Adobe Sign til ServiceNow er en brugerdefineret integration, der er udviklet til at give nem adgang til kraftfulde værktøjer i Adobe Sign i din forekomst af ServiceNow. Vi giver dig værktøjerne til at bygge robuste arbejdsforløb og katalogelementer, så dokumenter kan underskrives og gemmes i clouden.

Oprettelse af et arbejdsforløb

Hvad er arbejdsforløb

Arbejdsforløb er grundstenen i dit Adobe Sign-katalogelement. Mens tilføjelse af variabler og oprettelse af elementer får formularen til at blive vist med de relevante felter, har vi også brug for at oprette et arbejdsforløb, der tager disse oplysninger og tillader Adobe Sign at sende aftalen.

Nedenfor kan du se, hvordan du opretter et eksempelarbejdsforløb til en udgiftsrapport.

Adgang til menuen Arbejdsforløb

Som administrator skal du skrive Arbejdsforløb i filterlinjen for at finde indstillingen Editor til arbejdsforløb under Orchestration.

1Workflow Menu

 

Klik på Editor til arbejdsforløb for at åbne siden Arbejdsforløb nedenfor:

2Workflow page-new

 

I det højre panel skal du klikke på plustegnet (+) til højre for søgefeltet til arbejdsforløb.

Dette starter processen med at oprette et nyt arbejdsforløb ved at åbne skabelonsiden Nyt arbejdsforløb

  • Giv arbejdsforløbet et navn
  • Tilknyt arbejdsforløbet til en tabel
3New Workflow

 

Til vores udgiftsrapportering navngiver vi arbejdsforløbet "Test af udgiftsrapport", vælger tabellen "Anmodet element" og klikker derefter på send.

5Workflow name

 

Et grundlæggende arbejdsforløb med et Start- og Slut-punkt startes.

Så føjer vi dele til dette arbejdsforløb for at definere vores ønskede arbejdsforløb.

6Workflow Designer

 

Arbejdsforløb forbinder dele med pile, og basislayoutet gør, at vores arbejdsforløb ganske enkelt flyder fra start til slut. Vi vil gerne tilføje ting imellem, så vi ændrer dette ved at slette pilen fra Start til Slut ved blot at klikke på pilen og trykke på sletteknappen.

7Workflow Designer

 

Eftersom vi opretter en udgiftsrapport – forventer vi, at en bruger vedhæfter en udgiftsrapport. Det gør du ved at inddrage Adobe Sign-pakken, som gør det muligt for os at få oplysninger om vedhæftede filer.

Den åbner du ved at vælge fanen Pakker i det højre panel.

7Select Packs

 

Træk pakken Adobe Sign – få data om vedhæftede filer hen på skærmen, så der vil blive vist et pop op-vindue om konfiguration som dette:

9Get Attachment Pack

 

Udfyld felterne:

  • Navn: Det er navnet, du vælger til denne pakke
  • Stadie: Vi kan indstille et stadie, så hvis vi kigger tilbage på dette arbejdsforløb, ved vi, hvilket stadie elementet er i 
    • I dette tilfælde ved vi, at anmodningen er godkendt, hvis vi accepterer dataene om vedhæftede filer
  • Adobe-aftalenavn: Dette indsætter aftalenavnet fra starten af formularen
  • Adobe-mailadresse: Ved at bruge ServiceNow-brugerkonti kan Adobe Sign automatisk finde mailadressen til afsenderen, afsenderens chef og omkostningscentret og sende aftale til dem ved hjælp af den viste syntaks
  • Adobe-besked: Dette er en præindstillet besked, der kan oprettes i ServiceNow
10 Get Attachment PAck

 

Klik på Send for at gemme pakkekonfigurationen.

Klik og træk så fra feltet Altid (på objektet Start) til det nye pakkeobjekt.

11 Workflow Designer

Bemærk:

Du kan klikke og trække de enkelte objekter i arbejdsforløbet, så arbejdsforløbet forbliver visuelt organiseret.

 

Det næste trin i arbejdsforløbet er at sende den vedhæftede fil til modtageren, uden en visning.

Fra fanen Pakke i menuen til højre skal du trække pakken Send vedhæftet fil, ingen visning for at føje den til arbejdsforløbet.

Vinduet til pakkekonfiguration åbnes:

12 Activity Properties

 

Der er to måder at udfylde de viste filter på:

  • Du kan indtaste feltværdierne manuelt
  • Du kan udfylde felterne ved at trække den korrekte etiket fra fanen Data i højre side
    • Eksempel: Fra fanen Data skal du trække elementet encodedBody til et felt, der beder om et kodet brødtekstelement
12Data Objexcts

Følg den samme proces for yderligere pakker, du vil føje til arbejdsforløbet – træk dem over til skærmbilledet, og udfyld felterne.

