Adobe Sign pour SharePoint – Guide Mappages de modèles

Présentation

Adobe Sign prend en charge l’association des données entre les listes SharePoint et les champs de formulaire d’accord.

En utilisant des workflows et en mappant les champs de liste aux champs de formulaire, vous pouvez automatiquement préremplir les documents avant l’envoi, ce qui accélère le remplissage du formulaire pour les expéditeurs et/ou les signataires et réduit les chances d’une saisie incorrecte des données.

À l’inverse, vous pouvez également créer un mappage qui extrait les données des champs de formulaire d’un accord signé afin de remplir une liste SharePoint.


Un mot sur la création de formulaires web avec des champs

Pour réussir un mappage, vous devez disposer de formulaires créés avec des noms de champ définis pour pouvoir associer logiquement un champ Liste à un champ de formulaire Adobe Sign.

Il existe plusieurs façons de créer des formulaires qui peuvent être ensuite chargés dans Adobe Sign :

  • L’environnement de création d’Adobe Sign propose une détection automatique des champs, ce qui accélère considérablement la création de formulaires.
    • Les champs de formulaire placés automatiquement possèdent un nom générique (Champ personnalisé 1) et doivent être renommés de manière significative pour l’utilisation du champ.    
  • Les formulaires PDF peuvent être également créés à l’aide d’Acrobat.  Les formulaires Acrobat peuvent aussi détecter automatiquement où les champs doivent être.
    • En outre, Acrobat place automatiquement les champs en utilisant un nom de champ dérivé du texte de procédure sur le document. Ces noms sont souvent obscurs ou ont un sens large et doivent être remplacés par une valeur intuitive pour l’utilisation du champ.
  • Des balises de texte peuvent être utilisées si la génération de votre document produit un document texte modifiable.

Le mappage de champs repose sur la liaison logique entre le nom d’un champ sur le formulaire et le nom d’une colonne dans SharePoint.

Quelle que soit la méthode utilisée, veillez à nommer correctement vos champs afin de pouvoir les identifier facilement lorsqu’ils sont présentés sous forme de liste (lors du processus de mappage).

Remarque :

Les types de colonnes SharePoint suivants sont pris en charge : Ligne de texte unique, Nombre, Choix (« Cases d’option »), Plusieurs lignes de texte, Oui/Non (case à cocher). 

Type de colonnes SharePoint Type de champ Adobe Sign
Ligne de texte unique Texte
Nombre Texte
Plusieurs lignes de texte Texte sur plusieurs lignes
Oui/Non (case à cocher) Case à cocher


Workflow détaillé de mappage de modèles

Dans l’exemple ci-dessous, l’administrateur SharePoint souhaite envoyer des accords à une liste de clients.

Une liste SharePoint des clients existe déjà, et contient des informations détaillées sur chaque destinataire (« First Name » et « Last Name »), mais des informations supplémentaires (« Age » et « Occupation ») sont également recueillies.

Un formulaire est créé (à l’aide de balises de texte) pour importer les valeurs de nom de la liste SharePoint et recueillir les nouvelles valeurs souhaitées.

Une fois l’accord complété, les valeurs de champ mappées du formulaire sont renvoyées dans la liste SharePoint.

Remarque :

Cet exemple affiche un formulaire qui contient uniquement des champs à des fins de clarté.

Votre formulaire aura probablement davantage de contenu, mais les champs fonctionnent de la même manière.

  1.  Création d’une liste SharePoint

    Connectez-vous à votre site web SharePoint et créez une liste de signataires (c’est-à-dire les personnes auxquelles vous souhaitez envoyer l’accord pour signature).

    • Nous allons utiliser M. John Smith pour notre exemple dans ce workflow.
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  2. Création d’un modèle d’accord (à l’aide d’un fichier Word, PDF, etc.)

