Formulare aus einem vorhandenen Dokument erstellen

Sie können ein vorhandenes elektronisches Dokument (z. B. Word-, Excel- oder PDF-Dokumente) konvertieren oder ein Papierdokument als PDF-Formular scannen. Acrobat fügt dem Formular automatisch interaktive Formularfelder hinzu. Sie können das Formular anschließend bearbeiten, um spezielle Formularfelder hinzuzufügen, z. B. eine Dropdown-Liste, ein Listenfeld oder Schaltflächen.

Formularfeldtypen, die einem PDF-Dokument hinzugefügt werden können
Formularfeldtypen, die einem PDF-Dokument hinzugefügt werden können

A. Feld für die zertifikatbasierte Signatur B. Dropdown-Listen-Kasten C. Textfelder D. Leiste für automatische Meldungen E. Kontrollkästchen F. Optionsfelder G. Listenfeld H. Schaltflächen 
  1. Wählen Sie in der Werkzeugleiste aus dem Menü Erstellen Formular erstellen aus.

  2. Wählen Sie Aus vorhandenem Dokument aus und klicken Sie auf Weiter.

  3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

    Aktuelles Dokument verwenden

    Konvertiert die aktuell geöffnete PDF-Datei in ein interaktives Formular.

    Andere Datei auswählen

    Konvertiert ein vorhandenes elektronisches Dokument (z. B. eine Word-, Excel- oder PDF-Datei) in ein interaktives PDF-Formular. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei zu suchen.

    Papierformular scannen

    Scannt ein Papierformular und konvertiert es in ein interaktives PDF-Formular.

  4. Klicken Sie auf Weiter und befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm.

    Das Formular wird in Acrobat erstellt und im Formularbearbeitungsmodus geöffnet. Im Fenster mit den Formularaufgaben werden die Optionen für die Formularbearbeitung angezeigt. Die Werkzeugleiste enthält Formularfeldwerkzeuge zum Hinzufügen zusätzlichen Felder.

  5. Überprüfen Sie die von Acrobat erstellten Formularfelder. Fügen Sie mithilfe der Formularfeldwerkzeuge in der Taskleiste Felder hinzu. Sie können die Felder nach Bedarf löschen, deren Größe ändern oder neu anordnen. Die folgenden Formularfeldtypen können hinzugefügt werden:

    Barcodes

    Kodieren Sie die Eingabe aus ausgewählten Feldern und zeigen Sie sie als sichtbares Muster an, das mit Dekodiersoftware oder -hardware (einzeln erhältlich) gelesen werden kann.

    Schaltflächen

    Löst eine Veränderung auf dem Computer des Anwenders aus, z. B. das Öffnen einer Datei, das Wiedergeben eines akustischen Signals oder das Senden von Daten an einen Webserver. Diese Schaltflächen können mit Bildern, Text und visuellen Änderungen bei Mausbewegung angepasst werden.

    Kontrollkästchen

    Dienen zur Aktivierung oder Deaktivierung einzelner Elemente. Enthält das Formular mehrere Kontrollkästchen, kann der Anwender normalerweise eine beliebige Anzahl auswählen.

    Digitales Signaturfeld

    Hier können Formularausfüller das PDF-Formular digital unterschreiben.

    Dropdown-Liste

    Sie können den Formularausfüller ein Element aus einem Popup-Menü auswählen oder einen Wert eingeben lassen. Sie können eine Formularfeldeigenschaft festlegen, anhand derer Benutzer einen eigenen Wert eingeben können.

    Listenfelder

    Zeigen eine Liste von Optionen an, aus denen eine Auswahl getroffen wird. Sie können die Formularfeldeigenschaften so einrichten, dass Formularausfüller bei gedrückter Umschalt-Taste mehrere Listenelemente durch Klicken auswählen können.

    Optionsfelder

    Bieten mehrere Optionen zur Auswahl, von denen eine aktiviert werden kann. Alle Optionsfelder mit identischem Namen funktionieren als Gruppe.

    Textfelder

    Hier können Anwender Textelemente wie Name, Adresse oder Telefonnummer eingeben.

    Weitere Informationen finden Sie unter PDF-Formularfelder – Grundlagen.

