Adobe® Experience Manager Document Security Extension for Microsoft® Office stellt sicher, dass nur von Ihnen autorisierte Benutzer mit Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien arbeiten dürfen, die Ihr geistiges Eigentum enthalten. Durch den Einsatz von Document Security Extension for Microsoft Office können Sie vordefinierte Vertraulichkeitseinstellungen auf Ihre Dateien anwenden.

Document Security Extension for Microsoft Office erweitert LiveCycle Rights Management und Document Security Add-On für Adobe Experience Manager Forms, um Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien zu schützen und autorisierten Benutzern, die diese Software installiert haben, die Nutzung richtliniengeschützter Dateien gemäß den in der Richtlinie angegebenen Vertraulichkeitseinstellungen zu ermöglichen.

Wie Document Security geistiges Eigentum schützt

Document Security stellt sicher, dass nur von Ihnen autorisierte Benutzer mit Dateien arbeiten dürfen, die Ihr geistiges Eigentum enthalten. Durch den Einsatz von Document Security können Sie Dateien mithilfe von Vertraulichkeitsrichtlinien schützen. Eine Richtlinie ist eine Zusammenstellung von Informationen, die unter anderem Vertraulichkeitseinstellungen und eine Liste berechtigter Benutzer umfasst. Die Einstellungen, die Sie in einer Richtlinie angeben, bestimmen, wie ein Empfänger eine Datei nutzen darf, für die die Richtlinie gilt. Sie können beispielsweise angeben, ob Empfänger Text drucken oder kopieren bzw. Änderungen speichern dürfen.

Document Security-Administratoren und Benutzer erstellen Richtlinien. Administratoren erstellen Firmenrichtlinien, die allen autorisierten Benutzern zur Verfügung stehen. Administratoren oder Richtliniensatzkoordinatoren können auch Richtliniengruppen erstellen. Diese sogenannten Richtliniensätze sind für eine Untergruppe der Benutzer verfügbar. Benutzer können eigene Richtlinien erstellen, deren Benutzung nur ihnen allein vorbehalten ist. Administratoren, Richtliniensatzkoordinatoren und Benutzer erstellen Richtlinien auf den Document Security-Webseiten.

Obwohl Richtlinien in Document Security gespeichert sind, erfolgt ihre Anwendung auf Dateien über Word, Excel oder PowerPoint. Wenn Sie eine Richtlinie auf eine Datei anwenden, werden die in der Datei enthaltenen Informationen durch die in der Richtlinie angegebenen Vertraulichkeitseinstellungen geschützt. Wenn Sie die richtliniengeschützte Datei verteilen, können nur die durch die Richtlinie autorisierten Empfänger auf den Dateiinhalt zugreifen.

Durch das Schützen einer Datei mit einer Richtlinie behalten Sie die Kontrolle über diese Datei, auch nachdem sie verteilt wurde. Sie können Ereignisse überprüfen, um zu verfolgen, wann und wie Empfänger die Datei nutzen, Änderungen an der Richtlinie vornehmen, Benutzer am weiteren Zugriff auf die Datei hindern und die Richtlinie ändern, die für die Datei gilt.

Funktionsweise von Richtlinien

Richtlinien enthalten Informationen zu den autorisierten Benutzern und den Vertraulichkeitseinstellungen, die für geistiges Eigentum gelten. Benutzer können dabei alle Benutzer sein, die von Document Security durch Aufnahme in eine verknüpfte LDAP- oder Active Directory-Liste erkannt werden. Auch Personen, die zum Registrieren bei Document Security eingeladen wurden oder für die vom Administrator ein Konto erstellt wurde, können Benutzer sein.

Die Vertraulichkeitseinstellungen in einer Richtlinie bestimmen, wie die Empfänger von der Richtlinie geschützte Dateien nutzen können. Richtlinien können beispielsweise angeben, ob Empfänger Dateien drucken, Inhalte in andere Dateien kopieren oder Änderungen an geschützten Dateien speichern dürfen. Richtlinien können auch für verschiedene Benutzer unterschiedliche Vertraulichkeitseinstellungen angeben.

Wenn Sie eine Richtlinie auf eine Datei anwenden, werden die in der Datei enthaltenen Informationen durch die in der Richtlinie angegebenen Vertraulichkeitseinstellungen geschützt. Wenn Sie die Datei verteilen, kann Document Security die Empfänger authentifizieren, die versuchen, die Datei zu öffnen, und den Zugriff gemäß den in der Richtlinie angegebenen Berechtigungen erlauben.

Wenn eine Richtlinie auf eine Datei angewendet wurde, können die Vertraulichkeitseinstellungen der Richtlinie jederzeit geändert werden. Hierdurch können Sie auch nachdem die Benutzer eine Datei erhalten haben, autorisierte Benutzer hinzufügen bzw. entfernen oder Benutzerberechtigungen ändern. Die auf die Datei angewendete Richtlinie kann geändert werden und der Dateizugriff kann gesperrt werden, sodass Kopien der Datei von niemandem mehr geöffnet werden können.

Wenn die Richtlinie Offline-Zugriff zulässt, können die Empfänger richtliniengeschützte Dateien im von der Richtlinie angegebenen Zeitraum auch offline (ohne aktive Internet- oder Netzwerkverbindung) verwenden.

