Übersicht

Mit Adobe Sign für ServiceNow können Anfragen zur Dokumentsignierung mithilfe systemeigener Funktionen über ServiceNow-Plattformen versendet werden. Signaturanfragen werden über einen Arbeitsablauf an den Adobe Sign-Service gesendet.

Anwendungsabhängigkeiten

Im Folgenden finden Sie die Anwendungsabhängigkeiten für Adobe Sign für ServiceNow.

  • Erforderlich Plugins

○ Orchestration

  • Systemtabellen-Berechtigungen erforderlich

○ E-Mail-Benachrichtigung (sys_event_email_action)

○ E-Mail-Vorlagen (sys_email_client_template)

○ E-Mail-Layouts (sys_email_layout)

Konfigurationsanleitung

Adobe Sign für ServiceNow installieren

Sobald Sie sich für den Konnektor angemeldet bzw. ihn erworben haben, sollte er im Menü „Systemanwendungen“ Ihrer ServiceNow-Instanz angezeigt werden.

app menu

Nach Abschluss der Installation werden zwei neue Anwendungsmenüs im linken Navigationsbereich angezeigt: „Adobe Sign“ und „Adobe Sign-Administration“.

Beim linken Menü handelt es sich um das Menü/die Ansicht des Benutzers, während sich rechts die Administratoransicht befindet.

user menu
Admin Menu


Geplanter Auftrag „Automatisch aktualisieren“

Ein geplanter Auftrag namens Adobe Sign – Dokumente wurde erstellt, der die Dokumente in der Tabelle Adobe Sign-Dokumente aktualisiert. Standardmäßig ist dieser Auftrag für 1:00 Uhr angesetzt. Sie können ihn jedoch so konfigurieren, dass er zu einem gewünschten Zeitpunkt ausgeführt wird.


MID-Server und JAR-Datei

Um das Signieren von Anlagen zu ermöglichen, ist ein MID-Server zusammen mit zwei benutzerdefinierten JAR-Dateien erforderlich (unten angegeben). Wenn Sie noch nicht über einen MID-Server verfügen, befolgen Sie die ServiceNow-Anweisungen zur Einrichtung.

Wenn der MID-Server installiert ist, müssen Sie ihn als Standardserver für Orchestration festlegen. Navigieren Sie im Orchestration-Menü zu MID-Servereigenschaften und geben Sie den Namen Ihres MID-Servers im Feld Standard-MID-Server für Orchestration-Aktivitäten ein.

Mid Server

Ihrem MID-Server müssen zwei benutzerdefinierte JAR-Dateien hinzugefügt werden:

  • JSON Simple
  • MultiPartFileUpload

Herunterladen

Diese können anhand dieser Prozedur installiert werden.

Vergewissern Sie sich, dass der MID-Server neu startet (das sollte automatisch geschehen).

Hinweis:

Beide oben aufgeführten Wiki-Referenzen beziehen sich auf die Istanbul-Version. Die Installation kann je nach Ihrer ServiceNow-Version abweichen.


Benutzer/Rollen

Es sind zwei Rollen in der Anwendung enthalten: „x_desci_adobesign_admin“ und „x_desci_adobesign_user“. Jeder Benutzer mit der Rolle „x_desci_adobesign_admin“ verfügt über vollständigen Zugriff auf alle Funktionen sowie auf die Benutzer und Administratormenüs.  

Benutzer mit der Rolle „x_desci_adobesign_user“ können nur auf das Benutzermenü „Adobe Sign“ und Beispiel-Katalogelemente zugreifen.


Erfolgs-/Fehlschlagbedingungen für benutzerdefinierte Arbeitsablaufaktivitäten

Sämtliche benutzerdefinierten Arbeitsablaufaktivitäten beinhalten die Ausgabe „result“. Standardmäßig ist diese Ausgabe auf den result-Wert der Aktivität festgelegt: 

  • Wenn kein Fehler auftritt (activityOutput.result==null), werden die Aktivitäten als erfolgreich weiterverarbeitet. 
  • Tritt ein Fehler auf (activityOutput.result!=null), wird dieser Fehler protokolliert und der Arbeitsablauf gilt als unvollständig. 