    Il est important de se souvenir d’utiliser des balises de texte appropriées, qui doivent être similaires à ce qui suit : {{first_name}}

    Dans cet exemple, nous utilisons un document appelé mapping_test.docx, contient quatre balises de texte :

    • {{first_name}}
    • {{last_name}}
    • {{age}}
    • {{occupation}}
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  3. Création de mappages de modèles

    Il existe deux types de mappage de modèles : 

    • Le mappage SharePoint vers accord est utilisé pour pré-renseigner les détails provenant d’une liste SharePoint (étape 1) dans l’accord Adobe Sign.
    1. Sélectionnez la case d’option Mappage SharePoint vers accord.
    2. Sélectionnez la liste appropriée dans le menu déroulant.
      • Il est important de définir le mappage de modèle pour la bonne liste (c’est-à-dire la liste créée lors de l’étape 1) afin de s’assurer que le mappage de modèles fonctionne correctement.
      • Vous pouvez définir des mappages de modèles uniques pour différentes listes SharePoint.
    3. Configurez le mappage approprié entre les champs SharePoint et Accord.
      • Le champ SharePoint est le nom de la colonne mentionné dans la liste SharePoint (étape 1).
      • Le champ Accord est le nom de la balise de texte utilisé dans le modèle d’accord (étape 2). 
      • Dans cet exemple, nous utilisons « FirstName » et « LastName » pour le mappage SharePoint → Accord afin que les champs « first_name » et « last_name » correspondants soient pré-renseignés dans le modèle d’accord à l’aide des valeurs de la liste SharePoint. 
    Mappage SharePoint vers accord

    • Le Mappage accord vers SharePoint est utilisé pour mettre à jour la liste SharePoint avec les valeurs des champs d’accord une fois l’accord complété :
    1. Sélectionnez la case d’option Mappage accord vers SharePoint.
    2. Sélectionnez la liste correcte dans le menu déroulant. 
    3. Configurez le mappage approprié entre les champs SharePoint et Accord. 
      • Dans cet exemple, nous utilisons les champs « Occupation » et « Age » pour le mappage Accord → SharePoint, qui correspondent aux champs « Occupation » et « Age » de la balise de texte.
    Mappage Accord vers SharePoint

  4. Déclenchement de l’envoi pour signature

    Une fois les champs de la liste et du modèle d’accord correctement associés, vous êtes prêt à envoyer l’accord :

    • Accédez à la liste SharePoint (créée à l’étape 1).
    • Sélectionnez un signataire dans la liste : M. John Smith dans cet exemple.
    • Accédez au menu ruban Adobe Sign et sélectionnez l’option Envoyer pour signature.
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  5. Sélection du modèle d’accord :

    À ce stade, il est important de sélectionner le modèle d’accord correct que vous avez créé à l’étape 2.

    • Sélectionnez le modèle d’accord (mapping_test dans cet exemple).
    • Cliquez sur Joindre.
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  6. Renseignement de la page Envoyer :

    • Saisissez l’adresse électronique du destinataire.
      • Si vous suivez l’exemple, saisissez une adresse électronique à laquelle vous avez accès.
        • Cette adresse électronique doit être différente de celle depuis laquelle vous envoyez l’accord.
    • Modifiez le message selon les besoins.
    • Vérifiez que le modèle d’accord correct est joint dans la section Fichiers.
    • Cochez la case Prévisualiser et ajouter des champs de signature.
    • Cliquez sur Suivant.
    Configuration de l’accord

  7. Vérification du mappage SharePoint → Accord :

    À ce stade, vous devez pouvoir vérifier que le mappage de modèle SharePoint → Accord fonctionne correctement.

    D’après notre exemple, vous devriez noter que « first_name » et « last_name » ont été automatiquement renseignés avec les informations correctes en fonction des informations de la liste SharePoint :

    • Vérifiez que chaque champ mappé importe les valeurs correctes.
    • Vérifiez que les champs non mappés sont vides. Il s’agit des champs que le destinataire complètera.
    • Ajoutez des champs supplémentaires si besoin.
      • Ajoutez au moins un champ de Signature.
    • Cliquez sur Envoyer.
    Ajout de champs de formulaire

  8. Terminer le processus de signature :

    Le destinataire complète l’accord :

    • Le destinataire accède à l’accord via un lien dans le message électronique.
      • Si vous suivez l’exemple, connectez-vous à la boîte de réception à laquelle vous avez envoyé l’accord.
    • Le destinataire complète le formulaire d’accord.
      • Saisissez des valeurs dans les champs Occupation et Age.
    • Signez le document.
    • Cliquez sur le bouton Cliquer pour signer pour terminer le processus de signature.
    Cliquez pour signer.

  9. Vérification du mappage Accord → SharePoint :

    Une fois l’accord complété :

    • Connectez-vous à nouveau à votre compte SharePoint.
    • Accédez à la liste SharePoint (étape 1).
    • Vérifiez que le mappage Accord → SharePoint fonctionne en examinant la liste et en vérifiant que les nouvelles valeurs du modèle d’accord ont été placées dans SharePoint.
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