Adobe Sign for SharePoint Online -asennuspaketti on saatavana kaikille yritystason tileille, joiden omistaja on kiinnostunut Adobe Sign -ratkaisun asentamisesta. Ennen kuin asennat, ota yhteyttä Success Manageriisi ja varmista, että tilisi on kytketty oikeaan kanavaan, jotta vaadittu API-toiminnallisuus voidaan ottaa käyttöön.

Yleiskatsaus

Adobe Signin integrointi Microsoft SharePointiin tarjoaa yhtenäisen ratkaisun sähköisten allekirjoitusten luomiseen, lähettämiseen, seurantaan ja hallintaan.

Tämä dokumentaatio ja asennuspaketti, johon seviittaa,on luotu Microsoft Onlinen SharePoint-esiintymiä (yleisesti ”SharePoint” tässä ohjeessa) varten.

Ratkaisu on kehitetty SharePoint-laajennussovellukseksi. Sen ominaisuuksia ovat seuraavat:

  • Sopimuksen lähettäminen allekirjoitettavaksi mistä tahansa SharePoint-asiakirjakirjastosta tai -luettelosta.
  • Asiakirjojen lähettäminen yksittäiselle tai usealle vastaanottajalle asiakirjakirjastosta tai mukautetuista SharePoint-luetteloista.
  • Tietojen kopioiminen asiakirjoihin SharePoint-luetteloista ja asiakirjakirjastoista, kun asiakirjat lähetetään allekirjoitettavaksi.
  • Tietojen kopioiminen allekirjoitettujen sopimusten lomakekentistä SharePoint-luetteloiden tekstisarakkeisiin ja asiakirjakirjastoon, kun asiakirja on allekirjoitettu ja sen tila on päivitetty automaattisesti tai manuaalisesti Sopimuksen tila -sivulla
  • Kaikkien allekirjoitettujen sopimusten arkistointi SharePointissa.
  • Adobe Signin hallintasivun lisäämismahdollisuus SharePointin verkko-osaksi, jolloin SharePoint-käyttäjät voivat käyttää sivua sopimusten seurantaan ja päivittämiseen.

Vaatimukset

Jotta voisit määrittää ratkaisun, sinun TÄYTYY olla sekä SharePoint-sivuston järjestelmänvalvoja että Adobe Sign -tilien järjestelmänvalvoja. Jos et itse ole Adobe Sign -tilien järjestelmänvalvoja, määritä integrointi yhteistyössä sellaisen kanssa.

Ainoastaan Microsoft SharePoint -sivuston järjestelmänvalvoja voi asentaa ja määrittää Adobe Sign -ratkaisun. Tarkista SharePoint-sivustoratkaisun asentamiseen mahdollisesti vaadittavat järjestelmän lisäkäyttöoikeudet SharePoint-dokumentaatiosta ja organisaatiosi SharePoint-sivustosta tai -järjestelmänvalvojalta.

Microsoft Office 365 -vuokraajan etunimi, sukunimi ja työsähköpostiosoite on määritettävä kaikille SharePoint-käyttäjille, jotka haluavat käyttää Adobe Sign -laajennusta SharePoint-sivustoillaan.

Adobe Sign -ratkaisun kaikkien käyttäjien on kuuluttava SharePoint-sivuston oletusarvoisten sivuston jäsenten tai oletusarvoisten sivuston omistajien joukkoon. Kaikilla Adobe Sign -käyttäjillä on oltava vähintään sivuston muokkausoikeudet.


Tuetut selaimet

Laajennus tukee Chrome-, Firefox- ja Safari-selaimia.

Internet Explorer 11 ja uudemmat versiot (ml. Edge)

Internet Explorer- ja Edge-selaimen Luotetut sivut -asetuksiin on tehtävä eräitä määrityksiä, jotta SharePoint-laajennukset toimivat.  Internet Explorer 10:tä ja sitä vanhempia versiota ei tueta.

Lisäksi IE 11:n / Edgen käyttäjien on erikseen lisättävä seuraavat sivut selaimen Luotetut sivut -asetuksissa:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Luotettujen sivujen muokkaaminen:

1. Avaa IE 11.

► Edge: Paina Windows + S.

