Brug eOriginal-lagringstjenester

Arkivering af Adobe Acrobat Sign-dokumenter via eOriginal-lagringstjenester

Administrer og beskyt dokumenter digitalt.

Adobe Acrobat Sign samarbejder med eOriginal for at hjælpe organisationer med at sikre overholdelse og opfylde lovmæssige krav ved at arkivere vigtige underskrevne dokumenter i en sikker, digital boks. Når et dokument underskrives, kan eOriginal sikkert lagre det i en digital boks med de højeste sikkerhedsniveauer og overholdelse i et fuldt digitalt miljø. Organisationer kan vælge at arkivere alle dokumenter på en bestemt konto, alle dokumenter, der er initieret af en bestemt gruppe (eller undersæt af brugere), eller individuelle dokumenter.

Når et dokument oprettes, betragtes det originale dokument, som uploades til Acrobat Sign, som den autoritative kopi af kontrakten. Den autoritative kopi forbliver på Adobes servere i hele signaturcyklussen. Når signaturcyklussen er fuldført, arkiveres den autoritative kopi i eOriginal-boksen, og dokumentet bliver et juridisk instrument. En PDF-kopi af dokumentet forbliver i Acrobat Sign, men det vandmærkes som "Kopi af original" for at indikere, at det dokument, der er lagret af eOriginal, er den eneste autentiske version:

Sådan virker det

Når signaturcyklussen er gennemført, vil enhver transaktion, der er aktiveret til lagring, udløse eOriginal-lagringstjenesten for at initiere overførslen af den autoritative kopi. Dette er en asynkron kald og svar-proces, hvor lagertjenesten anmoder om oplysninger fra Acrobat Sign efter modtagelse af en meddelelse, og Acrobat Sign leverer det indhold, der blev anmodet om.

Disse sekventielle anmodninger sker næsten i realtid for at sikre, at den autoritative kopi gemmes med lagringstjenesten i samme øjeblik, som signaturprocessen gennemføres.

Når den endelige signatur er anvendt, sker følgende trin i den rækkefølge, der vises:

  1. Revisionsrapporten opdateres med hændelsen "Dokument klar til at blive lagret"
    • Da revisionsrapporten skal være udfyldt, når en aftale når en slutfase, og lagringsprocessen kun sker, når underskrivningsprocessen er fuldført, er det ikke muligt at opdatere revisionsrapporten for at angive en fuldført lagringsproces. Historikken for transaktionshændelser (der er lagret på Acrobat Sign-servere) angiver fuldførelsen af lagringsprocessen.
  2. Dokumentet og alle relaterede billeder har et vandmærke. 
    • Der gemmes kun en kopi af det endelige dokument uden vandmærke til en eventuel upload til eVaulting-udbyderen.
    • På dette tidspunkt er det kun eVaulting-udbyderen, der kan hente versionen uden vandmærke ved hjælp af en verificeret adgangstoken
  3. Lagringstjenesten får via ping til lagringstilbagekald besked om, at dokumentet er klar til at blive lagret. 
    • Acrobat Sign sender en entydig identifikator for dokumentet kaldet "Document Capability Key" til lagringstjenesten.
  4. Lagringstjenesten anmoder om dokumentets revisionsspor for at oprette en profil for dokumentet.
  5. Acrobat Sign sørger for revisionssporet
    • Revisionssporet indeholder den fulde oversigt over, hvad der skete under signaturprocessen, inkl. identiteten af underskriverne, dato og klokkeslæt for hver hændelse, IP-adressen og placeringsoplysninger (hvis de er tilgængelige).
  6. Lagringstjenesten anmoder om dokumentet uden vandmærke.
  7. Acrobat Sign giver dokumentet uden vandmærke til lagringstjenesten.
  8. Lagringstjenesten bekræfter modtagelse af dokumenter og giver Acrobat Sign besked om, at lagringsprocessen er gennemført.
  9. Kopien af den endelige kontakt uden vandmærke slettes fra Acrobat Sign-systemet.
Bemærk:

Lagringstjenesten involverer kun den endelige (autoritative) kopi af dokumentet og de relaterede billeder.

De foreløbige versioner af dokumentet (før den endelige underskriver) er ikke en del af lagringsprocessen.

Disse uofficielle versioner forbliver på Acrobat Sign-serverne i en tilstand uden vandmærke, medmindre de slettes via en anden proces (f.eks. opbevaringspolitik eller GDPR-handling).

Diagram over lagringsprocessen

På dette tidspunk lagrer Acrobat Sign kun en kopi af det endelige dokument med vandmærke. Miniaturebilleder (sådan som de vises i Acrobat Sign) har også et vandmærke for at sikre, at det kun er versionen uden vandmærke, der er i lagringstjenestens besiddelse.

Når dokumenter er lagret, opbevarer Adobe ikke længere nogen kopier af det endelige dokument uden vandmærke.

Adobe-logo

Log ind på din konto