Le damos la bienvenida a la guía de configuración rápida de Adobe Sign.

En esta guía se explican los primeros pasos que le recomendamos para configurar su cuenta de Adobe Sign y empezar a enviar transacciones.

A continuación se muestran dos fichas: una para los usuarios del sistema y otra para los administradores de cuentas. En cada ficha encontrará una lista de funciones que puede configurar y, justo a la derecha del nombre de la función, se indican los niveles de servicio a los que se aplican.

Recomendamos a todos los usuarios que primero configuren su ID de usuario personal y, si además son administradores de cuentas, pueden configurar también las opciones de la cuenta en la ficha Administradores.

Nota:

Las cuentas individuales son cuentas de una sola licencia, así que el usuario único es también el administrador de la cuenta de manera predeterminada.

Usuarios

Comprobar la información de perfil: Todos los usuarios

Cuando tiene un nuevo ID de usuario, en principio todo debería estar correcto. No obstante, en ocasiones los datos que utilizó para crear su perfil de usuario no son exactamente los que desearía mostrar.

Adobe Sign utiliza la información de su perfil en algunas plantillas de correo electrónico (como la solicitud para obtener una firma), por lo que merece la pena dedicar un momento a comprobar que su perfil incluye la información adecuada para representarle correctamente a usted y a la empresa.

Revise o edite la información de su perfil personal:

  1. Inicie sesión en Adobe Sign.
  2. Vaya a Cuenta > Preferencias personales
  3. Revise la información. Si desea actualizar los datos, haga clic en Editar
  4. Cambie la información según sea necesario y, a continuación, haga clic en Guardar

Nota:

Si no ve la opción Cuenta en la parte superior de la ventana, pase el ratón sobre su nombre en la esquina superior derecha de la página y seleccione Mi perfil en el menú emergente.

Definir la firma - Todos los usuarios

Adobe Sign permite tres estilos de firma en función de los requisitos personales o de empresa:

  • Fuente manuscrita: este es el valor predeterminado y el estilo favorito actualmente. Se aplica una fuente a su nombre para conseguir el aspecto de una firma manuscrita.
    Si elige esta opción, no es necesario realizar ninguna otra acción.

  • Biométrica: dibuje su firma con un ratón, con un lápiz o con el dedo. Obtendrá los mejores resultados si dibuja la firma con el dedo en una tableta.

    Si elige esta opción, para firmar una transacción deberá dibujar su nombre y guardarlo. Las firmas biométricas solo se pueden guardar durante un evento de firma, por lo que le recomendamos que utilice la función Sólo mi firma en la ficha principal para acceder a un evento de firma.

Nota:

Si crea una firma biométrica, no olvide marcar la casilla Guardar como mi firma en la esquina inferior derecha cuando consiga una firma con el aspecto deseado.

  • Imagen de firma: si tiene una imagen real de su firma, puede cargarla en el sistema y Adobe Sign aplicará esa imagen como su firma cuando firme. Para cargar una imagen de su firma, inicie sesión en Adobe Sign y vaya a Cuenta > Preferencias personales > Mi firma.

Nota:

Si decide utilizar una firma biométrica o una imagen de su firma, asegúrese de configurar también sus iniciales.

Configurar alertas o eventos personales - Enterprise Premium

Para los usuarios avanzados que realmente quieren seguir sus transacciones, la versión Team permite configurar notificaciones de eventos y la versión Enterprise permite configurar tanto eventos como alertas. 

Para acceder a la página de eventos o alertas, vaya a Cuenta > Preferencias personales > Eventos y alertas.

Algunas definiciones rápidas:

Eventos: acciones que se producen en una transacción (enviar, visualizar, firmar, etc.)..

Alertas: acciones previstas que no se producen en un intervalo de tiempo especificado (por ejemplo, acuerdo no visualizado en ocho horas, acuerdo visualizado pero no firmado en tres horas, etc.).

Los eventos y las alertas se pueden configurar para que se notifiquen de dos formas. Puede marcar las opciones de configuración para no seleccionar ninguna, seleccionar solo una o ambas. Estas opciones son:

Email: al seleccionar esta opción, recibirá un correo electrónico cada vez que se produzca el evento o la alerta. Según el volumen, esta opción puede llenar su bandeja de entrada de mensajes, por lo que le recomendamos que configure esta opción teniendo en cuenta su volumen de correo electrónico.

Evento: se marcan los eventos para mostrarlos en la pestaña principal (en la sección Mis eventos y alertas) y se incluyen en cualquier informe que cree en la página Eventos y alertas.

Tenga en cuenta también que hay dos fichas para estos eventos y alertas.

Mis eventos y alertas es el conjunto de opciones para las transacciones de las que es el remitente.

Eventos y alertas compartidos es el conjunto de opciones de cualquier otro ID de usuario que ha compartido su cuenta con usted.

Puede configurar los informes en la parte inferior de la página para que se le envíe un resumen de los eventos que ha seleccionado. El informe se puede enviar una vez a la semana, cada día laborable o cada día de la semana, como prefiera. 

Eventos y alertas compartidos es el conjunto de opciones de cualquier otro ID de usuario que ha compartido su cuenta con usted. Para configurar los eventos y alertas compartidos, vaya a Cuenta > Preferencias personales > Eventos y alertas compartidos.

Definir el pie de página personalizado - Enterprise Premium

Las cuentas de nivel de empresa permiten a los usuarios crear un pie de página personalizado, como un archivo de firma en un correo electrónico.

Si la opción está disponible, configúrela en Cuenta > Preferencias personales > Pie de página de mi email.

Si no ve la opción, el administrador de la cuenta puede habilitarla en el nivel de cuenta.