Sie können konfigurieren, wie der Fehlerstatus gehandhabt wird: Sie können Benachrichtigungen senden, eine Aufgabe zur Prüfung durch einen Technikmitarbeiter erstellen usw.


Benutzerdefinierte Aufgabenfelder

Es wurden drei benutzerdefinierte Felder zur Aufgabentabelle hinzugefügt, die auch zur benutzerdefinierten Adobe Sign-Listenansicht hinzugefügt werden können, sofern gewünscht. So erhält der Endbenutzer eine deutlichere Darstellung von Dokumentstatus und -informationen. Die Felder lauten:

  • Dokumentstatus (x_desci_adobesign_document_status): Status des Dokuments basierend auf dem Status in Adobe Sign. Die Werte im Feld „Dokumentstatus“ entsprechen den Status in Adobe Sign.
  • Dokument-URL (x_desci_adobesign_document_url): Adobe Sign-URL der Dokumentvereinbarung.
  • Vereinbarungs-ID (x_desci_adobesign_agreement_id): die eindeutige ID der Vereinbarung. 

Weitere Informationen zur Erstellung benutzerdefinierter Listenansichten finden Sie hier

Sie können auch eine Anzeigeregel erstellen, die eine benutzerdefinierte Ansicht für Benutzer erzwingt. Weitere Informationen finden Sie hier.

Vorsicht:

Sämtliche Feldnamen werden über die gesamte Anwendung hinweg verwendet, um die Benutzung zu vereinfachen. Wenn die Namen geändert werden, kann es zu Problemen kommen.

Weitere Informationen zur Erstellung benutzerdefinierter Listenansichten finden Sie hier

Sie können auch eine Anzeigeregel erstellen, die eine benutzerdefinierte Ansicht für Benutzer erzwingt. Weitere Informationen finden Sie hier

Im Folgenden finden Sie einen Beispielscreenshot:

Task Fields

Externe Systemverbindungen

Die Anwendung Adobe Sign für ServiceNow erfordert ein Adobe Sign-Konto, damit die Kommunikation zwischen Konnektor und ServiceNow möglich ist.


Verbinden Ihres Adobe Sign-Kontos mit ServiceNow

Sie benötigen ein Adobe Sign-Konto, damit ServiceNow mit dem E-Signatur-Service kommunizieren kann. Wenn Sie noch nicht über ein Konto verfügen, können Sie hier eins anlegen: Adobe Sign.

Wenn Sie über ein Konto verfügen, erstellen Sie die Verbindung zwischen ServiceNow und Adobe Sign, indem Sie im Menü „Adobe Sign Administration“ auf den Link Mit Adobe verbinden klicken.

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Hierdurch wird die Verbindungsseite geöffnet:

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  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Verbinden, um eine vertrauenswürdige Verbindung zu Adobe Sign herzustellen.
    • Hierdurch werden Sie auf die Adobe Sign-Anmeldeseite umgeleitet, auf der Sie sich anmelden und dauerhaften Zugriff gewähren müssen.
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  • Authentifizieren Sie sich mit Ihrem Adobe Sign-Administratorkonto bei Adobe Sign.
    • Die Ansicht wird aktualisiert, um zu bestätigen, dass Sie eine vertrauenswürdige Verbindung herstellen möchten.
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  • Bestätigen Sie den Zugriff, indem Sie auf die Schaltfläche Zugriff erlauben klicken.

Hiernach sollte die Nachricht Adobe Sign-Verbindung abgeschlossen angezeigt werden (siehe unten), wenn Sie den Link Mit Adobe Sign verbinden aufrufen.

 

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Sie haben den Adobe Sign-Service nun mit ServiceNow verbunden. 


Testen der Konfiguration

Tests können anhand der im obigen Abschnitt aufgeführten Schritte durchgeführt werden. Wenn Sie eine Verbindung hergestellt haben und der angemeldete Benutzer über die richtige Rolle verfügt, sollte die Konfiguration korrekt sein.

