El paquete de instalación de Adobe Sign para SharePoint Online está disponible para cualquier cuenta de nivel empresarial interesada en instalar la solución Adobe Sign. Antes de la instalación, póngase en contacto con su administrador de éxito para garantizar que la cuenta se establezca en el canal apropiado para habilitar la funcionalidad API necesaria.

Información general

La integración de Adobe Sign con Microsoft SharePoint proporciona una solución integrada para la creación, envío, seguimiento y gestión de firmas electrónicas.

Esta documentación, y el paquete de instalaciónal quese refiere, están desarrollados para la versión multiinquilino de Microsoft SharePoint Online (conocida también como "SharePoint" en esta guía).

La solución se ha desarrollado como una aplicación complemento para SharePoint y proporciona lo siguiente:

  • Envío de acuerdos para su firma desde cualquier biblioteca de documentos o lista de SharePoint.
  • Capacidad de enviar documentos a un solo destinatario o a un grupo desde una biblioteca de documentos o desde listas personalizadas de SharePoint.
  • Al enviar documentos para su firma, puede asignarles mediante combinación de asignaciones datos de listas de SharePoint o de una biblioteca de documentos.
  • Una vez que se ha firmado un documento y su estado ha cambiado automáticamente o se ha actualizado manualmente desde la página Estado del acuerdo, puede asignar datos de los campos de formulario de los acuerdos firmados a columnas de texto de listas de SharePoint y a una biblioteca de documentos.
  • Archivado de todos los acuerdos firmados en SharePoint.
  • Posibilidad de agregar la página Gestionar Adobe Sign como elemento web de SharePoint que los usuarios pueden utilizar para realizar seguimiento y actualizar los acuerdos.

Requisitos

Solo un administrador de sitios de Microsoft SharePoint puede instalar y configurar la solución Adobe Sign. Consulte la documentación de SharePoint y póngase en contacto con el administrador de inquilinos o sitios de SharePoint de su organización para obtener permisos del sistema adicionales que pueda necesitar para instalar soluciones de sitios de SharePoint.

En el inquilino de Microsoft Office 365, se debe establecer el nombre, el apellido y la dirección de correo electrónico de trabajo de todos los usuarios de SharePoint que quieran tener acceso al complemento Adobe Sign en sus sitios de SharePoint.

Para configurar la solución, también debe ser administrador de cuentas en Adobe Sign.

Todos los usuarios de la solución Adobe Sign deben estar presentes en el grupo de miembros o propietarios del sitio predeterminado del sitio de SharePoint. Todos los usuarios de Adobe Sign deben tener al menos permisos para Editar en el sitio.


Navegadores admitidos

Son compatibles los navegadores Chrome, Firefox y Safari.

Internet Explorer 11 y versiones posteriores (incluido Edge)

Para que los complementos de SharePoint funcionen, es preciso realizar en Internet Explorer/Edge alguna configuración en cuanto a los Sitios de confianza. Internet Explorer 10 y versiones anteriores no son compatibles.

Además, los usuarios de IE 11/Edge deben editar de forma explícita su configuración de Sitios de confianza para incluir las siguientes direcciones URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Para editar sus Sitios de confianza:

1. Abra IE 11.

► Los usuarios de Edge presionan Windows + S.

2. Haga clic en el icono Herramientas (engranaje) y seleccione Opciones de Internet en el menú desplegable.

► Los usuarios de Edge escriben Opciones de Internet y presionan Entrar.

IE11 Options

3. Se abre el menú Opciones de Internet. Seleccione la ficha Seguridad.

4. Haga clic en el icono Sitios de confianza.

5. Haga clic en el botón Sitios.

6. Introduzca una de las direcciones URL anteriores y haga clic en Agregar.

7. Repita este proceso para cada dirección URL.

8. Cerrar el menú Opciones de Internet al terminar.

Trusted Sites HelpX


Instalación

Para instalar la edición en línea del paquete de Adobe Sign para SharePoint:

1. Autentíquese en el sitio.

2. Vaya a: Contenido del sitio > Nuevo > Aplicación.

Nav to App

 

3. Haga clic en Tienda SharePoint.

SharePoint Store

 

4. Busque Adobe Sign en el cuadro de búsqueda Buscar una aplicación (en la parte superior derecha de la página).

5. Haga clic una vez en el icono de Adobe Sign para seleccionarlo en los resultados de la búsqueda.

AS in Store-rebranded

 

6. Haga clic en el botón AGREGARLO para comenzar la instalación automática.

La instalación de la aplicación tarda unos minutos.

Configuración: obligatoria

Una vez instalada la aplicación, solo se precisan dos pasos para empezar a enviar acuerdos:

  • Conceder acceso de usuario al complemento.
  • Conectarse a Adobe Sign.


