Bemærk!
Nedenstående artikel indeholder instruktioner til det klassiske sidelayout.
Klik her for at gennemgå den samme proces for det nye sideformat.

Funktionsbeskrivelse

Adobe Sign tilbyder muligheden for at sende jævnlige mailpåmindelser til de modtagere, der i øjeblikket forventes at interagere med dine aftaler. Fremtidige modtagere underrettes ikke, indtil de bliver den aktuelle deltager i signaturworkflowet.

Påmindelsen indeholder en miniature af dokumentet, en besked, som du definerer, og et link til aftalen.

Påmindelser kan etableres under afsendelsesprocessen eller oprettes på siden Administrer, efter aftalen er sendt.

Enterprise- og Business-tjenesteniveauer kan etablere en standardpåmindelse og -besked på konto- eller gruppeniveauet, så afsendere ikke behøver at konfigurere den selv.

Cykluspåmindelser udløses ved en jævnlig cyklus og fortsætter med at udløses i resten af påmindelsens levetid (baseret på cyklustid), eller indtil modtageren fuldfører sin handling.

Påmindelser med flere modtagere udløser en ny påmindelsescyklus/-levetid for hver modtager i workflowet, idet de bliver til den aktuelle, aktive modtager.

Ad hoc-påmindelser kan kun oprettes på siden Administrer, og send en engangspåmindelse til en deltager, der er relateret til aftalen. Disse engangspåmindelser kan sågar konfigureres til at blive sendt, efter modtageren har fuldført sin handling, eller efter aftalen er fuldført.

Sådan bruges det

Indstilling af en påmindelse under afsendelsesprocessen

Brugere, der ikke har en standardpåmindelse konfigureret for deres gruppe eller konto, har muligheden for at definere en påmindelse under afsendelsesprocessen.

Disse påmindelser er altid i cykliske og gælder for alle modtagere af aftalen. Afsenderen skal kun definere, hvornår påmindelsen skal gentages. Der er 6 muligheder:

  • Hver dag
  • Hver uge
  • Hver arbejdsdag
  • Hver anden dag
  • Hver 3. dag
  • Hver 5. dag
reminder_frequency

Når en aftale med en påmindelse sendes første gang, får den første modtager en mail med emnet Underskriv. Denne hændelse starter timeren for den første påmindelse.

Hvis påmindelsen er konfigureret til at blive sendt hver 3. dag (eksempelvis), udløses den første påmindelse, præcis 72 timer efter mailen Underskriv blev leveret.

Når modtageren fuldfører sin handling med aftalen, afbrydes påmindelsesuret for den modtager.

I de tilfælde, hvor der er flere modtagere, modtager den næste modtager i flowet en Underskriv-mail, efter den foregående modtager har fuldført sin handling. Påmindelsesuret starter for den nye modtager baseret på leveringstidspunktet af deres Underskriv-mail (ikke det første tidsstempel).

Denne proces løber gennem alle aftalens modtagere, indtil aftalen er fuldt eksekveret.

Bemærk:

Alle cykliske påmindelser har en livscyklus, hvorefter påmindelserne afbryder sig selv.

Påmindelser, der udløses hver dag, har en 10 dages livscyklus.

Alle andre påmindelser har en 60 dages livscyklus.

 

Indstilling af en påmindelse fra siden Administrer

Påmindelser, der oprettes, efter afsendelsesprocessen er konfigureret på siden Administrer.

Administrer-sidens grænseflade har et par ekstra muligheder, som Send-siden ikke har:

  • Du kan vælge, hvilke modtagere du vil inkludere i påmindelsen. Design en påmindelse til en, nogle eller alle dine modtagere.
  • Du kan vælge en cyklisk påmindelsesproces som på Send-siden
    • Hvis en modtager føjes til en cyklisk påmindelse efter at have fuldført sin handling på aftalen, modtager denne ingen påmindelser
  • Du kan oprette en engangspåmindelse (ad hoc), der sendes enten "lige nu" eller på en "bestemt dato"
    • Ad hoc-påmindelser kan konfigureres for deltagere, der har fuldført deres handling for aftalen
    • Ad hoc-påmindelser kan konfigureres, efter aftalen er afsluttet-underskrevet eller arkiveret
  • Du skal angive en meddelelse. Dette felt er obligatorisk, når du opretter en påmindelse på siden Administrer

 

reminder_from_themanagepage

 

Hvis andre påmindelser allerede er konfigureret for aftalen, vises listen over aftaler i stedet for grænsefladen for Opret påmindelse.

Du kan åbne grænsefladen for Opret påmindelse ved at klikke på linket Opret øverst til højre i påmindelsesvinduet:

select_create_onthemanagepage

 

Sådan gennemgår du en påmindelse

Du kan gennemgå alle påmindelser, der er blevet konfigureret for en aftale, på følgende måde:

  • Gå til siden Administrer
  • Klik én gang på den aftale, du vil gennemgå
  • Klik på fanen Påmind i det højre panel
select_remind_onthemanagepage

Når påmindelser er blevet konfigureret for aftalen, vises den fulde liste på fanen Påmind.

Påmindelsers rækkefølge er baseret på den næste påmindelse, der udløses.

Alle annullerede/udløbne påmindelser vises under de aktive påmindelser.

canceled_reminderinthelist

 

Hvis du klikker på linket Vis, vises der en pop-up med den besked, der er sendt til modtageren:

reminder_show_link

 

Sådan annuller du en påmindelse

Annuller en påmindelse:

  • Log på som den bruger, der oprettede aftalen
  • Gå til siden Administrer
  • Klik én gang på pågældende aftale for at vælge den
  • Klik på fanen Påmind i panelet til højre
  • Find den påmindelse, du vil annullere, og klik én gang på den 
  • Klik på slet-ikonet (skraldespand)
select_delete_onthemanagepage

Bemærk:

Modtagere har tilladelse til at afslutte påmindelserne fra påmindelsesmailen. Denne funktionalitet er påkrævet og kan ikke undertrykkes.

