Bemærk!
Nedenstående artikel indeholder instruktioner til det klassiske sidelayout.
Klik her for at gennemgå den samme proces for det nye sideformat.

 

Workflow Designer bruges til oprette workflows, der skræddersyr underskrivelsesprocesserne efter dine specifikke forretningsbehov. Med dette nye værktøj kan administratorer nemt designe og administrere workflow-skabeloner med en intuitiv træk og slip-editor. Det er nemt at specificere de dokumenter, der inkluderes i en aftale – deltagernes karakteristika, herunder prædefinerede navne, roller og distributioner – de formularfelter, der skal forudfyldes af afsenderen – mails, der skal sendes til deltagerne – indstillingerne for aftalens udløb og adgangskode – og meget mere.

Workflows gør det også nemt for dine brugere at sende, så der foretages de samme trin hver gang. Afsendere, der bruges en workflow-skabelon, guides gennem afsendelsesprocessen med individuelle instruktioner og felter, så afsendelsesprocessen bliver nemmere at bruge og med færre fejl.

 

Se videoen

Nyheder...

December 2018-version

Med December 2018-versionen føjes der tre nye elementer til workflow-oplevelsen:

  • Skabelondefineret felttildeling
  • Adgang på brugerniveau kan nu skiftes til den moderne afsendelsesoplevelse
  • Forbedret fejlrapportering for almindelige workflowproblemer

 

Skabelondefineret felttildeling

Denne nye indstilling relaterer stærkt modtagerlisten, som den er defineret i Workflow Designer, til de relevante felttildelinger på dine oprettede formularer.

Eksempler på brug:

  • En (kunde) underskriver skal underskrive først
    • En medunderskriver kan valgfrit underskrive som nummer to
  • En intern medsignatur anvendes af en salgsrepræsentant

Dette ville traditionelt set kræve to formularer pga. måden, hvorpå modtagerne blev indekseret på siden Send:

  • Én for scenariet med én underskriver, hvor den interne medsignatur tildeles som det sekundære underskriverindeks
  • Én for scenariet med medunderskriver, hvor medunderskriveren er det sekundære underskriverindeks, og medsignaturen er det tredje

I henhold til regelstrukturen "skabelondefineret" opretter du én fuldt aktiveret formular med alle mulige modtagerfelter defineret.

Modtagerunderskriverindekset (som defineret i Workflow Designer) håndhæves kraftfuldt uanset felter, der er tildelt udeladte (valgfrie) modtager, når aftalen sendes.

Så i ovenstående tilfælde er medunderskriveren altid underskriverindeks 2, men hvis medunderskriveren ikke er inkluderet på det tidspunkt, hvor aftalen sende, ignoreres underskriver2-felterne, og medunderskriveren (underskriverindeks 3) vil stadig kun have adgang til underskriver3-felterne.

 

Aktivér denne nye funktionalitet ved at gå til: Konto > Kontoindstillinger > Afsendelsesindstillinger > Brugerdefinerede workflow-kontrolelementer > Aktivér placering af skabelondefineret signatur

ui_controls_for_templatedefinedsignatureplacment

Bemærk:

Aktivering af funktionen for skabelondefinere signaturplacering vil deaktivere muligheden for at oprette aftalen under afsendelsesprocessen.

Hvor modtager, der er involveret i en aftale, er tildelt et underskriverindekstal. Dette indekstal kræves for at tilknytte modtageren til de felter, de har tilladelse til at føje indhold til (f.eks. et signaturfelt).

Modtagere henter deres indekstal baseret på stakkens rækkefølge på siden Send. Modtageren øverst på stakken er 1, den næste modtager er 2 osv. Dette indekstal kan ses, når aftalen er konfigureret til "Fuldfør i rækkefølge", men er stadig til stede, når workflowet er i "Udfyld i enhver rækkefølge". 

signing_index

 

Når der bygges et modtagerflow i Workflow Designer, tildeles underskriverindekset følgende regler:

  • Top til bund
    • Venstre til højre

I nedenstående eksempel er Underskriver og Medunderskriver øverst på stakken.