Test-Katalogelemente/-Arbeitsabläufe

Es wurden Test-Katalogelemente und -Arbeitsabläufe erstellt, die die Verwendung benutzerdefinierter Arbeitsablaufaktivitäten veranschaulichen. Sie bieten umfassende Beispiele zur erforderlichen Einrichtung von Elementen und Arbeitsabläufen, um die Anwendung Adobe Sign für ServiceNow zu nutzen.


Katalogelemente

Für die Anwendung wurden zwei Test-Katalogelemente erstellt. Mit diesen beiden Elementen werden sämtliche unterstützten Szenarien zur Einholung einer Signatur demonstriert.

Hinweis:

E-Mail-Adressen müssen durch Kommas getrennt eingegeben werden (email1@email.com, email2@email.com, usw.) und die Signaturanfragen werden in der Eingangsreihenfolge gesendet.

  • Adobe Sign – Signatur anfordern: Hier kann der Absender ein vorhandenes Dokument auswählen (entweder lokal auf der Festplatte oder in einer Adobe Sign-Bibliothek) und es an eine oder mehrere Personen zur Unterzeichnung senden. Der Prozess kann so konfiguriert werden, dass das Dokument umgehend im vorliegenden Zustand versendet wird oder dass eine Vorschau des Dokuments in der Adobe Sign-Sendeumgebung angezeigt wird.
  • Adobe Sign – W9-Signatur anfordern: Sendet ein bestimmtes Dokument zur Unterzeichnung (in diesem Fall ein W9-Formular), das der Benutzer nicht angeben muss. Dieses Beispiel zeigt, wie Sie die Verbindung nutzen können, um ein bestimmtes Dokument zu senden, ohne dass der Benutzer danach suchen oder es an eine Anfrage anhängen muss. Die Dokumentangaben werden zu der benutzerdefinierten Arbeitsablaufaktivität im Arbeitsablauf hinzugefügt.


Arbeitsabläufe

In der Anwendung wurden auch zwei Test-Arbeitsabläufe installiert. Diese Arbeitsabläufe verfügen auch über spezielle Statuswerte, die dem Dokumentstatus in Adobe Sign entsprechen. Derzeit werden nur wenige dieser Werte genutzt. In künftigen Versionen der Anwendung kommen möglicherweise weitere Werte hinzu. 

Adobe Sign – Signatur anfordern: Verbunden mit dem Katalogelement „Adobe Sign – Signatur anfordern“; veranschaulicht vier verschiedene Szenarien zur Verwendung der Verbindung zum Senden eines Dokuments zur Unterzeichnung:

  • Vorhandenes Dokument mit Vorschau verwenden: Sendet das aus der Dropdownliste ausgewählte Dokument, nachdem der Absender es in einer Vorschau überprüft hat. Bei Übermittlung erhält der Absender eine E-Mail mit einem Link zur erstellten Vereinbarung (siehe E-Mail-Benachrichtigungen). Nachdem der Benutzer das Dokument verifiziert hat, wird es in der Eingangsreihenfolge an alle angegebenen E-Mail-Adressen versandt. Sobald die Vereinbarung unterzeichnet ist, wird sie an das abgeschlossene angeforderte Element angehängt.
  • Vorhandenes Dokument ohne Vorschau verwenden: Sendet bei Übermittlung das aus der Dropdownliste ausgewählte Dokument an alle eingegebenen E-Mail-Adressen (in der Eingangsreihenfolge). Es wird keine Vorschau des Dokuments angezeigt. Sobald die Vereinbarung unterzeichnet ist, wird sie an das abgeschlossene angeforderte Element angehängt.
  • Dokument mit Vorschau anhängen: Sendet das angehängte Dokument, nachdem der Absender es anhand einer Vorschau überprüft hat. Bei Übermittlung erhält der Absender eine E-Mail mit einem Link zur erstellten Vereinbarung (siehe E-Mail-Benachrichtigungen). Nachdem der Benutzer das Dokument verifiziert hat, wird es in der Eingangsreihenfolge an alle angegebenen E-Mail-Adressen versandt. Sobald die Vereinbarung unterzeichnet ist, wird sie an das abgeschlossene angeforderte Element angehängt.
  • Dokument ohne Vorschau anhängen: Sendet bei Übermittlung das aus der Dropdownliste ausgewählte Dokument an alle eingegebenen E-Mail-Adressen (in der Eingangsreihenfolge). Es wird keine Vorschau des Dokuments angezeigt. Sobald die Vereinbarung unterzeichnet ist, wird sie an das abgeschlossene angeforderte Element angehängt.

