Arbejdsgang for oprettelse af tilgængelige PDF-dokumenter

Overordnet set består processen med at oprette tilgængelige PDF-dokumenter af nogle få grundlæggende faser:

  1. Overvej tilgængeligheden, inden du konverterer et dokument til PDF-format.
  2. Tilføj efter behov formularfelter, der kan udfyldes, samt beskrivelser, og indstil tabuleringsrækkefølgen.
  3. Føj andre tilgængelighedsfunktioner til PDF-dokumentet.
  4. Kod PDF-dokumentet.
  5. Evaluer PDF-dokumentet, og reparer kodningsproblemer.

Disse trin vises i en rækkefølge, som passer til de fleste behov. Du kan dog udføre opgaverne i en anden rækkefølge eller skifte mellem nogle af trinnene. Du skal i alle tilfælde først undersøge dokumentet, fastlægge dets tiltænkte formål og bruge analysen til at bestemme den arbejdsproces, som du anvender.

Yderligere ressourcer

Yderligere oplysninger om oprettelse af tilgængelige PDF-filer finder du i disse ressourcer:

Overvej tilgængeligheden, inden du konverterer et dokument til PDF-format

Når det er muligt, skal du tænke på tilgængelighed under oprettelse af kildefilerne i et oprettelsesprogram, f.eks. et tekstbehandlings- eller sidelayoutprogram.

Typiske opgaver i oprettelsesprogrammet omfatter at føje alternativ tekst til grafik, optimere tabeller og anvende afsnitstypografier eller andre dokumentstrukturfunktioner, der kan konverteres til koder. Få flere oplysninger under Oprettelse af et kodet PDF-dokument ud fra et oprettelsesprogram.

Tilføj formularfelter, der kan udfyldes, samt beskrivelser, og indstil tabuleringsrækkefølgen

Hvis PDF-dokumentet indeholder formularfelter, kan du bruge Værktøjer > Tilgængelighed > Kør genkendelse af formularfelter for at finde formularfelter og gøre dem interaktive (kan udfyldes).

Brug formularværktøjerne til at oprette formularfelter, der kan udfyldes, f.eks. knapper, afkrydsningsfelter, pop op-menuer og tekstbokse. Når du opretter et felt, kan du indtaste en beskrivelse af feltet i boksen Værktøjstip i dialogboksen Egenskaber. Skærmlæsere læser dette højt for brugeren. Få flere oplysninger under Opret formularfelter.

Bemærk:

Du kan også bruge værktøjet TouchUp-læserækkefølge i Acrobat Pro for at føje beskrivelser til formularfelter.

Oplysninger om indstilling af tabulatorrækkefølgen til at bruge dokumentstruktur finder du i Angive navigation af formularfelter.

Føj andre tilgængelighedsfunktioner til PDF-dokumentet

I Acrobat Pro omfatter denne fase angivelse af dokumentsprog, kontrol af at sikkerhedsindstillingerne ikke påvirker skærmlæsere, oprettelse af tilgængelige links og tilføjelse af bogmærker. Få flere oplysninger under Indstil dokumentsprog, Undgå, at sikkerhedsindstillinger interfererer med skærmlæsere, Tilføj tilgængelighedslinks og Om bogmærker.

I Acrobat Standard omfatter denne fase angivelse af dokumentsprog, kontrol af at sikkerhedsindstillingerne ikke påvirker skærmlæsere samt tilføjelse af bogmærker. Få flere oplysninger under Indstil dokumentsprog, Undgå, at sikkerhedsindstillinger interfererer med skærmlæsere og Om bogmærker.

Kod PDF-dokumentet

Du kan forbedre tilgængeligheden i PDF-dokumenter ved at tilføje koder i Acrobat. Hvis en PDF-fil ikke indeholder koder, forsøger Acrobat at kode den automatisk, når brugere læser eller ombryder teksten, og resultaterne kan være skuffende. Med en kodet PDF-fil sender det logiske strukturtræ indholdet til en skærmlæser eller andet hjælpeprogram eller -enhed i en passende rækkefølge.