Este pie de página se coloca cerca de la parte inferior de los correos electrónicos de transacciones, pero por encima de cualquier imagen de pie de página.

Administradores de equipos

Le damos la bienvenida como administrador.

Esperamos que la configuración de su ID de usuario personal haya ido bien y que esté listo para tomar decisiones para toda la cuenta.

Las descripciones que ofrecemos a continuación son relativamente largas, pero configurar correctamente la cuenta le garantizará que los remitentes y los firmantes seguirán el proceso de manera fluida y se reducirá el número de dudas que inevitablemente se generan con un cambio después de la implementación.

Nota:

No se tratarán todas las opciones que tiene disponibles, así que póngase en contacto con el Soporte en caso de duda.

Configurar un archivo externo

Adobe Sign ofrece un método que permite enviar una copia de cada transacción firmada a cualquier dirección de correo electrónico (o a varias direcciones si es necesario).

Adobe Sign conserva todas las transacciones en nuestros servidores, pero no está de más tener una copia local de cada documento terminado y puede resultarle útil algún día si tiene una auditoría por sorpresa.

Para definir las direcciones de correo electrónico a las que desea enviar automáticamente sus documentos firmados, vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Archivo externo.

Para empresas más pequeñas que no tengan acceso directo a grandes buzones de correo, o cualquier empresa que prefiera almacenar sus archivos en la nube de manera más sencilla, Box.com y Evernote ofrecen una dirección de correo electrónico que puede utilizar para aprovechar esta función (se incluye un vínculo con las instrucciones de instalación en la página Archivo externo).

El campo Archivo externo tiene un límite de 255 caracteres. Si necesita enviarlo a más personas de las que caben, pruebe a utilizar una lista de distribución.

Configurar preferencias de firma

Preferencias de firma

Esta configuración ofrece muchas opciones, así que veámoslas en detalle.

Vaya a Cuenta > Preferencias de firma.

Una vez que ha seleccionado un estilo de firma, hay algunas opciones adicionales sobre el proceso de firma que hay que tener en cuenta:

¿Desea permitir que los firmantes puedan guardar su firma biométrica o cargar una imagen? En general, le recomendamos que permita a los usuarios hacerlo porque le ayudará a obtener las firmas más rápido, sobre todo si necesita que el firmante firme más de un documento.

  • Utilizar firmas e iniciales que tengan el formato correcto: describe la línea debajo de la firma y el nombre/fecha que se puede ver impreso ahí. Si desactiva esta opción, solo se coloca la firma sin las marcas que indican que la firma es electrónica.

  • Elegir dinámicamente la fuente de firma: Adobe Sign ofrece tres fuentes para la firma. Si activa esta opción, Adobe Sign selecciona aleatoriamente una de ellas cada vez que firme el usuario. De lo contrario, el primer firmante siempre obtiene la fuente 1; el segundo firmante, la fuente 2, y así sucesivamente.

Configuración del nombre de empresa y host

Puede que ya lo haya hecho la primera vez que inició sesión, pero si no es así, ahora es el momento de hacerlo.

Vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de cuenta.

Aquí encontrará tres pasos y el primero consiste en definir el nombre de la empresa y el nombre de host.

El campo Nombre de la empresa se rellenará con el valor de Nombre de la empresa de cualquier usuario que cree, así que le recomendamos que introduzca aquí el nombre de la empresa completo (aprobado por el departamento de Marketing) para que no varíe mucho cuando se añadan los usuarios y revisen sus perfiles personales.

El nombre de host es un tipo de marca; el valor de nombre de host se añadirá delante de .echosign.com en la dirección URL.

En esta página también encontrará el vínculo para cargar su logotipo. Lo veremos en la sección que viene a continuación.

También hay un vínculo para crear usuarios, pero le recomendamos que no lo utilice todavía hasta que el sitio esté configurado (al menos con la configuración de seguridad).

Cargar su logotipo

La promoción de marca es importante. Los clientes esperan ver el logotipo en las transacciones que les envíe y, al cargar el logotipo, promocionará la marca en todos los correos electrónicos que Adobe Sign envíe en sus transacciones.

Se admiten imágenes JPEG, GIF y PNG, pero el formato PNG ofrece los mejores resultados en general.

Para evitar tener que ajustar a escala, utilice una imagen que tenga exactamente 60 píxeles de alto y un máximo de 200 píxeles de ancho. Si tiene varias opciones, conseguirá el mejor aspecto con una imagen baja y ancha.

Para cargar su logotipo, vaya a Cuenta > Configuración de cuenta.

En la sección Cargar logotipo, aparece el botón Cargar para buscar una imagen en su sistema local. Una vez seleccionado el logotipo, haga clic en Guardar.

Si la imagen original está diseñada para tener un máximo de 60 píxeles de alto y 200 píxeles de ancho, no tendrá ningún problema en publicar un logotipo de excelente calidad.

Configurar opciones globales

La sección Configuración global de la ficha Cuenta es una de las secciones que incluye más opciones, y todas ellas son específicas para determinados casos de uso.

A continuación se describe brevemente cada opción y se explica nuestra recomendación, pero es totalmente probable que su caso sea distinto del “uso más extendido”.

Vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración global.


  • Visibilidad limitada de documentos:
    esta función permite mostrar los archivos que indique de la transacción únicamente a los distintos firmantes. Para sacar el máximo partido a esta opción, es necesario que conozca a fondo el flujo de trabajo de firma con respecto a los documentos que va a enviar y cómo adjuntar estos documentos.

    Esta opción le interesará si tiene previsto enviar una transacción grande con varios archivos a varios firmantes, y desea ocultar partes de ese documento a uno o varios firmantes. Aquí le mostramos un breve vídeo por si aún sigue indeciso.