Funktionsweise richtliniengeschützter Dateien

Damit ein Benutzer richtliniengeschützte Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien öffnen kann, muss dieser Benutzer entweder in der Richtlinie als Empfänger enthalten sein oder anonymer Zugriff muss zugelassen sein. Außerdem muss auf dem Computer des Benutzers Document Security Extension for Microsoft Office installiert sein. Um eine richtliniengeschützte Datei jemandem zur Verfügung zu stellen, der Document Security Extension for Microsoft Office nicht hat, geben Sie demjenigen entweder die Software oder teilen Sie ihm mit, wie diese von Ihrer Website oder von der _deDownloadseite für -Erweiterungen heruntergeladen werden kann.

Wenn ein Benutzer versucht, eine richtliniengeschützte Datei zu öffnen, stellt Document Security Extension for Microsoft Office eine Verbindung zu Document Security her, um den Benutzer zu authentifizieren. Wenn Document Security für die Überprüfung der Dateinutzung konfiguriert ist, wird dem Benutzer eine Benachrichtigung angezeigt, dass die Dateiverwendung geprüft wird. Document Security bestimmt, welche Dateiberechtigungen dem Benutzer gewährt werden, und der Benutzer kann die Datei anschließend gemäß den Richtlinieneinstellungen und folgenden Bedingungen nutzen:

  • Für die in der Richtlinie angegebene Gültigkeitsdauer.

  • Bis der Administrator oder die Person, welche die Richtlinie aktiviert hat, den Zugriff auf die Datei aufhebt oder die Richtlinie ändert.

    Wenn die Person, die die Richtlinie angewendet hat, den Dateizugriff sperrt oder die Richtlinie ändert, werden die Berechtigungen dieses Benutzers bezüglich der Datei geändert bzw. entfernt, auch wenn der Benutzer die Datei bereits hat. Wenn die Datei selbst gesperrt wurde, kann dem Benutzer eine URL zur Verfügung gestellt werden, unter der er eine aktualisierte Datei abrufen kann.

    Wenn die Richtlinie Offlinezugriff zulässt, können richtliniengeschützte Dateien während der in der Richtlinie angegebenen Offline-Nutzungsdauer offline (ohne Internet- oder Netzwerkverbindung) geöffnet werden. Wenn die Offline-Nutzungsdauer endet, muss der Benutzer online gehen und eine Synchronisation mit Document Security vornehmen. Hierdurch wird eine neue Nutzungsdauer ausgelöst.

    Wenn die Richtlinie das Speichern der Datei zulässt und der Benutzer die richtliniengeschützte Datei speichert, wird für diese Datei automatisch die Richtlinienanwendung erzwungen. Ereignisse wie z. B. der Versuch, die neue Datei zu öffnen, werden auch geprüft und genauso aufgezeichnet wie bei der Ursprungsdatei.

Document Security zum Schutz Ihrer Dateien verwenden

Sie können Ihre Dateien mithilfe von Richtlinien in verschiedenen Situationen schützen.

Beispiel: Ein Hersteller erhält Angebote von Lieferanten für Teile eines neuen Produkts. Der Hersteller muss den Bietern für die Angebotserstellung Informationen, die Betriebsgeheimnisse enthalten, zukommen lassen. In diesem Fall setzt der Hersteller Document Security ein, um seine Dateien durch eine Richtlinie zu schützen, die den Bietern das Öffnen und Anzeigen der Informationen ermöglicht. Jedoch werden sie daran gehindert, die Dateien zu ändern, auszudrucken bzw. zu kopieren. Des Weiteren kann niemand ohne Berechtigung diese Dateien öffnen.

Nach Annahme eines der Angebote aktualisiert der Hersteller die Richtlinie und erteilt dem erfolgreichen Anbieter die Berechtigung zum Drucken, Kopieren und lokalen Speichern von Änderungen. Außerdem werden die anderen Anbieter aus der Richtlinie entfernt, sodass ihre Berechtigung zum Öffnen der Dateien erlischt.

Während der Zusammenarbeit mit dem erfolgreichen Bieter ändern die Ingenieure des Herstellers einige Dateien mit Planungsspezifikationen. Um die neuen Spezifikationen zu veröffentlichen, sperrt der Hersteller den Zugriff auf einige Dateien und veröffentlicht dann die neuen Versionen. Beim Versuch, die Datei zu öffnen, sehen die Ingenieure des erfolgreichen Bieters eine Nachricht, dass der Zugriff auf diese Datei gesperrt wurde. Die Nachricht enthält eine URL, unter der sie eine neue Dateiversion herunterladen können.

Weitere Informationen

In den Ressourcen in dieser Tabelle finden Sie Informationen zu AEM Dokument Security:

Thema

Siehe

Document Security Endbenutzer-Hilfe

Document Security-Endbenutzer-Hilfe oder klicken Sie auf der Benutzeroberfläche von Document Security in der rechten oberen Ecke der Seite auf den Hilfelink.

AEM Forms-Administrator-Hilfe

Administrator-Hilfe oder klicken Sie auf den Administrationsseiten von Document Security in der rechten oberen Ecke auf den Hilfelink.

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