Det bedste resultat opnås ved at kode et dokument, når det konverteres til PDF-format fra et oprettelsesprogram. Eksempler på disse programmer omfatter Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign®, Microsoft Word eller OpenOffice Writer. Hvis du ikke har adgang til et oprettelsesprogram, der kan generere en kodet PDF-fil, kan du altid kode en PDF-fil ved at bruge Acrobat.

Kodning under konvertering til PDF-format kræver et oprettelsesprogram, der understøtter kodning i PDF-format. Med kodning under konvertering kan oprettelsesprogrammet trække fra afsnitstypografier eller andre strukturoplysninger i kildedokumentet for at producere et logisk strukturtræ. Det logiske strukturtræ afspejler en nøjagtig læserækkefølge og passende kodeniveauer. Denne kodning kan lettere fortolke strukturen i komplekse layout, f.eks. integrerede sidepaneler, tætte kolonner, uregelmæssig tekstjustering og tabeller. Kodning under konvertering kan ligeledes udføre en korrekt kodning af hyperlinks, krydsreferencer, bogmærker og eventuel alternativ tekst i filen.

Hvis du vil kode et PDF-dokument i Acrobat, skal du vælge Værktøjer > Tilgængelighed > Føj koder til dokument. Denne kommando fungerer på alle ukodede PDF-dokumenter, f.eks. et, der er oprettet med Adobe PDF-printeren. Acrobat analyserer PDF-filens indhold for at fortolke de enkelte sideelementer, deres hierarkistruktur og hver sides tiltænkte læserækkefølge. Derefter opbygges et kodetræ, som afspejler disse oplysninger. Det opretter også koder for alle hyperlinks, krydsreferencer og bogmærker, som du har føjet til dokumentet i Acrobat.

Kommandoen Føj koder til dokument koder de fleste standardlayout tilstrækkeligt. Kommandoen kan dog ikke altid fortolke komplekse sideelementers struktur og læserækkefølge. Disse elementer omfatter kolonner med lille afstand, uregelmæssig tekstjustering, formularfelter, der ikke kan udfyldes, og tabeller uden rammer. Hvis disse sider kodes med kommandoen Føj koder til dokument, kan det medføre forkert kombinerede elementer eller koder uden for sekvens. Det kan forårsage problemer med læserækkefølgen i PDF-filen.

Om vandmærker og skærmlæsere

Du kan føje et vandmærke til et kodet PDF-dokument uden at føje det til kodetræet. Manglende visning af et vandmærke i kodetræet er en stor hjælp for personer, som bruger skærmlæsere, fordi vandmærket ikke læses op som en del af et dokuments indhold.

Den bedste metode til tilføjelse af et vandmærke, som ikke påvirker skærmlæsere, er at indsætte et ukodet PDF-format af vandmærket i et kodet PDF-dokument.

Evaluer PDF-dokumentet, og reparer kodningsproblemer (Acrobat Pro)

Når du har en kodet PDF-fil, skal du evaluere dokumentet for at finde problemer med læserækkefølgen, kodefejl og tilgængelighedsfejl og derefter afhjælpe dem som nødvendigt.

Uanset hvilken metode du anvender til at kode PDF-filen, skal du bruge Acrobat til at opmærke kodningen og læserækkefølgen for komplekse sidelayout eller usædvanlige sideelementer. F.eks. kan kommandoen Føj koder til dokument ikke altid skelne mellem vejledende figurer og dekorative sideelementer, f.eks. rammer, linjer eller baggrundselementer. Det kan kode alle disse elementer forkert som tal. På tilsvarende vis kan denne kommando fejlagtigt kode grafiske tegn i tekst, f.eks. uncialer, som figurer i stedet for at medtage dem i den kode, som repræsenterer tekstblokken. Den slags fejl kan gøre kodetræet uoverskueligt og komplicere den læserækkefølge, som hjælpeteknologien er afhængig af.

