Velkommen til vejledningen i hurtig opsætning af Adobe Sign!

Denne vejledning indeholder de anbefalede første trin, når din konto til Adobe Sign skal konfigureres og gøres klar til at sende transaktioner.

Nedenfor er der to faner – én til brugere af systemet og en anden til kontoadministratorer. På hver fane er der en liste over funktioner, der skal konfigureres, og lige til højre for funktionsnavnet findes de tjenesteniveauer, som de gælder for.

Vi anbefaler, at alle brugere konfigurerer deres personlige bruger-id først, og hvis du også tilfældigvis er kontoadministratoren, skal du fortsætte til fanen Administration og konfigurere dine kontoindstillinger.

Bemærk:

Individual-konti er konti med enkeltlicenser, så den enkelte bruger som standard også er kontoadministratoren.

Brugere

Bekræft dine profiloplysninger – alle brugere

Du har et nyt bruger-id, og alt er formentlig i orden. Men nogle gange er de oplysninger, der er brugt til at oprette din brugerprofil, ikke helt, hvad du gerne vil have vist.

Adobe Sign bruger dine profiloplysninger i visse mailskabeloner (som f.eks. anmodningen om at få en signatur), så det kan betale sig at kontrollere, at din profil har de rigtige oplysninger, som repræsenterer dig og dit firma korrekt.

Gennemse eller rediger dine personlige profiloplysninger:

  1. Log på Adobe Sign.
  2. Gå til Konto > Personlige præferencer
  3. Gennemgå dine oplysninger. Du kan opdatere ved at klikke på Rediger
  4. Rediger oplysninger efter behov, og klik derefter på Gem

Bemærk:

Hvis du ikke ser Konto øverst i vinduet, skal du holde markøren over dit navn øverst til højre på siden og vælge Min profil i pop op-menuen.

Definer din signatur – alle brugere

Adobe Sign giver mulighed for tre signaturtyper afhængigt af dine personlige eller forretningsmæssige krav:

  • Håndskriftslignende skrifttype: Standardværdien og det aktuelt foretrukne format. Der anvendes en skrifttype til dit navn, så den kommer til at se ud som en håndskreven signatur.
    Hvis du vælger denne indstilling, behøver du ikke gøre mere!

  • Biometrisk: Tegn din signatur med en mus, pen eller fingeren!  Det giver det bedste overordnede resultat, hvis du tegner din signatur på en tablet med fingeren.

    Hvis du vælger denne indstilling, skal du underskrive en transaktion ved at tegne dit navn og derefter gemme det. Biometriske signaturer kan kun gemmes under en underskrivelseshændelse, så det kan være en god ide at bruge funktionen Kun jeg underskriver på fanen Start for at få adgang til en signaturhændelse.

Bemærk:

Når du opretter en biometrisk signatur, skal du huske at markere feltet Gem som min signatur nederst til højre, når du er tilfreds med udseendet.

  • Signaturbillede: Hvis du har et faktisk billede af din signatur, kan du overføre det til systemet, og Adobe Sign anvender det billede som din signatur, når du logger på. Hvis du vil uploade et billede af din signatur, skal du logge på Adobe Sign og gå til Konto > Personlige præferencer > Min signatur.

Bemærk:

Hvis du vælger at bruge enten biometri eller et billede til din signatur, skal du sørge for også at konfigurere dine initialer!

Konfigurer personlige hændelser/alarmer – Enterprise Premium

Når det gælder superbrugere, der gerne vil holde styr på deres transaktioner, kan teambrugere konfigurere hændelsesalarmer, og erhvervsbrugere kan konfigurere både hændelser og alarmer. 

Du kan åbne siden Hændelser/alarmer ved at gå til Konto > Personlige præferencer > Mine hændelser/alarmer.

Nogle hurtige definitioner:

Hændelser: Handlinger, der sker for en transaktion (afsendelse, visning, underskrivelse osv.).

Alarmer: Forventede handlinger, der ikke sker inden for en bestemt tidsramme (ikke vist i otte timer, vist, men ikke underskrevet i tre timer, osv.)

Både hændelser og alarmer kan konfigureres til at give besked på to måder. Du kan vælge ingen, en eller begge muligheder ved at markere konfigurationsmulighederne. Disse indstillinger er:

Mail: Hvis du markerer denne indstilling, får du en mail, hver gang hændelsen eller alarmen finder sted. Afhængigt af din volumen kan denne indstilling være lige som "spam", så vi anbefaler denne indstilling, med udgangspunkt i hvor stor din mailmængde er.

Hændelse: Hændelser indstilles til at blive vist på din startfane (i sektionen Hændelser/alarmer) og vises i de rapporter, du opretter på siden Hændelser/alarmer.

Bemærk også, at der er to faner til disse hændelser/alarmer.

Mine hændelser/alarmer er det sæt indstillinger for transaktioner, hvor du er afsenderen.

Delte hændelser/alarmer er indstillingerne for et andet bruger-id, der har delt deres konto med dig.

Rapportering kan konfigureres nederst på siden for at sende dig en oversigt over de hændelser, du har kontrolleret, og den rapport kan sendes en gang om ugen, hver arbejdsdag eller hver dag i ugen, hvis du ønsker det. 

Delte hændelser/alarmer er indstillingerne for et andet bruger-id, der har delt deres konto med dig. Hvis du vil konfigurere delte hændelser/alarmer skal du gå til Konto > Personlige præferencer > Delte hændelser/alarmer.

Definer din tilpassede sidefod – Enterprise Premium

Konti på Enterprise-niveau giver brugere mulighed for at oprette en tilpasset sidefod lige som en signaturfil i en mail.

Hvis du kan vælge denne indstilling, skal du indstille den via Konto > Personlige præferencer > Min e-mail-fodnote.

Hvis du ikke kan se indstillingen, kan din kontoadministrator aktivere den på kontoniveauet.