  • Certificar la copia de los documentos:
    al habilitar esta opción se certifica que todos los documentos PDF que se envíen o se descarguen desde Adobe Sign incluirán un certificado de Adobe CDS. Los documentos con CDS proporcionan un indicador visible de que el documento no se ha manipulado.
    Tiene la opción de aplicar CDS a las copias distribuidas a los usuarios internos, los firmantes externos, a todos los usuarios o a nadie.

    Nota: CDS evitará que se elimine la seguridad del PDF final, por lo que si necesita manipular las copias del documento final (dividirlas en archivos, agregar un sello de proceso, etc.), a continuación tendrá que eliminar los CDS para los destinatarios internos.

  • Adjuntar una copia en PDF del documento firmado en los emails enviados a:
    cuando haya completado la transacción, todos los participantes recibirán una copia de manera predeterminada. Esta configuración le permite cambiarlo, para que las copias solo se envíen de forma interna, externa, ambas o ninguna.

    La forma en que configure esta opción dependerá principalmente de la naturaleza de los documentos. Si está recopilando información confidencial, puede ser útil no enviar por correo electrónico las copias firmadas. Esta es la mejor opción para garantizar la seguridad, pero añade la posibilidad de que los clientes se pongan en contacto con usted para solicitarle una copia del documento. En estos casos, se recomienda que el firmante se registre en Adobe Sign para crear una cuenta gratuita y obtener una copia directamente de Adobe Sign.

  • Adjuntar informe de auditoría a documentos completos:
    si necesita adjuntar informes de auditoría asociados a la copia del documento firmado que le enviamos por correo electrónico, habilite esta opción al menos para el remitente.

  • Enviar una copia adicional de cada acuerdo firmado a estas direcciones de email:
    esta opción está relacionada de nuevo con el archivo externo, pero se puede configurar en el nivel de grupo (para clientes de Enterprise) y permite, por ejemplo, reenviar contratos de venta completos al departamento de contabilidad, o acuerdos de confidencialidad completados al departamento jurídico.

  • Cargar documento firmado
    Habilite esta opción si desea permitir que los firmantes impriman el documento, lo firmen y lo devuelvan por fax. Algún día, alguien imprimirá un documento y se lo enviará por correo. Si esta opción no está habilitada, no podrá cerrar la transacción en Adobe Sign.

  • Integración con Twitter
    Permita que los usuarios difundan su éxito. Envíe una notificación de Twitter cada vez que se complete una transacción.
 
  • Establecer una zona horaria que se utilizará para los acuerdos creados por los usuarios de esta cuenta:
    se establece la zona horaria para los sellos de fecha y hora en las transacciones.

Configurar opciones de seguridad

La configuración de seguridad de Adobe Sign suele coincidir con la opción general de seguridad mediante contraseña que encontrará en cualquier aplicación que haya administrado, con un par de opciones peculiares para los documentos.

Para configurar la seguridad, vaya a: Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de seguridad.

  • Configuración de firma única:
    si sus usuarios se autentican desde un usuario de Adobe o de Google, debe habilitar la opción adecuada y deshabilitar todas aquellas que no tenga previsto utilizar.

  • Configuración de recordar usuario:
    permite recuperar los datos de inicio de sesión del usuario durante un período de tiempo especificado. Seleccione el período de tiempo en la lista desplegable.

  • Política de contraseña para inicio de sesión:
    esta opción establece los parámetros de la frecuencia con la que debe restablecerse la contraseña y cuántas contraseñas antiguas serán recordadas por Adobe Sign para evitar que se configuren contraseñas repetidas.

  • Seguridad de contraseña para inicio de sesión:
    la seguridad exigida a las contraseñas es crucial para garantizar la seguridad de la cuenta, por lo que le recomendamos que configure este valor lo máximo que toleren sus usuarios.

  • Tipo de encriptación de PDF:
    la clave para los niveles de encriptación de PDF consiste en conocer bien qué versión de Reader tendrán instalada los firmantes. Cuanto más avanzada sea la encriptación, más moderna deberá ser la versión del lector de PDF.

    Por lo general, si el firmante tiene unos conocimientos técnicos mínimos, puede establecer este valor en AES de 128 bits sin correr riesgo alguno. Acrobat 7 se lanzó a principios de 2005 y la mayoría de los usuarios han actualizado a una versión posterior desde entonces.
 
  • Rangos de IP permitidos:
    si le preocupa el modo en que los participantes externos intentan acceder a los usuarios, una excelente medida de seguridad consiste en restringir el rango de IP. Solo tiene que asegurarse de que ninguno trabaje desde casa o desde un dispositivo móvil fuera de las redes de su propiedad.

  • Cuenta compartida:
    esta es una excelente función para administrar los agentes que reportan ante usted, pero le recomendamos que controle con quién comparten sus cuentas. Muchos administradores optan por crear cuentas compartidas únicamente cuando crean nuevos usuarios y deshabilitan la opción en toda la cuenta.

  • Verificación de la identidad del firmante:
    ¿cree que sus usuarios deben iniciar sesión antes de firmar un documento? Según el caso, esta podría ser una buena comprobación de seguridad.

  • Contraseña de firma de acuerdo:
    permite aplicar una política de contraseña al proteger la firma o la visualización del documento.

  • Seguridad de contraseña de firma de acuerdo:
    permite especificar la seguridad de la contraseña.

  • Autenticación basada en conocimientos:
    puede restringir el número de intentos permitidos para que los usuarios validen su identidad entes de cancelar el acuerdo.

Añadir usuarios

Por fin ha llegado el momento de añadir usuarios.