 

Adobe Sign – Signatur für bestimmtes Dokument anfordern: Verbunden mit dem Katalogelement „Adobe Sign – W9-Signatur anfordern“; veranschaulicht die Verwendung der Verbindung, um das über den Arbeitsablauf zu sendende Dokument festzulegen und dem Absender ein bestimmtes Dokument zum Absenden zu präsentieren. Die folgenden beiden Szenarien werden in diesem Arbeitsablauf veranschaulicht:

  • Arbeitsablaufspezifisches Dokument mit Vorschau senden: Sendet das im Arbeitsablauf angegebene Dokument, nachdem der Absender es in einer Vorschau überprüft hat. Bei Übermittlung erhält der Absender eine E-Mail mit einem Link zur erstellten Vereinbarung. Nachdem der Benutzer das Dokument verifiziert hat, wird es in der Eingangsreihenfolge an alle angegebenen E-Mail-Adressen versandt. Sobald die Vereinbarung unterzeichnet ist, wird sie an das abgeschlossene angeforderte Element angehängt.
  • Arbeitsablaufspezifisches Dokument ohne Vorschau senden: Sendet nach Übermittlung das im Arbeitsablauf angegebene Dokument an alle eingegebenen E-Mail-Adressen. Es wird keine Vorschau des Dokuments angezeigt. Sobald die Vereinbarung unterzeichnet ist, wird sie an das abgeschlossene angeforderte Element angehängt.


Spezielle Arbeitsablaufaktivitäten

Es wurden spezielle Arbeitsablaufaktivitäten erstellt, um den Signaturprozess zu vereinfachen. Basierend auf dem ausgewählten Vorgang (Dokument anhängen, vorhandenes Dokument auswählen, mit oder ohne Vorschau usw.), muss sich auch der Vorgang der Aktivität ändern, damit die Anfrage verarbeitet werden kann. Jede spezielle Aktivität wird unten aufgeführt und mindestens einmal in den beiden beispielhaften Arbeitsabläufen verwendet.

Hinweis:

Werden die benutzerdefinierten Aktivitäten nicht so wie unten gezeigt aufgeführt, sehen Sie im Bereich für die Fehlerbehebung nach, wie sich dieser Umstand beheben lässt.