Denne sidefod er placeret tæt på bunden af dine transaktionsmails, men over eventuelle billeder i sidefoden.

Teamadministratorer

Velkommen, administratorer!

Forhåbentligt er konfigurationen af dit personlige bruger-id vellykket, og du er klar til de større beslutninger, der gælder hele kontoen.

Beskrivelserne herunder er relativt korte, men hvis du får indstillet din konto korrekt, sikrer det, at dine afsendere og underskrivere har nemmere ved at anvende din proces og reducere de spørgsmål, der uundgåeligt kommer i forbindelse med ændringen efter implementeringen.

Bemærk:

Det er ikke alle indstillinger, der er tilgængelige for dig, som er dækket helt. Kontakt support, hvis du har spørgsmål.

Konfigurer eksternt arkiv

Adobe Sign har en metode, hvor du kan sende en kopi af hver enkelt underskrevet transaktion til en mailadresse (eller flere adresser, hvis det er nødvendigt!).

Adobe Sign bevarer alle dine transaktioner på vores servere, men det kan ikke skade at have en lokal kopi af hvert eneste udfyldt dokument, og det kan være nyttigt en dag, hvor der pludselig er kontrolbesøg!

Hvis du vil definere de mailadresser, du automatisk vil levere dit underskrevne dokument til, skal du gå til Konto > Kontoindstillinger > Eksternt arkiv.

Når det gælder mindre virksomheder, der ikke allerede har adgang til store mailbokse, eller et firma, der foretrækker at gemme deres arkiv online, kan Box.com og Evernote begge give dig en mailadresse, du kan bruge til at udnytte denne funktion. (Der er link til installationsvejledningen på siden Eksternt arkiv.)

Feltet Eksternt arkiv har en begrænsning på 255 tegn. Hvis du skal sende til flere personer, end der kan være, så prøv at bruge en distributionsliste!

Konfigurer signaturindstillinger

Signaturindstillinger!

Der er mange muligheder med disse indstillinger, så lad os gå i gang!

Gå til Konto > Signaturindstillinger.

Når du har valgt et signaturformat, er der nogle flere indstillinger vedrørende signaturprocessen, der skal overvejes:

Vil du tillade, at dine underskrivere kan gemme deres biometriske signatur eller uploade et billede? Generelt anbefaler vi, at du lader brugerne gøre dette, fordi det betyder, at du får signaturerne hurtigere, især hvis underskriveren skal underskrive mere end ét dokument.

  • Velformaterede signaturer – dette beskriver linjen under signaturen og det navn/den dato, som vises der. Hvis denne indstilling deaktiveres, er det kun signaturen, der placeres uden angivelser, der viser, at signaturen er elektronisk.

  • Vælg skrifttype til underskrivelse dynamisk – Adobe Sign har tre skrifttyper til signaturen. Hvis du aktiverer denne indstilling, vælger Adobe Sign en af dem vilkårligt, hver gang underskriveren underskriver. Ellers får den første underskriver altid skrifttype1, den anden får skrifttype2 osv.

Konfiguration af firma- og værtsnavn

Du har muligvis allerede gjort dette, da du loggede på første gang, men hvis ikke, er tiden kommet!

Gå til: Konto > Kontoindstillinger > Kontoopsætning.

Her finder du tre trin, og det første, du skal definere, er dit firma- og værtsnavn.

Feltet Firmanavn udfylder værdien for firmanavn for de brugere, du opretter, så det er en god ide at få dit fulde (godkendt til marketing!) firmanavn installeret her, så du ikke får en masse forskellige, når dine brugere tilføjes og gennemser deres personlige profiler.

Værtsnavnet er en slags branding og placerer værdien for værtsnavnet før .echosign.com i URL-adressen.

På denne side kan du også se linket til upload af dit logo. Det gennemgås i næste afsnit.

Og der er et link til oprettelse af brugere, men det anbefales, at du venter med at tilføje brugere, indtil webstedet er konfigureret (som minimum gennem sikkerhedsindstillingerne).

Upload dit logo

Branding er vigtigt! Dine kunder vil gerne se dit logo på de transaktioner, du udsender, og ved at uploade dit logo brander du alle de mails, som Adobe Sign sender til din transaktion.

JPEG-, GIF- eller PNG-billeder understøttes, hvor PNG generelt giver det bedste resultat.

For at undgå en genskalering skal du bruge et billede, der er præcist 60 pixel i højden og op til 200 pixel i bredden. Hvis du har mulighed for det, så ser et lavt og bredt billede bedst ud.

Du kan uploade dit logo ved at gå til Konto > Kontoopsætning.

Under sektionen Upload logo kan du se knappen Upload for at gennemse et billede på dit lokale system. Når du har valgt logoet, skal du klikke på Gem.

Hvis dit oprindelige billede er beregnet til højst at være 60 pixel i højden og 200 pixel i bredden, burde du få held med at lægge et logo i super kvalitet ud.

Konfigurer globale indstillinger

Sektionen Globale indstillinger på fanen Konto er en af de mere funktionsrige sektioner, og alle indstillingerne er specifikke for den enkelte anvendelse.

Herunder beskriver vi kort hver enkelt indstilling og forklarer vores anbefaling, men det er meget sandsynligt, at dit eksempel adskiller sig fra den "mest almindelige brug."

Gå til Konto > Kontoindstillinger > Globale indstillinger.


  • Begrænset dokumentsynlighed
    Denne funktion giver dig mulighed for at vise angivne filer i din transaktion til kun dine forskellige underskrivere. Hvis du skal have det maksimale ud af Begrænset dokumentsynlighed, kræver det, at du har en meget god forståelse af dit signaturflow i forhold til de dokumenter, du sender, og hvordan du vedhæfter disse dokumenter.

    Hvis du overvejer at sende en stor transaktion med flere filer til flere underskrivere og gerne vil skjule dele af dokumentet for en eller flere underskrivere, er denne indstilling noget for dig! Her er en hurtig video, hvis du stadig ikke har truffet din beslutning.

