Adobe Sign für ServiceNow ist eine spezielle Integration, die entwickelt wurde, um über ServiceNow-Instanzen einfachen Zugriff auf die leistungsstarken Tools von Adobe Sign zu ermöglichen. Wir bieten Ihnen die Tools, um zuverlässige Arbeitsabläufe und Katalogelemente zu erstellen und die Prozesse für Dokumentsignierung und -speicherung in die Cloud zu verlagern.

Erstellen eines Arbeitsablaufs

Was sind Arbeitsabläufe?

Arbeitsabläufe bilden das Fundament eines „Adobe Sign“-Katalogelements. Neben Variablen und anderen Elementen, die dafür sorgen, dass das Formular mit den richtigen Feldern angezeigt wird, müssen wir auch einen Arbeitsablauf erstellen, der diese Informationen erfasst, damit Adobe Sign die Vereinbarung versenden kann.

Im Folgenden finden Sie die erforderlichen Schritte, um einen Beispielarbeitsablauf für einen Kostenbericht zu erstellen.


Zugreifen auf das Menü „Arbeitsabläufe“

Geben Sie als Administrator Arbeitsabläufe in die Filterleiste ein, um unter Orchestration die Option Arbeitsablauf-Editor zu finden.

1Workflow Menu

 

Klicken Sie auf Arbeitsablauf-Editor, um die Seite Arbeitsablauf zu öffnen:

2Workflow page-new

 

Klicken Sie im rechten Bereich auf das Symbol + rechts neben dem Suchfeld für Arbeitsabläufe.

Hierdurch starten Sie den Prozess zur Erstellung eines neuen Arbeitsablaufs über die Vorlagenseite Neuer Arbeitsablauf.

  • Geben Sie einen Namen für den Arbeitsablauf ein.
  • Verknüpfen Sie den Arbeitsablauf mit einer Tabelle.
3New Workflow

 

Unseren Beispielbericht nennen wir „Test-Kostenbericht“ und wählen die Tabelle „Angefordertes Element“ aus. Dann klicken wir auf „Absenden“.

5Workflow name

 

Es handelt sich hierbei um einen einfachen Arbeitsablauf mit Beginn und Ende.

Als Nächstes fügen wir Elemente hinzu, um den gewünschten Arbeitsablauf zu definieren.

6Workflow Designer

 

Arbeitsabläufe verbinden einzelne Elemente durch Pfeile. Bei unserem Beispiel verläuft der Arbeitsablauf ganz einfach von Beginn bis Ende. Um dazwischen Elemente einzufügen, löschen wir einfach den Pfeil von „Beginn“ zu „Ende“, indem wir auf den Pfeil klicken und auf die ENTF-Taste drücken.

7Workflow Designer

 

Da es sich bei unserem Beispiel um einen Arbeitsablauf für einen Kostenbericht handelt, muss der Benutzer einen Kostenbericht anhängen. Fügen Sie hierzu das Adobe Sign-Paket ein, mit dem wir diese Anhangsinformationen abrufen können.

Öffnen Sie hierzu im rechten Bereich die Registerkarte Pakete.

7Select Packs

 

Ziehen Sie das Paket Adobe Sign – Anhangsdaten abrufen auf den Bildschirm. Hierdurch wird ein Popup-Konfigurationsfenster geöffnet:

9Get Attachment Pack

 

Füllen Sie die Felder aus:

  • Name: Hier können Sie einen Namen für dieses Paket auswählen.
  • Phase: Hier können wir einen Status festlegen, damit wir wissen, in welcher Phase sich das Element befindet. 
    • In diesem Fall wissen wir, dass die Anfrage als genehmigt gilt, wenn wir die Anhangsdaten annehmen.
  • Adobe-Vereinbarungsname: Fügen Sie hier den Vereinbarungsnamen vorne aus dem Formular ein.
  • Adobe-E-Mail-Adresse: Mithilfe von ServiceNow-Benutzerkonten kann Adobe Sign automatisch die E-Mail-Adressen des Absenders, des entsprechenden Managers und der Kostenstelle ermitteln und die Vereinbarung mithilfe der unten gezeigten Syntax an die beteiligten Personen senden.
  • Adobe-Nachricht: Hier finden Sie eine vordefinierte Nachricht, die in ServiceNow erstellt werden kann.
10 Get Attachment PAck

 

Klicken Sie auf Absenden, um die Paketkonfiguration zu speichern.

Klicken Sie zunächst auf das Feld Immer am Objekt Beginn und ziehen Sie es zu dem neuen Paketobjekt.

11 Workflow Designer

Hinweis:

Sie können die einzelnen Objekte im Arbeitsablauf verschieben, um sie übersichtlich anzuordnen.