  • Adobe Sign – Auswahl senden, Vorschau: Wird verwendet, wenn die Variable „adobe_preview“ den Wert „yes“ und die Variable „adobe_attach_or_existing“ den Wert „no“ aufweist. Sendet das ausgewählte Dokument (adobe_lib_doc) zur Unterzeichnung an die E-Mail-Adressen in „adobe_email_address“, nachdem der Absender die Vorschau überprüft und es zur Unterzeichnung versendet hat.
  • Adobe Sign – Auswahl senden, keine Vorschau: Wird verwendet, wenn die Variable „adobe_preview“ den Wert „no“ und die Variable „adobe_attach_or_existing“ den Wert „no“ aufweist. Sendet das ausgewählte Dokument (adobe_lib_doc) nach Übermittlung der Anfrage zur Unterzeichnung an die E-Mail-Adressen in „adobe_email_address“, ohne dass zuvor eine Vorschau angezeigt wird.
  • Adobe Sign – Anhang senden, Vorschau: Wird verwendet, wenn die Variable „adobe_preview“ den Wert „yes“ und die Variable „adobe_attach_or_existing“ den Wert „yes“ aufweist. Sendet das angehängte Dokument zur Unterzeichnung an die E-Mail-Adressen in „adobe_email_address“, nachdem der Absender die Vorschau überprüft und es zur Unterzeichnung versendet hat.
  • Adobe Sign – Anhang senden, keine Vorschau: Wird verwendet, wenn die Variable „adobe_preview“ den Wert „no“ und die Variable „adobe_attach_or_existing“ den Wert „yes“ aufweist. Sendet das angehängte Dokument nach Übermittlung der Anfrage zur Unterzeichnung an die E-Mail-Adressen in „adobe_email_address“, ohne dass zuvor eine Vorschau angezeigt wird.
  • Adobe Sign – Anhangsdaten abrufen: Wird verwendet, wenn die Variable „adobe_attach_or_existing“ den Wert „yes“ aufweist. Erfasst die Vereinbarungsdaten und nutzt die benutzerdefinierte JAR-Datei und den MID-Server, um sie ins Multipart-/Formularformat umzuwandeln. 
  • Adobe Sign – Dokument X senden, keine Vorschau: Wird verwendet, wenn das Dokument vordefiniert wurde und die Variable „adobe_preview“ den Wert „no“ aufweist. Der Eingabeparameter „adobe_lib_doc“ enthält den Namen der zu sendenden Vereinbarung. Der Namenswert kann der Tabelle „Adobe Sign-Dokumente“ entnommen werden. Wir senden das W9-Dokument und legen die Variable „adobe_agreement_name“ auf „Signaturanfrage für W9-Formular“ fest.
  • Adobe Sign – Dokument X senden, Vorschau: Wird verwendet, wenn das Dokument vordefiniert wurde und die Variable „adobe_preview“ den Wert „yes“ aufweist. Der Eingabeparameter „adobe_lib_doc“ enthält den Namen der zu sendenden Vereinbarung. Der Namenswert kann der Tabelle „Adobe Sign-Dokumente“ entnommen werden. In unserem Beispiel senden wir das W-9-Dokument und legen die Variable „adobe_agreement_name“ auf „Signaturanfrage für W9-Formular“ fest.
  • Adobe Sign – Signierte Vereinbarung anhängen: Gibt das signierte Dokument aus Adobe Sign zurück und hängt es an den aktuellen Datensatz an. Diese Aktivität kann verwendet werden, wenn ein Dokument vom Absender ausgewählt oder angehängt wurde – NICHT, wenn ein bestimmtes Dokument fest integriert wurde. Nutzen Sie für solche Fälle „Adobe Sign – Signierte Vereinbarung X anhängen“. 
  • Adobe Sign – Signierte Vereinbarung anhängen: Gibt das signierte Dokument aus Adobe Sign zurück und hängt es an den aktuellen Datensatz an. Diese Aktivität kann verwendet werden, wenn ein Dokument vom Absender ausgewählt oder angehängt wurde – NICHT, wenn ein bestimmtes Dokument fest integriert wurde.
  • Adobe Sign – Signierte Vereinbarung X anhängen: Gibt das signierte Dokument aus Adobe Sign zurück und hängt es in der Instanz eines vordefinierten Dokuments an den aktuellen Datensatz an.


E-Mail-Benachrichtigungen

Es wurden drei spezielle E-Mail-Benachrichtigungen integriert, um die Verwendung benutzerdefinierter Vorlagen und Layouts zu veranschaulichen und um Beispiele für die Vorschau-/Überprüfungs-URL zu bieten.

  • Adobe Sign – Anfrage übermittelt: Wird ausgelöst, wenn eine Vorschau angefordert wurde (Variable „adobe_preview“ weist Wert „yes“ auf) und es sich bei dem Element um eines der Testelemente handelt. Beinhaltet einen Link zu der Vereinbarung, die überprüft werden soll.

Hinweis: Wenn andere Benachrichtigungen erstellt werden, müssen Sie die URL des Dokuments einfügen, damit der Absender die Überprüfung durchführen kann. Dieser Link findet sich auch im RITM-Formular und kann durch Hinzufügen des Felds „Dokument-URL“ zur Formularansicht auch anderen Dokumenten hinzugefügt werden.

  • Adobe Sign – Anfrage abgebrochen: Wird ausgelöst, wenn es sich bei dem Element um eines der beiden Test-Katalogelemente handelt und die Phase entweder „Geschlossen, nicht abgeschlossen“ oder „Signiert“ lautet.
  • Adobe Sign – Anfrage abgebrochen: Wird ausgelöst, wenn es sich bei dem Element um eines der beiden Test-Katalogelemente handelt und die Phase entweder „Geschlossen, abgeschlossen“ oder „Signiert“ lautet.