Agregar usuarios al grupo de miembros o propietarios predeterminado del sitio

Los usuarios de la solución Adobe Sign deben agregarse al grupo de miembros o de propietarios predeterminado del sitio y disponer al menos de permisos para Editar.

La visibilidad de la IU de Adobe Sign se basa en la autoridad del usuario:

  • La IU de administración de Adobe Sign se presenta al usuario cuando: 
    • El usuario está presente en el AssociatedOwnerGroup.
  • La interfaz de usuario estándar de Adobe Sign se muestra cuando: 
    • El usuario está presente en el AssociatedMemberGroup.

La solución no funciona para usuarios que solo están en el grupo Visitantes.

Nota:

El administrador del sitio debe agregarse, como usuario normal, a uno de estos grupos de sitios (o a ambos) con permisos específicos. El administrador del sitio debe conceder los permisos siguientes para que suusuarioen función del grupo al que esté agregado:

  • Miembros de <SITE_COLLECTION_NAME> → Habilitar Editar
  • Propietarios de <SITE_COLLECTION_NAME> → Habilitar Control total

 

Los grupos asociados pueden tener nombres distintos. 

Un usuario con control total en un sitio determinado de SharePoint Online puede revisar sus grupos predeterminados. Para ello, debe ir a https://[tenantname].sharepoint.com/sites/[sitename]/_layouts/permsetup.aspx.

[sitename] puede ser la cadena de caracteres para un sitio de nivel superior o un sitio secundario anidado.

Site Collection Admin Group Permissions
SetDefaultgroups

Precaución:

Después de agregar usuarios a los grupos, pueden pasar varios minutos antes de que los servidores de Microsoft se sincronicen apropiadamente. Esto no afecta a cualquier configuración adicional que se realice, aunque durante este tiempo debería suspenderse la verificación/uso del usuario.


Establecer una relación de confianza con Adobe Sign

Adobe Sign establece una conexión OAuth con su entorno de SharePoint para facilitar que todos los usuarios utilicen la aplicación sin problemas.

Para establecer la relación, debe ser administrador de cuenta tanto en la aplicación Adobe Sign como en SharePoint. Si es posible, se recomienda utilizar una dirección de correo electrónico funcional (p. ej., AdminAdobeSign@MiDominio.com) para reducir el riesgo de que la cuenta de administrador quede desactivada por cualquier motivo.

Para establecer la conexión de OAuth:

1. Vaya a la página Configuración de Adobe Sign.

2. Haga clic en el vínculo Iniciar sesión en Adobe Sign.

3. Haga clic en el botón Iniciar sesión en Adobe Sign.

Oauth

Nota:

Si se está utilizando un usuario para mantener la conexión de OAuth, el texto del botón indicará que puede Iniciar sesión con una cuenta diferente y el usuario que está autenticando la relación quedará claramente indicado bajo el botón.

Oauth

 

La página se actualiza y le pide que proporcione las credenciales de inicio de sesión de su cuenta de administrador de Adobe Sign.

Una vez que inicie sesión correctamente como administración de Adobe Sign, se establece la relación de confianza y sus usuarios pueden utilizar el complemento.

OAuth Authentication-rebranded

Configuración: opcional

Los ajustes opcionales siguientes no son necesarios, pero pueden mejorar significativamente el valor que Adobe Sign aporta.

Almacenamiento de documentos firmados

Como administrador, puede definir una carpeta de destino global en la que se depositarán todos los acuerdos completados para todo el sitio. Esto se configura en la página Configuración de la cuenta de Adobe Sign.

Cuando se define una carpeta de almacenamiento global, todos los archivos PDF de acuerdos y seguimientos de auditoría firmados se guardan automáticamente en esa carpeta de almacenamiento global. Esto incluye los acuerdos enviados desde las bibliotecas de documentos, así como las listas.

defined_global_storagefolder

Si no se establece ninguna carpeta de almacenamiento global en la página Configuración de la cuenta de Adobe Sign, se crea automáticamente una nueva carpeta denominada Acuerdos firmados en la biblioteca de documentos en que el acuerdo se creó o se envió. Todos los acuerdos completados enviados desde la misma biblioteca reciben de vuelta los PDF terminados en la misma carpeta Acuerdos firmados.

Default folder

 

Los acuerdos enviados desde listas se adjuntan al elemento de lista (como archivos adjuntos) si no se ha identificado ningún archivo predeterminado global.

List Attachments

Seguimientos de auditoría

De forma predeterminada, Adobe Sign solo devuelve el acuerdo firmado en formato PDF. Sin embargo, si se habilita Almacenar seguimiento de auditoría con el acuerdo firmado, se devuelve un segundo PDF que contiene el seguimiento de auditoría completo del acuerdo.

