Le damos la bienvenida a esta nueva experiencia de Document Cloud: el nuevo servicio que incluye Adobe Sign, Enviar para firmar y las herramientas de PDF

Como cliente de Adobe Acrobat o de PDF Pack, ya ha usado nuestra herramienta Enviar parafirmaro Adobe Sign para enviar y gestionar acuerdos. Por eso, es muy probable que ya se haya dado cuenta de que la experiencia se ha actualizado. Esta nueva experiencia se ha diseñado para combinar todo el valor que Adobe Document Cloud ofrece en relación con sus necesidades con los documentos, lo que incluye las firmas electrónicas, un servicio completamente nuevo para revisar documentos de forma colaborativa y la posibilidad de compartir documentos y realizar un seguimiento de ellos.

La interfaz de usuario completamente nueva de Document Cloud se ha rediseñado para ofrecer un único destino web en el que gestionar todas estas actividades relacionadas con los documentos. Además, también dispondrá de la misma interfaz y de las mismas experiencias desde Adobe Acrobat DC y Acrobat Reader Mobile para que pueda acceder a sus documentos y actividades desde cualquier pantalla.

 

¿Qué ha cambiado con Adobe Sign?

Aunque puede parecer que las funcionalidades Adobe Sign o Enviar para firmar a las que está acostumbrado ya no están disponibles, puede mantener la calma porque sí que siguen a su disposición. La única diferencia es que la ubicación de herramientas como las de realizar seguimientos o gestionar acuerdos se ha modificado.

Para ayudarlo a orientarse en esta nueva experiencia de usuario, hemos creado una guía que facilitará su transición al nuevo entorno de Document Cloud.

¿Qué ha pasado con la página del panel de Adobe Sign?

La fusión en una sola interfaz de los procesos y las herramientas de gestión de documentos y PDF, junto con las actividades de firma electrónica, es fundamental para la experiencia disponible en Adobe Cloud. Esto significa que no hay un solo panel para las firmas electrónicas. Por el contrario, hemos incorporado las mismas herramientas de firma electrónica e información en la interfaz de Document Cloud.

Los siguientes componentes que ya estaban disponibles en el panel de Adobe Sign se muestran junto a su nueva ubicación en Adobe Document Cloud:

A. Enviar desde biblioteca

B. Esperándome

C. Eventos recientes

D. Rellenar y firmar

Panel de Adobe Sign

A. Enviar desde biblioteca

Los documentos que se guardaron como plantillas en Adobe Sign estaban disponibles previamente para enviarlos para que se firmaran mediante el menú desplegable Enviar desde biblioteca del cuadro Obtener una firma.

En la nueva experiencia, las plantillas que guarde están disponibles para enviarlas en dos ubicaciones diferentes.

  1. Seleccione una plantilla guardada en la herramienta Enviar para firmar.

    Desde la vista de inicio de Document Cloud, seleccione la herramienta Enviar para firmar en la cinta de iconos de inicio rápido. Así se iniciará el mismo proceso de enviar para firmar con el que ya está familiarizado.

    Herramienta Enviar para firmar

    Para usar una plantilla, haga clic en Agregar archivos y, a continuación, seleccione Documentos de la biblioteca para ver una lista con todas las plantillas que ha guardado. Tras seleccionar su plantilla, continúe el proceso de enviar para firmar igual que lo ha hecho siempre.

    Seleccionar de la lista de documentos de la biblioteca
  2. Seleccione una plantilla guardada en la página COMPARTIDO para firmar.

    Filtrar por acuerdos o plantillas
    1. En la vista de inicio de Document Cloud, haga clic en Para firmar en el panel de la izquierda.
    2. Haga clic en la flecha situada junto a Firmar acuerdos.
    3. Seleccione Firmar plantillas.

    Ahora dispondrá de una lista con sus plantillas guardadas, que se puede usar fácilmente para iniciar un nuevo flujo de trabajo de firmas.

B. Esperándome

Cuando se le envía un documento que requiere que realice una acción, como firmarlo electrónicamente, este documento ya no aparecerá en el cuadro Esperándome del panel anterior (sección B de la imagen del panel), sino que ahora se mostrará en las siguientes ubicaciones:

  1. Tarjetas de tareas pendientes: hemos incorporado un concepto totalmente nuevo en Document Cloud denominado Tarjetas de tareas pendientes. Estas tarjetas se muestran en la vista de inicio de Document Cloud e inmediatamente resaltan todos los elementos a los que debe prestar atención. Desde aquí puede previsualizar fácilmente el documento o completar su acción específica.

    Tarjetas de tareas pendientes
  2. Menú de notificaciones: otro nuevo concepto que hemos incorporado es el menú de notificaciones. Este menú proporciona información sobre todo lo que sucede en sus documentos, así como en los documentos que se han compartido con usted. Cuando se le pide que firme un documento, se muestra automáticamente una nueva entrada en el menú de notificaciones.

    Menú de notificaciones
  3. Página COMPARTIDO para firmar: también hay disponible una lista con todos los acuerdos para firmar en la sección Para firmar de la lista COMPARTIDO. Esta lista se puede filtrar y ordenar fácilmente por estado, para que pueda ver sencillamente cuáles de los documentos compartidos con usted necesitan que usted realice alguna acción.

