Überblick

Die Adobe Experience Manager (AEM) Desktop App verknüpft die Digital Asset Management (DAM)-Lösung mit dem Desktop, damit Sie in der AEM-Webbenutzeroberfläche verfügbare Dateien direkt auf demDesktopöffnen können. Wenn Sie ein Asset vomDesktopspeichern, wird es in das entsprechende AEM-Verzeichnis hochgeladen.

Die AEM Desktop App verhindert auf diese Weise, dass die falschen lokalen Kopien oder falschen Assets in AEM aktualisiert werden. Der benutzerfreundliche Desktop App-Workflow wird mithilfe der Netzwerkfreigabetechnologie von Desktopbetriebssystemen aktiviert. 

Die Desktop App stellt das AEM Assets-Repository als Netzwerkfreigabe auf demDesktopbereit. Daher sieht es so aus, als handle es sich um lokale Ordner und Dateien. Es wird jedoch nicht empfohlen, Digital Asset Management-Vorgänge direkt über den Desktop in der bereitgestellten Netzwerkfreigabe in Finder oder Explorer durchzuführen. Vielmehr empfiehlt Adobe, dass Sie Vorgänge wie das Kopieren oder Verschieben einer großen Anzahl von Assets über die AEM Assets-Webbenutzeroberfläche abwickeln.

Hinweis:

Vor der Lektüre dieses Dokuments können Sie sich die allgemeinen Best Practices zur AEM- und Creative Cloud-Integration durchlesen, wenn Sie sich zunächst einen Überblick über dieses Thema verschaffen möchten.

Architektur der AEM Desktop App

Die AEM Desktop App stellt Netzwerkfreigaben über WebDAV (Windows) oder SMB (Mac) bereit. Die bereitgestellte Netzwerkfreigabe liegt ausschließlich lokal vor. Die AEM Desktop App fängt die Aufrufe (Öffnen, Lesen, Schreiben) ab und bietet zusätzliches lokales Caching. Die Applikation übersetzt Remote-Aufrufe an den AEM Assets-Server in optimierte AEM-HTTP-Anforderungen. Die folgende Abbildung zeigt die AEM Desktop App-Architektur.

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Das zusätzliche Caching bei Schreibvorgängen führt, wenn eine Datei gespeichert wird, dazu, dass die Datei zunächst lokal gespeichert wird (sodass der Benutzer nicht auf die Netzwerkübertragung warten muss). Dann nach einer vordefinierten Verzögerung (30 Sek.) wird zunächst die Datei im Hintergrund in AEM hochgeladen, dann auch das Asset. Die AEM Desktop App verfügt über eine Benutzeroberfläche zum Überwachen des Status von Hintergrund-Dateiuploads.

Verwendungsempfehlung für die AEM Desktop App

Zu den Hauptfunktionen und -merkmalen der AEM Desktop App gehören u. a.:

  • Öffnen von Dateien über die AEM Assets-Webbenutzeroberfläche auf dem Desktop: Sie können über die Webbenutzeroberfläche Assets auf dem Desktop (in Finder, Explorer) anzeigen oder ein Asset mithilfe einer Desktop-Applikation öffnen.
  • Aus- und Einchecken: Assets können zur Bearbeitung ausgecheckt werden. Für Benutzer sind die Assets dann in AEM Assets als gesperrt markiert. Nach dem Bearbeiten können die Assets dann wieder eingecheckt und damit entsperrt werden.
  • Speichern von Änderungen in Dateien: Sämtliche Änderungen, die Sie in einer Datei in einer Netzwerkfreigabe speichern, werden automatisch in AEM hochgeladen. Außerdem wird eine neue Version erstellt. 
  • Platzieren verknüpfter Assets in anderen Dokumenten: In Applikation wie Creative Cloud (PS, ID, AI usw.) können Sie eine externe Datei als Link platzieren. (Beispielsweise können Sie ein Bild in ein InDesign-Dokument platzieren.) In diesem Fall ermöglicht es Ihnen die bereitgestellteNetzwerkfreigabe,nach zu platzierenden Assets in AEM zu suchen und diese auszuwählen. Verknüpfte Dateien können auch in Adobe-fremde Applikation wie MS Office platziert werden.
  • Auflösen von Verweisen in AEM: Wenn sowohl die platzierte(n) Datei(en) als auch die Hauptdatei mit Link(s) in AEM gespeichert sind, können serverseitige Informationen zu Asset-Verweisen automatisch bereitgestellt werden.
  • Zugreifen auf Assets über den Desktop: In der bereitgestellten Netzwerkfreigabe kann über ein Kontextmenü ein Dialog mit weiteren Informationen (größere Vorschau, Schlüsselmetadaten) aufgerufen werden. Außerdem ist es möglich, ein Asset in der AEM-Benutzeroberfläche zu öffnen.
  • Massenupload von großen, hierarchischen Ordnern: Wenn Sie Assets mit der Option „Erstellen“ > „Ordner hochladen“ der AEM-Benutzeroberfläche hochladen, lädt die AEM Desktop App die ausgewählte Ordnerhierarchie im Hintergrund in AEM hoch. Der Uploadfortschritt kann über eine dedizierte AEM Desktop App-Benutzeroberfläche überwacht werden.

