Oversigt

Dette dokument indeholder de nødvendige trin, som Workday-kunder skal bruge til at integrere Adobe Sign i din Workday-lejer. Dokumentet er en installationsvejledning og er ikke tiltænkt som en omfattende instruktionsvejledning til Workday.

For at bruge Adobe Sign i Workday skal du have eller udvikle en forståelse for, hvordan du opretter og redigerer Workday-elementer som f.eks.: Business Process Framework, installation og konfiguration af lejer, rapportering og Workday Studio-integration.

Højniveautrinnene til at fuldføre integration er:

  • Aktivér din administrative konto i Adobe Sign (kun nye kunder)
  • Konfigurer en gruppe i Adobe Sign for at holde brugeren/nøglen til Workday-integration
  • Kontakt Adobe Sign Support for at aktivere/bekræfte integrationsindstillinger
  • Generer en integrationsnøgle i Adobe Sign
  • Installér integrationsnøglen i Workday-lejeren

Aktivering af din Adobe Sign-konto

Eksisterende kunder med etablerede konti kan springer over trinnet Konfigurer Adobe Sign til Workday

Kunder, der ikke har erfaring med Adobe Sign eller et eksisterende login, vil få en konto (i Adobe Sign) til Workday af en Adobe-ekspert. Derefter modtager du en bekræftelsesmail:

Billede af velkomstmailen fra Adobe Sign

Følg instruktionerne i mailen for at aktivere din konto og komme til Adobe Sign-dashboardet.

Adobe Sign-dashboardsiden

Konfigurer Adobe Sign til Workday

Konfiguration af Adobe Sign til Workday kræver, at der genereres to dedikerede objekter i Adobe Sign-systemet:

  • En "Workday-gruppe"
    Workday kræver en dedikeret "gruppe" i Adobe Sign-kontoen for at aktivere integrationsfunktionen. Adobe Sign-gruppen bruges kun til at justere Workday-brugen af Adobe Sign. Anden potentiel brug (Salesforce.com, Arriba osv.) påvirkes ikke.
    Eksempel: Mailmeddelelser for Workday-gruppen skjules, så Workday-brugere kun får meddelelser i deres egen Workday-indbakke.

  • En godkendende bruger ejer integrationsnøglen
    I gruppen bør der kun være én (og kun én) administrator på gruppeniveau.  Denne bruger er den autoritative bruger, der ejer integrationsnøglen. Det anbefales, at en funktionel (men virkelig) mailadresse bruges som f.eks. HR@MyDomain.com. Ved at bruge en fungerende mail i stedet for en personlig mindskes risikoen for, at brugeren deaktiveres på et senere tidspunkt, og at integrationen som følge heraf også deaktiveres.

Opret en bruger og gruppe i Adobe Sign

Sådan opretter du en bruger i Adobe Sign:

  • Log på Adobe Sign som kontoadministrator
  • Naviger til Konto > Brugere
  • Klik på det runde plusikon for at oprette en ny bruger
Billede af navigationsstien til at oprette en ny bruger

Et pop op-vindue, der anmoder om den nye brugers oplysninger:

  • Angiv en fungerende mailadresse, som du har adgang til
    • Denne bruger ejer integrationsnøglen
    • Mailadressen skal være en reel adresse, der kan bekræftes
  • Angiv et passende fornavn og efternavn
  • Vælg [Opret en ny gruppe til denne bruger] fra listen Brugergruppe
  • Angiv Navn på ny gruppe med et intuitivt navn som "Workday"
  • Klik på Gem.
Panelet Opret en bruger

Pop op-vinduet lukkes, og du kommer tilbage til siden Brugere.  Du vil se den nye bruger vist med statussen OPRETTET.

En visning af den nye oprettede bruger

Statussen "Oprettet" indikerer, at brugeren endnu ikke har bekræftet sin mailadresse.

  • Log på den nye brugers mailboks
  • Find mailen "Velkommen til Adobe Sign"
  • Klik der, hvor der står Klik her for at indstille din adgangskode
  • Indstil adgangskoden
    • Denne handling ændrer brugerens status i systemet til AKTIV
Billede af den nye aktiverede bruger

Definer den godkendende bruger

Sådan hæver du den nye bruger i Workday-gruppen:

  • Naviger til siden Brugere (hvis du ikke allerede er der)
  • Dobbeltklik på brugeren i Workday-gruppen
    • Dette åbner en redigeringsside for brugerens tilladelser
  • Markér afkrydsningsfeltet Brugeren er grupperadministrator
  • Klik på Gem.
Billede af egenskabspanelet, der viser, hvordan en gruppeadministrator defineres.

Bekræft indstillinger med Adobe Sign Support

Adobe Sign Support skal konfigurere gruppen og den administrative bruger i Adobe Sign-miljøet for at aktivere integrationsfunktionerne. Hvis du er en eksisterende kunde med en etableret konto, kan du kontakte din Success Manager for at sikre, at dette er gjort.

 

Nye kunder, der ikke er blevet tildelt en Success Manager, kan kontakte support direkte for at bekræfte, at kontoen er fuldt konfigureret:

  • Åbn en billet med Adobe Sign-support
  • Angiv følgende:
    • Navnet på den gruppe, du oprettede
    • Mailadressen på Workday-gruppens administrator
  • Anmod om følgende:
    • Bekræftelse af, at gruppen og brugere er konfigureret til adgang til Workday

Generer en integrationsnøgle

Når bekræftelsen af, at gruppen og brugere er korrekt aktiveret, er modtaget, har administratoren på gruppeniveau rettigheder til at generere adgangstokens (integrationsnøgler).