Wenn Sie zu einem dieser Datensätze navigieren, können Sie Beispielvorlagen sowie das Beispiellayout sehen.

Geplanten Auftrag „Automatisch aktualisieren“ konfigurieren

Der geplante Auftrag, der die Tabelle Adobe Sign-Dokumente automatisch aktualisiert, ist so vorkonfiguriert, dass er um 1:00 Uhr (lokale Systemzeit) ausgeführt wird. Dieser Auftrag kann so umkonfiguriert werden, dass er zu einem beliebigen Zeitpunkt ausgeführt wird. Sie können auch festlegen, ob er täglich oder wöchentlich wiederholt wird oder dauerhaft aktiv sein soll.

Um den Auftrag zu bearbeiten, öffnen Sie das Menü Adobe Sign-Administration, erweitern Sie das Element Dokumenteinrichtung aktualisieren und klicken Sie auf Auftrag „Dokumente automatisch aktualisieren“.

Konfigurieren Sie die gewünschten Einstellungen und klicken Sie zum Speichern auf Aktualisieren.

Wenn Sie auf Jetzt ausführen klicken, wird der Auftrag umgehend ausgeführt.

AutoRefresh panel

Support und Fehlerbehebung

Support-Kontaktinformationen

Sowohl in den Benutzer- als auch in den Administratormenüs finden Sie hilfreiche Dokumente und Links. Support-Kontaktinformationen finden Sie auf der unten aufgeführten Website.


Fehlerbehebung

Im Folgenden finden Sie einige häufige Probleme, die auftreten können während der Einrichtung und Verwendung von Adobe Sign für ServiceNow.

Variablennamen der Katalogelemente: Die in den beiden Beispiel-Katalogelementen verwendeten Variablennamen sind äußerst wichtig für die Funktionalität des Konnektors. Sie werden umfassend in den benutzerdefinierten Arbeitsablaufaktivitäten verwendet und Änderungen an ihnen können Probleme im Arbeitsablauf verursachen. Wenn Sie Änderungen an Variablennamen vornehmen, müssen Sie diese Änderungen auch in der im Arbeitsablauf verwendeten Adobe Sign-Aktivität vornehmen.

Verbindungsfehler bei Aufruf des Links „Mit Adobe Sign verbinden“ (nur Administratoren): Wenn der unten aufgeführte Fehlerbildschirm angezeigt wird, müssen Sie die Verbindung wiederherstellen. Befolgen Sie hierzu die Schritte im Abschnitt Verbinden Ihres Adobe Sign-Kontos mit ServiceNow. Überprüfen Sie auch, ob die Adobe Sign-Kontoinformationen korrekt sind.

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Anhangsaktivitäten funktionieren nicht ordnungsgemäß: Für die Anhangsaktivitäten ist eine funktionierende MID-Serververbindung erforderlich. Stellen Sie sicher, dass der MID-Server verfügbar ist und dass die JAR-Datei ordnungsgemäß installiert wurde. Wenn sie dennoch Fehler verursachen, überprüfen Sie, ob alle Variablennamen korrekt sind (siehe oben).

Vereinbarungs-ID-Fehler bei Übermittlung einer Anfrage: Fehler mit der Vereinbarungs-ID können auftreten, wenn die Dokumente, die in der Tabelle „Adobe Sign-Dokumente“ oder im Menü „Meine Dokumente“ aufgeführt sind, zu einem anderen Adobe Sign-Konto gehören. Auch wenn die Namen in den von Adobe bereitgestellten Testdokumenten möglicherweise übereinstimmen, können die Vereinbarungs-IDs im Konto abweichen. Wenn das angehängte Adobe-Konto geändert wird, müssen Sie das Dokument über die Option „Dokumentliste aktualisieren“ im Adobe Sign-Menü aktualisieren.

Menüoptionen sind für den Benutzer (un)sichtbar: Stellen Sie sicher, dass jedem Benutzer, der auf die Anwendung zugreifen kann, die richtige Rolle zugewiesen ist. Wenn Sie Gruppen verwenden, legen Sie auch hier die richtigen Rollen fest.

Keine Fehlermeldungen, aber E-Mail-Empfänger erhalten keine Signaturanfragen: Vergewissern Sie sich, dass Sie die E-Mail-Adressen getrennt durch Kommas angeben. Das richtige Format lautet: email1@email.com, email2@email.com, email3@email.com, usw.

Benutzerdefinierte Workflow-Aktivitäten werden nicht ordnungsgemäß im Workflow-Editor angezeigt: Aktuell liegt ein Programmfehler vor, der die Sichtbarkeit der benutzerdefinierten Workflow-Aktivitäten beeinflusst. Das Problem taucht meist nach einem Upgrade oder einer Aktualisierung der ServiceNow-Anwendung von Adobe Sign auf. Werden die Aktivitäten nicht angezeigt, folgen Sie den unten beschriebenen Schritten, um das Problem zu beheben.

  • Navigieren Sie zur Tabelle „wf_element_activity“, indem Sie wf_element_activity.list in das linke Navigationssuchfeld eingeben.
1_navigate_to_wfelement

Es werden alle Workflow-Aktivitäten aufgeführt, auch globale.

  • Filtern Sie die Liste nach Adobe Sign-Aktivitäten, indem Sie den Filter „application = AdobeSign“ einsetzen.
2_filter_using_adobesign

Enthält die gefilterte Liste nur noch Adobe Sign-Aktivitäten, wird Ihnen die Version aller gezeigten Aktivitäten angezeigt. Sollten Sie Ihre benutzerdefinierten Aktivitäten noch nicht hinzugefügt haben, beträgt die Anzahl etwa 320, wie im Screenshot unten gezeigt.

  • Klicken Sie auf einen beliebigen Aktivitätsdatensatz, um die zugehörige Aktivität zu öffnen. Wählen Sie dann das Hamburgersymbol im Datensatzkopf aus und klicken Sie auf Versionen.
3_select_versions

 

Es wird die Versionsliste angezeigt:

4_versions_list

 

  • Sortieren Sie die Versionsliste nach der Version und öffnen Sie den aktuellsten Versionsdatensatz. In diesem Beispiel ist die aktuellste Version die Version 10, wir müssen also den zugehörigen Datensatz bearbeiten. 

Beachten Sie, dass Sie Version 10 zwar sehen können, ihre Einstellung jedoch „Published = false“ lautet. Das ist der Grund für das Problem, das wir gerade versuchen zu umgehen. Obwohl die Aktivitäten vorhanden sind, ist der aktuellste Versionsdatensatz nicht als „Published = true“ eingestellt, sodass sie im Workflow-Editor nicht als verfügbar angezeigt werden.

5_version_10
  • Ändern Sie die Einstellung der aktuellsten Version in „true“, indem Sie doppelt auf das Veröffentlichungsfeld klicken und die Einstellung von „false“ in „true“ ändern.
  • Wiederholen Sie diesen Vorgang bei allen benutzerdefinierten Aktivitäten.
    • Hierbei ist es meist nützlich, die gerade korrigierte Aktivität aus der Liste herauszufiltern.

Hinweis:

Die zugehörige Liste ist nicht standardmäßig sichtbar. Wird sie Ihnen nicht angezeigt, fügen Sie sie mithilfe der folgenden Schritte der Datensatzansicht hinzu.

Hinzufügen der zugehörigen Liste zur Ansicht

So fügen Sie die zugehörige Liste Ihrer Ansicht hinzu:

  • Klicken Sie (wie zurvor für die Versionsoption) auf das Hamburgersymbol und wählen Sie Konfigurieren > Zugehörige Listen aus.  
1_choose_relatedlist
  • Verschieben Sie die zugehörige Liste Version > Elementdefinition in das Feld Ausgewählt.
  • Klicken Sie auf Speichern.
2_add_version_-_elementdefinition

Durch diese Aktion werden die zugehörigen Listen hinzugefügt. Das Formuar muss für alle Datensätze nur einmal ausgefüllt werden.

Sie sollten nun doppelt auf das aktive Feld klicken können, um dessen Wert in „true“ zu ändern.

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Referenzen


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