Adobe Sign for ServiceNow on mukautettu integrointi, joka on kehitetty pääsyn helpottamiseksi Adobe Signin tehokkaisiin työkaluihin ServiceNow-ympäristössä. Tarjoamamme työkalut muodostavat luotettavia työnkulkuja ja luettelokohtia, joiden avulla asiakirjan allekirjoitus- ja tallennusprosessit voidaan siirtää pilvipalveluun.

Työnkulun luominen

Mitä työnkulut ovat?

Työnkulut ovat Adobe Sign -luettelokohdan selkäranka. Asianmukaiset kentät näkyvät lomakkeessa lisättyjen muuttujien ja luotujen kohteiden avulla. Niiden lisäksi on luotava työnkulku, jolla kerätään tiedot ja voidaan lähettää sopimus Adobe Signin avulla.

Alla esitetyillä vaiheilla luodaan työnkulkuesimerkki kuluraportista.


Pääsy työnkulkuvalikkoon

Kirjoita järjestelmänvalvojana Työnkulut suodatinpalkkiin ja etsi Työnkulkueditori-vaihtoehto kohdan Orchestration alta.

1Workflow Menu

 

Valitse Työnkulkueditori, jolloin alla avautuu Työnkulku-sivu:

2Workflow page-new

 

Napsauta oikeanpuoleisessa paneelissa +-merkkiä oikealle työnkulun hakukentästä.

Uuden työnkulun luontiprosessi käynnistyy ja Uusi työnkulku -mallisivu avautuu.

  • Anna työnkululle nimi.
  • Liitä työnkulku taulukkoon.
3New Workflow

 

Kuluraportin työnkulun nimeksi annetaan ”Testikuluraportti”, valitaan ”Pyydetty kohde” ja valitaan ”Lähetä”.

5Workflow name

 

Perustyönkulku, jossa on Alku- ja Loppu-piste, käynnistyy.

Seuraavaksi lisäämme osia tähän työnkulkuun halutun työnkulun määrittämiseksi.

6Workflow Designer

 

Työnkulut yhdistävät osia nuolilla, ja perusasettelussa työnkulku yksinkertaisesti virtaa alusta loppuun. Haluamme lisätä osia väliin, joten teemme muutoksia poistamalla nuolen alusta loppuun napsauttamalla nuolta ja painamalla Poista-näppäintä.

7Workflow Designer

 

Koska olemme luomassa kuluraporttikohdetta, oletamme käyttäjän liittävän kuluraportin. Ota tätä varten käyttöön Adobe Sign -paketti, jonka avulla voimme saada liitteen tiedot.

Pääset tähän valitsemalla Pakkaukset-välilehden oikeanpuoleisesta paneelista.

7Select Packs

 

Vedä Adobe Sign – Nouda liitteen tiedot -paketti näyttöön, jolloin näyttöön avautuu tällainen ponnahdusikkuna määritystä varten:

9Get Attachment Pack

 

Täytä kentät:

  • Nimi: paketille valitsemasi nimi.
  • Vaihe: vaihe voidaan määrittää siten, että työnkulussa voidaan nähdä taaksepäin, missä vaiheessa kohde on. 
    • Tässä tapauksessa tiedetään, että pyyntö hyväksytään, jos hyväksymme liitteen tiedot.
  • Adobe-sopimuksen nimi: sopimuksen nimi lisätään lomakkeen etuosasta.
  • Adobe-sähköpostiosoite: ServiceNow-käyttäjätilien avulla Adobe Sign löytää automaattisesti lähettäjän sähköpostiosoitteen, lähettäjän managerin ja kustannuspaikan ja lähettää sopimuksen niihin esitetyn syntaksin avulla.
  • Adobe Msg: tämä on esimääritetty viesti, joka voidaan luoda ServiceNow’ssa.
10 Get Attachment PAck

 

Tallenna pakettimääritys valitsemalla Lähetä.

Seuraavaksi napsauta ja vedä Aina-ruudusta (Aloita -objektissa) uuteen pakettiobjektiin.

11 Workflow Designer

Huomautus:

Voit napsauttaa ja vetää työnkulussa yksittäisiä objekteja, jolloin työnkulku säilyy silmämääräisesti järjestyksessä.