Nye installationer kræver, at der genereres en integrationsnøgle i Adobe Sign, som efterfølgende angives i Workday. Denne nøgle bekræfter, at Adobe Sign og Workday har tillid til hinanden og deler indhold. 

Sådan genererer du en integrationsnøgle i Adobe Sign:

  • Log på din administrator på gruppeniveau i Adobe Sign
  • Naviger til Konto > Personlige indstillinger > Adgangstokens
  • Klik på det runde plusikon i højre side af vinduet
Navigationsstien til siden Adgangstokens

Grænsefladen for Opret integrationsnøgle indlæses:

Angiv et intuitivt navn på din nøgle (f.eks. Workday)

Integrationsnøglen skal have følgende elementer aktiveret:

  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • widget_read
  • library_read
Panelet Opret integrationsnøgle
  • Klik på Gem, når nøglen er konfigureret.

 

Siden Adgangstokens vises med den eller de nøgler, der er oprettet på din konto.

  • Klik på den nøgledefinition, der er oprettet for Workday
    • Linket Integrationsnøgle vises øverst i definitionen
  • Klik på linket Integrationsnøgle
Linket Integrationsnøgle

Integrationsnøglen vises.

  • Kopiér denne nøgle, og gem den et sikkert sted til næste trin
  • Klik på OK
Integrationsnøglen

Konfiguration af Workday-lejeren

Installér integrationsnøglen

Ved at installere integrationsnøglen i Workday-lejeren etableres der et tillidsforhold med Adobe Sign. Når forholdet er på plads, kan enhver forretningsproces få et Gennemgå dokument-trin tilføjet, som aktiverer underskrivelsesprocessen.

 

Bemærk: Adobe Sign er brandet som "Adobe Document Cloud" i hele Workday-miljøet.

 

Sådan installerer du integrationsnøglen:

  • Log på Workday som kontoadministrator
  • Søg efter Rediger lejerkonfiguration – forretningsprocesser

 

Siden Rediger lejerkonfiguration – forretningsprocesser indlæses.  Der er fire felter vedrørerende Adobe Sign-integration:

Adobe Document Cloud: Bekræftelse – en fast tekstbekræftelse af integrationen.

Adobe Document Cloud: API-nøgle – hvor integrationsnøglen er installeret

Adobe Document Cloud: Afsenders mailadresse – mailadressen til administratoren på gruppeniveau i Adobe Sign

Fjern dokumenter, der afventer eSignatur, når dokumentet er annulleret – en valgfri konfiguration, der fjerner dokumenter fra signaturcyklussen, hvis et dokument annulleres i Workday.

Siden Rediger lejerkonfiguration – forretningsprocesser

Fuldfør installationen:

  • Indsæt din integrationsnøgle i feltet Adobe Sign API-integrationsnøgle
  • Angiv mailen til administratoren på gruppeniveau (oprettet i Adobe Sign) i feltet Adobe Document Cloud: Afsender mailadresse
  • Klik på OK
Inputfelterne til integrationsnøglen og nøgleejerens mailadresse

Adobe Sign-funktionen kan nu føjes til enhver forretningsproces ved at tilføje et Gennemgå dokument-trin og konfigurere det for at bruge eSign by Adobe som eSignatur-type.

Konfigurer trinnet Gennemgå dokument

Dokumentet til Gennemgå dokument-trinnet kan være et statisk dokument – dvs. et dokument, der er genereret af et Generer dokument-trin i den samme forretningsproces, eller en formateret rapport, der er oprettet med Workday Report Designer. Alle disse tilfælde kan ændres med Adobe-tekstkoder for at vælge, hvordan Adobe Sign specifikke komponter skal se ud og være placeret. Dokumentkilden skal være angivet i forretningsprocessens definition. Det er ikke muligt at uploade et ad hoc-dokument, så længe forretningsprocessen kører.

Muligheden for at have serialiserede underskrivergrupper er unikt for Adobe Sign med et Gennemgå dokument-trin. Dette gør det muligt at angive rollebaserede grupper, der underskriver i rækkefølge. Parallelle underskrivelsesgrupper understøttes ikke.

Få hjælp til at konfigurere dokumentgennemgangen i startvejledningen her:
https://helpx.adobe.com/dk/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Support

Workday Support

Workday er integrationsejeren og bør være det første sted, du henvender dig med spørgsmål om integrationens omfang, funktionsanmodninger eller problemer med integrationens daglige funktion.

Workday-communityet har flere gode artikler om fejlfinding af integrationen og dokumentgeneration:

Fejlfind eSignatur-integrationer

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Gennemgå dokumenter-trin
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynamisk dokumentgeneration

https://community.workday.com/node/176443

Indeholder tips til konfiguration af dokumentgeneration

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign Support

Adobe Sign er integrationspartneren og bør kontaktes, hvis integrationen ikke kan hente signaturer, eller hvis meddelelsen om afventende signaturer mislykkkes.

Adobe Sign-kunder bør kontakte deres Customer Success Manager (CSM) for at få support. Alternativt kan Adobes tekniske support kontaktes på telefon 1-866-318-4100 – vent på produktlisten, og skriv derefter: 4 og så 2 (som du bliver bedt om det).

Tilføjelse af Adobe-tekstkoder til dokumenter
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Gennemgå dokumentkonfiguration og -eksempler
https://helpx.adobe.com/dk/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Dette arbejde har licens under en Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Opslag på Twitter™ og Facebook er ikke omfattet af vilkårene for Creative Commons.

Juridiske meddelelser   |   Politik for beskyttelse af personlige oplysninger online