Hvis du koder et dokument i Acrobat, genererer programmet en fejlrapport, når kodningsprocessen er fuldført. Brug denne rapport som en vejledning til at afhjælpe kodningsproblemer. Du kan identificere andre problemer med kodning, læserækkefølge og tilgængelighed for PDF-filer ved at bruge værktøjet Fuld kontrol eller værktøjet TouchUp-læserækkefølge. Få flere oplysninger under Kontrollér tilgængelighed med fuld kontrol og Kontrollér og ret læserækkefølgen.

Opret en kodet PDF-fil ud fra en webside

Et PDF-dokument, som du opretter ud fra en webside, er kun tilgængeligt i samme omfang som den HTML-kilde, det er baseret på. Hvis websiden f.eks. afhænger af tabeller til layoutdesignet, løber HTML-koden for tabellen muligvis ikke i den samme logiske læserækkefølge, som en kodet PDF-fil ville kræve, selvom HTML-koden er tilstrækkeligt struktureret til at vise alle elementerne korrekt i en browser.

Afhængigt af websidens kompleksitet kan du udføre omfattende reparationer i Acrobat Pro med værktøjet TouchUp-læserækkefølge eller ved at redigere kodetræet i Acrobat.

Du opnår den bedste tilgængelighed i PDF-dokumenter, du opretter ud fra websider, ved først at etablere en logisk læserækkefølge i deres HTML-kode. Du opnår de bedste resultater ved at bruge Retningslinjerne for tilgængelighed af webindhold, som udgives af World Wide Web Consortium (W3C). Yderligere oplysninger finder du i retningslinjerne på W3C-webstedet.

  1. Benyt en af følgende fremgangsmåder:
    • I Acrobat skal du vælge Filer > Opret > PDF-fil ud fra webside, angive websidens adresse og derefter klikke på Indstillinger.

    • I Microsoft Internet Explorer skal du på Adobe PDF-værktøjslinjen klikke på den nedadgående pil på knappen Konverter og vælge Indstillinger.

  2. Under fanen Generelt skal du vælge Opret PDF-koder og derefter klikke på OK.
  3. Angiv evt. andre indstillinger, og klik derefter på Opret.

Oprettelse af et kodet PDF-dokument ud fra et oprettelsesprogram

I de fleste tilfælde opretter du kodede PDF-filer i et oprettelsesprogram, f.eks. Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign eller Microsoft Word. Oprettelse af koder i et oprettelsesprogram giver generelt bedre resultater end tilføjelse af koder i Acrobat.

PDFMaker indeholder konverteringsindstillinger, der gør det muligt for dig at oprette kodede PDF-dokumenter i Microsoft Excel, PowerPoint og Word.

Yderligere oplysninger om at oprette tilgængelige PDF-dokumenter finder du på www.adobe.com/dk/accessibility.

Yderligere oplysninger finder du i dokumentationen til redigeringsprogrammet.

Om koder i kombinerede PDF-dokumenter

Du kan kombinere flere filer fra forskellige programmer i ét PDF-dokument. Du kan f.eks. kombinere tekstbehandlingsfiler med diaspræsentationer, regneark og websider. Vælg Filer > Opret > Kombiner filer til en enkelt PDF-fil.

I forbindelse med konverteringen åbner Acrobat de enkelte oprettelsesprogrammer, opretter et kodet PDF-dokument og samler de forskellige PDF-dokumenter i ét samlet kodet PDF-dokument.

Konverteringsprocessen fortolker ikke altid dokumentstrukturen i det kombinerede PDF-dokument korrekt, fordi de filer, der samles, ofte bruger forskellige formater. Brug Acrobat Pro til at oprette et tilgængeligt PDF-dokument ud fra flere dokumenter.