  • "Underskriver" er modtageren øverst til venstre og er tildelt indeks 1
  • "Medunderskriver" findes også øverst, men til højre for underskriveren, og er tildelt indeks 2

I dette brugseksempel betyder det ikke noget, hvem der fysisk underskriver først, så de indsættes i et parallelt signaturflow. Men signaturindekset håndhæves strengt for at sikre, at underskriveren giver sin samtykke til de korrekte "Underskriver"-felter, og medunderskriveren har kun adgang til sine tildelte "Medunderskriver"-felter.

four_recipients_-workflowdesignerflow

"Salgsrepræsentanten" underskriver som nummer tre efter underskriveren og medunderskriveren.

"Chefens godkendelse" bliver anmodet som nummer fire, efter salgsrepræsentantens medsignatur er på plads.

Bemærk:

Modtagernavnene "Underskriver", "Medunderskriver", "Salgsrepræsentant" osv. har ingen betydning for felttildelingen. Disse er blot administratordefinerede navne, som bruges til brugerklarhed i workflowskabelonen. 

 

Ovenstående Designer-modtagerflow vil producere en Send-sideskabelon, der ligner nedenstående.

(På siden Send er stakrækkefølgen mere tydelig, selvom indekstallene ikke er vist.)

four_recipient_workflowsendscreen

 

Ved oprettelse af en formular med felter tildeles hvert felt eksplicit til et underskrivelsesindeks (hvor "Alle"-felter ignoreres indtil videre).

I Adobe Sign-oprettelsesmiljøet sker dette ved at vælge en Deltager og placere felter for den deltager.

Hver deltager er farvekodet for at lave en visuel adskillelse mellem, hvilke felter der er tildelt til hver deltager.

authoring_four_recipients

 

Hvis du bruger teksttags, leverer selve tagget et argument (f.eks. :signer1), som designerer feltet til underskriverindekset.

text_tag_four_recipients

 

Adgang på brugerniveau kan nu skiftes til den moderne afsendelsesoplevelse

Brugere, der som standard indlæses det "klassiske" workflow, har nu et link øverst til højre på skærmen til "Prøv den moderne oplevelse".

Bemærk:

Konti, der allerede har aktiveret den nye Brugerdefineret workflow for afsendelse (se Juni-versionen nedenfor), ser ikke dette link.

classic_experience

 

Hvis du klikker på dette link, skiftes brugeren til den nye grænseflade for blot den transaktion.

Der er et link øverst til højre, hvor man kan skifte tilbage til den klassiske oplevelse.

modern_experience

Bemærk:

Dette link kan deaktiveres ved at anmode din Success Manager om det.

 

Forbedret fejlrapportering for almindelige workflowproblemer

Som et resultat af forbedret kontrol og sikkerhed i workflowprocessen, vil nogle elementer i ældre workflows give fejl under den nye grænseflade.  Yderligere fejlhåndtering er implementeret for bedre at afsløre og forklare disse fejl, når de opstår.

Hvis kontoen er konfigureret til at bruge den moderne afsendelsesoplevelse, og der startes et problematisk workflow, får brugeren vist en rød banner med fejlen:

v3_error_message

 

Hvis kontoen stadig er konfigureret til at bruge den klassiske oplevelse som standard, vil workflowet måske fortsætte med at virke under disse regler. 

Men linket Prøv den moderne oplevelse vil vise et spørgsmålstegn i en cirkel, som indikerer en funden fejl. 

Klikkes der på spørgsmålstegnet, vises fejlbeskeden:

v2_error_message

 

Hvis der findes mere end ét problem, vises alle fundne problemer.

For at gøre workflowet gyldigt under det nye grænsefladeregelsæt skal en administrator redigere workflowet og rette de fundne fejl:

InvalidEmails

Under det klassiske regelsæt kunne mailstrenge være misdannede eller forkert adskilt (med mellemrum vs. kommaer f.eks.).

Når denne fejl opstår, bør administratoren kontrollere:

  • Om cc-mailsene er korrekt adskilt
    • Den moderne oplevelse accepterer kommaer og semikolon
  • Enhver defineret mailstreng for at sikre, at den er korrekt defineret
    • (f.eks. name@domain.tld)

DuplicateDocumentTitles

Den moderne oplevelse kræver unikke værdier for alle dokumenttitler på siden Dokumenter i Workflow Designer.