I dette eksempel med en udgiftsrapport er følgende pakker konfigureret som vist herunder:

Pakke: Indstil værdier

14 Set Values

Pakke: Vent på betingelse

15 Wait for Connection

Pakke: Vedhæft underskrevet aftale

16 Attach Signed Agreemen t

Pakke: Indstil værdier

17 Set Values

 

Når alle dele er i editorvinduet, skal du forbinde dem med pile, så hvert trin flyder ind i det næste trin, indtil arbejdsforløbet når sin slutning.

Træk Fejl-grenene over til Slut-objektet, så arbejdsforløbet slutter, hvis der er en fejl i nogen af de vigtige trin.

18 Workflow Designer

 

Nu hvor alle delene er blevet logisk forbundet, kan du udgive arbejdsforløbet ved at klikke på Udgiv.

19 MEnu Options

 

Nu hvor du har udgivet dit arbejdsforløb, kan du vedhæfte det til et katalogelement.

  • Hvis du vil redigere arbejdsforløbet, skal du gå tilbage til denne side og klikke på Tjek ud

Påmindelser/almindelige faldgruber

Sådan diagnosticerer du problemer

Hvis du støder på problemer, når du sender dit katalogelement, er den bedste måde at finde fejlen på at identificere problemet med arbejdsforløbet. For at gøre dette skal du køre dit katalogelement og derefter skrive Anmodede elementer i filterlinjen.

20 Self-service Menu

 

Her vil du finde en liste over anmodede elementer.

Brug kolonneoverskrifterne til at sortere posterne, og kig efter en Tilstand eller Dokumentstatus, der indikerer et problem.

Klik på elementposten for at åbne en forekomst af arbejdsforløbet

20Recent Items Error

 

Mens arbejdsforløbssiden er åben, skal du finde den pakke, der viser fejlen (rød objektoverskrift). Ved at klikke på denne får du vist, hvilken aktivitet af arbejdsforløbet som katalogelementet befinder sig i.

Den faktiske fejl vil typisk være i den pakke, der kommer lige før den pakke, som viser den røde overskrift, hvilket indikerer, at en dårlig værdi blev videregivet.

21Error in Workflow

 

Hold musen over det relevante felt for at bestemme fejlen:

Aftale-id-fejl: Dette handler typisk om pakken Hent data om vedhæftede filer, og fejlen viser sig selv med pakken Send vedhæftet fil. Dette sker typisk, hvis værdierne i feltet "Adobe-mailadresse" blev angivet forkert, eller mailadresserne på de brugere, der er placeret i dette felt, ikke er gyldige.

  • Sørg for, at mailadresserne til den aktuelle bruger, den aktuelle brugers chef og omkostningscenterchefen alle er udfyldte.
  • Sørg for, at den aktuelle bruger har en tilknyttet chef.

Forbindelsesfejl: Kontrollér forbindelsen til Adobe Sign i ruden Adobe Sign-administration ved at skrive Adobe Sign i filterruden. Klik derefter på Opret forbindelse til Adobe.

Sådan opretter du et katalogelement

Et katalogelement i ServiceNow er grundlæggende et objekt, som en administrator opretter for at udføre en handling, der kan sammenfattes i ét klikbart element.

Følgende eksempel udnytter udgiftsrapportens arbejdsforløb, der er bygget ind i den forrige sektion.

 

Oprettelse af katalogelement

Som administrator skal du skrive Katalogelementer i menufilterlinjen

23 Catalog Menu

Klik på Katalogelementer (under Adobe Sign-administration)

En liste over alle katalogelementer, der er bygget ind i Adobe Sign, vises:

23Catalog Items short

 

Klik på Ny for at oprette et nyt katalogelement.

NEw Button

En ny side med katalogelementskabelon åbnes.

25Catalog Template Originaledit-Rebrand

Udfyld felterne, så de bedst muligt repræsenterer dit katalogelement:

1. Navn: Navnet på dit katalogelement. Indled med "Adobe Sign -" for at sikre nem identifikation

2. Arbejdsforløb: Klik på forstørrelsesglasset for at vælge det arbejdsforløb, du vil vedhæfte til dette element

3. Ikon: Upload et billede, der kan repræsentere elementet som et ikon

4.  Kort beskrivelse: Skriv en kort beskrivelse med én sætning

5. Beskrivelse: Den længere beskrivelse af dit katalogelement bør udtrykke elementets fulde funktion

6. Send: Når katalogelementet er defineret, skal du klikke på Send for at gemme det

 

Når du har klikket på send, får du vist en liste over alle katalogelementerne.