  • Certificer kopi af dokumenterne
    Hvis du aktiverer denne funktion, certificeres det, at alle de PDF-dokumenter, der er leveret eller downloadet fra Adobe Sign, indeholder et Adobe CDS-certifikat. Dokumenter med CDS har en synlig indikator på, at dokumentet ikke er blevet manipuleret.
    Du har mulighed for at anvende CDS på kopier, der er leveret til dine interne agenter, dine eksterne underskrivere, alle eller ingen.

    Bemærk! CDS forhindrer dig i at fjerne sikkerheden for den endelige PDF-fil, så hvis du skal manipulere dine kopier af det endelige dokument (opdele dem i filer, tilføje et behandlingsstempel osv.), bør du fjerne CDS for de interne modtagere.

  • Vedhæft en PDF-kopi af det underskrevne dokument i afsendte mails
    Når din transaktion er færdig, vil alle involverede som standard få en kopi. Med denne indstilling kan du ændre det, så kopier kun sendes internt, eksternt, begge dele eller ingen af delene.

    Hvordan du angiver denne indstilling, afhænger helt af din dokumenttype. Hvis du indsamler følsomme oplysninger, kan det godt betale sig ikke at udsende underskrevne kopier. Sikkerhedsmæssigt er det den bedste indstilling, men giver også den mulighed, at dine kunder kontakter dig for at få en kopi af dokumentet. I dette tilfælde anbefaler vi, at underskriveren tilmelder sig Adobe Sign for at få en gratis konto og henter en kopi direkte fra Adobe Sign.

  • Vedhæft redigeringsrapport til fuldførte dokumenter
    Hvis du har brug for at vedhæfte redigeringsrapporter til kopien af det underskrevne dokument, vi har sendt til dig på mail, skal du som minimum aktivere denne indstilling for afsenderen.

  • Send en ekstra kopi af hver enkelt underskrevet aftale til disse mailadresser
    Det er det eksterne arkiv igen, men denne indstilling kan konfigureres på gruppeniveau (for Enterprise-kunder) og giver dig mulighed for at sende afsluttede salgskontrakter til regnskabsafdelingen eller udfyldte NDA'er til den juridiske afdeling (eksempelvis).

  • Upload underskrevet dokument
    Hvis du giver underskriverne mulighed for at udskrive dokumentet, underskrive og sende det tilbage på fax, skal du aktivere denne indstilling. På et eller andet tidspunkt vil der være nogen, der udskriver et dokument og sender det til dig, og hvis denne indstilling ikke er aktiveret, kan du ikke lukke den transaktion i Adobe Sign.

  • Twitter-integration
    Lad dine brugere fremvise deres succes! Send en Twitter-besked, hver gang du fuldfører en transaktion.
 
  • Indstil en tidszone, der skal bruges til aftaler, som brugere på denne konto har oprettet
    Dette indstiller tidszonen for dato/klokkeslæt-stempler på dine transaktioner.

Konfigurer sikkerhedsindstillinger

Sikkerhedsindstillingerne for Adobe Sign svarer til den generelle indstilling for adgangskodesikkerhed, du finder for ethvert program, som du har styret med et par mærkelige dokumentindstillinger.

Du kan indstille sikkerheden ved at gå til Konto > Kontoindstillinger > Sikkerhedsindstillinger.

  • Indstillinger for Enkeltlogon
    Godkender du brugere fra enten en Adobe- eller Google-brugergruppe? Hvis det er tilfældet, skal du aktivere den relevante indstilling og deaktivere det, du ikke forventer at bruge.

  • Husk mig-indstillinger
    Den gør det muligt at huske brugerens loginoplysninger i en bestemt tidsperiode. Vælg tidsperioden i rullemenuen.

  • Politik for adgangskode
    Denne indstilling angiver parametrene for, hvor ofte adgangskoden skal nulstilles, og hvor mange historiske adgangskoder, Adobe Sign husker for at forhindre, at de samme adgangskoder bruges igen og igen.

  • Adgangskodens styrke
    Den krævede styrke af dine adgangskoder er vigtig for at sikre din kontosikkerhed, og vi anbefaler, at denne værdi indstilles så højt, som dine brugere vil acceptere.

  • PDF-krypteringstype
    Det afgørende ved PDF-krypteringsniveauer er at have en god ide om, hvilken version af Reader dine underskrivere sandsynligvis har installeret. De mere avancerede krypteringer kræver mere moderne versioner af Reader.

    Generelt set kan man sige, at hvis din destinationsunderskriver blot en lille smule teknisk kyndig, kan du forholdsvist sikkert indstille denne værdi til 128-bit AES. Acrobat 7 blev frigivet i begyndelsen af 2005, og de fleste har opgraderet siden da.
 
  • Tilladte IP-områder
    Hvis du er bekymret for, om eksterne parter forsøger at få adgang til dine brugere, kan du begrænse IP-området med et rigtig godt forsvar. Sørg blot for, at ingen arbejder hjemmefra eller på en mobilenhed, der ikke er på de netværk, du ejer.

  • Kontodeling
    Kontodeling er en nyttig funktion til administration af dine agenter, der rapporterer til dig, men det kan være en god ide at styre, hvem de deler deres konti med. Mange administratorer vælger kun at oprette kontoshares, når der oprettes nye brugere, og deaktiverer denne indstilling, der gælder hele kontoen.

  • Verificering af underskrivers identitet
    Skal dine brugere logge på, før de kan underskrive et dokument? Afhængigt af din anvendelse kan det være en god sikkerhedskontrol.

  • Adgangskode til underskrivelse af aftaler
    Den gør det muligt at anvende en adgangskodepolitik, når en underskrivning eller visning af et dokument skal beskyttes.

  • Styrken af adgangskode til underskrivelse af aftaler
    Angiv styrke for en adgangskode.