2. Klikkaa Asetukset-kuvaketta (hammaspyörää) ja valitse pudotusvalikosta Internet-asetukset.

► Edge: Kirjoita Internet-asetukset ja paina Enter.

IE11 Options

3. Internet-asetukset -valikko aukeaa. Valitse Tietosuoja-välilehti.

4. Klikkaa Luotetut sivustot -kuvaketta.

5. Klikkaa Sivustot-painiketta.

6. Kirjoita jokin yllä mainituista URL-osoitteista ja klikkaa Lisää.

7. Lisää muut yllä mainitut URL-osoitteet.

8. Sulje Internet-asetukset -valikko, kun olet valmis.

Trusted Sites HelpX


Asentaminen

Adobe Sign for SharePoint -paketin verkkoversion asentaminen:

1. Varmenna henkilöllisyytesi ja kirjaudu sivustoon.

2. Siirry kohtaan: Sivuston sisältö > Uusi > Sovellus.

Nav to App

 

3. Napsauta SharePoint-kauppa.

SharePoint Store

 

4. Kirjoita Hae sovellusta -hakukenttään (sivun oikea yläkulma) hakusanaksi Adobe Sign.

5. Valitse Adobe Sign hakutuloksista napsauttamalla sen kuvaketta kerran.

AS in Store-rebranded

 

6. Aloita automaattinen asennus napsauttamalla LISÄÄ-painiketta.

Sovelluksen asennus kestää muutaman minuutin.

Määritys – Vaaditaan

Kun sovellus on asennettu, voit alkaa lähettää sopimuksia enää kahden vaiheen jälkeen:

  • Salli käyttäjien käyttää laajennusta
  • Yhdistä Adobe Signiin


Käyttäjien lisääminen sivuston oletusarvoiseen jäsen- tai omistajaryhmään

Adobe Sign -ratkaisun käyttäjät on lisättävä joko sivuston oletusarvoiseen jäsenryhmään tai sivuston oletusarvoiseen omistajaryhmään, ja käyttäjillä on oltava vähintään muokkaustason käyttöoikeudet.

Näkyvyys Adobe Signin käyttöliittymässä määräytyy käyttäjän valtuuksien mukaan:

  • Adobe Signin hallinnoinnin käyttöliittymä näkyy käyttäjälle, kun:
    • käyttäjä kuuluu AssociatedOwnerGroup-ryhmään.
  • Adobe Signin normaali käyttöliittymä näkyy, kun:
    • käyttäjä kuuluu AssociatedMemberGroup-ryhmään.

Ratkaisu ei toimi käyttäjille, jotka ovat ainoastaan Vieraat-ryhmässä.

Huomautus:

Sivuston järjestelmänvalvoja lisää itsensä tavallisena käyttäjänä toiseen (tai molempiin) sivuston ryhmiin erikoiskäyttöoikeudella. Sivuston järjestelmänvalvojan on otettava käyttöön alla olevat käyttöoikeudetkäyttäjilleryhmän mukaan, johon ne on lisätty:

  • <SITE_COLLECTION_NAME> Jäsenet → Ota käyttöön Muokkaa
  • <SITE_COLLECTION_NAME> Omistajat → Ota käyttöön Täysi hallinta

 

Liittyvillä ryhmillä voi olla eri nimet. 

Käyttäjä, jolla on täydet hallintaoikeudet tietyssä SharePoint Online -sivustossa, voi tarkistaa oletusryhmänsä siirtymällä osoitteeseen https://[tenantname].sharepoint.com/sites/[sitename]/_layouts/permsetup.aspx.

[sitename] voi olla ylätason sivustoon tai sisäkkäiseen alisivustoon viittaava merkkijono.

Site Collection Admin Group Permissions
SetDefaultgroups

Varoitus:

Kun jäsenet on lisätty ryhmiin, Microsoft-palvelinten synkronointi voi kestää useita minuutteja.  Tällä ei ole vaikutusta muihin määrityksiin, mutta käyttäjän testaus/käyttö tulisi keskeyttää tämän ikkunan keston ajaksi.