  6. Wenn Sie mit dem Formular zufrieden sind, klicken Sie auf Formularbearbeitung schließen.

Eine Videoanleitung zum Erstellen von Formularen finden Sie unter „How to create PDF forms from existing documents“ (So erstellen Sie PDF-Formulare aus existierenden Dokumenten): http://tv.adobe.com/watch/acrobat-xi-tips-tricks/how-to-create-new-pdf-forms-from-existing-documents/

Formulare für Adobe Sign erstellen

Sie können ein vorhandenes Formular in ein Adobe Sign-Formular umwandeln oder Adobe Sign-Felder mühelos per Drag & Drop in ein PDF-Dokument verschieben. Über den Adobe Sign-Dienst können Sie das Formular zum Ausfüllen und Signieren versenden. Nicht alle Felder lassen sich in Adobe Sign-Felder konvertieren, z. B. Listenfelder, Dropdownfelder oder Optionsfelder. Über die Werkzeugleiste können Sie zusätzliche Adobe Sign-Felder hinzufügen.

  1. Öffnen Sie das PDF-Dokument, das Sie in ein Adobe Sign-Formular umwandeln möchten.

  2. Wählen Sie Werkzeuge > Formulare > Bearbeiten aus. 

  3. Wenn Sie gefragt werden, ob Acrobat für Sie Formularfelder suchen soll, klicken Sie auf Ja.

  4. Wenn Sie darauf hingewiesen werden, dass Sie in den Formularbearbeitungsmodus wechseln, klicken Sie auf OK.

  5. Wählen Sie im Fenster Formular, das geöffnet wird, Aufgaben > In Adobe Sign-Formular umwandeln.

  6. Wenn Sie darauf hingewiesen werden, dass Acrobat Formularfelder entfernt, die Adobe Sign nicht unterstützt, klicken Sie auf Weiter und beim nächsten Hinweis auf OK.

  7. Um dem Formular ein Feld hinzuzufügen, wählen Sie in der Taskleiste das entsprechende Symbol aus. Positionieren Sie den Mauszeiger an der Stelle, an der das Feld eingefügt werden soll, und klicken Sie, um es einzufügen.

  8. Benennen Sie das Feld und weisen Sie die Person zum Ausfüllen oder Signieren zu. Doppelklicken Sie auf das Feld, um seine Eigenschaften festzulegen, z. B. Randfarbe, Füllung, Schriftart und Schriftgröße.

    Formularfelder – Eigenschaften
    Wenn Sie das Adobe Sign-Feld zum ersten Mal positionieren, können Sie es benennen und die Person zum Signieren oder Ausfüllen festlegen.

  9. Wenn das Formular fertig ist, klicken Sie in der Taskleiste auf Formularbearbeitung schließen.

  10. Zum Hochladen des Formulars in Adobe Sign wählen Sie Signieren > Andere signieren lassen > Zur Signatur übermitteln.

  11. Wenn die Meldung „Das Dokument wurde auf Adobe Sign hochgeladen“ angezeigt wird, klicken Sie auf Zu Adobe Sign wechseln, um fortzufahren. Wenn die Adobe Sign-Website geöffnet wird, befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm.

Hinzufügen von speziellen Adobe Sign-Feldern

Sie können spezielle Adobe Sign-Felder erstellen, z. B. Dropdownlisten oder Felder, mit denen Daten auf bestimmte Werte geprüft oder beschränkt werden. Sie benennen das Feld mit einem speziellen Text-Tag. Die Syntax des Tags enthält alle zum Erstellen des Felds erforderlichen Informationen. In Acrobat werden die Funktionen des Felds nicht angezeigt. Adobe Sign verwendet den Text-Tag zum Erstellen des Felds, nachdem Sie das Formular auf die Adobe Sign-Website hochgeladen haben.

Geben Sie den Text-Tag im Namensfeld ein, wenn Sie das Feld zum ersten Mal positionieren. Sie können seinen Namen auch auf der Registerkarte Allgemein im Dialogfeld Eigenschaften bearbeiten (doppelklicken Sie auf das Feld, um seine Eigenschaften zu öffnen). Eine Liste der Adobe Sign-Text-Tags finden Sie unter Erstellen von Adobe Sign-Formularen mit Text-Tags. Wenn Sie einen Text-Tag in Acrobat einfügen, lassen Sie die umschließenden Klammern weg {{tag}}.