Flere detaljer for denne fejl kan findes her

InAccessibleLibraryDocuments

Når der designes et workflow, kan en administrator vedhæfte en dokumentskabelon, der har et begrænset adgangsomfang.

Når en bruger, der er uden for dette omfang, forsøger at indlæse workflowet, kan dokumentet vedhæftes, og der udløses en sikkerhedsovertrædelse.

En administrator kan f.eks. oprette en ny dokumentskabelon med egenskaber, der begrænser adgang til kun at omfatte ejeren.  Administratoren kan vedhæfte det dokument til workflowet, fordi denne er ejeren. 

Enhver anden bruger af systemet er ikke ejeren og er dermed uden for dokumentets omfang.

Når denne fejl udløses, vil administratoren skulle justere egenskaberne for den vedhæftede dokumentskabelon.

Trin til at gennemgå og justere skabelonegenskaber kan findes her



Juni 2018-version

Med juni 2018-versionen er der introduceret flere ændringer i Workflow Designer, som bringer funktionaliteten tættere på den manuelle afsendelsesproces.

De nye funktioner inkluderer muligheden for at:

  • Bruge digitale signaturer for én eller flere af dine modtagere
  • Konfigurere modtagere til at bruge telefonbaseret modtagerbekræftelse (sms)
  • Konfigurere modtagergrupper under afsendelsesprocessen
  • Vedhæfte dokumenter fra alle aktiverede kilder under afsendelsesprocessen

 

Alle ovenstående funktioner er aktiveret, når du vælger den nye proces Brugerdefineret workflow for afsendelse.

Den nye afsendelsesproces vises i en ny side, der tilpasses dynamisk ligesom Send-siden, og kan aktiveres ved at gå til: Konto > Kontoindstillinger > Afsendelsesindstillinger > Brugerdefinerede workflow-kontrolelementer

ui_controls_for_v3sendpage

I Workflow Designer vises alle aktiverede bekræftelsesmetoder i modtagerobjektet.

Bekræftelsesmetoderne er blevet opdateret, så de vises som afkrydsningsfelter, og dermed kan Workflow Designer tillade indstillinger for afsenderen. 

Hvis flere indstillinger er markeret i Designer, vil disse samme indstillinger være tilgængelige for afsenderen under afsendelsesprocessen.

Denne version tilføjer også telefon (sms) som en mulighed i Workflow Designer.

workflow_phone_authentication

Modtagerobjekterne i Workflow Designer kan nu markeres som modtagergrupper.  Dette lader afsenderen konfigurere en række mailadresser, som er tilladt at underskrive for det ene signaturtrin.

Hvis du f.eks. skal have én af fem chefer til også at underskrive, kan du angive alle fem mails, men kun én behøver at sætte sin signatur.

workflow_recipientgrouppair

Bemærk:

Modtagere i Workflow Designer kan identificeres som en modtagergruppe, men de konfigureres ikke i Workflow Designer.

Modtagergruppen kan kun konfigureres under afsendelsesprocessen.

Under afsendelsesprocessen kan dokumenter nu vedhæftes fra alle de aktiverede Adobe Sign-kilder.

workflow_librarypair

 

Brugergrænsefladen for afsendelsesprocessen er blevet opdateret til et moderne design, der tilpasser sig dynamisk ligesom Send-siden.

Instruktionerne, der tidligere var til højre for modtagerlisten, er blevet flyttet til toppen af siden i et vindue, der kan udvides.

new_workflow_sendexperience

Oprettelse af et brugerdefineret workflow

Kun administratorer kan oprette workflows. Kontoadministratorer kan oprette workflows til hele deres konto eller til specifikke grupper på deres konto. Gruppeadministratorer vil kunne se alle workflows, men kan kun redigere dem i deres egen gruppe.

Oprettelse af et workflow indebærer at definere følgende oplysninger:

  • Workflow-oplysninger – definer selve workflowet, hvilket indebærer at navngive det, angive brugerdefinerede instruktioner til afsendere, der bruger det, samt give tilladelser til at bruge det.
  • Oplysninger om aftale – definer og tilpas oplysninger om aftalen, der vises på siden Send.
  • Modtagere – opret en distribution ved at tilføje modtagere (underskrivere og godkendere) i den rette rækkefølge.
  • Mails – angiv mails, der skal sendes til forskellige deltagere i forskellige trin af signaturprocessen.
  • Dokumenter – angiv, hvilke dokumenter der skal inkluderes i workflowet.
  • Inputfelter for afsender – definer felter, som afsendere kan bruge til at angive oplysninger, når de sender aftalen. Angivne afsendelsesoplysninger flettes ind i aftalen, før den sendes til underskrivere og godkendere.

