Zum Starten des Genehmigungsvorgangs wähle Kommentare > Per E-Mail zur Genehmigung senden.
Zuletzt aktualisiert am
19. Dezember 2023
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Gilt auch für Adobe Acrobat, Adobe Acrobat 2017
Genehmigungsvorgänge
Benutzer der asiatischen Version von Acrobat (umfasst traditionelles Chinesisch, vereinfachtes Chinesisch, Japanisch und Koreanisch) können PDF-Dokumente als E-Mail-Anlage versenden, um sie von anderen Benutzern genehmigen zu lassen. Wenn Teilnehmer eine Aufforderung zur Genehmigung in Acrobat (einer beliebigen Sprachversion) öffnen, können sie das PDF-Dokument durch Hinzufügen eines digitalen Identitätsstempels genehmigen. Anschließend kannst du das PDF an andere Überprüfer senden oder an den Initiator und andere Teilnehmer zurückschicken. Der Initiator kann den Status eines Dokuments verfolgen, indem er bestimmt, nach jeder Genehmigung des PDF-Dokuments benachrichtigt zu werden. Der Vorgang endet mit der letzten Genehmigung des letzten Teilnehmers. Wenn eine PDF-Datei nicht genehmigt wird, muss der Genehmigungsvorgang erneut durchgeführt werden.
Hinweis:
Wenn du Acrobat Pro zur Initialisierung des Workflows verwenden, kannst du Benutzer von Reader 9 oder einer neueren Version dazu einladen, die PDF zu kommentieren.
Der Assistent richtet Genehmigungsvorgänge ein (links); die Stempelpalette enthält Stempel zum Genehmigen von Dokumenten (rechts).
PDF zur Genehmigung senden
Wenn du eine PDF-Datei per E-Mail zur Genehmigung sendest (nur traditionelles Chinesisch, vereinfachtes Chinesisch, Japanisch und Koreanisch), erhalten die Empfänger die PDF-Datei als Anlage zur E-Mail. Nach dem Öffnen der PDF-Dateianlage können die Empfänger einen digitalen Identitätsstempel aus der Stempelpalette anbringen und dann die entsprechende Auswahl in der Dokumentmeldungsleiste vornehmen.
Zum Versenden eines PDF-Dokuments für einen Genehmigungsvorgang verwende den Assistenten in Acrobat. Der Assistent bietet Anweisungen, die dich beim Einladen von Genehmigern, beim Anpassen der Anweisungen und beim Senden des PDF-Dokuments unterstützen.
In Acrobat Pro aktiviert der Assistent die Kommentarfunktion, so dass Benutzer von Acrobat Reader am Genehmigungsvorgang teilnehmen können.
Bevor du einen Genehmigungsarbeitsablauf initiierst, solltest du sicherstellen, dass deine E-Mail-Anwendung für die Verwendung mit Acrobat konfiguriert ist.
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Gib bei Aufforderung im Dialogfeld „Identitätseinrichtung“ deine E-Mail-Adresse ein.
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Gib ein PDF-Dokument an und klicke auf Weiter.
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Gib die E-Mail-Adresse des ersten Genehmigers in das Feld „An“ ein.
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(Acrobat Pro) Wenn du Reader-Anwendern die Teilnahme ermöglichen oder über den Genehmigungsstatus für jeden Teilnehmer informiert werden möchtest, lege die entsprechenden Optionen fest.
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(Acrobat Standard) Wenn du über den Genehmigungsstatus für jeden Teilnehmer informiert werden möchtest, lege die entsprechenden Optionen fest.
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(Optional) Gib zusätzliche Anweisungen für den ersten Genehmiger oben in der E-Mail ein.
Es werden nur die Standard-Textnachricht und die Anweisungen an die nachfolgenden Genehmiger weitergeleitet.
Hinweis:Die Einladungs-E-Mail enthält Anweisungen, die die Teilnehmer beim Durchführen des Genehmigungsvorgangs unterstützen. Dieser Text sollte nicht verändert oder gelöscht werden.
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Klicke auf Einladung senden.
An einem Genehmigungsvorgang teilnehmen
Wenn du zur Teilnahme an einem Genehmigungsvorgang eingeladen wirst, erhältst du eine E-Mail mit schrittweisen Anweisungen zum Genehmigen des angehängten PDF-Dokuments. Wenn du das PDF-Dokument öffnest, wird auch die Stempelpalette angezeigt. Gleichzeitig erscheint die Dokumentmeldungsleiste oben im PDF-Dokument. Wenn du eine ältere Acrobat-Version als 7.0 hast, wirst du aufgefordert, die neueste Version von Reader herunterzuladen.
Du kannst einen der digitalen Identitätsstempel in der Stempel-Palette auswählen, um das Dokument zu genehmigen. Ein digitaler Identitätsstempel enthält persönliche Informationen wie Name, Titel, Organisation und E-Mail-Adresse. Du kannst einen Identitätsstempel anstelle einer Signatur verwenden. Wenn du einen Stempel anwendest, wird dieser zu einem Bestandteil des Seiteninhalts im Dokument. Du kannst deine eigenen Stempel während des Genehmigungsprozesses wieder löschen; ist der Genehmigungsprozess jedoch abgeschlossen, sind deine Stempel geschützt. Du kannst keine Stempel anderer Teilnehmer verschieben oder löschen.