Reader-Benutzern das Speichern von Formulardaten ermöglichen

Normalerweise können Benutzer von Reader X und früheren Versionen von ihnen ausgefüllte Formularkopien nicht speichern. Sie können jedoch die Rechte eines PDF-Dokuments erweitern, damit diese Benutzer Formulardaten speichern können. Wenn Sie über Acrobat Pro verfügen, können Sie für Reader-Benutzer zusätzliche Funktionen einbinden, z. B. das Hinzufügen von Text zu nicht interaktiven Formularem.

Hinweis:

Im Gegensatz zu früheren Versionen von Reader umfasst Reader XI sowohl das Werkzeug zum Hinzufügen von Text als auch die Möglichkeit zum Speichern von Formulardaten. Acrobat-Benutzer können Text in nicht ausfüllbare Formulare eingeben, Kommentare hinzufügen und die PDF-Dateien digital unterzeichnen, ohne dass besondere Berechtigungen erweitert werden müssen.

  1. Öffnen Sie ein PDF-Dokument oder zeigen Sie die Vorschau einer PDF-Komponente in einem PDF-Portfolio an.

  2. Klicken Sie nach Abschluss der Formularbearbeitung in der Aufgabenleiste „Formulare“ auf Formularbearbeitung schließen.

  3. Wählen Sie Datei > Speichern unter > Reader Extended PDF und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

    Das Hinzufügen von Text in PDF-Dokumenten aktivieren, die keine PDF-Formulare sind

    (Acrobat Pro) Damit können Benutzer Text in PDF-Dokumente oder nicht ausfüllbare Formulare einfügen (für frühere Reader-Versionen).

    Kommentieren & messen

    (Acrobat Pro) Damit können Benutzer Kommentare hinzufügen oder auf die Objektdaten, Mess- und Geodatenwerkzeuge zuzugreifen.

    Weitere Werkzeuge aktivieren (einschließlich zum Ausfüllen und Speichern von Formularen)

    Damit können Benutzer Daten speichern, die sie in interaktive bzw. ausfüllbare Formulare eingegeben haben.

Einschränkungen beim lokalen Speichern ausgefüllter Formulare

In Acrobat Standard und Acrobat Pro kann Benutzern von Adobe Reader ab Version 8 die Berechtigung zum Ausfüllen und lokalen Speichern von PDF-Formularen gewährt werden. Die Verwendung der Funktion für erweiterte Benutzerrechte in Reader zum lokalen Speichern von PDF-Formularen (so genannte erweiterte Dokumente) ist in zweierlei Hinsicht eingeschränkt:

Einschränkung der Anzahl der verteilten erweiterten Dokumente

Benutzer von Acrobat Standard oder Acrobat Pro können ein Dokument mit erweiterten Verwendungsrechten an eine unbegrenzte Anzahl von Empfängern zum Ausfüllen senden. Beispiel: Ein Acrobat-Benutzer veröffentlicht eine leere Formularvorlage auf einer Webseite. Diese Formularvorlage kann dann von Personen ausgefüllt und anschließend als PDF-Formular lokal gespeichert werden. Auf die Vorlage können beliebig viele Personen zugreifen. Allerdings kann der Acrobat-Benutzer nur 500 der ausgefüllten Formulare zurückerhalten. Diese Einschränkung bezieht sich sowohl auf elektronisch ausgefüllte als auch auf Papierformulare.

Einschränkung der Empfängeranzahl des erweiterten Dokuments

Benutzer von Acrobat Standard oder Acrobat Pro können ein Dokument mit erweiterten Verwendungsrechten an maximal 500 einzelne Empfänger senden. Beispiel: Ein Acrobat-Benutzer ist in einem Unternehmen mit maximal 500 Mitarbeitern tätig. Der Acrobat-Benutzer kann eine unbegrenzte Anzahl des erweiterten Dokuments an diese 500 Empfänger senden und von diesen Empfängern eine unbegrenzte Anzahl ausgefüllter Formulare zurückerhalten.