Når du kombinerer flere PDF-dokumenter til ét kodet PDF-dokument, er det en god ide at kode det kombinerede dokument igen. Hvis du kombinerer kodede og ukodede PDF-filer, medfører det et delvist kodet PDF-dokument, som ikke er tilgængeligt for personer med handicap. Nogle brugere, som f.eks. anvender skærmlæsere, er uvidende om de sider, der ikke indeholder koder. Hvis du starter med en blanding af kodede og ukodede PDF-dokumenter, skal du kode de ukodede dokumenter, inden du fortsætter. Hvis alle PDF-dokumenterne er ukodede, skal du føje koder til det kombinerede PDF-dokument, når du er færdig med at indsætte, erstatte og slette sider.

Når du indsætter, erstatter eller sletter sider, accepterer Acrobat eksisterende koder i kodetræet for det konsoliderede PDF-dokument på følgende måde:

  • Når du indsætter sider i et PDF-dokument, føjer Acrobat evt. koder for de nye sider til slutningen af kodetræet. Denne rækkefølge finder sted, selv hvis du indsætter de nye sider i begyndelsen eller midten af dokumentet.

  • Når du erstatter sider i et PDF-dokument, føjer Acrobat evt. koder fra de indgående sider til slutningen af kodetræet. Denne rækkefølge finder sted, selv hvis du erstatter sider i begyndelsen eller midten af dokumentet. Acrobat bevarer eventuelle koder for de sider, der skiftes ud.

  • Når du sletter sider i et PDF-dokument, bevarer Acrobat eventuelle koder for de sider, der slettes.

Sider, hvis koder ikke passer ind i det logiske strukturtræ, kan forårsage problemer for skærmlæsere. Skærmlæsere læser koder i rækkefølge ned gennem træet og når muligvis ikke koderne for en indsat side før slutningen af træet. Du kan løse dette problem ved at bruge Acrobat Pro til at omarrangere kodetræet. Placer store grupper koder i samme læserækkefølge som selve siderne. Du kan undgå dette trin ved at planlægge at indsætte sider i slutningen af et PDF-dokument, så dokumentet opbygges fra forrest til bagest i rækkefølge. Hvis du f.eks. opretter en PDF-fil til titelsiden separat fra indholdet, skal du føje indholds-PDF'en til PDF-filen med titelsiden, selvom indholdsdokumentet er større. På denne måde placeres koderne for indholdet efter koderne for titelsiden. Det er ikke nædvendigt at omarrangere koderne i Acrobat Pro senere.

De koder, der bliver tilbage, når en side er blevet slettet eller udskiftet, har ikke nogen forbindelse til indholdet i dokumentet. De er ikke andet end store, tomme afsnit i kodetræet. Disse overflødige koder forøger filstørrelsen på dokumentet, gør skærmlæsere langsommere og kan medføre, at skærmlæsere fremviser forvirrende resultater. Du opnår de bedste resultater ved at foretage kodningen som det sidste trin i konverteringen. Brug Acrobat Pro til at slette koderne for slettede sider fra kodetræet.

Få flere oplysninger under Opret flettede PDF-filer.

Om værktøjer til oprettelse af tilgængelige PDF-formularer

Adobe indeholder forskellige værktøjer til oprettelse af tilgængelige PDF-formularer:

Acrobat Pro, Acrobat Standard

Brug et af disse programmer til at åbne ukodede eller kodede PDF-formularer (undtagen PDF-formularer, der er oprettet i Adobe Designer) og tilføje formularfelter, der kan udfyldes, f.eks. tekstbokse, afkrydsningsfelter og knapper. Brug derefter programmets andre værktøjer til at gøre formularen tilgængelig. Føj beskrivelser til formularfelter, kod ukodede formularer, angiv tabulatorrækkefølgen, manipuler koderne, og udfør andre PDF-tilgængelighedsopgaver.