  • Vidensbaseret godkendelse
    Du kan begrænse antallet af forsøg, som underskriverne må bruge for at validere deres identitet, før aftalen annulleres.

Tilføj brugere

Så er det endelig tid til at tilføje brugere!

Hvis du har købt Adobe Sign i eller efter januar 2017, skal du administrere din bruger fra Team Admin Console. Få mere at vide om, hvordan du administrerer dit team.

Hvis du har købt Adobe Sign før januar 2017, skal du følge instruktionerne herunder.

Der er to måder at oprette nye brugere i Adobe Sign på:

Én ad gangen

eller

Masseoprettelse via CSV-fil

Enkeltbrugerprocessen er ganske enkel. Naviger blot til
Gå til Konto > Brugere, og klik derefter på knappen + på den værktøjslinje, der vises ud for søgefeltet. Dialogboksen Opret vises.

Udfyld mailadresse, fornavn og efternavn, og vælg derefter en gruppe, som brugeren skal tildeles til (om nødvendigt).

Du ser også et afkrydsningsfelt, der hedder Vis deres aftaler. Denne indstilling opretter en kontoshare fra den nye bruger til din administratorbruger. Hvis du har brug for at overvåge din nye agents transaktioner, skal du markere dette felt.

Hvis du ikke gør det, kan du stadig oprette et share. Du skal blot bruge funktionen Kontodeling.

Når du har oprettet brugeren, sendes en mail til den adresse, du har angivet, hvori der anmodes om, at der skal indstilles adgangskoder. Når det er gjort, er brugeren aktiv og kan sende sit første dokument!

Metoden til masseoprettelse findes her: Gå til Konto > Brugere, og klik derefter på knappen + på den værktøjslinje, der vises ud for søgefeltet. Klik på Opret brugere samlet i dialogboksen Opret.

Processen er at oprette en CSV-fil med mindst én mailadresse samt kolonner til fornavn/efternavn. Du kan se det nøjagtige format i CSV-eksempelfilen – klik på linket download CSV-eksempelfil. Forbered filen i det angivne format. Når filen er klar, skal du klikke på Gennemse og vælge filen.

Den eneste ulempe ved denne proces er, at du ikke kan oprette sharet fra brugeren til din administratorkonto.

Business/Enterprise Admins

Velkommen, administratorer!

Forhåbentligt er konfigurationen af dit personlige bruger-id vellykket, og du er klar til de større beslutninger, der gælder hele kontoen.

Beskrivelserne herunder er relativt korte, men hvis du får indstillet din konto korrekt, sikrer det, at dine afsendere og underskrivere har nemmere ved at anvende din proces og reducere de spørgsmål, der uundgåeligt kommer i forbindelse med ændringen efter implementeringen.

Bemærk:

Det er ikke alle indstillinger, der er tilgængelige for dig, som er dækket helt. Kontakt support, hvis du har spørgsmål.

Konfigurer eksternt arkiv – alle abonnementer

Adobe Sign har en metode, hvor du kan sende en kopi af hver enkelt underskrevet transaktion til en mailadresse (eller flere adresser, hvis det er nødvendigt!).

Adobe Sign bevarer alle dine transaktioner på vores servere, men det kan ikke skade at have en lokal kopi af hvert eneste udfyldt dokument, og det kan være nyttigt en dag, hvor der pludselig er kontrolbesøg!

Hvis du vil definere de mailadresser, du automatisk vil levere dit underskrevne dokument til, skal du gå til Konto > Kontoindstillinger > Eksternt arkiv.

Når det gælder mindre virksomheder, der ikke allerede har adgang til store mailbokse, eller et firma, der foretrækker at gemme deres arkiv online, kan Box.com og Evernote begge give dig en mailadresse, du kan bruge til at udnytte denne funktion. (Der er link til installationsvejledningen på siden Eksternt arkiv.)

Feltet Eksternt arkiv har en begrænsning på 255 tegn. Hvis du skal sende til flere personer, end der kan være, så prøv at bruge en distributionsliste!

Konfigurer signaturindstillinger – alle abonnementer

Signaturindstillinger!

Der er mange muligheder med disse indstillinger, så lad os gå i gang!

Gå til Konto > Signaturindstillinger.

Når du har valgt et signaturformat, er der nogle flere indstillinger vedrørende signaturprocessen, der skal overvejes:

Vil du tillade, at dine underskrivere kan gemme deres biometriske signatur eller uploade et billede? Generelt anbefaler vi, at du lader brugerne gøre dette, fordi det betyder, at du får signaturerne hurtigere, især hvis underskriveren skal underskrive mere end ét dokument.

  • Velformaterede signaturer – dette beskriver linjen under signaturen og det navn/den dato, som vises der. Hvis denne indstilling deaktiveres, er det kun signaturen, der placeres uden angivelser, der viser, at signaturen er elektronisk.

  • Vælg skrifttype til underskrivelse dynamisk – Adobe Sign har tre skrifttyper til signaturen. Hvis du aktiverer denne indstilling, vælger Adobe Sign en af dem vilkårligt, hver gang underskriveren underskriver. Ellers får den første underskriver altid skrifttype1, den anden får skrifttype2 osv.

Konfiguration af firma- og værtsnavn – Enterprise Premium

Du har muligvis allerede gjort dette, da du loggede på første gang, men hvis ikke, er tiden kommet!

Gå til: Konto > Kontoindstillinger > Kontoopsætning.

Her finder du tre trin, og det første, du skal definere, er dit firma- og værtsnavn.

Feltet Firmanavn udfylder værdien for firmanavn for de brugere, du opretter, så det er en god ide at få dit fulde (godkendt til marketing!) firmanavn installeret her, så du ikke får en masse forskellige, når dine brugere tilføjes og gennemser deres personlige profiler.

Værtsnavnet er en slags branding og placerer værdien for værtsnavnet før .echosign.com i URL-adressen.

På denne side kan du også se linket til upload af dit logo. Det gennemgås i næste afsnit.