Muodosta luottamussuhde Adobe Signiin

Adobe Sign muodostaa OAuth-yhteyden SharePoint-ympäristöösi, mikä mahdollistaa sovelluksen saumattoman käytön kaikille käyttäjille.

Sinun on oltava sekä Adobe Sign -sovelluksen tilin että SharePointin järjestelmänvalvoja, jotta voit muodostaa suhteen.  Järjestelmänvalvojan tilin käytöstä poiston riskin minimoimiseksi suosittelemme käyttämään toimivaa sähköpostiosoitetta (esim. AdobeSignAdmin@MyDomain.com).

OAuth-yhteyden muodostaminen:

1. Siirry Adobe Signin Asetukset-sivulle. 

2. Napsauta Kirjaudu Adobe Signiin -linkkiä.

3. Valitse, missä laajuudessa haluat asentaa Adobe Signin.

► Yhdistä Adobe Sign -tili nykyiseen SharePoint-sivustoon (paikallinen asennuslaajuus)

• Tämä toiminnallisuus yhdistää laajennuksen Adobe Sign -tiliin nykyisen SharePoint-sivuston tasolla

a. Napsauta Kirjaudu Adobe Signiin -painiketta

enable_oauth_-_currentsite-updated

b. Kirjaudu Adobe Signiin käyttämällä varmentamiseen järjestelmänvalvojan tunnuksiasi

c. Napsauttamalla Anna käyttöoikeudet voit hyväksyä luottamuksellisen suhteen Adobe Signin ja SharePointin välille

○ Kun yhteys on luotu, näet hetken aikaa sitä koskevan onnistumisilmoituksen

 

local_auth
local_approve_access

 

► Yhdistä Adobe Sign -tili koko SharePoint-vuokralaiseen (vain O365-vuokraajan järjestelmänvalvojalle)

• Tämä on uusien asennusten lähtökohtainen laajuus

• Adobe Sign ei edellytä toistettua OAuth-kirjautumista yleiseen asennuslaajuuteen liittyvien laajennusten käyttämiseksi

• Adobe Sign OAuth -kirjautuminen minkä tahansa yksittäisen laajennuksen yhteydesä riittää asettamaan kaikkien muiden asennettujen tapauksien Sign-yhteyden yleiseen laajuuteen

○ OAuth on suoritettava ainakin yhden yleisen laajuuden laajennuksen yhteydessä

• Kaikki juuri asennetut laajennustapaukset liittyvät automaattisesti yleisessä laajuudessa saatavana olevaan Adobe Sign -tiliin

a. Napsauta Kirjaudu Adobe Signiin -painiketta

select_tenant_install

b. Kirjaudu SharePointiin käyttämällä varmentamiseen järjestelmänvalvojan tunnuksiasi

c. Hyväksy käyttöoikeus SharePoint-resursseihin napsauttamalla Hyväksy

1_tenant_auth1
2_tenant_approveaccess

d. Kirjaudu Adobe Signiin käyttämällä varmentamiseen järjestelmänvalvojan tunnuksiasi

e. Napsauttamalla Anna käyttöoikeudet voit hyväksyä luottamuksellisen suhteen Adobe Signin ja SharePointin välille

○ Kun yhteys on luotu, näet hetken aikaa sitä koskevan onnistumisilmoituksen

 

3_tenant_auth2
4_tenant_approveaccess2

Huomautus:

Jos käyttäjää käytetään tällä hetkellä OAuth-yhteyden ylläpitoon, painike ilmaisee, että voit Kirjautua toisella tilillä. Suhteen varmentava senhetkinen käyttäjä on ilmoitettu selvästi painikkeen alla.

logged_in_-_currentsite-updated

Määritys – Valinnainen

Seuraavat määritykset ovat valinnaisia, mutta ne voivat nostaa Adobe Signin tuottamaa arvoa merkittävästi.

Tallennustila allekirjoitetuille asiakirjoille

Järjestelmänvalvojana voit määrittää yleisen kohdekansion, johon kaikki sivuston loppuun viedyt sopimukset tallennetaan. Tämä määritetään Adobe Signin tiliasetukset -sivulla.

Kun yleinen tallennuskansio on määritetty, kaikki allekirjoitettujen sopimusten ja jäljitysketjujen PDF-tiedostot tallennetaan automaattisesti tähän yleiseen tallennuskansioon. Tämä koskee myös dokumenttikirjastoista lähetettyjä sopimuksia ja luetteloita.

defined_global_storagefolder

Jos yleistä tallennuskansiota ei ole määritetty Adobe Signin tiliasetukset -sivulla, dokumenttikirjastoon, josta sopimus on luotu/lähetetty, luodaan automaattisesti uusi Allekirjoitetut sopimukset -kansio. Kaikkien samasta kirjastosta lähetettyjen ja loppuun vietyjen sopimusten valmiit PDF-versiot palautetaan samaan Allekirjoitetut sopimukset -kansioon.

Default folder

 

Luettelosta lähetetyt sopimukset liitetään luettelokohteeseen (liitetiedostoina), jos yleistä oletustiedostoa ei tunnisteta.

List Attachments

Jäljitysketjut

Adobe Sign palauttaa oletusarvoisesti ainoastaan sopimuksen allekirjoitetun PDF-version.  Jos otat käyttöön Tallenna jäljitysketju allekirjoitetun sopimuksen kanssa -ominaisuuden, Sign palauttaa toisen PDF-tiedoston, joka sisältää sopimuksen täydellisen jäljitysketjun.

Document stoprage

Mallin kartoitus

Adobe Sign tukee tietojen jakamista SharePoint-luetteloiden ja sopimusten lomakekenttien välillä.

Käyttämällä työnkulkuja ja kartoittamalla luettelokentät lomakekenttiin voit esitäyttää asiakirjoja automaattisesti ennen niiden lähettämistä. Tämä säästää lähettäjien ja/tai allekirjoittajien aikaa, nopeuttaa työskentelyä ja vähentää virheellisten tietojen syöttämisen mahdollisuutta.

Voit myös luoda kartoituksen, joka kerää lomakekenttien tiedot allekirjoitetusta sopimuksesta ja kopioi ne SharePoint-luetteloon.

Huomautus lomakkeista ja ”tekstitunnisteista”

Onnistunut tietojen vastaavuuden määritys edellyttää, että lomakkeisiin on esimääritetty kenttien nimet, jotta voit loogisesti yhdistää luettelon kentän Adobe Sign -lomakkeen kenttään. 

Alla on esimerkki yksinkertaisesta lomakkeesta.  Molemmilla puolilla olevat aaltosulkuparit (jotka määrittävät kentän leveyden) ja kentän nimi (merkkijono aaltosulkujen sisällä) määrittävät lomakkeen kentät. Tätä tekstipohjaista syntaksia kutsutaan yhteisnimellä "tekstitunnisteet".

Data Mapping Example Form

Tekstitunnisteet voivat sisältää nimen lisäksi muitakin argumentteja, esimerkiksi tarkistuksia, laskujajasäännöllisiä lausekkeita. Tarkemmat ohjeet lomakkeiden suunnittelusta löydät täältä. Tämän ominaisuuden avulla voit merkittävästi parantaa allekirjoitusprosessin aikana kerättyjen tietojen laatua.

PDF-lomakkeita voidaan luoda myös Acrobatin avulla.

Myös Adobe Signin sisällönluontiympäristöä voi käyttää lomakkeiden luomiseen, jos sallit käyttäjien liittää Adobe Signin kirjastoon tallennettuja asiakirjoja.

 

Määrityskentät

Luettelo- ja lomakekenttien nimien vastaavuuden määrittäminen on nopea ja helppo toiminto, kun olet määrittänyt luettelon ja lomakkeen.

Huomautus:

Seuraavan tyyppiset SharePoint-sarakkeet ovat tuettuja: Yksirivinen teksti, Numero, Valinta (”valintanapit”), Monirivinen teksti, Kyllä/Ei (valintaruutu). 