Klik på det element, du har lavet, og rul helt ned til bunden for at se variabelfelterne. 

33 Catalog Variables

Her kan du angive variabler til dit katalogelement.

I eksemplet med udgiftsrapporten ser vi tre angivne variabler:

  • Adobe_agreement_name: Denne variabel tager aftalens navn
  • Cost_center: Denne variabel finder det relevante omkostningscenter for udgiftsrapporten
  • Adobe_attach_macro: Denne variabel finder den vedhæftede fil, der skal uploades af en bruger

 

Eksempel på oprettelse af variabel – Adobe_agreement_name:

34 Catalog questions

 

I feltet Type vælges Enkeltlinjetekst, da aftalenavnet bør være en kort værdi.

35 Catalog Type

 

Skriv det, du ønsker, at brugeren skal se i spørgsmålstegnet i feltet Spørgsmål, og klik på opdater.

36 Catalog Question

 

Gør det samme for de andre variabler, der inkluderer et omkostningscenter og en makro til vedhæftede filer.

Eksempler vises nedenfor:

Variabel: Omkostningscenter

37 Catalog page


Variabel: Makro til vedhæftede filer

38 Catalog Type

 

Når du har bygget formularens front-end, skal du klikke på Prøv det øverst til højre for at prøve det!

Skriv nogle testelementer i feltet, og se, om dit element virker!

39 Try It

Afsendelse af aftaler med katalogelementet

Når katalogelementet er oprettet, har brugere adgang til elementet (via ikonet) fra tjenestekataloget eller Tjenesteportal, så de kan sende dokumenter (aftaler), der kan underskrives.

 

Tjenestekatalog:

Skriv Tjenestekatalog i filterlinjen, og klik på Tjenestekatalog i den resulterende menu.

33 Service Catalog

Du kan finde elementet enten under Topanmodninger eller via Adobe Sign-elementerne på tjenestekatalogsiden:

35Adobe Sign Item-rebrand

Status for sendt aftaleelement

Når et aftaleelement er sendt, kan du se elementets status ved at skrive anmodede elementer i filterlinjen og klikke på linket Anmodede elementer i den resulterende menu.

36RequestedItem

 

Anmodede elementer viser dig en side med alle de anmodede katalogelementer, der indtil videre er blevet til kaldt frem.

44 Request Catalog Items

 

Klik på en elementpost på listen, og du kan åbne et nyt vindue med de specifikke detaljer om det element.

45 More Details

Adgang til "Min aftale"-elementer

Individuelle brugere, der kun ønsker at se de aftaleelementer, de har sendt, kan gøre det ved at skrive mine dokumenter i filterlinjen og klikke på linket Mine dokumenter i den resulterende menu.

39 Accessing MyDocs

Ved at klikke på Mine dokumenter får brugeren vist alle de dokumenter, der er tilknyttet denne konto – aftaler, de har sendt til andre, eller aftaler, de har underskrevet.

47 My Documents

Ved at klikke på et linjeelement åbnes en side, der viser status for anmodningen og det vedhæftede dokument. Dette element fungerer som lager til poster og viser i realtid alle anmodede handlinger fra aftalemodtagere samt de (downloadbare) underskrevne dokumenter. 

48 Specific Items


Tjenesteportal

Selvom vi kan få adgang til vores elementer tjenestekataloget, kan vi også gøre det ved at bruge tjenesteportalen.

 

Oprettelse af en tjenesteportalside:

Skriv Tjenesteportal i filterlinjen, og klik på linket Sider i den resulterende menu:

42Service Portal Menu

Giv din side titel og id

Klik på Send for at oprette siden

50 page title and id

Når du har oprettet siden, skal du klikke på elementet for at åbne det.

Rul ned, og klik på Åbn i Designer

51 Related Links

Træk en 4-4-4-beholder over på siden

52 4-4-4 Container

Placer et Ikonlink (fra Widgets-menuen) ind i beholderen

53 Icon link

Klik på blyanten for at redigere ikonlinket.

54 Pencil

Udfyld elementet som ønsket. Der er et eksempel nedenfor:

Bemærk:

Vedhæft makro er inkompatibel med tjenesteportalen. Når du redigerer et katalogelement i portalen, skal du sørge for, at det anvendte link peger på et katalogelement, der kun anvender præuploadede dokumenter.

55 Expense Report-small

Nu hvor du har oprettet siden, kan du gå tilbage til ServiceNow og klikke på Prøv det for at teste din nye portalside!


Downloadbar PDF

Download

Dette arbejde har licens under en Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Opslag på Twitter™ og Facebook er ikke omfattet af vilkårene for Creative Commons.

Juridiske meddelelser   |   Politik for beskyttelse af personlige oplysninger online