 

Als Nächstes muss der Anhang ohne Vorschau an den Empfänger gesendet werden.

Ziehen Sie von der Registerkarte Paket im rechten Bereich das Paket Anhang senden, keine Vorschau in den Arbeitsablauf, um es hinzuzufügen.

Hierdurch wird das Fenster zur Paketkonfiguration geöffnet:

12 Activity Properties

 

Es gibt zwei Möglichkeiten, die aufgeführten Felder auszufüllen:

  • Sie können die Werte manuell eingeben. 
  • Sie können die Felder ausfüllen, indem Sie die passende Beschriftung von der Registerkarte Daten auf der rechten Seite hineinziehen. 
    • Ziehen Sie beispielsweise das Element encodedBody von der Registerkarte „Daten“ in ein beliebiges Feld, in dem ein entsprechender codierter Text eingegeben werden muss.
12Data Objexcts

Führen Sie dieselben Schritte für zusätzliche Pakete durch, die Sie Ihrem Arbeitsablauf hinzufügen möchten: Ziehen Sie sie auf den Bildschirm und füllen Sie die Felder aus.

In unserem Beispielbericht werden folgende Pakete konfiguriert:

Paket: Werte festlegen

14 Set Values

Paket: Auf Bedingung warten

15 Wait for Connection

Paket: Signierte Vereinbarung anhängen

16 Attach Signed Agreemen t

Paket: Werte festlegen

17 Set Values

 

Sobald alle Elemente im Editor-Fenster vorhanden sind, können Sie sie mit Pfeilen verbinden, damit jeder Schritt in den nächsten übergeht, bis der Arbeitsablauf das Ende erreicht.

Ziehen Sie die Pfeile von Nicht erfolgreich zum Objekt Ende, damit der Arbeitsablauf endet, wenn einer der erforderlichen Schritte fehlschlägt.

18 Workflow Designer

 

Nachdem nun alle Elemente logisch miteinander verbunden sind, können Sie den Arbeitsablauf veröffentlichen, indem Sie auf Veröffentlichen klicken.

19 MEnu Options

 

Diesen veröffentlichten Arbeitsablauf können Sie jetzt an ein Katalogelement anhängen.

  • Wenn Sie einen Arbeitsablauf bearbeiten möchten, öffnen Sie diese Seite und klicken Sie auf Auschecken.


Hinzufügen von Arbeitsablaufaktivitäten zum Genehmigen

Wenn Sie einem Arbeitslauf, der eine benutzerdefinierte Adobe Sign-Arbeitsablaufaktivität enthält, eine Genehmigung oder eine andere Pause hinzufügen, müssen Sie möglicherweise die Methode ändern, mit der die Front-End-Katalogvariablen abgerufen werden.  Wenn Probleme mit leeren Feldern in Vereinbarungen oder Fehler angezeigt werden, dass eine Variable nicht gefunden werden kann (z B. „Undefinierte Eigenschaft 'objectname' kann nicht gelesen werden“), dann müssen Sie möglicherweise bei Aktivitäten, die Variablen abrufen, „workflow“ in „current“ ändern. 

Beispiel:

Wenn die Aktivität Folgendes verwendet:

${workflow.variables.adobe_email_address}

Zum Abrufen der E-Mail-Adresse des Benutzers müssen Sie dies folgendermaßen ändern:

${current.variables.adobe_email_address}

Auf diese Weise können Sie den Fehler beheben.

Der Grund hierfür ist ein Zeitproblem, das angezeigt wird, wenn der Arbeitsablauf angehalten wird, um auf den Abschluss der Aktivität zu warten.  

workflow_variables

Hinweis:

Diese Änderung ist nur erforderlich, wenn Sie eine Aktivität wie einen Zeitgeber oder eine Genehmigung verwenden, die eine Pause verursacht. 

Es wird dringend empfohlen, dies gut zu testen, bevor Sie den Arbeitsablauf in Ihrer Produktionsumgebung aktivieren.

Tipps/Häufige Fehlerquellen

Diagnose von Problemen

Wenn Probleme beim Senden Ihres Katalogelements auftreten, finden Sie die Ursache am besten, indem Sie ermitteln, welches Problem beim Arbeitsablauf vorliegt. Führen Sie hierzu Ihr Katalogelement aus und geben Sie „Angeforderte Elemente“ in die Filterleiste ein.

20 Self-service Menu

 

Hier finden Sie eine Liste der angeforderten Elemente.

Verwenden Sie die Spaltenheader, um die Datensätze zu sortieren, und suchen Sie nach einer Phase oder einem Dokumentstatus, bei der bzw. dem ein Problem angezeigt wird.

Klicken Sie auf den Elementdatensatz, um eine Instanz des Arbeitsablaufs zu öffnen.

20Recent Items Error

 

Suchen Sie auf der geöffneten Arbeitsablaufseite nach dem Paket, bei dem ein Fehler angezeigt wird (roter Objektheader). Klicken Sie darauf, um anzuzeigen, bei welcher Aktivität des Arbeitsablaufs sich das Katalogelement derzeit befindet.

Im Normalfall liegt der Fehler in dem Paket, das sich unmittelbar vor dem Paket mit dem roten Header befindet – für gewöhnlich, weil ein ungültiger Wert übergeben wurde.

21Error in Workflow

 

Fahren Sie mit dem Mauszeiger über das entsprechende Feld, um den Fehler zu ermitteln:

Vereinbarungs-ID-Fehler: Dieser Fehler betrifft für gewöhnlich das Paket Anhangsdaten abrufen. Der Fehler wird hier beim Paket Anhang senden angezeigt. Dieser Fehler tritt meist dann auf, wenn die Werte im Feld „Adobe-E-Mail-Adresse“ nicht korrekt eingegeben wurden oder die eingegeben Adressen nicht gültig sind.

  • Stellen Sie sicher, dass die Adressen des aktuellen Benutzers, des entsprechenden Managers und der Kostenstelle enthalten sind.
  • Vergewissern Sie sich auch, dass dem aktuellen Benutzer ein Manager zugewiesen wurde.

Verbindungsfehler: Überprüfen Sie die Verbindung zu Adobe Sign im Bereich Adobe Sign-Administration, indem Sie im Filterbereich Adobe Sign eingeben. Klicken Sie dann auf Mit Adobe verbinden.

Erstellen von Katalogelementen

Bei den Katalogelementen in ServiceNow handelt es sich um Objekte, die ein Administrator erstellen kann, um Aktionen in aufrufbare Elemente zu integrieren.

Im folgenden Beispiel nutzen wir den Arbeitsablauf für unseren Kostenbericht aus dem vorigen Abschnitt.

 

Erstellen von Katalogelementen

Geben Sie als Administrator Katalogelemente in die Filterleiste des Menüs ein.

23 Catalog Menu

Klicken Sie auf Katalogelemente (unterhalb von Adobe Sign-Administration).

Hierdurch wird eine Liste aller in Adobe Sign integrierten Katalogelemente angezeigt:

23Catalog Items short

 

Klicken Sie auf Neu, um ein neues Element zu erstellen.

NEw Button

Hierdurch wird eine Vorlagenseite für ein neues Katalogelement geöffnet.

25Catalog Template Originaledit-Rebrand

Füllen Sie die Felder passend zu Ihrem Katalogelement aus:

1. Name: Der Name Ihres Katalogelements. Setzen Sie zur einfachen Erkennung „Adobe Sign -“ voran.

2. Arbeitsablauf: Klicken Sie auf das Lupensymbol, um den Arbeitsablauf auszuwählen, den Sie diesem Element hinzufügen möchten.

3.  Symbol: Laden Sie ein Bild hoch, das als Symbol für das Element verwendet werden soll.

4.  Kurzbeschreibung: Geben Sie eine kurze Beschreibung ein (ein Satz).

5. Beschreibung: Hier können Sie eine längere Beschreibung Ihres Katalogelements einfügen, um seine Funktion vollständig zu erklären.

6.  Absenden: Wenn Sie das Katalogelement definiert haben, können Sie auf Absenden klicken, um es zu speichern.

 

Nachdem Sie auf „Absenden“ geklickt haben, wird Ihnen eine Liste aller Katalogelemente angezeigt.

Klicken Sie auf das eben erstellte Element und scrollen Sie ganz nach unten, bis Sie die Variablenfelder sehen. 

33 Catalog Variables

Hier können Sie Variablen für Ihr Katalogelement eingeben.

In unserem Beispielkostenbericht haben wir drei Variablen eingegeben:

  • Adobe_agreement_name: Diese Variable enthält den Namen der Vereinbarung.
  • Cost_center: Diese Variable findet die korrekte Kostenstelle für den Kostenbericht.
  • Adobe_attach_macro: Diese Variable findet die Vereinbarung, die vom Benutzer hochgeladen werden muss.

 

So erstellen Sie die Beispielvariable „Adobe_agreement_name“:

34 Catalog questions

 

Wählen Sie im Feld Typ die Option Einzeiliger Text aus, da es sich bei dem Vereinbarungsnamen um einen kurzen Wert handelt.

35 Catalog Type

 

Geben Sie im Feld Frage ein, was dem Benutzer angezeigt werden soll, und klicken Sie auf „Aktualisieren“.

36 Catalog Question

 

Wiederholen Sie diesen Schritt für die anderen Variablen für Kostenstelle und Anhangsmakro.

Im Folgenden finden Sie entsprechende Beispiele:

Variable: Kostenstelle

37 Catalog page


Variable: Anhangsmakro

38 Catalog Type

 

Sobald Sie das Frontend des Formulars fertiggestellt haben, klicken Sie oben rechts auf Testen, um es zu testen.

Geben Sie in die Felder entsprechende Werte ein und testen Sie, ob Ihr Element funktioniert.

39 Try It

Senden von Vereinbarungen mit dem Katalogelement

Wenn das Katalogelement erstellt wurde, können Benutzer über den Servicekatalog oder das Serviceportal auf das Element zugreifen (über das Symbol), um signierbare Dokumente (Vereinbarungen) zu versenden.

 

Servicekatalog:

Geben Sie in der Filterleiste Servicekatalog ein und klicken Sie im entsprechenden Menü auf Servicekatalog

33 Service Catalog

Sie können das Element entweder in Beliebte Anfragen oder in den Adobe Sign-Elementen auf der Seite „Servicekatalog“ suchen:

35Adobe Sign Item-rebrand

Status des Vereinbarungselements senden

Wenn ein Vereinbarungselement versendet wurde, können Sie den Status des Elements ermitteln, indem Sie Angeforderte Elemente in die Filterleiste eingeben und im entsprechenden Menü auf Angeforderte Elemente klicken.

36RequestedItem

 

Über Angeforderte Elemente wird eine Seite geöffnet, auf der alle angeforderten Katalogelemente aufgeführt sind, die bisher aufgerufen wurden.

44 Request Catalog Items

 

Klicken Sie auf ein beliebiges Element in der Liste, um ein neues Fenster mit Details zu diesem Element zu öffnen.

45 More Details

Zugriff auf Elemente aus „Meine Vereinbarungen“

Wenn Benutzer nur die Vereinbarungen anzeigen möchten, die sie Ihnen gesendet haben, können sie hierzu Meine Dokumente in die Filterleiste eingeben und im entsprechenden Menü auf Meine Dokumente klicken.

39 Accessing MyDocs

Über die Option Meine Dokumente werden dem Benutzer alle Dokumente angezeigt, die seinem Konto zugewiesen sind: Vereinbarungen, die der Benutzer anderen gesendet oder die er unterzeichnet hat.

47 My Documents

Wenn er auf eines der Elemente klickt, wird ein Fenster geöffnet, in dem der Status der Anfrage und die angehängten Dokumente angezeigt werden. Dieses Element dient als Speicher der Datensätze und ermöglicht die Echtzeitansicht aller von Vereinbarungsempfängern durchzuführenden Aktionen sowie der signierten Dokumente, die hier auch heruntergeladen werden können. 

48 Specific Items


Serviceportal

Neben dem Servicekatalog können wir auch über das Serviceportal auf unsere Elemente zugreifen.

 

Erstellen einer Serviceportal-Seite:

Geben Sie in der Filterleiste Serviceportal ein und klicken Sie im entsprechenden Menü auf Seiten:

42Service Portal Menu

Geben Sie einen Seitentitel und eine -ID ein.

Klicken Sie auf Absenden, um die Seite zu erstellen.

50 page title and id

Wenn Sie die Seite erstellt haben, klicken Sie auf das Element, um es zu öffnen.

Scrollen Sie runter und klicken Sie auf In Designer öffnen.

51 Related Links

Ziehen Sie den Container 4-4-4 auf die Seite. 

52 4-4-4 Container

Positionieren Sie einen Symbollink (aus dem Menü „Widgets“) innerhalb des Containers.

53 Icon link

Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um den Symbollink zu bearbeiten.

54 Pencil

Füllen Sie die Felder wie gewünscht aus. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel:

Hinweis:

Makro anhängen ist nicht mit dem Serviceportal kompatibel. Stellen Sie beim Bearbeiten eines Katalogelements im Portal sicher, dass der Link, den Sie angeben, auf ein Katalogelement verweist, das nur zuvor hochgeladene Dokumente verwendet.

55 Expense Report-small

Nachdem Sie nun die Seite erstellt haben, können Sie zu ServiceNow zurückkehren und auf Testen klicken, um Ihre neue Portalseite zu testen.


Herunterladbare PDF

Herunterladen

Dieses Werk unterliegt den Bedingungen der Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Twitter™- und Facebook-Beiträge fallen nicht unter die Bedingungen der Creative Commons-Lizenz.

Rechtliche Hinweise   |   Online-Datenschutzrichtlinie