    Compartido para firmar

C. Eventos recientes

La información sobre los documentos enviados para firmar que aparecía en el cuadro de eventos recientes en la página del panel ahora está disponible en las siguientes ubicaciones:

  1. Menú de notificaciones: si los documentos que ha enviado para que se firmen electrónicamente tienen actividad, se actualiza el menú de notificaciones, lo que le permite hacer clic en el elemento para ver detalles adicionales.

    Panel de notificaciones que muestra información sobre los eventos recientes
  2. Lista Recientes en la vista de inicio de Document Cloud: la vista de inicio de Document Cloud contiene una lista con sus documentos más recientes, que incluye los documentos que envió a otras personas para que los firmaran electrónicamente. Si quiere ver la actividad de un evento, seleccione un elemento marcando la casilla que hay a la izquierda del nombre del documento. A continuación, la barra lateral de la derecha mostrará el tablero contextual del documento seleccionado. A continuación, puede hacer clic en el menú Actividad para ver todos los eventos relacionados con ese documento.

    Lista Recientes
  3. Página COMPARTIDO para firmar: la página COMPARTIDO para firmar contiene una lista con todos los documentos que usted ha compartido con otros usuarios para que los firmen, o con los documentos que se han compartido con usted para que realice alguna acción. De forma similar, para seleccionar un elemento en la lista reciente de la vista de inicio y ver su panel contextual, puede hacer lo mismo en la página COMPARTIDO para firmar si selecciona un elemento y hace clic en el menú Actividad del tablero de contenido que se muestra en la columna derecha de la pantalla.

    Panel de actividades

D. Rellenar y firmar

Rellenar y firmar es otro componente de Adobe Sign al que se accedía desde el panel. Rellenar y firmar sigue disponible en la nueva experiencia de Adobe Document Cloud, pero se selecciona desde el menú de inicio rápido situado en la parte superior de la vista de inicio. Desde ahí la experiencia es muy parecida, excepto por un pequeño cambio que se produce una vez que haya rellenado el formulario y agregado opcionalmente una firma electrónica.

Herramienta Rellenar y firmar

En la experiencia anterior con Rellenar y firmar, se introducía la dirección de correo electrónico del destinatario y Adobe Sign se encargaba de enviarle por correo electrónico el PDF rellenado, firmado y certificado. En la nueva experiencia, Document Cloud le ofrece un vínculo al PDF certificado, que puede compartir con todos los destinatarios que quiera.

¿Qué ha pasado con la página Gestionar acuerdo?

La gestión de sus acuerdos es una parte importante del trabajo con Adobe Sign. Y ahora que esto se ha integrado completamente con Adobe Document Cloud, hemos simplificado la forma en la que mostramos los documentos que ha enviado para que se firmen o que necesita firmar usted mismo.

A continuación se indican componentes que estaban previamente disponibles en la página de gestión de Adobe Sign y que ahora forman parte de la página COMPARTIDO para firmar.

A. Filtrar acuerdos

B. Trabajar con acuerdos existentes

C. Ver información adicional del acuerdo

Página Gestionar acuerdos

A. Filtrar acuerdos

En la parte superior de la versión anterior de la página de gestión de Adobe Sign se podía usar un menú desplegable para filtrar acuerdos por estado (Esperando a que yo firme, Borrador, Enviados para firmar, Firmados, Completados) y buscar acuerdos por el nombre del documento o por el nombre o la dirección de correo electrónico del destinatario.

La página Para firmar incluye opciones de filtrado simplificadas que le permiten mostrar únicamente los acuerdos que coinciden con el filtro que haya seleccionado. Además, la barra de búsqueda también incluye las mismas características de búsqueda que estaban disponibles en la página de gestión anterior, en las que puede buscar acuerdos por el nombre del documento o del destinatario (nombre o dirección de correo electrónico).

Filtrar por estado

Otro cambio que notará es que, en lugar de segmentar todos los acuerdos en líneas designadas por el estado del acuerdo, ahora dispondrá de una lista de acuerdos junto con columnas que ofrecen información como el nombre del documento, la última modificación y el estado. Puede hacer clic en los encabezados de las columnas para ordenar la lista de acuerdos.

B. Trabajar con acuerdos existentes

Todavía puede seleccionar acuerdos individuales que se hayan enviado para que se firmen para lograr lo siguiente:

  • Ver la actividad del acuerdo
  • Establecer un recordatorio para los destinatarios o para usted mismo
  • Cancelar el acuerdo
  • Agregar una nota personal
  • Descargar el registro de auditoría

Esto se consigue al hacer clic en un acuerdo desde la página Para firmar y seleccionar la actividad que quiera desde el tablero contextual situado en el lado derecho de la pantalla.

Nota: Las acciones del acuerdo del panel contextual también están disponibles al seleccionar un acuerdo desde la lista de documentos recientes de la vista de inicio.

Trabajar con acuerdos existentes

C. Ver información adicional del acuerdo

La página de gestión anterior mostraba el nombre del destinatario junto al nombre del documento y su estado. La nueva experiencia de Document Cloud aún contiene esa información, pero es necesario que primero seleccione un acuerdo en la página Para firmar o en la lista de documentos recientes de la vista de inicio para, a continuación, ver su información adicional en el tablero contextual situado en la parte derecha de la pantalla.

Se muestra una vista en miniatura del acuerdo en la parte superior y los nombres de los destinatarios se muestra en la lista Participante. También puede expandir el menú Actividad para ver toda la actividad del evento en el acuerdo.

Ver información adicional del acuerdo

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