 

Påmindelser og REST API

REST v6 API tillader direkte adgang til påmindelsesobjekterne via fire handlinger:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders – opretter en påmindelse på de angivne deltagere i en aftaler, der identificeres af agreementId i stien
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders – henter påmindelserne i en aftale, der identificeres af agreementId i stien.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – henter en specifik påmindelse, der er associeret med en aftale
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} – opdaterer en eksisterende påmindelse for en aftale

 

 

Påmindelser og Historik-fanen/revisionsrapporten

Påmindelser logges ikke på Historik-fanen eller i revisionsrapporten for aftalen.

Både historikken og revisionsrapporten forventes at logge vigtige øjeblikket i dokumentets signaturproces. Dette vil omfatte den første notifikation til en modtager (Underskriv), men ikke gentagende anmodninger om at underskrive fra den samme modtager (påmindelser).

En historik over påmindelser kan hentes ved hjælp af API'en (tilgængelig for Enterprise-kunder).

 

Sådan aktiverer/deaktiverer du funktionen

Alle tjenesteniveauer har adgang til:

  • Opret cykliske påmindelser
    • Under afsendelsesprocessen
    • Fra siden Administrer
  • Opret cykliske og ad hoc-påmindelser fra siden Administrer

Individual- og Team-tjenesteniveauer har ingen mulighed for at automatisere eller undertrykke påmindelsesfunktionen.

 

Enterprise- og Business-niveaumuligheder

Enterprise- og Business-tjenesteniveauer kan valgfrit vise påmindelsesmuligheden under afsendelsesprocessen eller aktivere automatisering af påmindelsesgentagelsen og -beskeden i hele kontoen/gruppen.

De to indstillinger kan aktiveres/deaktiveres ved at:

  • Logge på Adobe Sign som administrator
  • Gå til Konto > Kontoindstillinger > Afsendelsesindstillinger > Påmindelser

 

Der findes to valgmuligheder:

  • Tillad afsendere at indstille påmindelser på afsendelsessiden – hvis aktiveret, vises muligheden for at indstille en påmindelse på Send-siden. Hvis deaktiveret, har Send-siden ikke en mulighed for at konfigurere påmindelser
  • Indstil en standardpåmindelse for aftaler, der er oprettet af brugere i denne konto – hvis aktiveret, kan administratoren etablere standardpåmindelsesgentagelsen og angive en standardbesked for alle sendte aftaler. Dette kan konfigureres på konto- og/eller gruppeniveau. (Indstillinger på gruppeniveau tilsidesætter indstillinger på kontoniveau)
navigate_to_the_remindersettings

Bemærk:

Ved at aktivere Indstil en standardpåmindelse for aftaler, der er oprettet af brugere i denne konto fjernes muligheden for at indstille en påmindelse på Send-siden.

Påmindelser kan stadig konfigureres fra siden Administrer.

Konfigurationsmuligheder

De konfigurerbare muligheder for påmindelser afhænger af, hvornår du opretter påmindelsen.

Når der oprettes en påmindelse på Send-siden, er den eneste tilgængelige mulighed at indstille gentagelsen for, hvornår påmindelserne udløses (hver dag, hver anden dag osv.). Alle modtagere, der er tilknyttet aftalen, vil generere påmindelser per valgt gentagelse.

 

Når der oprettes en påmindelse på siden Administrer, har du tre konfigurerbare elementer:

  • Påmindelsens gentagelse
  • Påmindelsens besked
  • De modtagere, der skal inkluderes i påmindelsen

 

Når der konfigureres en standardpåmindelse på konto-/gruppeniveauet, er der to muligheder:

  • Påmindelsens gentagelse
  • Påmindelsens besked

Alle modtagere inkluderes i påmindelser, der drives af indstillingerne på konto-/gruppeniveau.


Brugerdefinerede mailskabeloner

Enterprise-kunder har muligheden for at bygge en fuldt brugerdefineret mailskabelon til deres påmindelser. 

Hvis brugerdefinerede mailskabeloner interesserer dig, skal du se i denne vejledning.

 

Ting at huske på

  • Cykliske påmindelsers levetid:
    • Daglige påmindelser udløber efter 30 dage
    • Alle andre cykliske påmindelser udløber efter 60 dage
  • Ad hoc-påmindelser
    • Udløses kun én gang
    • Kan konfigureres til at sende påmindelsen til deltagere, der allerede har fuldført deres handling på aftalen
    • Kan konfigureres, efter aftalen er fuldført eller arkiveret
      • Påmindelser kan ikke konfigureres for aftaler, der er annulleret, afvist eller udløbet
  • Påmindelser udløses samme tidspunkt på dagen, som den originale "Underskriv"-mail blev sendt
    • I et workflow med flere modtagere nulstilles påmindelsesuret til det tidspunkt, hvor en modtager fuldfører sin handling og udløser næste modtager på skift.
    • Hvis den aktuelle underskrives udskiftes via siden Administrer, nulstilles påmindelsestidspunktet ikke
  • Modtagere har ret til at annullere påmindelsen. Der er ingen mulighed for at nægte dem denne ret

 

Dette arbejde har licens under en Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Opslag på Twitter™ og Facebook er ikke omfattet af vilkårene for Creative Commons.

Juridiske meddelelser   |   Politik for beskyttelse af personlige oplysninger online