Obligatoriske felter identificeres med en rød asterisk.
Visse feltetiketter kan redigeres, hvilket indikeres af blyantikonet, f.eks. Aftalenavn:

editable label

Klik på blyantikonet for at angive en brugerdefineret etiket. Denne etiket vises på siden Send, når workflowet bruges til at sende et dokument. Klik på tilbageikonet for at gå tilbage til den originale etiket.

1. Log på som kontoadministrator, og gå til: Konto > Workflows

2_nav_to_workflow

2. Klik på knappen Opret et nyt workflow for at åbne Workflow Designer. 

Create New

Workflow Designer åbnes, og panelet Workflow-oplysninger vises:

workflow_-_workflowinfo

I Workflow Designer-banneret vises workflowets standardnavn (f.eks. Nyt workflow).

Prikken ud for workflowets navn indikerer, om workflowet er kladde/inaktivt (grå prik) eller aktivt (grøn prik).

Følgende knapper findes i højre side:

  • Lukklik for at lukke workflowet
  • Gem – klik for at gemme dine ændringer
  • Aktivér/deaktiver – klik for at aktivere (eller deaktivere) workflowet for den valgte gruppe

 

1. På siden Workflow-oplysninger skal du angive følgende oplysninger:

  • Workflow-navn – skriv et navn til dit workflow. Navnet vises i Workflow Designer-banneret, på rullelisten Brug et workflow på siden Hjem og øverst på siden Send, når workflowet bruges til at sende en aftale. 
  • Instruktioner til afsenderen – skriv instruktioner i brug af workflowet. Disse instruktioner vises oven over siden Send, når workflowet bruges til at sende en aftale.

Bemærk:

Instruktioner kan tilføjes ved hjælp af HTML-tags. Følgende HTML-tags og deres attributter kan bruges i instruktionssektionen: <p>, <br>, <b>, <i>, <u>, <ul>, <ol>, <li>, <img src="fully qualified path"> og <a href="fully qualified path">.

Hvis du vil bruge stierne src eller href, skal stierne være hvidlistet. Send URL-adresserne til din Customer Success Manager

  • Aktivér for – angiv, hvem der kan bruge workflowet. Mulighederne er Alle grupper eller grupperne på din konto.

 

Nedenfor vises et eksempel på Workflow-oplysninger

Workflow Info

1. Klik på Oplysninger om aftale i venstre side

workflow_-_agreementinfo

2. I sektionen Oplysninger om aftale skal du definere aftaleoplysningerne, som du ønsker, at de skal vises på siden Send for afsenderen:

  • Aftalenavn – skriv et navn til aftalen. Navnet vises på siden Send, når workflowet bruges til at sende en aftale og til overskriften i mailen "Underskriv/godkend". Dette felt skal udfyldes, og etiketten kan redigeres.
  • Besked – skriv en besked til modtagerne. Denne besked vises på siden Send, når workflowet bruges til at sende et dokument. Dette felt skal udfyldes, og etiketten kan redigeres.
  • Cc – angiv om nødvendigt mailadresserne til cc-parter. Mailadresser skal adskilles med enten komma eller semikolon.
    • Minimum – angiv minimumantallet af mailadresser, der kan angives som cc.
    • Maksimum – angiv det maksimale antal mailadresser, der kan vælges som cc.
    • Redigerbar – aktivér denne indstilling, hvis afsendere skal kunne redigere workflowets cc-adresser på siden Send.
  • Modtagers sprog – afsenderen kan bruge dette til at angive modtagerens sprog.  Denne indstilling definerer, hvorvidt sprogvalget skal vises på siden Send, og i så fald hvilket sprog der som standard skal vises.
  • Indstillinger for afsendelse
    • Angiv adgangskode for at åbne downloadede PDF-filer – aktivér denne mulighed for at give afsenderen mulighed for at angive en adgangskode til en downloadet PDF.
      • Hvis denne indstilling aktiveres, indstilles Underskriverbekræftelse til Adgangskode, og den samme adgangskodeværdi anvendes.
      • Obligatorisk – aktivér denne indstilling, hvis der altid skal angives en adgangskode for den downloadede PDF. Hvis denne indstilling er til, kan afsendere ikke deaktivere den på siden Send og skal derfor angive en adgangskode.
    • Deadline for udfyldelse – aktivér denne indstilling, hvis deadlinen for fuldførelse skal kunne angives på siden Send.
      • dage til at udfylde aftalen – vælg standardantallet af dage, som modtageren/modtagerne har til at fuldføre underskrivelsesprocessen. Antallet af dage, der er angivet, kan altid redigeres på siden Send.
    • Tillad dokumentoprettelse før afsendelse – aktivér denne indstilling for at give afsendere mulighed for at redigere dokumenters formularfelter i oprettelsesmiljøet på siden Send.
      • Aktivér oprettelse som standard – aktivér denne indstilling for automatisk at aktivere indstillingen Eksempel på siden Send.

