. Tato volba vytvoří sdílení účtu mezi novým uživatelem a správcem. Pokud chcete sledovat transakce nového agenta, zaškrtněte toto pole.

Pokud nechcete, můžete i přesto vytvořit sdílení, musíte ale použít funkci Sdílení účtů.

Po vytvoření uživatele bude na zadanou adresu odeslán e-mail s požadavkem na nastavení hesel a po jejich nastavení bude uživatel aktivní a připravený k odeslání svých prvních dokumentů!

Hromadně lze vytvořit uživatele takto: přejděte do části Účet > Uživatelé a poté v pruhu nástrojů zobrazeném vedle pole pro hledání klikněte na tlačítko +. V dialogovém okně Vytvořit klikněte na možnost Hromadně vytvořit uživatele.

Tento proces spočívá ve vytvoření souboru CSV obsahujícího minimálně sloupce s e-mailovou adresou a jménem/příjmením. Přesný formát naleznete v ukázkovém souboru CSV – klikněte na odkaz stáhnout ukázkový soubor CSV. Připravte soubor v určeném formátu. Jakmile je soubor připraven, klikněte na tlačítko Procházet a soubor vyberte.

Jedinou nevýhodou tohoto procesu je to, že nemůžete vytvořit sdílení mezi účtem uživatele a svým účtem správce.

Tato práce podléhá licenci Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Na příspěvky ze služeb Twitter™ a Facebook se nevztahují podmínky licence Creative Commons.

Právní upozornění   |   Zásady ochrany osobních údajů online