Beide Einschränkungen gelten pro Institution/Unternehmen. Mehrere Benutzer in einer Institution können diese Funktion demnach nicht über diese Einschränkung hinaus nutzen. Der Erwerb zusätzlicher Lizenzen zur Verwendung von Acrobat führt nicht zu einer Erweiterung der oben genannten Einschränkungen. Es ist somit nicht möglich, dass fünf Benutzer von Acrobat Standard 9 in einem Unternehmen dasselbe erweiterte Dokument versenden, um so insgesamt mehr als 500 Exemplare des ausgefüllten Formulars zu erhalten und entsprechend mehr Daten zu erfassen.

Acrobat Standard und Acrobat Pro verfügen über eine Technologie, anhand derer PDF-Dokumente durch Anwendung einer digitalen Berechtigung mit bestimmten Funktionen versehen werden. Diese Berechtigung ist in die Software integriert („Schlüssel“). Sie verpflichten sich, auf diesen Schlüssel nicht zuzugreifen, ihn nicht zu steuern, zu deaktivieren, zu entfernen, zu nutzen oder ihn zu vertreiben, gleich für welchen Zweck.

Formularen ein JavaScript hinzufügen

Die JavaScript-Sprache dient dem Erstellen interaktiver Webseiten. Adobe hat JavaScript erweitert, so dass Sie Interaktivität auf einfache Weise in Ihre PDF-Formulare integrieren können. Am häufigsten wird JavaScript in Acrobat-Formularen zum Formatieren, Berechnen und Validieren von Daten und zum Zuweisen einer Aktion verwendet. Unter Windows können Sie Adobe PDF-Formulare auch so konfigurieren, dass mit Hilfe von ODBC eine direkte Verbindung zu Datenbanken hergestellt wird.

Hinweis:

Denken Sie beim Erstellen dynamischer Formulare daran, dass Reader einige benutzerdefinierte JavaScripts nicht unterstützt. Daher treten beim Anzeigen des Formulars in Reader möglicherweise Probleme auf, wenn dem PDF-Dokument keine zusätzlichen Verwendungsrechte hinzugefügt werden.

Weitere Informationsquellen

Weitere Informationen zu Acrobat JavaScript finden Sie in diesen Ressourcen:

Formulare an Empfänger verteilen (senden)

PDF- oder Webformulare verteilen

Wählen Sie nach dem Erstellen eines Formulars die Übermittlungsmethode an die Empfänger aus.

  1. Wählen Sie Werkzeuge > Formulare > Verteilen aus.

  2. Je nach Zustand Ihres Formulars werden unter Umständen einige Meldungen angezeigt. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm und speichern Sie das Formular.
  3. Legen Sie eine Verteilungs- und Erfassungsmethode fest.

    E-Mail

    Sammeln Sie Antworten in Ihrem E-Mail-Posteingang.

    Interner Server

    Verteilen und sammeln Sie Antworten auf einem internen Server wie SharePoint oder Netzwerkordner. Weitere Informationen finden Sie unter Server festlegen.

  4. Klicken Sie auf Weiter und befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm zum Verteilen des Formulars.

  5. Wenn Sie Antworten in Ihrem E-Mail-Posteingang sammeln möchten, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

Hinweis:

Wenn Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Empfänger nicht kennen, geben Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse ein. Das System sendet Ihnen einen Hyperlink zum Formular, das Sie nach Bedarf per E-Mail an Empfänger senden können.

Adobe Sign-Formulare verteilen

Nachdem Sie ein Adobe Sign-Formular erstellt haben, können Sie den Adobe Sign-Dienst verwenden, um es zum Ausfüllen und Signieren an die Empfänger zu senden.

  1. Wenn sich das Formular im Formularbearbeitungsmodus befindet, klicken Sie in der Taskleiste auf Formularbearbeitung schließen.

  2. Speichern Sie das Formular, falls Sie diesen Schritt noch nicht durchgeführt haben.

  3. Zum Hochladen des Formulars in Adobe Sign wählen Sie Signieren > Andere signieren lassen > Zur Signatur übermitteln.

  4. Wenn die Meldung „Das Dokument wurde auf Adobe Sign hochgeladen“ angezeigt wird, klicken Sie auf Zu Adobe Sign wechseln, um fortzufahren.

  5. Wenn die Adobe Sign-Website geöffnet wird, befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm.

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