 

Nedenfor vises et eksempel på Oplysninger om aftale:

Agreement Info

1. Klik på Modtagere til venstre for at gå til sektionen Distribution af modtagere

workflow_-_recipients

2. I sektionen Distribution af modtagere kan du angive modtagerne og afsendelsesrækkefølgen som ønsket. Du kan oprette meget komplekse workflows med seriel, parallel, hybrid eller indlejret distribution.  Følgende instruktioner fremhæver den funktionalitet, der er tilgængelig for Distribution af modtagere.

  • Sådan tilføjer du en anden modtager før eller efter en eksisterende modtager:
    • Klik på tilføjelsesikonet
    • Vælg den rolle (alle roller, der er aktiveret for kontoen, vil være tilgængelige), som du vil indsætte.
recip1

 

  • Du kan angive en parallel gren ved at klikke på tilføjelsesikonet over en modtager og vælge Parallelle grene
Recip2

 

  • Du kan slette en modtager ved at holde markøren over modtagerboblen og klikke på sletteikonet
Recip4

 

  • Du kan tilpasse en modtager ved at holde markøren over boblen og klikke på redigeringsikonet
recipient_properties

Når du redigerer en modtager, kan du konfigurere følgende:

  • Modtageretiket – tilpas etiketten til modtageren. Skift eksempelvis modtagerens standardetiket til Køber.
    • Modtagernes etiketter skal være entydige i et workflow
  • Mailadresse – angiv modtagerens standardmailadresse
  • Denne modtager er afsenderen – hvis markeret indsættes afsenderen som modtageren
  • Markér som modtagergruppe – hvis markeret vises modtageren som en tom modtagergruppe for afsenderen under afsendelsesprocessen.  Afsenderen skal konfigurere mailadresserne for modtagergruppen
  • Rolle – opdater modtagerens rolle (underskriver eller godkender)
  • Obligatorisk – aktivér denne indstilling, hvis der skal kræves en signatur fra modtageren
  • Redigerbar – aktivér denne indstilling for at give afsenderen mulighed for at opdatere denne modtagers mailadresse på siden Send
  • Bekræftelse af identitet – vælg, hvilken type identitetsbekræftelse der skal gælde for underskriveren
    • Ingen, Adobe Sign, Telefon, KBA, Adgangskode og Webidentitet kan vælges
    • Det er kun de muligheder, der er aktiveret for Adobe Sign-kontoen, som vil være synylige.

Bemærk:

Brug af adgangskode som identitetsbekræftelse vil føje samme adgangskode til Dokumentsikkerhed, hvilket forhindrer visning af PDF'en, indtil adgangskoden angives.

Husk at klikke på Gem for at gemme udførte modtagerkonfigurationer.

 

Nedenfor er et eksempel på oplysninger om Modtagere og en distribution, hvor etiketterne for begge underskrivere (køber og salgsdirektør) og for godkenderen (salgschef) er blevet tilpasset. 

Recip Example

1. Klik på Mails til venstre for at gå til sektionen Mails

I sektionen Mails kan du styre, hvilke mails der sendes under signatur- og godkendelsesprocessen, baseret på diverse hændelser. 