Document stoprage

Asignación de plantillas

Adobe Sign permite relacionar los datos de listas de SharePoint y los campos de formulario de un acuerdo.

Utilizando flujos de trabajo y asignando los campos de las listas a los de los formularios, puede pre-rellenar automáticamente documentos antes de su envío, lo que reduce el tiempo que los remitentes y firmantes necesitan para rellenar el formulario y la probabilidad de cometer errores al teclear.

También puede crear una asignación en sentido contrario y extraer datos de los campos de formulario de un acuerdo para rellenar con ellos listas de SharePoint.

Una breve nota sobre los formularios y las “etiquetas de texto”

Para que una asignación sea correcta, debe emplear formularios prediseñados y con nombres de campo definidos, de modo que pueda relacionar de forma lógica los campos de lista con los del formulario de Adobe Sign. 

Abajo se muestra un formulario sencillo. Los campos están definidos en los pares de llaves que hay a cada lado (que indican el ancho del campo) y el nombre del campo (la cadena de caracteres que hay entre las llaves). Esta sintaxis basada en texto se conoce colectivamente como “etiquetas de texto”.

Data Mapping Example Form

Las etiquetas de texto pueden incluir otros argumentos aparte del valor de nombre, como validaciones, cálculosy expresiones regulares. Aquí explicamos en detalle la creación de formularios. Esta información puede ayudarle a mejorar de forma significativa la calidad de los datos que captura durante el proceso de firma.

Los formularios PDF también se pueden crear con Acrobat.

También puede usarse el Entorno de creación de Adobe Sign para construir formularios si permite a los usuarios adjuntar documentos almacenados en la biblioteca de Adobe Sign.

Asignación de campos

Relacionar los nombres de campos de una lista y un formulario es una operación rápida y sencilla una vez que tiene definidos ambos.

Nota:

Solo se pueden asignar campos a o desde un campo de lista con el tipo de datos “Línea única de texto”.

Para crear una lista de asignación:

1. Vaya a la página Configuración de Adobe Sign.

2. Haga clic en la ficha Asignaciones de plantillas.

3. Seleccione qué asignación desea definir:

► Asignación de SharePoint a acuerdo: se rellenan los campos desde una lista.

► Asignación de acuerdo a SharePoint: se recaba información de los campos de acuerdos completados.

Nota: cada una de las asignaciones es discreta. Si desea crear un proceso que cargue un formulario con información de listas y que este contenido actualizado se devuelva a la lista una vez completado el acuerdo, debe crear ambas plantillas.

4. Seleccione la lista que desea utilizar para la asignación.

Mapping - Select Tempalate

 

La página se actualiza para mostrar la lista seleccionada en el campo desplegable, un icono Más (+) para insertar nuevas filas de emparejamiento y dos nuevos encabezados de campo:

○ Campo de SharePoint: el nombre del campo de la lista (solo están disponibles los campos de texto).

○ Campo de acuerdo: el nombre del campo del formulario.

Template Mapping fields

 

5. Haga clic en el icono Más (+) en la parte inferior de los pares de campos para abrir un nuevo emparejamiento de campos.

Aparecen dos nuevos campos: una lista desplegable que contiene todos los campos de lista de SharePoint y un campo de texto donde escribir el nombre del campo del formulario del acuerdo.

6. Seleccione el nombre del campo de SharePoint en la lista desplegable.

7. Escriba el nombre del campo del formulario del acuerdo con el que quiere crear una relación de asignación.

8. Repita los pasos 6 y 7 para todos los campos a emparejar.

Cada emparejamiento de nombres de campo se debe configurar de forma explícita. Si necesita eliminar un emparejamiento, haga clic en el icono de la papelera, a la derecha de la fila.

9. Una vez que haya definido todos los emparejamientos de campo, haga clic en el botón Guardar.

Las plantillas de asignación son persistentes y se aplican a todos los acuerdos enviados empleando el documento o lista afectado por la asignación. Una vez creada la plantilla, un administrador puede volver en cualquier momento a Asignación de plantillas, seleccionar un documento o lista y examinar las relaciones asignadas. También puede editar, agregar o eliminar emparejamientos concretos, según sea necesario.

Si un administrador desea borrar con un solo clic todas las filas de asignación de plantilla definidas en un documento de la biblioteca o una lista de SharePoint, puede hacerlo seleccionando el documento o lista deseado y haciendo clic en el botón Borrar asignación anterior. Las filas de asignación eliminadas no se pueden recuperar, por lo que sería necesario volver a crearlas.

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