Si ha adquirido el producto de Adobe Sign en enero de 2017 o más tarde, debe administrar los usuarios desde la consola de Administración del equipo. Obtenga más información sobre cómo administrar su equipo.

Si ha adquirido el producto de Adobe Sign antes de enero de 2017, siga las instrucciones que aparecen a continuación.

Existen dos métodos para crear nuevos usuarios en Adobe Sign:

De uno en uno

o

Creación masiva a través de un CSV

El proceso de un solo usuario es muy sencillo. Solo tiene que ir a
Vaya a Cuenta > Usuarios y, a continuación, haga clic en el botón + de la barra de herramientas que se muestra junto al cuadro de búsqueda. Se mostrará el cuadro de diálogo Crear.

Introduzca la dirección de correo electrónico, los campos de nombre y apellidos, y seleccione un grupo para asignarlo al usuario (si es necesario).

También verá una casilla que dice “Ver sus acuerdos”. Mediante esta opción creará una cuenta compartida del nuevo usuario con el usuario administrador. Si necesita supervisar las transacciones de los nuevos agentes, le recomendamos que marque esta casilla.

Si no lo hace, también podrá crear una cuenta compartida, pero tendrá que hacerlo mediante la función Cuenta compartida.

Una vez que ha creado el usuario, se enviará a la dirección proporcionada un correo electrónico donde se pide al usuario que configure su contraseña. Cuando el usuario la haya definido, ya estará activo y podrá enviar su primer documento.

Método de creación de usuarios en lote: vaya a Cuenta > Usuarios y, a continuación, haga clic en el botón + de la barra de herramientas que se muestra junto al cuadro de búsqueda. En el cuadro de diálogo Crear, haga clic en Crear usuarios en lote.

El proceso consiste en crear un archivo CSV con al menos una dirección de correo electrónico y columnas para nombre y apellidos. Para el formato exacto, consulte el archivo CSV de muestra: haga clic en el vínculo descargar archivo CSV de muestra. Prepare el archivo en el formato especificado. Una vez que el archivo esté listo, haga clic en Examinar y seleccione el archivo.

El único inconveniente de este proceso es que no puede crear la cuenta compartida del usuario con la cuenta de administrador.

Administradores de Business/Enterprise

Le damos la bienvenida como administrador.

Esperamos que la configuración de su ID de usuario personal haya ido bien y que esté listo para tomar decisiones para toda la cuenta.

Las descripciones que ofrecemos a continuación son relativamente largas, pero configurar correctamente la cuenta le garantizará que los remitentes y los firmantes seguirán el proceso de manera fluida y se reducirá el número de dudas que inevitablemente se generan con un cambio después de la implementación.

Nota:

No se tratarán todas las opciones que tiene disponibles, así que póngase en contacto con el Soporte en caso de duda.

Configurar Archivo externo - Todos los planes

Adobe Sign ofrece un método que permite enviar una copia de cada transacción firmada a cualquier dirección de correo electrónico (o a varias direcciones si es necesario).

Adobe Sign conserva todas las transacciones en nuestros servidores, pero no está de más tener una copia local de cada documento terminado y puede resultarle útil algún día si tiene una auditoría por sorpresa.

Para definir las direcciones de correo electrónico a las que desea enviar automáticamente sus documentos firmados, vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Archivo externo.

Para empresas más pequeñas que no tengan acceso directo a grandes buzones de correo, o cualquier empresa que prefiera almacenar sus archivos en la nube de manera más sencilla, Box.com y Evernote ofrecen una dirección de correo electrónico que puede utilizar para aprovechar esta función (se incluye un vínculo con las instrucciones de instalación en la página Archivo externo).

El campo Archivo externo tiene un límite de 255 caracteres. Si necesita enviarlo a más personas de las que caben, pruebe a utilizar una lista de distribución.

Configurar Preferencias de firma - Todos los planes

Preferencias de firma

Esta configuración ofrece muchas opciones, así que veámoslas en detalle.

Vaya a Cuenta > Preferencias de firma.

Una vez que ha seleccionado un estilo de firma, hay algunas opciones adicionales sobre el proceso de firma que hay que tener en cuenta:

¿Desea permitir que los firmantes puedan guardar su firma biométrica o cargar una imagen? En general, le recomendamos que permita a los usuarios hacerlo porque le ayudará a obtener las firmas más rápido, sobre todo si necesita que el firmante firme más de un documento.

  • Utilizar firmas e iniciales que tengan el formato correcto: describe la línea debajo de la firma y el nombre/fecha que se puede ver impreso ahí. Si desactiva esta opción, solo se coloca la firma sin las marcas que indican que la firma es electrónica.

  • Elegir dinámicamente la fuente de firma: Adobe Sign ofrece tres fuentes para la firma. Si activa esta opción, Adobe Sign selecciona aleatoriamente una de ellas cada vez que firme el usuario. De lo contrario, el primer firmante siempre obtiene la fuente 1; el segundo firmante, la fuente 2, y así sucesivamente.

Configuración del nombre de empresa y host - Enterprise Premium

Puede que ya lo haya hecho la primera vez que inició sesión, pero si no es así, ahora es el momento de hacerlo.

Vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de cuenta.

Aquí encontrará tres pasos y el primero consiste en definir el nombre de la empresa y el nombre de host.

El campo Nombre de la empresa se rellenará con el valor de Nombre de la empresa de cualquier usuario que cree, así que le recomendamos que introduzca aquí el nombre de la empresa completo (aprobado por el departamento de Marketing) para que no varíe mucho cuando se añadan los usuarios y revisen sus perfiles personales.