Du kan f.eks. angive, at der sendes notifikationsmails til modtagere og cc-modtagere, når en aftale annulleres. 

2. Markér felterne for de hændelser, du ønsker skal udløse en mailnotifikation

workflows_-_emails

Bemærk:

Visse mailhændelser kan ikke redigeres:

  • "Altid" betyder, at der altid sendes mail for hændelsen og til modtagere
  • "-" betyder, at kombinationen af hændelse og mailmodtager ikke er gyldig, og at der ikke sendes nogen mail

1. Klik på Dokumenter til venstre for at gå til sektionen Dokumenter

workflows_-_documents

 

2. I sektionen Dokumenter kan du konfigurere følgende

  • Dokumenttitel – skriv en titel til dokumentet. Titlen vises i området Dokumenter på siden Send, når du sender ved hjælp af workflowet
  • Filer – klik på ikonet Tilføj fil for at vedhæfte et dokument fra dit Adobe Sign-bibliotek. Dokumentet vedhæftes automatisk, når du sender ved hjælp af dette workflow
    • Hvis der ikke er valgt nogen fil, kan afsenderen vedhæfte en fil, når aftalen sendes
    • Hvis et dokument er markeret som Krævet, vedhæftes det automatisk til aftalen, når workflowet igangsættes
    • Slet fil – hvis du vedhæfter den forkerte fil, kan du klikke på sletteikonet (X) ud for filnavnet for at fjerne den
  • Dokumentnavn – skriv et meningsfuldt navn, der identificerer dokumenter for afsenderen. Navnet på det uploadede biblioteksdokument er standard, men kan overskrives
  • Obligatorisk – angiver, om dokumentet kræves
  • Tilføj dokument – klik på knappen Tilføj dokument for at tilføje rækker for flere dokumenter
    •  Dokumenttitler skal være unikke værdier
  • Slet række – klik på ikonet Slet række (X) for at slette hele rækken

Bemærk:

Det er kun filer, som er uploadet til Adobe Sign, der kan vedhæftes til workflows i Workflow Designer.

Når en fil vedhæftes til et workflow, skal du sikre dig, at skabelonegenskaberne er indstillet til at give afsenderen adgang.

Under afsendelsesprocessen kan afsendere vedhæfte filer fra enhver kilde, der er aktiveret i Adobe Sign-indstillingerne.

 

Nedenfor er et eksempel på en konfigureret sektion for Dokumenter:

Document Info

1. Klik på Inputfelter for afsender til venstre for at gå til sektionen Inputfelter for afsender.

Disse inputfelter er tilknyttet formularfelter, der er defineret i de dokumenter, som vedhæftes (enten som del af workflowets design eller som fil uploadet af afsenderen).

Afsenderen kan bruge disse felter til at præudfylde indhold, før aftalen sendes til modtageren.

workflow_-_senderinputfield

2. I panelet Inputfelter for afsender skal du klikke på Tilføj felt

input firld record

Derefter kan du konfigurere følgende for hver tilføjet række:

  • Felttitel – skriv en titel til feltet. Værdien vises på siden Send, hvor afsenderen kan se den
  • Dokumentfeltets navn – skriv feltnavnet til et felt på det vedhæftede biblioteksdokument
    • Feltnavnet, der angives her, skal matche formularfeltnavnet i dokumentet
  • Standardværdi – angiv en standardværdi (valgfrit).
  • Obligatorisk – aktivér denne indstilling, hvis en værdi til dette felt skal angives, før aftalen sendes
  • Redigerbar – aktivér denne indstilling, hvis aftalens afsender skal kunne redigere standardværdien
  • Klik på ikonet Slet række (X) for at slette hele rækken

 

Nedenfor er et eksempel på Inputfelter for afsender

Sendere Input fields

Når workflowet er konfigureret, skal du klikke på Gem øverst på siden.

Du kan aktivere workflowet med det samme ved at klikke på Aktivér. Workflowet kan til enhver tid ændres.

Afsendelse ved hjælp af et brugerdefineret workflow

Du kan sende en aftale ved hjælp af et workflow. Når du vælger et workflow, viser siden Send de brugerdefinerede felter, inkl. brugerdefinerede instruktioner, standardmodtagerne osv.