 

Seuraavassa vaiheessa tässä työnkulussa lähetetään liite vastaanottajalle ilman esikatselua.

Vedä oikeanpuoleisen valikon Paketti-välilehdestä Lähetä liite, ei esikatselua -pakettiin ja lisää se työnkulkuun.

Paketin määritysikkuna avautuu:

12 Activity Properties

 

Voit täyttää näkemäsi kentät kahdella eri tavalla:

  • Voit syöttää kenttien arvot manuaalisesti. 
  • Voit täyttää kentät vetämällä oikean selitteen Tiedot-välilehdestä oikealta. 
    • Vedä esimerkiksi Tiedot-välilehdestä encodedBody-kohde kenttään, jossa kysytään koodattua tekstikohdetta.
12Data Objexcts

Suorita sama prosessi muille paketeille, jotka lisäät työnkulkuun. Vedä ne näyttöön ja täytä kentät.

Esimerkiksi tässä kuluraportissa seuraavat paketit on määritetty alla esitetyllä tavalla:

Paketti: määritä arvot

14 Set Values

Paketti: odota ehtoa

15 Wait for Connection

Paketti: liitä allekirjoitettu sopimus

16 Attach Signed Agreemen t

Paketti: määritä arvot

17 Set Values

 

Kun kaikki osat ovat muokkausikkunassa, yhdistä ne nuolilla siten, että jokainen vaihe virtaa seuraavaan vaiheeseen, kunnes työnkulku saavuttaa loppupään.

Vedä Häiriö-haarat Loppu-objektiin, jotta työnkulku päättyy, jos tärkeässä vaiheessa on häiriö.

18 Workflow Designer

 

Koska kaikki osat on yhdistetty loogisesti, julkaise työnkulku valitsemalla Julkaise.

19 MEnu Options

 

Kun työnkulku on julkaistu, voit liittää sen luettelokohteeseen.

  • Jos haluat muokata työnkulkua, palaa tälle sivulle ja valitse Kuittaus.


Hyväksyntätyönkulkutoimintojen lisääminen

Kun lisäät hyväksynnän tai muun tauon työnkulkuun, joka sisältää mukautetun Adobe Sign -työnkulkutoiminnon, sinun on ehkä muutettava tapaa, jolla luettelon edustalla olevat muuttujat haetaan.  Jos näet sopimusten tyhjiin kenttiin liittyviä ongelmia tai virheitä, joissa ilmoitetaan, että muuttujaa ei löydy (esimerkiksi ”Cannot read property ”objectname” from undefined”), sinun on muuttujia hakevissa toiminnoissa mahdollisesti muutettava ”työnkulun” arvoksi ”nykyinen”. 

Esimerkki:

Toiminnossa käytetään seuraavaa:

${workflow.variables.adobe_email_address}

Jos haluat hakea käyttäjän sähköpostiosoitteen, sinun on ehkä muutettava arvoksi

${current.variables.adobe_email_address}.

Näin virhe voidaan poistaa.

Tämä johtuu ajoitusongelmasta, joka ilmenee, kun työnkulku keskeytetään haluttaessa odottaa toiminnon suorittamista loppuun.  

workflow_variables

Huomautus:

Tätä muutosta tarvitaan vain silloin, jos käytät tauon aiheuttavaa toimintoa, esimerkiksi ajastinta tai hyväksyntää. 

Toiminto on syytä testata perusteellisesti, ennen kuin työnkulku otetaan tuotantoympäristössä käyttöön.

Muistutukset ja yleiset piilevät vaarat

Miten ongelmat määritetään?

Jos luettelokohteen lähettämisessä ilmenee ongelmia, paras tapa löytää virhe on määrittää ongelma työnkululla. Suorita tätä varten luettelokohde ja kirjoita sitten pyydetyt kohteet suodatinpalkkiin.

20 Self-service Menu

 

Tästä löydät luettelon pyydetyistä kohteista.

Lajittele tietueet sarakeotsikoiden avulla ja etsi ongelmaa kohdista Tila tai Asiakirjan tila.

Avaa työnkulun ympäristö napsauttamalla kohteen tietuetta.