El nombre de host es un tipo de marca; el valor de nombre de host se añadirá delante de .echosign.com en la dirección URL.

En esta página también encontrará el vínculo para cargar su logotipo. Lo veremos en la sección que viene a continuación.

También hay un vínculo para crear usuarios, pero le recomendamos que no lo utilice todavía hasta que el sitio esté configurado (al menos con la configuración de seguridad).

Cargar un logotipo - Enterprise Premium

La promoción de marca es importante. Los clientes esperan ver el logotipo en las transacciones que les envíe y, al cargar el logotipo, promocionará la marca en todos los correos electrónicos que Adobe Sign envíe en sus transacciones.

Se admiten imágenes JPEG, GIF y PNG, pero el formato PNG ofrece los mejores resultados en general.

Para evitar tener que ajustar a escala, utilice una imagen que tenga exactamente 60 píxeles de alto y un máximo de 200 píxeles de ancho. Si tiene varias opciones, conseguirá el mejor aspecto con una imagen baja y ancha.

Para cargar su logotipo, vaya a Cuenta > Configuración de cuenta.

En la sección Cargar logotipo, aparece el botón Cargar para buscar una imagen en su sistema local. Una vez seleccionado el logotipo, haga clic en Guardar.

Si la imagen original está diseñada para tener un máximo de 60 píxeles de alto y 200 píxeles de ancho, no tendrá ningún problema en publicar un logotipo de excelente calidad.

Configurar Configuración global - Enterprise Premium

La sección Configuración global de la ficha Cuenta es una de las secciones que incluye más opciones, y todas ellas son específicas para determinados casos de uso.

A continuación se describe brevemente cada opción y se explica nuestra recomendación, pero es totalmente probable que su caso sea distinto del “uso más extendido”.

Vaya a Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración global.

  • Adjuntar un archivo CSV con datos del formulario a los correos electrónicos de acuerdo firmados por el remitente
    Marque esta casilla si utiliza formularios y desea obtener un archivo CSV de los datos de campos para cada documento firmado. Sin embargo, el hecho de tener un archivo CSV para cada transacción individual puede resultar difícil de manejar.

    Si necesita recopilar datos o volver a introducir datos en su sistema CRM, tendrá mejores resultados si dedica el tiempo necesario para crear una solución API.

  • Visibilidad limitada de documentos:
    esta función permite mostrar los archivos que indique de la transacción únicamente a los distintos firmantes. Para sacar el máximo partido a esta opción, es necesario que conozca a fondo el flujo de trabajo de firma con respecto a los documentos que va a enviar y cómo adjuntar estos documentos.

    Esta opción le interesará si tiene previsto enviar una transacción grande con varios archivos a varios firmantes, y desea ocultar partes de ese documento a uno o varios firmantes. Aquí le mostramos un breve vídeo por si aún sigue indeciso.

  • Certificar la copia de los documentos:
    al habilitar esta opción se certifica que todos los documentos PDF que se envíen o se descarguen desde Adobe Sign incluirán un certificado de Adobe CDS. Los documentos con CDS proporcionan un indicador visible de que el documento no se ha manipulado.
    Tiene la opción de aplicar CDS a las copias distribuidas a los usuarios internos, los firmantes externos, a todos los usuarios o a nadie.

    Nota: CDS evitará que se elimine la seguridad del PDF final, por lo que si necesita manipular las copias del documento final (dividirlas en archivos, agregar un sello de proceso, etc.), a continuación tendrá que eliminar los CDS para los destinatarios internos.

  • Adjuntar una copia en PDF del documento firmado en los emails enviados a:
    cuando haya completado la transacción, todos los participantes recibirán una copia de manera predeterminada. Esta configuración le permite cambiarlo, para que las copias solo se envíen de forma interna, externa, ambas o ninguna.

    La forma en que configure esta opción dependerá principalmente de la naturaleza de los documentos. Si está recopilando información confidencial, puede ser útil no enviar por correo electrónico las copias firmadas. Esta es la mejor opción para garantizar la seguridad, pero añade la posibilidad de que los clientes se pongan en contacto con usted para solicitarle una copia del documento. En estos casos, se recomienda que el firmante se registre en Adobe Sign para crear una cuenta gratuita y obtener una copia directamente de Adobe Sign.

  • Adjuntar informe de auditoría a documentos completos:
    si necesita adjuntar informes de auditoría asociados a la copia del documento firmado que le enviamos por correo electrónico, habilite esta opción al menos para el remitente.

  • Unir varios documentos en uno solo después de firmar
    : cuando carga varios archivos para una transacción, Adobe Sign recopila estos archivos en un único PDF antes de enviarlo para firmarlo.

    Esta configuración determina si los mensajes de correo electrónico firmados y archivados contienen ese PDF grande, o si el documento está dividido en varios archivos.

    Nota: Esta opción solo se aplica a la copia adjunta al correo electrónico firmado y archivado. Las copias descargadas después de Adobe Sign siempre serán un PDF que incluya varios documentos.

  • Enviar una copia adicional de cada acuerdo firmado a estas direcciones de email:
    esta opción está relacionada de nuevo con el archivo externo, pero se puede configurar en el nivel de grupo (para clientes de Enterprise) y permite, por ejemplo, reenviar contratos de venta completos al departamento de contabilidad, o acuerdos de confidencialidad completados al departamento jurídico.

  • Cargar documento firmado
    Habilite esta opción si desea permitir que los firmantes impriman el documento, lo firmen y lo devuelvan por fax. Algún día, alguien imprimirá un documento y se lo enviará por correo. Si esta opción no está habilitada, no podrá cerrar la transacción en Adobe Sign.