Og der er et link til oprettelse af brugere, men det anbefales, at du venter med at tilføje brugere, indtil webstedet er konfigureret (som minimum gennem sikkerhedsindstillingerne).

Upload dit logo – Enterprise Premium

Branding er vigtigt! Dine kunder vil gerne se dit logo på de transaktioner, du udsender, og ved at uploade dit logo brander du alle de mails, som Adobe Sign sender til din transaktion.

JPEG-, GIF- eller PNG-billeder understøttes, hvor PNG generelt giver det bedste resultat.

For at undgå en genskalering skal du bruge et billede, der er præcist 60 pixel i højden og op til 200 pixel i bredden. Hvis du har mulighed for det, så ser et lavt og bredt billede bedst ud.

Du kan uploade dit logo ved at gå til Konto > Kontoopsætning.

Under sektionen Upload logo kan du se knappen Upload for at gennemse et billede på dit lokale system. Når du har valgt logoet, skal du klikke på Gem.

Hvis dit oprindelige billede er beregnet til højst at være 60 pixel i højden og 200 pixel i bredden, burde du få held med at lægge et logo i super kvalitet ud.

Konfigurer globale indstillinger – Enterprise Premium

Sektionen Globale indstillinger på fanen Konto er en af de mere funktionsrige sektioner, og alle indstillingerne er specifikke for den enkelte anvendelse.

Herunder beskriver vi kort hver enkelt indstilling og forklarer vores anbefaling, men det er meget sandsynligt, at dit eksempel adskiller sig fra den "mest almindelige brug."

Gå til Konto > Kontoindstillinger > Globale indstillinger.

  • Vedhæft en CSV-fil med formulardata til afsenderens mails med underskrevne aftaler
    Hvis du bruger formularer og gerne vil have en CSV-fil til formulardataene for hvert underskrevet dokument, skal du markere feltet. Det kan imidlertid være lidt tungt at skulle have individuelle CSV-filer for hver enkelt transaktion.

    Hvis du har brug for at indsamle data eller skubbe data tilbage i din CRM, kunne det måske være bedre at opbygge en API-løsning.

  • Begrænset dokumentsynlighed
    Denne funktion giver dig mulighed for at vise angivne filer i din transaktion til kun dine forskellige underskrivere. Hvis du skal have det maksimale ud af Begrænset dokumentsynlighed, kræver det, at du har en meget god forståelse af dit signaturflow i forhold til de dokumenter, du sender, og hvordan du vedhæfter disse dokumenter.

    Hvis du overvejer at sende en stor transaktion med flere filer til flere underskrivere og gerne vil skjule dele af dokumentet for en eller flere underskrivere, er denne indstilling noget for dig! Her er en hurtig video, hvis du stadig ikke har truffet din beslutning.

  • Certificer kopi af dokumenterne
    Hvis du aktiverer denne funktion, certificeres det, at alle de PDF-dokumenter, der er leveret eller downloadet fra Adobe Sign, indeholder et Adobe CDS-certifikat. Dokumenter med CDS har en synlig indikator på, at dokumentet ikke er blevet manipuleret.
    Du har mulighed for at anvende CDS på kopier, der er leveret til dine interne agenter, dine eksterne underskrivere, alle eller ingen.

    Bemærk! CDS forhindrer dig i at fjerne sikkerheden for den endelige PDF-fil, så hvis du skal manipulere dine kopier af det endelige dokument (opdele dem i filer, tilføje et behandlingsstempel osv.), bør du fjerne CDS for de interne modtagere.

  • Vedhæft en PDF-kopi af det underskrevne dokument i afsendte mails
    Når din transaktion er færdig, vil alle involverede som standard få en kopi. Med denne indstilling kan du ændre det, så kopier kun sendes internt, eksternt, begge dele eller ingen af delene.

    Hvordan du angiver denne indstilling, afhænger helt af din dokumenttype. Hvis du indsamler følsomme oplysninger, kan det godt betale sig ikke at udsende underskrevne kopier. Sikkerhedsmæssigt er det den bedste indstilling, men giver også den mulighed, at dine kunder kontakter dig for at få en kopi af dokumentet. I dette tilfælde anbefaler vi, at underskriveren tilmelder sig Adobe Sign for at få en gratis konto og henter en kopi direkte fra Adobe Sign.

  • Vedhæft redigeringsrapport til fuldførte dokumenter
    Hvis du har brug for at vedhæfte redigeringsrapporter til kopien af det underskrevne dokument, vi har sendt til dig på mail, skal du som minimum aktivere denne indstilling for afsenderen.

  • Flet flere dokumenter til ét dokument efter underskrivelse
    Når du uploader flere filer til én transaktion, samler Adobe Sign disse filer til én PDF, før de sendes til underskrivelse.

    Indstillingen angiver, om dine underskrevne og arkiverede mails indeholder den ene store PDF-filer, eller om dokumentet er opdelt i flere filer.

    Bemærk! Denne indstilling gælder kun den kopi, der er vedhæftet den underskrevne og arkiverede mail. Kopier, der senere downloades fra Adobe Sign, vil altid være i én samlende PDF.

  • Send en ekstra kopi af hver enkelt underskrevet aftale til disse mailadresser
    Det er det eksterne arkiv igen, men denne indstilling kan konfigureres på gruppeniveau (for Enterprise-kunder) og giver dig mulighed for at sende afsluttede salgskontrakter til regnskabsafdelingen eller udfyldte NDA'er til den juridiske afdeling (eksempelvis).

  • Upload underskrevet dokument
    Hvis du giver underskriverne mulighed for at udskrive dokumentet, underskrive og sende det tilbage på fax, skal du aktivere denne indstilling. På et eller andet tidspunkt vil der være nogen, der udskriver et dokument og sender det til dig, og hvis denne indstilling ikke er aktiveret, kan du ikke lukke den transaktion i Adobe Sign.