20Recent Items Error

 

Kun työnkulkusivu on auki, etsi paketti, jossa virhe näkyy (punainen objektin otsikko). Tämän napsauttaminen osoittaa, missä työnkulun toiminnossa luettelokohde on.

Yleensä varsinainen virhe on paketissa, joka edeltää välittömästi punaisen otsikon sisältävää pakettia. Tämä osoittaa, että huono arvo hyväksyttiin.

21Error in Workflow

 

Siirrä hiiri oikean ruudun päälle virheen määrittämistä varten:

Sopimustunnuksen virhe: tämä koskee yleensä Nouda liitteen tiedot -pakettia, ja virhe esittää itsensä Lähetä liite -paketissa. Tämä tapahtuu yleensä silloin, jos Adoben sähköpostiosoite -kentän arvot on syötetty väärin tai tähän kenttään sijoitetut käyttäjien sähköpostiosoitteet eivät kelpaa.

  • Varmista, että nykyisen käyttäjän, nykyisen käyttäjän managerin ja kustannuspaikan managerin sähköpostiosoite on täytetty.
  • Varmista, että nykyiseen käyttäjään on liitetty manageri.

Yhteysvirhe: tarkista Adobe Sign -yhteys Adobe Signin hallinta -ruudussa kirjoittamalla Adobe Sign suodatinruutuun. Valitse sen jälkeen Yhdistä Adobeen.

Luettelokohteen luominen

ServiceNow’n luettelokohte on oikeastaan objekti, jonka järjestelmänvalvoja luo suorittamaan toiminnon, joka voidaan kapseloida yhteen valittavaan kohteeseen.

Seuraavassa esimerkissä käytetään edellisessä osiossa muodostettua kuluraportin työnkulkua.

 

Luettelokohteen luominen

Kirjoita järjestelmänvalvojana Luettelokohteet valikon suodatinpalkkiin.

23 Catalog Menu

Valitse Luettelokohteet (kohdan Adobe Signin hallinta alapuolella).

Luettelo kaikista Adobe Signiin laadituista luettelokohteista näytetään:

23Catalog Items short

 

Luo uusi luettelokohde valitsemalla Uusi.

NEw Button

Uusi luettelokohteen mallisivu avautuu.

25Catalog Template Originaledit-Rebrand

Täytä kentät, jotka parhaiten kuvaavat luettelokohdetta:

1. Nimi: luettelokohteen nimi. Alussa ”Adobe Sign –” tunnistamisen helpottamiseksi.

2. Työnkulku: napsauta suurennuslasia ja valitse työnkulku, jonka haluat liittää tähän kohteeseen.

3. Kuvake: lataa kuvake, joka kuvaa kohdetta kuvakkeena.

4.  Lyhyt kuvaus: kirjoita lyhyt yhden lauseen kuvaus.

5. Kuvaus: luettelokohteen pidemmän kuvauksen pitäisi sisältää kohteen koko toiminta.

6. Lähetä: kun luettelokohde on määritetty, tallenna se valitsemalla Lähetä.

 

Lähetä-toiminnon painamisen jälkeen kaikki luettelokohteet näkyvät luettelossa.

Tarkastele muuttujakenttiä napsauttamalla yhtä tekemääsi kohdetta ja vierittämällä aivan alas. 

33 Catalog Variables

Tähän voit syöttää luettelokohteen muuttujia.

Kuluraporttia koskevassa esimerkissä on kolme muuttujaa:

  • Adobe_agreement_name: tällä muuttujalla on sopimuksen nimi.
  • Cost_center: muuttuja löytää kuluraportin oikean kustannuspaikan.
  • Adobe_attach_macro: muuttuja löytää liitteen, joka käyttäjän on ladattava.

 

Esimerkkimuuttujan luominen – Adobe_agreement_name:

34 Catalog questions

 

Tyyppi-kentässä valitaan Yksirivinen teksti, koska sopimuksen nimen täytyy olla lyhyt arvo.

35 Catalog Type

 

Syötä tiedot, jotka haluat käyttäjän näkevän kysymyksessä Kysymys-kentässä, ja valitse Päivitä.

36 Catalog Question

 

Tee sama muille muuttujille, joihin sisältyy kustannuspaikka ja liitemakro.