Unsachgemäße Verwendung der AEM Desktop App

  • Setzen Sie die AEM Desktop App nicht ein, um Assets über den Desktop zu verwalten. Die AEM Desktop App wurde nicht als Ersatz für Netzlaufwerke entwickelt. Verwenden Sie stattdessen die folgenden Funktionen:
    • AEM Assets-Webbenutzeroberfläche für Digital Asset Management (Suchen/Freigeben von Assets, Metadaten, Kopieren/Verschieben usw.)
    • AEM Desktop App-Funktion „Ordner hochladen“ zum Hochladen großer, hierarchischer Ordner
  • Behandeln Sie die AEM Desktop App nicht als Client zur Desktopsynchronisierung für AEM Assets. Der Hauptvorteil der AEM Desktop App besteht hier darin, dass sie einen „virtuellen“ Zugriff auf das gesamte Repository ermöglicht, während Applikationen zur Desktopsynchronisierung normalerweise nur die Assets synchronisieren, die dem jeweiligen Benutzer gehören. Die AEM Desktop App bietet gewisse Caching-Möglichkeiten und Hintergrunduploads; dennoch unterscheidet sich die Funktionsweise stark von typischen Synchronisierungsapplikationen wie Adobe CC Desktop App oder Microsoft OneDrive.
  • Setzen Sie AEM Desktop App-Netzlaufwerke nicht zum Speichern von Assets ein. Alle Speichervorgänge werden an AEM Assets übertragen. Daher ist es unpraktisch, intensive Bearbeitungsvorgänge direkt in dem bereitgestellten AEM Assets-Repository durchzuführen. Wird ein Asset direkt im bereitgestellten Repository bearbeitet, wird die Zeitleiste des Assets mit irrelevanten Versionen „vollgestopft“ und der Server wird durch Mehraufwand belastet.
  • Setzen Sie die AEM Desktop App nicht für Migrationsaufgaben ein. Informationen zum Planen und Ausführen von Asset-Migrationen finden Sie im Migrationshandbuch.

Empfehlungen für ausgewählte Anwendungsbeispiele

Asset-Zugriff für kreative Benutzer

Die AEM Desktop App ermöglicht einen virtuellen Zugriff auf das gesamte DAM-Repository. Dabei kann es sich für kreative Benutzer als schwierig herausstellen, die richtigen Assets zu finden und auf diese über ihren Desktop zuzugreifen. Wenden Sie diese Best Practices an, um diesen Vorgang für kreative Benutzer zu vereinfachen.

  • Setzen Sie Collaboration-Funktionen in der AEM Assets-Webbenutzeroberfläche ein, um kreativen Benutzern einen direkteren Zugang zu den richtigen Assets zu ermöglichen. Hierzu gehören etwa die Freigabe von Ordnern oder Sammlungen, die Bereitstellung von Smart-Sammlungen (gespeicherten Suchen) oder der Versand von Benachrichtigungen mit Verweisen zu den richtigen Assets. Kreative Benutzer können dann auf ihrem Desktop mithilfe der Desktop-Aktionen der Webbenutzeroberfläche schnell auf diese Assets zugreifen.
  • Legen Sie geeignete Berechtigungen für Assets (Zugriffssteuerung) fest, um die Anzeige des DAM-Repositorys für kreative Benutzer zu vereinfachen, indem Sie im Grunde den Zugriff dieser Benutzer auf die benötigten/interessanten Assets beschränken:
    • Bestimmte Bereiche, die für kreative Benutzer keine Relevanz haben, können den entsprechenden Benutzergruppen verweigert werden, damit sie diesen nicht angezeigt werden, auch nicht auf dem Desktop.
    • Die meisten Assets in DAM liegen in ihrer endgültigen Form vor und sind nicht zur Bearbeitung vorgesehen. Sie sollten daher schreibgeschützt werden, damit sie nicht von kreativen Benutzern geändert werden können.
    • Nur Assets, die geändert/überarbeitet werden müssen, sollten mit Schreibzugriff für kreative Benutzer versehen werden. Manche Unternehmen nutzen AEM-Projekte und die von ihnen erstellten Ordner zum Hosten von Assets, die noch Änderungen unterworfen sind.

Suchen nach Assets

So suchen Sie nach einer Datei, die auf demDesktopgeöffnet werden soll:

  • Suchen Sie mithilfe der AEM Assets-Webbenutzeroberfläche nach dem Asset. SuchvorgängeinAEM Assets sind nicht nur leistungsstark (Suchfacetten, gespeicherte Suchen), sie bieten darüber hinaus zusätzliche Funktionen zum Auffinden des richtigen Assets. Dazu gehören zusätzliche Filter wie die Suche nach Assets basierend auf dem Status (Genehmigung, Ablauf), Sammlungen, Aufgaben, Benachrichtigungen und Freigeben von Ordnern/Sammlungen für andere Benutzer/Gruppen.
  • Wenn Sie das Asset gefunden haben, greifen Sie über die Option „Desktop-Aktionen“ der AEM-Benutzeroberfläche auf das Asset auf demDesktopzu.

Aktualisieren von geöffneten Assets mit der AEM Desktop App

Wenn Sie ein Asset direkt in dem Verzeichnis bearbeiten, das AEM Assets einer lokalen Netzwerkfreigabe zugeordnet hat, wird das Asset bei jedem Speichervorgang auf dem Desktop in AEM hochgeladen. Außerdem erstellt AEM eine Version und generiert Wiedergaben.

Gehen Sie wie folgt vor, wenn ein in AEM gespeichertes Asset aktualisiert werden muss:

  • Bei geringfügigen Aktualisierungen, etwa Anforderungen kleinerer Überarbeitungen im Genehmigungsprozess:
    • Checken Sie die Datei aus und öffnen Sie sie auf dem Desktop.
    • Aktualisieren Sie die Datei.
    • Speichern Sie die aktualisierte Version. Das Asset wird aktualisiert und in der Zeitleiste wird die ursprüngliche Version zum Vergleich angezeigt.
  • Bei umfassenden Aktualisierungen wie einer Änderungsanforderung, für die ein kleiner kreativer WIP-Zyklus erforderlich ist:
    • Öffnen Sie mithilfe der Option „Anzeigen“ den entsprechenden Ordner auf dem Desktop.
    • Kopieren Sie die Datei in einen WIP-Ordner außerhalb der zugeordneten AEM Assets-Freigabe. (Kopieren Sie die Datei beispielsweise in einen mit CC-Desktop-Applikation synchronisierten Ordner.)
    • Arbeiten Sie an der Datei und speichern Sie sie zwischendurch. Die Änderungen werden nicht in AEM Assets gespeichert.
    • Wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben, verschieben, kopieren oder speichern Sie die von AEM zugeordnete Datei, um sie als neue Version hochzuladen.

Netzwerkleistung

Um Benutzern ein positives AEM Desktop App-Erlebnis zu ermöglichen, kommt es in erster Linie auf eine gute, stabile Netzwerkverbindung zwischen Benutzerdesktops und AEM-Server an. Außerdem muss der Server für eine gute Leistung abgestimmt sein, insbesondere in Bezug auf das Hochladen und Aktualisieren von Assets. Diese Empfehlungen gelten für Netzwerk-/IT-Teams von Unternehmen.

Netzwerkhinweise

Die Best Practices für die AEM Assets-Netzwerkkonfiguration finden Sie im Dokument Überlegungen zum AEM Assets-Netzwerk. Folgende Aspekte sind u. a. beim Optimieren des AEM Desktop App-Erlebnisses für Benutzer nützlich: 

  • Ordnungsgemäße Dispatcher-Konfiguration: Vertrauen Sie auf AEM Dispatcher, um für zusätzliche Sicherheit zu sorgen, und stellen Sie sicher, dass dieser für eine AEM Desktop App-Verbindung mit AEM hinter einem Dispatcher konfiguriert ist.
  • Brandbreiteneinsparung: Ziehen Sie unter Mac eine Deaktivierung der Symbolvorschau in Finder in Betracht, wenn Sie das bereitgestellte Repository mit Finder durchsuchen. Finder fordert jede einzelne Datei an, um eine Vorschau zu erzeugen, und bewirkt, dass die AEM Desktop App das Asset herunterlädt und lokal im Cache speichert. Jedoch gilt es hierbei zu berücksichtigen, dass sich mit der eingesparten Brandbreite auch das Benutzererlebnis auf dem Desktop verschlechtert. So sollte daher beim Arbeiten mit Repositorys mit großen Assets und/oder begrenzter Brandbreite verfahren werden.

Hinweis: Zum Deaktivieren der Symbolvorschau wählen Sie im Finder-Menü „Ansicht“ den Eintrag „Anzeigeoptionen“ und deaktivieren Sie dann die Option „Symbolvorschau einblenden“. Diese Einstellung bezieht sich nur auf den aktuellen Ordner. Um sie standardmäßig festzulegen, klicken Sie im selben Fenster auf die Schaltfläche „Als Standard verwenden“.

Optimieren der Serverleistung

Informationen zur Leistungsoptimierung des AEM Assets-Servers finden Sie im Handbuch zur AEM Assets-Leistungsoptimierung. Einige wichtige Aspekte im Zusammenhang mit der Serverleistung der AEM Desktop App beziehen sich auf das Optimieren der Workflowkonfiguration für Asset-Uploads:

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