1. På siden Hjem skal du vælge et workflow på rullelisten Brug et workflow og derefter klikke på Start

workflow_menu_onthedashboardpage

 

Siden Send viser:

whole_workflow_pagebysection

I dette eksempel med siden Send vist ovenfor, viser følgende tilpasninger:

A. Fra sektionen Oplysninger om workflows:

○ Navn på workflow (GlobalCorp Service Contract <50K) øverst

○ Instruktioner til afsenderen (Dette workflow bruges til kontrakter under 50K...)

B. Fra sektionen Oplysninger om aftale:

○ Brugerdefineret aftalenavn (GlobalCorp Service Contract for 2018)

○ Beskeden (Servicekontrakten er vedhæftet...)

○ Beskyt det underskrevne dokument med adgangskode (tilladt, men ikke defineret)

C. Fra sektionen Modtagere:

○ De brugerdefinerede navne til modtagerne (Underskriver og Medunderskriver) og for de certificerede modtagere (Juridisk team) vises

○ Mailadresserne er skjult, når afsenderen er en af underskriverne, så "Mig selv" vises i stedet

○ Mailadresserne for modtagergruppen (Juridisk team) angives af afsenderen

D. Fra sektionen Dokumenter:

○ Navnet på den forhåndsvedhæftede kontrakt (Servicekontrakt) vises i området Dokumenter

○ Navnet på den fil, som afsenderen skal uploade, Henvisningsdokument, vises også

E. Fra sektionen Inputfelter for afsender:

○ De definerede felter vises i området Felter

○ Standardværdien importeres, men kan redigeres

 

2. Udfyld de felter, der kræves af dit workflow.

I ovenstående eksempel vil det være:

  • Det juridiske teams mailadresse
  • Alle cc-adresser (valgfrit)
  • Upload filen Henvisningsdokument
  • De krævede feltoplysninger (Produkt og Samlede omkostninger)
  • Beskyt det underskrevne dokument med adgangskode og Vis, placer signaturer, eller tilføj formularfelter, der begge er valgfrie for dette workflow.

3. Klik på Send.

4. I oprettelsesmiljøet kan du valgfrit ændre felter efter behov og derefter klikke på Send

Underskrivelse og godkendelse af en workflow-aftale

Workflow-aftalen sendes i den rækkefølge, der blev angivet under distribution. Underskrivere og godkendere kan underskrive via linket i mailen Underskriv/godkend eller via deres Administrer-sider, hvis de er registrerede Adobe Sign-brugere. Dette fungerer på samme måde som standardprocessen for afsendelse.

Der er adgang til historik- og revisionsrapporten for workflow-aftalen på siden Administrer. Mens aftalen behandles, kan du tilføje påmindelser og udføre andre opgaver.

Redigering af et brugerdefineret workflow

1. Log på som kontoadministrator, og gå til: Konto > Workflows

24_nav_to_workflow

2. På listen Workflows skal du klikke for at vælge et workflow

workflows

 

3. I genvejsmenuen skal du klikke på Åbn. Workflow Designer vises

Når Workflow Designer er åben, er workflowet fuldt redigerbart. Alle sektioner kan ændres som nødvendigt, og der gemmes ikke nogen ændringer, før der klikkes på knappen Opdater.

 

I Workflow Designer kan du foretage følgende ændringer:

workflow_header

 

A) Klon workflow – dette vil bede dig om at indstille et nyt navn til workflowet og gemmer derefter en nøjagtig kopi med det nye navn

B) Slet workflow – denne indstilling beder dig bekræfte, at du vil slette workflowet, og hvis accepterer, slettes workflowet uden mulighed for genoprettelse

C) Luk – dette lukker Workflow Designer uden at gemme nogen ændringer

D) Opdater – klik på denne knap for at gemme ændringer af workflowet

E) Deaktiver – denne knap ændrer workflowets status fra Aktivt til Kladde. Workflows i kladde kan ikke bruges af nogen brugere.

 

Dette arbejde har licens under en Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Opslag på Twitter™ og Facebook er ikke omfattet af vilkårene for Creative Commons.

Juridiske meddelelser   |   Politik for beskyttelse af personlige oplysninger online