Esimerkkejä on lueteltu alla:

Muuttuja: kustannuspaikka

37 Catalog page


Muuttuja: liitemakro

38 Catalog Type

 

Kun lomakkeen etuosa on laadittu, testaa se valitsemalla Kokeile oikeasta yläkulmasta.

Syötä joitakin testikohteita kenttiin ja tarkista, miten kohde toimii.

39 Try It

Sopimusten lähettäminen luettelokohteella

Kun luettelokohde on luotu, käyttäjillä on pääsy kohteeseen (kuvakkeesta) palveluluettelosta tai palveluportaalista allekirjoitettavien asiakirjojen (sopimusten) lähettämistä varten.

 

Palveluluettelo

Kirjoita Palveluluettelo suodatinpalkkiin ja napsauta Palveluluettelo-linkkiä avautuvassa valikossa. 

33 Service Catalog

Löydät kohteen joko kohdasta Useimmin esitetyt pyynnöt tai Adobe Sign -kohteiden kautta Palveluluettelo-sivulta:

35Adobe Sign Item-rebrand

Lähetetyn sopimuksen kohteen tila

Sopimuksen kohteen lähettämisen jälkeen voit tarkastella kohteen tilaa kirjoittamalla Pyydetyt kohteet suodatinpalkkiin ja napsauttamalla Pyydetyt kohteet -linkkiä avautuvassa valikossa.

36RequestedItem

 

Kohdassa Pyydetyt kohteet esitettävällä sivulla on lueteltu kaikki pyydetyt luettelokohteet, jotka on kutsuttu tähän mennessä.

44 Request Catalog Items

 

Kun kohteen tietuetta napsautetaan luettelossa, avautuvassa uudessa ikkunassa on tarkemmat tiedot kohteesta.

45 More Details

Pääsy "Omat sopimukset” -kohteisiin

Yksittäiset käyttäjät, jotka haluavat näyttää vain lähettämänsä sopimuskohteet, voivat tehdä niin kirjoittamalla Omat dokumentit suodatinpalkkiin ja napsauttamalla Omat dokumentit -linkkiä avautuvassa valikossa.

39 Accessing MyDocs

Kun Omat dokumentit -kohdetta napsautetaan, käyttäjälle näytetään kaikki tileihin liittyvät asiakirjat, eli muille lähetetyt sopimukset tai allekirjoitetut sopimukset.

47 My Documents

Napsauttamalla yksirivistä kohdetta avautuu sivu, jolla näytetään pyynnön tila ja liitetyt asiakirjat. Kohde toimii tietueiden tallennustilana, jolloin sopimuksen vastaanottajien kaikki pyydetyt toimet ja (ladattavat) allekirjoitetut asiakirjat voidaan näyttää reaaliaikaisesti. 

48 Specific Items


Palveluportaali

Kohteisiin pääsee palveluluettelon lisäksi palveluportaalin avulla.

 

Palveluportaalisivun luominen:

Kirjoita Palveluportaali suodatinpalkkiin ja napsauta Sivut-linkkiä avautuvassa valikossa:

42Service Portal Menu

Anna sivulle otsikko ja tunnus.

Luo sivu valitsemalla Lähetä.

50 page title and id

Kun sivu on luotu, avaa kohde napsauttamalla sitä.

Vieritä alas ja napsauta kohtaa Avaa Designerissa.

51 Related Links

Vedä 4-4-4-säiliö sivulle. 

52 4-4-4 Container

Aseta Kuvakelinkki (Widgetit-valikosta) säiliön sisäpuolelle.

53 Icon link

Muokkaa kuvakelinkkiä napsauttamalla kynää.

54 Pencil

Täytä valitsemasi kohde. Alla on esimerkki:

Huomautus:

Toiminto Liitä makro ei ole yhteensopiva palveluportaalin kanssa. Luettelokohdetta portaalissa muokatessa on varmistettava, että tarjoamasi linkki viittaa luettelokohteeseen, joka käyttää vain esiladattuja asiakirjoja.

55 Expense Report-small

Kun sivu on luotu, voit palata ServiceNow’hun ja testata uutta portaalisivua valitsemalla Kokeile.


Ladattava PDF-tiedosto

Lataa

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö