Oversigt over dokumentopbevaring

Adobe Sign understøtter en definerbar dataopbevaringspolitik, der kan konfigureres på kundekonti for at slette dokumenter og indsamlede data fra Adobe Sign. Adobe Sign bevarer som standard alle kundedokumenter på tjenesten. Adobe Sign overholder flere branchestandarder for datasikkerhed og tilgængelighed som PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II og ISO 27001. Kunder kan anmode om konfiguration af en automatiseret dataopbevaringspolitik for at overholde deres organisations krav til dataopbevaring og automatisk få deres dokumenter slettet fra Adobe Sign.

Alternativt kan on-demand-opbevaring aktiveres, hvor kunder har mulighed for at bruge Adobe Sign API'en til at fjerne dokumenter individuelt under Administrator-kontrol.

Konfiguration af dataopbevaring

Der findes en konfigurerbar dataopbevaringspolitik for abonnementerne Business og Enterprise. Adobe Sign understøtter to forskellige konfigurationsmuligheder:

1. Automatiseret dataopbevaring: Med denne indstilling kan kunder vælge at indstille en automatiseret politik på deres konto, så dokumenter bevares i Adobe Sign i en bestemt tidsperiode. En konto kan f.eks. konfigureres til at opbevare dokumenter, i en periode på 30 dage efter at de er blevet underskrevet. Der er ingen begrænsning på den varighed, der kan konfigureres for dataopbevaringsperioden – opbevaringsperioden kan være helt ned til få sekunder eller vare i op til flere år. Politikken for automatiseret dataopbevaringspolitik kan konfigureres for hele kontoen, så alle aftaler fra en konto er underlagt samme politik. Politikken kan også konfigureres for bestemte grupper på en konto, så forskellige grupper har forskellige opbevaringspolitikker.

2. On-demand-dataopbevaring: Med denne indstilling kan kunder når som helst slette dokumenter fra Adobe Sign via Adobe Sign API. Denne indstilling bruges typisk, når Adobe Sign er integreret i et eksternt journalsystem som f.eks. et dokumenthåndteringssystem, journalhåndteringssystem, HR-system osv., hvor opbevaringspolitikken konfigureres og administreres inden for dette eksterne system.

Dataopbevaring gælder kun dokumenter, der har en af følgende statusser i Adobe Sign:

  • Underskrevet eller godkendt – alle modtagere har fuldført (underskrevet eller godkendt) dokumentet.
  • Annulleret/afvist – dokumentet er blevet annulleret af afsenderen eller blev afvist af en person, der skriver eller godkender.
  • Udløbet – dokumentet er udløbet, før signaturprocessen blev fuldført. Dataopbevaring gælder ikke dokumenter med andre statusser.

Hvordan fungerer dataopbevaring?

Automatiseret, tidsindstillet dataopbevaring

Når det gælder en organisation, der har konfigureret en opbevaringspolitik for deres konto, indstiller Adobe Sign opbevaringsdatoen på aftalen baseret på den konfigurerede politik, når et dokument når sluttilstanden. Med udgangspunkt i eksemplet før betyder det, at for en organisation, der har en opbevaringspolitik på 30 dage konfigureret for deres dokumenter, vil opbevaringsdatoen (og tidspunktet) blive indstillet til 30 dage frem i tiden, så snart det pågældende dokument bliver underskrevet.

Når datoen og klokkeslættet for opbevaring nås, sletter datasletningsprocessen i Adobe Sign permanent alle versioner og alle de tilknyttede formulardata, der blev indsamlet under underskrivelsesforløbet. Når dataene er blevet slettet fra det primære system, sikrer en aktiv datareplikering, at dataene slettes fra DR-webstedet eller eventuelle sikkerhedskopier. Når dokumenterne og dataene er blevet slettet fra Adobe Sign, bliver en eksplicit hændelse føjet til transaktionshistorikken for den pågældende transaktion, og det angives, hvornår dokumenterne blev slettet fra systemet. 

Adobe Sign vil fortsat opbevare revisionssporet for transaktionen for at give den kontekst, hvis behovet skulle opstå.


API-baseret dataopbevaring

I denne konfiguration foretager et eksternt system eller program en eksplicit anmodning til Adobe Sign via API for at slette et bestemt dokument. Adobe Sign modtager anmodningen, validerer den og sender øjeblikkeligt dokumentet til datasletningsprocessen. Sletningsprocessen sletter det underskrevne dokument, alle mellemliggende versioner og alle de tilknyttede formulardata, der er indsamlet som led i underskrivelsesforløbet, fra det primære handlingssted og det sekundære DR-sted. Datasletningshændelsen registreres i transaktionshistorikken. Adobe Sign vil fortsat opbevare revisionssporet for transaktionen for at give den kontekst, hvis behovet skulle opstå.

Kundens forpligtelser

Før dataopbevaring kan aktiveres for en konto, skal kunden underskrive en dataopbevaringsaftale med Adobe, der angiver kundens ønske om at få sine dokumenter og data slettet fra Adobe Sign på permanent basis. Yderligere konfigurationsoplysninger som f.eks. varigheden af den tid, som dataene skal opbevares, i tilfælde af at kunden ønsker automatiseret dataopbevaring, kræves muligvis for at fuldføre konfigurationen.

Adobe kræver, at organisationer, der har aktiveret dataopbevaring, som minimum skal levere en kopi af det udfyldte, underskrevne dokument som en vedhæftet PDF-fil til andre underskrivere/deltagere uden for organisationen. Denne valgmulighed kan ikke ændres, når først dataopbevaring er aktiveret.

Organisationer kan vælge at levere kopier af underskrevne aftaler til interne deltagere.

Bemærk:

Dokumentbevaring for Workday-integrationer

Workday-integrationen er konfigureret til ikke at sende en underskrevet og arkiveret mail, når en transaktion er fuldført, da dokumenterne gemmes i Workday-systemet.

Installation af en bevaringspolitik vil ændre den konfiguration, så den underskrevne og arkiverede mail sendes med den underskrevne PDF vedhæftet.

Dette arbejde har licens under en Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Opslag på Twitter™ og Facebook er ikke omfattet af vilkårene for Creative Commons.

Juridiske meddelelser   |   Politik for beskyttelse af personlige oplysninger online