SharePoint-sarakkeen tyyppi Signin tekstitunniste Dokumentin mallitunnisteet
Yksirivinen teksti Teksti {{text}}
Numero Teksti {{number:num}}
Valinta (”valintanapit”) Valintanapit {{(Red)Color_es_:signer1}}
Monirivinen teksti Monirivinen teksti {{largeField2_es_:signer1:multiline(5)}}
Kyllä/Ei (valintaruutu) Valintaruutu {{ck_es_:checkbox:label("Hyväksyn.")}}

Kartoitusluettelon luominen:

1. Siirry Adobe Signin Asetukset-sivulle.

2. Napsauta Tietojen kartoitus -välilehteä.

3. Valitse, minkä kartoituksen haluat määrittää:

► Kartoitus SharePointista sopimukseen – Esitäytä kentät luettelosta.

► Kartoitus sopimuksesta SharePointiin – Kerää kenttien tiedot loppuun viedyistä sopimuksista.

Huom. Jokainen kartoitus on yksilöllinen. Jos haluat luoda prosessin, jossa lataat luettelotietoja sisältävän lomakkeen ja haluat päivitettyjen tietojen kartoittuvan takaisin luetteloon, kun sopimus on viety loppuun, sinun on luotava molemmat mallit.

4. Valitse luettelo, jota haluat käyttää kartoitukseen.

Mapping - Select Tempalate

 

Sivu päivittyy ja näyttää valitun luettelon pudotuskentässä, Plus-kuvakkeen uusien paririvien lisäämistä varten sekä kaksi uutta kenttäotsikkoa:

○ SharePoint-kenttä – Luettelokentän nimi

○ Sopimuskenttä – Lomakekentän nimi.

Template Mapping fields

 

5. Avaa uusi kenttien pariliitos napsauttamalla Plus-kuvaketta kenttäparien alaosassa.

Kun napsautat kuvaketta, kaksi uutta kenttää ilmestyy. Yksi (pudotuskenttä) sisältää kaikki SharePoint-luettelokentät, toiseen (tekstikenttä) voit kirjoittaa sopimuksen lomakekentän nimen.

6. Valitse SharePoint-kentän nimi pudotuskentästä.

7. Kirjoita sopimuksen lomakekentän nimi, jonka kanssa haluat kartoittaa suhteen.

8. Toista vaiheet 6 ja 7 kaikille kentille, joista haluat muodostaa parin.

Kunkin kenttänimen pari on määritettävä erikseen.  Mikäli haluat poistaa parin, napsauta roskakoria rivin oikeassa reunassa.

9. Kun kaikki kenttäparit on määritetty, napsauta Tallenna-painiketta.

Kentät kartoitetaan jatkuvasti, ja kartoitus koskee kaikkia sopimuksia, jotka lähetetään asiakirjan tai luettelon kautta, joihin kartoitus liittyy. Järjestelmänvalvoja voi palata kartoitusmalleihin koska tahansa mallin luomisen jälkeen, valita asiakirjan tai luettelon ja nähdä kartoitetut suhteet. Järjestelmänvalvoja voi myös muokata, lisätä tai poistaa yksittäisiä suhdepareja tarpeen mukaan.

Jos järjestelmänvalvoja haluaa poistaa kaikki kirjaston asiakirjassa tai SharePoint-luettelossa määritetyt kartoitusmallin rivit yhdellä napsautuksella, hän voi tehdä näin valitsemalla haluamansa asiakirjan tai luettelon ja napsauttamalla Tyhjennä edellinen kartoitus -painiketta.  Poistettuja kartoitusrivejä ei voi palauttaa; jos rivejä tarvitaan poistamisen jälkeen, ne pitää luoda uudelleen.

Lisensoitu Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License -lisenssin mukaan.  Creative Commons -lisenssien ehdot eivät koske Twitter™- ja Facebook-viestejä.

Lakisääteiset ilmoitukset   |   Online-tietosuojakäytäntö