  • Twitter-integration
    Lad dine brugere fremvise deres succes! Send en Twitter-besked, hver gang du fuldfører en transaktion.

  • Delegering for brugere på min konto
    I dette tilfælde betyder delegering, at du tillader, at en anden underskriver (mailadresse) kan underskrive dokumentet for dig. Delegering fjerner ikke den oprindelige parts adgang, men giver blot en anden bruger bemyndigelse til at underskrive.

    Generelt anbefaler vi at gøre underskrivelsesprocessen så nem som mulig, og det indebærer, at der gives mulighed for delegering. I visse anvendelsestilfælde er der imidlertid et stort behov for, at det kun er en udpeget part, der underskriver.

    Bemærk! Husk, at indstillingen henviser til brugere på din Adobe Sign-konto (ikke alle i dit firma). Det er muligt, at dine underskrivere ikke har bruger-id'er til Adobe Sign på din konto, og disse parter dækkes ikke af denne indstilling.

  • Bemyndigelse til at underskrive
    Denne indstilling angiver, hvilken standardadgang der er til at underskrive et dokument for brugerne på din Adobe Sign-konti.

    Generelt anbefaler vi, at alle får tilladelse til at underskrive som standard. Hvis du har intention om at bruge Adobe Sign til HR-formål, skal du helt sikkert have alle til at underskrive.
    Hvis du som standard angiver, at ingen får underskrivelsesrettigheder, skal du eksplicit give de brugere, der rent faktisk skal underskrive, mulighed for det.

    Tip!: Som administrator er du ikke udelukket fra at være underskriver. Så hvis du har brug for at underskrive dokumenter, og du som standard nægter underskrivelse, skal du som det næste gå til Brugere og grupper, klikke på din mailadresse og aktivere dine underskrivelsesrettigheder.

  • Delegering til bruger uden for min konto
    Er lige som den ovenstående indstilling, men denne funktion er specifik for brugere, der ikke er i din Adobe Sign-konto.

  • Indstil en tidszone, der skal bruges til aftaler, som brugere på denne konto har oprettet
    Dette indstiller tidszonen for dato/klokkeslæt-stempler på dine transaktioner.

  • Gruppeadministrator-relaterede indstillinger
    Enterprise-kunder kan have grupper, og hvis du har grupper, kan du det være en ide at have administratorer til netop disse grupper.

    Disse to indstillinger giver dig tilladelse til at give (eller ikke) gruppeadministratorer mulighed for at tilføje nye brugere eller skifte deres gruppeniveauindstillinger (der primært er de samme indstillinger, du ser i sektionen Globale indstillinger).

    Bemærk! Adobe Sign virker på en relationsmodel med overordnet/underordnet, og grupper er kontoens underordnede objekter. Dette betyder, at en ny gruppe arver kontoegenskaberne. Det betyder også, at ændringer på gruppeniveau tilsidesætter indstillingerne for kontoniveauet.

Konfigurer afsendelsesside – Enterprise Premium

Afsendelsesindstillinger er de funktioner, som dine afsendelsesagenter kan se på fanen Send. Dette afsnit omhandler alle de konfigurationer, der er tilgængelige på den side.

Lige som med globale indstillinger er disse meget specifikke i forhold til anvendelsen.

Det er også lidt langt, så hent en kop kaffe, og gå til Konto > Kontoindstillinger > Afsendelsesindstillinger.

  • Ny afsendelse
    Denne indstilling aktiverer den nye afsendelse. Du kan også give brugerne mulighed for at skifte mellem den nye og den klassiske afsendelse.

  • Vis siden Send, efter du er logget på
    Denne indstilling viderestiller dine brugere til fanen Send, efter de logger på Adobe Sign (i stedet for fanen Start).

    Hvis du oplever irriterende forsinkelser, når du logger på første gang, skyldes det sandsynligvis scripts, der kører på fanen Start for at få de smarte rapporteringsknapper til at vise de rigtige data. Hvis dine brugere i stedet gerne vil direkte i gang med afsendelsesprocessen og gennemse fanen Startside, er denne funktion noget for dig!

  • Send dokumenter til godkendelse
    Kræver dit arbejdsforløb godkendelse af en eller flere personer, men ikke deres signatur? Aktivér denne funktion, hvis det er tilfældet.

    Bemærk! Formularer kan designes til at kræve, at en godkender udfylder feltoplysninger og stadig ikke underskriver dokumentet.

  • Vedhæftning af dokumenter
    Denne indstilling aktiverer alle de forskellige kanaler, der tillader, at en bruger kan vedhæfte et dokument. Hvis du har et stort behov for versionsstyring af dine dokumenter, vil det formentlig være en god ide at deaktivere alt, undtagen det bibliotek, hvor de aktuelle versioner af dine formularer er.

  • Autoudfyld dokumentnavn
    Det sparer tid, når dokumentnavnet udfyldes automatisk, men husk, at dokumentet får navnet på den første fil, der vedhæftes. Så hvis du aktiverer indstillingen, skal du alvorligt overveje at lade afsenderen redigere dokumentnavnet. For at være på den sikre side.
  • Sprog
    Denne indstilling giver brugerne mulighed for at indstille sproget ved underskrivelse af eksterne brugere på siden Send.
  • Meddelelsesskabeloner
    Sparer meget tid for agenter med stor volumen. Meddelelsesskabelonerne gør det muligt at indstille en ny standardmeddelelse og yderligere definere et udvalg af andre brugerdefinerede meddelelsesskabeloner. Hvis du opdager, at du sender de samme dokumenter med samme meddelelse flere gange om dagen, bør du bruge lidt tid på at få dette konfigureret.

  • Private meddelelser til modtagere
    Den gør det muligt at medtage en privat meddelelse til hver enkelt modtager.

  • Tilladte signaturtyper
    Som standard er kun den elektroniske signatur aktiveret. Der er dog et forholdsvist stort antal personer i denne verden, der gerne vil udskrive og faxe deres dokumenter tilbage. Hvis du muligvis har nogle kunder af denne type, skal du aktivere indstillingen Faxsignatur.