  • Integración con Twitter
    Permita que los usuarios difundan su éxito. Envíe una notificación de Twitter cada vez que se complete una transacción.

  • Delegación para usuarios de mi cuenta
    En este caso, delegar significa permitir que otro firmante (dirección de correo electrónico) firme el documento en su nombre. La delegación no impide el acceso al participante original, sino que simplemente otorga a otro usuario autoridad para firmar.

    Por lo general, abogamos por un proceso de firma lo más sencillo posible y eso implica permitir la delegación. Sin embargo, en algunos casos es muy importante que la persona que firme sea únicamente el participante designado.

    Nota: Tenga en cuenta que esta opción se refiere a los usuarios de la cuenta de Adobe Sign (no todos los miembros de la empresa). Es posible que los firmantes no tengan ID de usuario de Adobe Sign en su cuenta, por lo que esta opción no incluirá estos participantes.

  • Persona autorizada para firmar
    Esta opción indica que el acceso predeterminado para firmar un documento es para los usuarios de la cuenta de Adobe Sign.

    En general, le recomendamos que permita que todos firmen de manera predeterminada. Si tiene previsto utilizar Adobe Sign para cualquier uso relacionado con recursos humanos, definitivamente necesitará que todos tengan la capacidad de firmar.
    Si decide denegar a todos el privilegio de firma de manera predeterminada, tendrá que habilitar expresamente los firmantes que tengan que firmar.

    Sugerencia: como administrador, no podrá conservar el privilegio de firma. Así que si necesita firmar documentos y ha impedido la firma de manera predeterminada, deberá ir a Usuarios y grupos, hacer clic en su dirección de correo electrónico y habilitar su privilegio de firma.

  • Delegación para usuarios fuera de mi cuenta:
    esta opción es similar a la anterior, pero es específica para usuarios que no se encuentran en su cuenta de Adobe Sign.

  • Establecer una zona horaria que se utilizará para los acuerdos creados por los usuarios de esta cuenta:
    se establece la zona horaria para los sellos de fecha y hora en las transacciones.

  • Configuración relacionada con admin. de grupo:
    los clientes de Enterprise pueden tener grupos y, si este es el caso, es preferible que tenga administradores solo para esos grupos.

    Estas dos opciones le permitirán activar (o no) los administradores de grupo para agregar nuevos usuarios o cambiar la configuración de nivel de grupo (que son más o menos las mismas opciones que aparecen en la sección Configuración global).

    Nota: Adobe Sign funciona con un modelo de relación principal-secundario, y los grupos son los objetos secundarios de la cuenta. Esto significa que un nuevo grupo heredará las propiedades de la cuenta. También implica que los cambios realizados en el nivel de grupo anularán la configuración de nivel de cuenta.

Configurar página Enviar - Enterprise Premium

Las opciones de Configuración de envío son las funciones que se presentan a los agentes de envío en la ficha Enviar. En esta sección se explican todas las opciones que están disponibles en esa página.

Al igual que con la Configuración global, estas opciones son muy específicas para cada caso de uso.

La sección también es un poco larga, así que respire profundamente y vaya a: Cuenta > Configuración de cuenta > Opciones de envío.

  • Nueva experiencia de envío
    Esta configuración activará la nueva experiencia de envío. También puede permitir a los usuarios cambiar entre la experiencia de envío nueva y la clásica.

  • Mostrar página Enviar después de iniciar sesión: 
    esta configuración dirigirá a los usuarios a la ficha Enviar después de iniciar sesión en Adobe Sign (en lugar de la ficha Inicio).

    Si observa un retraso molesto al iniciar sesión por primera vez, es probable que sea debido a los scripts que se ejecutan en la ficha Inicio para que los selectores de información reflejen datos precisos. Esta opción resulta ideal si sus usuarios tienden a ir directamente al proceso de envío sin revisar los datos de su ficha Inicio.

  • Enviar documentos para su aprobación:
    active esta opción si el flujo de trabajo requiere la aprobación de una o más personas, pero no requiere su firma.

    Nota: Los formularios se pueden diseñar para que requieran que un aprobador rellene información en los campos pero no firme el documento.

  • Adjuntar documentos:
    esta opción habilita los distintos canales que permiten que un usuario adjunte un documento. Si para sus documentos es estrictamente necesario tener un control de versiones, es preferible que desactive todo, excepto la biblioteca donde se encuentran las versiones actuales de los formularios.

  • Relleno automático del nombre de documento:
    esta opción es muy cómoda para ahorrar tiempo, pero tenga en cuenta que el documento adoptará el nombre del primer archivo adjunto. Así que si la habilita, considere también la opción de permitir al remitente que edite el nombre del documento, por si acaso.
  • Idiomas:
    esta configuración permite a los usuarios configurar el idioma de firma de los firmantes externos en la página de envío.
  • Plantillas de mensaje:
    esta opción permite ahorrar mucho tiempo a los agentes que trabajan con grandes volúmenes. Las plantillas de mensaje permiten definir un nuevo mensaje predeterminado y, a partir de este, definir una gran variedad de plantillas de mensajes personalizados. Si se da cuenta de que está enviando los mismos documentos con el mismo mensaje varias veces al día, merece la pena dedicar el tiempo de configurar plantillas.

  • Mensajes privados a los destinatarios:
    permite incluir un mensaje privado para enviar a cada uno de los destinatarios.

  • Tipos de firma permitidos:
    de manera predeterminada, solo está habilitada la firma electrónica. Sin embargo, aún existe un gran un número de personas que prefieren imprimir los documentos y devolverlos por fax. Si puede que algunos de sus clientes prefieran esta opción, habilite la opción Firma de fax.