Du hast auch die Möglichkeit, Dokumente zurückzuweisen, die deinen Anforderungen nicht entsprechen.
Außer digitalen Stempeln kannst du einem PDF-Dokument auch andere Kommentartypen hinzufügen, wie Notizkommentare, Textbearbeitungen, benutzerdefinierte Stempel und Dateianlagen.
PDF genehmigen
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Öffne die PDF-Anlage in der E-Mail mit der Einladung zum Genehmigungsvorgang.Hinweis:
Wenn du deine persönlichen Informationen für den Stempel noch nicht eingegeben haben, wirst du dazu aufgefordert.
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Wähle in der Stempelpalette einen Stempel aus (Werkzeuge > Stempel > Stempelpalette). (Zum Anzeigen aller Stempel blättere oder ziehe an einer Ecke, um die Fenstergröße anzupassen.)
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Klicke in das Dokument, um deinen Genehmigungsstempel anzuwenden.Hinweis:
Zum Löschen eines von dir angewendeten digitalen Identitätsstempels klicke darauf und drücke die Entf-Taste. Wenn du während des Genehmigungsvorgangs den Befehl zum Drucken, Speichern einer Kopie oder zum E-Mail-Versand wählst, kannst du deinen Stempel nicht löschen.
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Führe einen der folgenden Schritte aus:
Um das Dokument an den nächsten Genehmiger zu senden, klicke in der Dokumentmeldungsleiste auf die Schaltfläche Genehmigen. Gib im Dialogfeld „An nächsten Genehmiger senden“ im Feld „An“ die E-Mail-Adresse des nächsten Genehmigers ein, gib nach Bedarf Adressen weiterer Empfänger ein und klicke auf Senden.
Zum Abschließen des Genehmigungsvorgangs klicke in der Dokumentmeldungsleiste auf die Schaltfläche Letzte Genehmigung. Gib im Dialogfeld „Letzte Genehmigung abschließen“ im Menü Methode für letzte Genehmigung an, ob eine Genehmigungsbenachrichtigung gesendet werden soll. Wenn du eine Benachrichtigung sendest, gib im Feld „An“ die E-Mail-Adresse ein, gib bei Bedarf weitere Empfänger ein und klicke auf Senden. Wenn du keine Benachrichtigung sendest, klicke auf Fertig.
Wenn die Option Initiator per E-Mail über Genehmigungsstatus informieren ausgewählt ist, wird eine separate E-Mail-Benachrichtigung angezeigt, die an den Initiator gerichtet ist. Klicke auf Senden, um diese Benachrichtigung zu senden.
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Speichere die PDF-Datei.Hinweis:
Wenn du in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche „E-Mail“
klickst, um das PDF-Dokument zu senden, gehört das PDF-Dokument nicht mehr zum Genehmigungsvorgang; die Genehmigungsoptionen stehen dem Empfänger der E-Mail nicht zur Verfügung.
PDF zurückweisen
Falls das zu genehmigende PDF-Dokument die Anforderungen für eine Genehmigung nicht erfüllt, verwende die Optionen in der Dokumentmeldungsleiste, um das Dokument abzulehnen und an den Initiator zurückzusenden. Wenn eine PDF-Datei abgelehnt wird, muss der Genehmigungsvorgang erneut durchgeführt werden.
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Öffne die PDF-Anlage in der E-Mail mit der Einladung zum Genehmigungsvorgang.
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Klicke in der Dokumentmeldungsleiste auf die Schaltfläche Ablehnen.
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Gib im Dialogfeld Ablehnen und Benachrichtigung senden die E-Mail-Adresse des Initiators in das Feld „An“ ein. Wenn die Option Initiator per E-Mail über Genehmigungsstatus informieren ausgewählt ist, wird eine separate E-Mail-Benachrichtigung an den Genehmigungsinitiator gesendet. Klicke auf Senden.
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Klicke in der angezeigten E-Mail-Nachricht auf Senden.
Persönliche Informationen für einen digitalen Stempel hinzufügen oder ändern
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Wähle Werkzeuge > Stempel > Stempelpalette.
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Wähle in der Stempelpalette Digitale Identitätsstempel, klicke mit der rechten Maustaste auf den Stempel und wähle Identität bearbeiten.
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Gib im Dialogfeld „Identitätseinrichtung“ deinen Namen, deinen Titel, deinen Firmennamen, deine Abteilung und deine E-Mail-Adresse ein bzw. bearbeite sie und klicke auf Fertig.
Hinweis:
Du kannst deine persönlichen Informationen auch im Dialogfeld „Voreinstellungen“ ändern. Klicke unter „Kategorien“ auf „Identität“.