  • Indstillinger for afsendersignatur
    Disse indstillinger er beregnet til situationer, hvor afsenderen vil være medunderskriver af dokumentet. Og hvis du tillader, at afsenderne kan være medunderskrivere, er det en god ide at konfigurere standardindstillingerne for hvert arbejdsforløb for at minimere den mængde, som afsenderne er nødt til at justere i hver transaktion.

  • Påmindelser
    Hvis din proces kræver, at du konfigurerer påmindelser, giver denne indstilling dig mulighed for at konfigurere gentagelse og meddelelse for påmindelser, så du yderligere reducerer cyklustiden for dine afsendere.

  • Beskyttelse af underskrevne dokumenter med adgangskode
    Når denne indstilling er aktiveret, skal brugeren angive en adgangskode, før de kan åbne den underskrevne PDF eller se den online.

    Det giver lidt utilfredshed, men sikkerheden er god.

  • Bekræftelse af underskrivers identitet for underskrivere på min konto
    Adobe Sign har flere andenfaktor-godkendelsesmetoder til underskrivere. Afhængigt af dit anvendelsestilfælde kan det være en ide at tillade en eller flere af disse muligheder, og det kan være, at du gerne vil tillade, at afsenderne vælger deres metode, eller ikke vil tillade det.

    Bemærk! Du kan vælge alt, men hvis du aktiverer Telefongodkendelse, skal du først aktivere Tillad afsendere at vælge indstillinger for bekræftelse af underskrivers identitet for hver modtager.

  • Dokumentudløb
    Hvis dit anvendelsestilfælde omfatter "mulighedsvinduer", f.eks. en særlig pris, der kun er tilgængelig i de næste XX dage, så kan du definere det vindue og gennemtvinge, at dokumentet udløber, hvis det ikke er underskrevet inden for den krævede tid.

    Hvis du aktiverer denne indstilling, anbefales det, at du overvejer at aktivere indstillingen Tillad ændring af udløbsindstillinger, efter dokumentet er sendt. Du behøver ikke forlænge deadlinen, men det er rart at have muligheden.

  • Ny visning og oprettelse
    Den giver mulighed for den nye oprettelsesmåde. Den giver også brugere mulighed for at skifte mellem den nye og klassiske oprettelse.

  • Eksempel, sæt signaturer, eller tilføj formularfelter
    Hvis du finder ud af, at du tilføjer felter til et dokument med det samme, kan det være en god ide at have feltværktøjet til træk og slip aktiveret som standard. Hvis du arbejder med dokumenter med versionsstyring, er det formentlig en god ide at fjerne muligheden for, at brugerne kan justere felter.

  • Rækkefølge for underskrivelse
    De fleste dokumenter (vi ser) underskrives i en sekventiel rækkefølge, og det er standardværdien. Hvis du imidlertid finder ud af, at dit mest almindelige arbejdsforløb benytter en parallel signaturproces, hvor alle skal underskrive samtidigt, kan du konfigurere det her.

    Du har også mulighed for at lade afsendere vælge, hvilket arbejdsforløb der passer bedst til deres transaktioner, hvis du står med en fod i begge verdener.

Upload din mailsidehoved/-fod – Enterprise Premium

Mere branding!

Gå til Konto > Mailindstillinger, hvor du finder:

Mailsidefod – denne indstilling, der gælder hele kontoen, placerer en tekstmeddelelse nederst i dine mails. Dette er et rigtigt godt sted at medtage nogle marketingoplysninger eller juridiske meddelelser.

Tillad, at brugere kan have deres egen mailsidefod – denne indstilling giver de enkelte brugere mulighed for at konfigurere deres personlige signaturindhold.

Billeder i sidehoved og -fod – mailsidehoveder og -fødder minder meget om logoer, men er større. Dette gør din branding stærkt fremtrædende i dine mails og fortæller tydeligt kunden, hvem de er fra.

Lige som med logoer understøttes JPEG-, GIF- og PNG-billeder. 

Brug et billede, der er 200 pixel i højden og op til 600 pixel i bredden.

Du kan se et link til hver valgmulighed for at uploade et nyt billede. Dette gør det muligt at gennemse dit billede på dit lokale system. Klik på Gem.

Konfigurer sikkerhedsindstillinger – Enterprise Premium

Sikkerhedsindstillingerne for Adobe Sign svarer til den generelle indstilling for adgangskodesikkerhed, du finder for ethvert program, som du har styret med et par mærkelige dokumentindstillinger.

Du kan indstille sikkerheden ved at gå til Konto > Kontoindstillinger > Sikkerhedsindstillinger.

  • Indstillinger for Enkeltlogon
    Godkender du brugere fra enten en Adobe- eller Google-brugergruppe? Hvis det er tilfældet, skal du aktivere den relevante indstilling og deaktivere det, du ikke forventer at bruge.

  • Husk mig-indstillinger
    Den gør det muligt at huske brugerens loginoplysninger i en bestemt tidsperiode. Vælg tidsperioden i rullemenuen.

  • Politik for adgangskode
    Denne indstilling angiver parametrene for, hvor ofte adgangskoden skal nulstilles, og hvor mange historiske adgangskoder, Adobe Sign husker for at forhindre, at de samme adgangskoder bruges igen og igen.

  • Adgangskodens styrke
    Den krævede styrke af dine adgangskoder er vigtig for at sikre din kontosikkerhed, og vi anbefaler, at denne værdi indstilles så højt, som dine brugere vil acceptere.

  • PDF-krypteringstype
    Det afgørende ved PDF-krypteringsniveauer er at have en god ide om, hvilken version af Reader dine underskrivere sandsynligvis har installeret. De mere avancerede krypteringer kræver mere moderne versioner af Reader.