  • Configuración de firmas de remitente:
    estas opciones están diseñadas para casos en los que el remitente será el segundo firmante del documento. Y si va a permitir que el remitente sea el segundo firmante del documento, merece la pena configurar los valores predeterminados para el flujo de trabajo, a fin de reducir al mínimo la cantidad que los remitentes tienen que ajustar en cada transacción.

  • Recordatorios:
    si el proceso requiere la configuración de recordatorios, esta opción permite configurar la repetición y el mensaje del recordatorio, y reducir así el tiempo de ciclo para los remitentes.

  • Protección con contraseña de documentos firmados:
    cuando está habilitada, el usuario tiene que escribir una contraseña antes de que puedan abrir el PDF firmado o verlo en línea.

    Puede resultar molesto, pero es muy seguro.

  • Verificación de la identidad del firmante para firmantes de mi cuenta:
    Adobe Sign permite que los firmantes dispongan de varios métodos de autenticación de segundo factor. En función de su caso de uso, puede preferir permitir una o varias de estas opciones o puede preferir permitir (o no) a los remitentes escoger su propio método.

    Nota: Puede seleccionar cualquier opción o todas ellas, pero si quiere permitir la Autenticación telefónica, tendrá que habilitar primero Permitir a los remitentes establecer las opciones de verificación de la identidad del firmante por destinatario.

  • Caducidad de documento:
    si su caso de uso incluye un “intervalo de oportunidad”, como por ejemplo, un precio especial que solo está disponible para los próximos XX días, puede definir ese intervalo y forzar que el documento caduque si no se ha firmado en el plazo exigido.

    Si activa esta opción, le recomendamos que considere la posibilidad de habilitar la opción Permitir la modificación de la configuración de caducidad tras enviar el documento. No tiene que ampliar el plazo, pero es bueno que tenga la opción de hacerlo.

  • Nueva experiencia de previsualización y creación:
    activa la nueva experiencia de creación. Permite a los usuarios cambiar entre la experiencia de creación nueva y la clásica.

  • V. previa, pos. firm. o añadir campos d/form.:
    si se da cuenta de que agrega campos a los documentos sobre la marcha, es preferible que habilite la herramienta de creación mediante arrastrar y soltar de manera predeterminada. Sin embargo, si trabaja con documentos con versión controlada, le recomendamos que quite esta opción para que los usuarios puedan ajustar los campos.

  • Orden de firma:
    la mayoría de los documentos (que están visibles) se firman en orden secuencial, ya que este es el valor predeterminado. Sin embargo, si considera que su flujo de trabajo más habitual aprovecha un proceso de firma paralelo, en el que se pide a todos los participantes que firmen a la vez, puede configurar esta opción aquí.

    También tiene la opción de permitir que el remitente escoja qué flujo de trabajo es el más adecuado para sus transacciones, si se encuentra entre dos mundos.

Cargar un encabezado/pie de página de email - Enterprise Premium

Aquí encontrará más opciones relacionadas con la promoción de marca.

Vaya a Cuenta > Configuración de email y encontrará estas opciones:

Pie de página de email: esta opción a nivel de cuenta permite incluir un mensaje de texto al final de los correos electrónicos. Este es un buen lugar para incluir información de marketing o avisos legales.

Permitir a los usuarios tener sus propios pies de página de email: esta opción permite a usuarios individuales configurar su contenido de firma personal.

Imágenes de encabezado y pie de página: los encabezados y los pies de página del correo electrónico son como logotipos, pero más grandes. Realmente permiten promocionar la marca en los correos electrónicos y hacer saber a los clientes de quién procede el correo electrónico.

Al igual que con los logotipos, se admiten las imágenes JPEG, GIF y PNG. 

Utilice una imagen que tenga 200 píxeles de alto y un máximo de 600 píxeles de ancho.

Verá un vínculo para cada opción en Cargar una nueva imagen. Esto le permite examinar la imagen en su sistema local. Haga clic en Guardar.

Configurar opciones de seguridad - Enterprise Premium

La configuración de seguridad de Adobe Sign suele coincidir con la opción general de seguridad mediante contraseña que encontrará en cualquier aplicación que haya administrado, con un par de opciones peculiares para los documentos.

Para configurar la seguridad, vaya a: Cuenta > Configuración de cuenta > Configuración de seguridad.

  • Configuración de firma única:
    si sus usuarios se autentican desde un usuario de Adobe o de Google, debe habilitar la opción adecuada y deshabilitar todas aquellas que no tenga previsto utilizar.

  • Configuración de recordar usuario:
    permite recuperar los datos de inicio de sesión del usuario durante un período de tiempo especificado. Seleccione el período de tiempo en la lista desplegable.

  • Política de contraseña para inicio de sesión:
    esta opción establece los parámetros de la frecuencia con la que debe restablecerse la contraseña y cuántas contraseñas antiguas serán recordadas por Adobe Sign para evitar que se configuren contraseñas repetidas.

  • Seguridad de contraseña para inicio de sesión:
    la seguridad exigida a las contraseñas es crucial para garantizar la seguridad de la cuenta, por lo que le recomendamos que configure este valor lo máximo que toleren sus usuarios.

  • Tipo de encriptación de PDF:
    la clave para los niveles de encriptación de PDF consiste en conocer bien qué versión de Reader tendrán instalada los firmantes. Cuanto más avanzada sea la encriptación, más moderna deberá ser la versión del lector de PDF.

    Por lo general, si el firmante tiene unos conocimientos técnicos mínimos, puede establecer este valor en AES de 128 bits sin correr riesgo alguno. Acrobat 7 se lanzó a principios de 2005 y la mayoría de los usuarios han actualizado a una versión posterior desde entonces.