Oprettelsesprogrammer

De fleste oprettelsesprogrammer, som du kan bruge til at designe formularer, bevarer ikke formularfelter, der kan udfyldes, når du konverterer filerne til PDF-filer. Brug formularværktøjerne i Acrobat Pro til at tilføje formularfelter, der kan udfyldes. Hvis du derudover koder formularen under konvertering til PDF, kan oprettelsesprogrammet generere uegnede koder til formularfelternes tekstetiketter. I en kompleks formular kan tekstetiketterne for alle felterne f.eks. løbe sammen til en enkelt linje. Skærmlæsere kan ikke fortolke disse felter som enkelte etiketter. Disse problemer med læserækkefølgen kan betyde tidskrævende arbejde i Acrobat Pro for at opdele etiketterne. I dette tilfælde kan det nogle gange være en bedre løsning at oprette en ukodet PDF-formular fra oprettelsesprogrammet. Du kan derefter bruge formularværktøjerne i Acrobat Pro til at tilføje formularfelter, der kan udfyldes, inden du koder hele dokumentet. Nogle formularer er så ligetil, at du kan producere en kodet PDF-fil fra oprettelsesprogrammet. Udfør derefter let bearbejdning i Acrobat Pro, efter at du har tilføjet formularfelterne, der kan udfyldes.

Arbejdsgange for oprettelse af tilgængelige PDF-formularer

Med Acrobat kan du åbne ukodede og kodede PDF-formularer, tilføje formularfelter, der kan udfyldes, tilføje feltbeskrivelser og alternativ tekst, angive tabulatorrækkefølgen og kode formularerne (hvis de ikke allerede er kodet). Du kan også redigere koderne i en kodet PDF-formular ved hjælp af værktøjet TouchUp-læserækkefølge eller kodetræet.

Design formularen til tilgængelighed.

Formularer har ofte relativt komplekse layout sammenlignet med dokumenter, der har en simpel struktur med enkeltkolonne. Et programs succes med at analysere og kode en formular afhænger i høj grad af et dokuments oprindelige formatering og layout og de anvendte felttyper.

Hvis du designer en formular, skal du medtage overskrifter, anvisninger og felter, hvor brugere skal indtaste data. Giv som minimum hvert felt en etiket. Tilføj også særlige anvisninger for felter, hvis dette er nødvendigt. Brug grafikværktøjer til at tegne linjer og bokse. Brug ikke tegn, f.eks. understregningstegn og lodrette streger, fordi disse teksttegn kan forvirre skærmlæsere.

Når der føjes beskrivelser til formularfelter, aktiveres skærmlæsere til at identificere felterne for brugerne. Brugere får beskrivelsen læst højt, når de tabulerer til feltet. Lav beskrivelser, der er korte og klare men komplette. Beskrivelsen "Fornavn" er f.eks. passende til et felt med fornavne. Brug ikke anvisninger (f.eks. "Indtast fornavn") som en beskrivelse.

Indstille og teste tabuleringsrækkefølgen i en formular.

Tabuleringsrækkefølgen for formularfelter gør det muligt for personer med handicap at bruge et tastatur til at flytte fra felt til felt i en logisk rækkefølge. Indstil i PDF-formularer tabulatorrækkefølgen til Brug dokumentstruktur. Du kan teste en formulars tabulatorrækkefølge ved at bruge følgende tastaturkommandoer:

  • Tab for at flytte fokus til det næste felt

  • Skift+Tab for at flytte fokus til det forrige felt

  • Mellemrumstasten for at vælge indstillinger

  • Piletaster til at vælge indstillinger eller listeelementer

Kode PDF-formularen og løse kodningsproblemer.

Hvis PDF-formularen allerede er kodet, skal du bruge værktøjet TouchUp-læserækkefølge i Acrobat til at kode hvert formularfelt. Med dette værktøj kan du også løse problemer med læserækkefølgen af tekstetiketterne til formularfelterne. Du kan f.eks. være nødt til at opdele flettede feltlinjer i individuelle felter.

Dette arbejde har licens under en Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Opslag på Twitter™ og Facebook er ikke omfattet af vilkårene for Creative Commons.

Juridiske meddelelser   |   Politik for beskyttelse af personlige oplysninger online