    Generelt set kan man sige, at hvis din destinationsunderskriver blot en lille smule teknisk kyndig, kan du forholdsvist sikkert indstille denne værdi til 128-bit AES. Acrobat 7 blev frigivet i begyndelsen af 2005, og de fleste har opgraderet siden da.

  • API
    Den gør det muligt at tillade, at ansøgninger fra partnere, der ikke er certificerede, kan få adgang til data fra denne konto. Giv også brugere, der ikke er kontoadministratorer, mulighed for at udvikle programmer, der anvender Adobe Sign-API'en.

  • Tilladte IP-områder
    Hvis du er bekymret for, om eksterne parter forsøger at få adgang til dine brugere, kan du begrænse IP-området med et rigtig godt forsvar. Sørg blot for, at ingen arbejder hjemmefra eller på en mobilenhed, der ikke er på de netværk, du ejer.

  • Kontodeling
    Kontodeling er en nyttig funktion til administration af dine agenter, der rapporterer til dig, men det kan være en god ide at styre, hvem de deler deres konti med. Mange administratorer vælger kun at oprette kontoshares, når der oprettes nye brugere, og deaktiverer denne indstilling, der gælder hele kontoen.

  • Verificering af underskrivers identitet
    Skal dine brugere logge på, før de kan underskrive et dokument? Afhængigt af din anvendelse kan det være en god sikkerhedskontrol.

  • Adgangskode til underskrivelse af aftaler
    Den gør det muligt at anvende en adgangskodepolitik, når en underskrivning eller visning af et dokument skal beskyttes.

  • Styrken af adgangskode til underskrivelse af aftaler
    Angiv styrke for en adgangskode.

  • Vidensbaseret godkendelse
    Du kan begrænse antallet af forsøg, som underskriverne må bruge for at validere deres identitet, før aftalen annulleres.

Aktivér API om nødvendigt – Enterprise Premium

Skal du bruge API'et? Hvis du har en udvikler og gerne vil integrere Adobe Sign i dit eksisterende CRM-system (eller andet, der er API-kompatibelt), kan det være en god ide at overveje indstillingen.

Adobe Sign understøtter to API-typer: SOAP og REST.

Gå til Konto > Adobe Sign API.

Brug af Adobe Document Cloud API'er til at få adgang til kundedata kræver OAuth-tokens.

Du kan oprette en integrationsnøgle, hvis du har et ældre program, som ikke understøtter OAuth.

Hvis du ikke ser linket til at oprette en integrationsnøgle, skal du kontakte support.

På denne side er der også

Når API'et er aktiveret, kan du desuden se et nyt link til venstre for API-anmodningsloggen. Denne log viser den indgående XML fra dine API-kald og er uvurderlig under fejlfinding, hvis du har problemer vedrørende kode.

REST API er tilgængelige via indstillingen API-programmer.

Når du er på siden, skal du klikke på linket Opret et nyt program, give dit program et navn og klikke på knappen Opret program.

Dit nye program-id og nye hemmelighed genereres med det samme og vises.

Konfigurer grupper – Enterprise Premium

Det kan være meget nyttigt at opdele dine brugere i funktionsgrupper, især hvis du har forskellige signaturkrav eller rapportstrukturer, der skal overholdes.

Heldigvis er det utroligt nemt at oprette en gruppe i Adobe Sign. Naviger blot til
Konto > Brugere eller Konto > Grupper.

Når du er på siden Gruppe, skal du klikke på knappen + øverst til højre på siden og angive det nye gruppenavn i feltet.

Der er også et link til at konfigurere indstillingerne for gruppe – klik på rækken for at se linket til gruppeindstillinger. Disse indstillinger er næsten identiske med de globale indstillinger, du konfigurerede på kontoniveauet, men da grupper er et underobjekt i forhold til kontoen, tilsidesætter gruppeindstillingerne kontoindstillingerne.

Du vil også bemærke, at gruppenavnet altid kan opdateres, så hvis du er nødt til at ændre gruppenavnet, er det ikke noget problem.

Tilføj brugere – Enterprise Premium

Så er det endelig tid til at tilføje brugere!

Der er to måder at oprette nye brugere i Adobe Sign på:

Én ad gangen

eller

Masseoprettelse via CSV-fil

Enkeltbrugerprocessen er ganske enkel. Naviger blot til
Gå til Konto > Brugere, og klik derefter på knappen + på den værktøjslinje, der vises ud for søgefeltet. Dialogboksen Opret vises.

Udfyld mailadresse, fornavn og efternavn, og vælg derefter en gruppe, som brugeren skal tildeles til (om nødvendigt).

Du ser også et afkrydsningsfelt, der hedder Vis deres aftaler. Denne indstilling opretter en kontoshare fra den nye bruger til din administratorbruger. Hvis du har brug for at overvåge din nye agents transaktioner, skal du markere dette felt.

Hvis du ikke gør det, kan du stadig oprette et share. Du skal blot bruge funktionen Kontodeling.

Når du har oprettet brugeren, sendes en mail til den adresse, du har angivet, hvori der anmodes om, at der skal indstilles adgangskoder. Når det er gjort, er brugeren aktiv og kan sende sit første dokument!

Metoden til masseoprettelse findes her: Gå til Konto > Brugere, og klik derefter på knappen + på den værktøjslinje, der vises ud for søgefeltet. Klik på Opret brugere samlet i dialogboksen Opret.

Processen er at oprette en CSV-fil med mindst én mailadresse samt kolonner til fornavn/efternavn. Du kan se det nøjagtige format i CSV-eksempelfilen – klik på linket download CSV-eksempelfil. Forbered filen i det angivne format. Når filen er klar, skal du klikke på Gennemse og vælge filen.

Den eneste ulempe ved denne proces er, at du ikke kan oprette sharet fra brugeren til din administratorkonto.

Dette arbejde har licens under en Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Opslag på Twitter™ og Facebook er ikke omfattet af vilkårene for Creative Commons.

Juridiske meddelelser   |   Politik for beskyttelse af personlige oplysninger online