  • API:
    permite activar aplicaciones sin certificados de socios para acceder a los datos de esta cuenta. Además, permite a los usuarios que no sean administradores de cuenta desarrollar aplicaciones que usen la API de Adobe Sign.

  • Rangos de IP permitidos:
    si le preocupa el modo en que los participantes externos intentan acceder a los usuarios, una excelente medida de seguridad consiste en restringir el rango de IP. Solo tiene que asegurarse de que ninguno trabaje desde casa o desde un dispositivo móvil fuera de las redes de su propiedad.

  • Cuenta compartida:
    esta es una excelente función para administrar los agentes que reportan ante usted, pero le recomendamos que controle con quién comparten sus cuentas. Muchos administradores optan por crear cuentas compartidas únicamente cuando crean nuevos usuarios y deshabilitan la opción en toda la cuenta.

  • Verificación de la identidad del firmante:
    ¿cree que sus usuarios deben iniciar sesión antes de firmar un documento? Según el caso, esta podría ser una buena comprobación de seguridad.

  • Contraseña de firma de acuerdo:
    permite aplicar una política de contraseña al proteger la firma o la visualización del documento.

  • Seguridad de contraseña de firma de acuerdo:
    permite especificar la seguridad de la contraseña.

  • Autenticación basada en conocimientos:
    puede restringir el número de intentos permitidos para que los usuarios validen su identidad entes de cancelar el acuerdo.

Habilitar API si es necesario - Enterprise Premium

¿Ha decidido si va a utilizar la API? Si cuenta con los servicios de un desarrollador y desea integrar Adobe Sign en su sistema CRM actual (o cualquier otro sistema compatible con la API), puede considerar esta opción.

Adobe Sign admite dos tipos de API: SOAP y REST.

Vaya a Cuenta > API de Adobe Sign.

Si desea usar la API de Adobe Document Cloud para acceder a los datos de usuarios, se necesitan tokens de OAuth.

Puede crear una clave de integración siempre que disponga de una aplicación heredada que no sea compatible con OAuth.

Si no encuentra el vínculo para crear una clave de integración, póngase en contacto con el Soporte.

En esta página también encontrará:

Además, una vez que la API esté habilitada, verá un nuevo vínculo a la izquierda de Registro de solicitudes de API. Este registro le mostrará el XML entrante de las llamadas de la API y puede resultar muy valioso para resolver problemas relacionados con el código.

La API de REST está disponible a través de la opción Aplicaciones API.

Una vez en la página, haga clic en el vínculo Crear una aplicación nueva, asigne un nombre a la aplicación y haga clic en el botón Crear aplicación.

Inmediatamente se generará y se mostrará el nuevo secreto e ID de la aplicación.

Configurar grupos - Enterprise Premium

Dividir a sus usuarios en grupos funcionales puede resultarle muy útil, particularmente si tiene distintos requisitos de firma o jerarquías de usuarios que debe respetar.

Afortunadamente, crear un grupo en Adobe Sign es realmente sencillo. Solo tiene que ir a
Cuenta > Usuarios o Cuenta > Grupos.

Una vez en la página del grupo, haga clic en el botón + situado en la esquina superior derecha de la página y escriba el nuevo nombre de grupo en el campo.

También hay un vínculo para configurar la configuración para el grupo. Haga clic en la fila para ver el vínculo a la configuración de grupo. Esta configuración es casi idéntica a la Configuración global que definió en el nivel de cuenta, pero dado que los grupos son objetos secundarios de la cuenta, la configuración de los grupos anulará la configuración de la cuenta.

También se dará cuenta de que el nombre del grupo siempre se puede actualizar, así que si tiene que cambiar los nombres de grupos, no hay ningún problema.

Añadir usuarios - Enterprise Premium

Por fin ha llegado el momento de añadir usuarios.

Existen dos métodos para crear nuevos usuarios en Adobe Sign:

De uno en uno

o

Creación masiva a través de un CSV

El proceso de un solo usuario es muy sencillo. Solo tiene que ir a
Vaya a Cuenta > Usuarios y, a continuación, haga clic en el botón + de la barra de herramientas que se muestra junto al cuadro de búsqueda. Se mostrará el cuadro de diálogo Crear.

Introduzca la dirección de correo electrónico, los campos de nombre y apellidos, y seleccione un grupo para asignarlo al usuario (si es necesario).

También verá una casilla que dice “Ver sus acuerdos”. Mediante esta opción creará una cuenta compartida del nuevo usuario con el usuario administrador. Si necesita supervisar las transacciones de los nuevos agentes, le recomendamos que marque esta casilla.

Si no lo hace, también podrá crear una cuenta compartida, pero tendrá que hacerlo mediante la función Cuenta compartida.

Una vez que ha creado el usuario, se enviará a la dirección proporcionada un correo electrónico donde se pide al usuario que configure su contraseña. Cuando el usuario la haya definido, ya estará activo y podrá enviar su primer documento.

Método de creación de usuarios en lote: vaya a Cuenta > Usuarios y, a continuación, haga clic en el botón + de la barra de herramientas que se muestra junto al cuadro de búsqueda. En el cuadro de diálogo Crear, haga clic en Crear usuarios en lote.

El proceso consiste en crear un archivo CSV con al menos una dirección de correo electrónico y columnas para nombre y apellidos. Para el formato exacto, consulte el archivo CSV de muestra: haga clic en el vínculo descargar archivo CSV de muestra. Prepare el archivo en el formato especificado. Una vez que el archivo esté listo, haga clic en Examinar y seleccione el archivo.

El único inconveniente de este proceso es que no puede crear la cuenta compartida del usuario con la cuenta de administrador.

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