在 Acrobat 建立表格

在 Acrobat 建立表格的功能,整合了最佳的文字標籤和 Document Cloud 電子簽章服務的拖放功能。您可以使用 Acrobat 的表格欄位及對齊工具,將實際欄位放置於文件中。放置欄位之後,您可使用修正版文字標籤來定義欄位屬性。

文件一經上傳,系統便會讀取標籤內容和查看表格欄位尺寸,並在適當位置產生電子簽章服務欄位。

本指南涵蓋 Acrobat 各種工具的使用方法,以及各種可使用的標籤屬性。

Acrobat 表格欄位

表格功能表

  1. 開啟 Acrobat,按一下左上角的「工具」按鈕。

  2. 選取「準備表格」,然後按一下「新增」

    根據您是要新增表格欄位至現有的 PDF,或是要掃描的紙本文件開始進行,按一下「選取檔案」「掃描文件」

    Acrobat 會搜尋文件中加上底線的空格或空白的方塊,並自動將表格欄位放在這些位置。欄位中若已含有文字,此程序也會為該欄位命名。最後,所有欄位名稱會替換為標籤。不過,如果欄位不需要標籤,則欄位將保留特定命名,以避免產生欄位交互放置的問題。

    「欄位交互放置」是指當欄位的名稱相同,Document Cloud 電子簽章服務會將欄位資料複製到另一個欄位。

欄位類型

使用 Acrobat 建立表格時,請特別注意所使用的表格欄位。只有以下表格欄位可轉換為電子簽章服務,若使用其他欄位可能會使文件發生問題。

文字欄位

文字欄位是最常用的表格欄位。視新增的 PDF 標籤而定,這類欄位甚至也可變更為「選項按鈕」或「核取框」。

核取框

核取框可轉換至電子簽章服務使用,在需要「勾選所有適用項目」時應使用此欄位類型。

這類欄位可分為 2 種狀態:已勾選和未勾選。在欄位屬性中,您可以設定核取框勾選後的轉存值。此轉存值會用在條件陳述式或已計算的欄位方程式中。

選項按鈕

選項按鈕可轉換至電子簽章服務使用,在需要「選擇群組中任一選項」時應使用此欄位類型。

在群組中至少必須有 2 個選項按鈕。每一個選項都可有各自的轉存值設定。此轉存值會用在條件陳述式或已計算的欄位方程式中。

下拉式功能表

下拉式功能表可轉換至電子簽章服務使用,在需要「從清單中挑選」時應使用此欄位類型。

您可以在表格欄位屬性中,設定可用的清單選項。每一個選項都有各自應顯示的內容及轉存值。按一下已建立的選項,可將其設為預設選項。如果不想設定預設選項,只要按一下清單中的空白處,便可不選取任何選項。

放置欄位

  1. Acrobat 工具列 顯示建立和編輯表格欄位的各種任務。在工具列中按一下「新增文字欄位」按鈕。

  2. 游標會改變形式,如下圖所示。按一下可將欄位依原樣放置在您點選的位置。或者,您也可以點選、按住並拖曳,以調整欄位至您想要的大小。

    將欄位放置在頁面後,畫面會出現一個小視窗。您可在此方塊變更欄位名稱。若為將欄位新增至文件中,您可以忽略此步驟。您也可以稍後再變更欄位名稱。

    若要調整欄位大小,請拖曳其中一個藍色方塊 (或控點)。

調整表格欄位大小及對齊工具

將欄位大致放置在文件後,您可使用 Acrobat 的工具來統一欄位大小,以及對齊欄位位置。

如果要將兩個大小不同的欄位統一尺寸,請在欄位附近拖曳游標以選取欄位。您也可以點選其中一個欄位,然後按一下 Ctrl 鍵並點選另一個欄位。

若要設定多個欄位的大小和對齊方式,請在想要對齊或大小正確的欄位上按一下右鍵,然後選擇功能表中的動作。

在此範例中,我們想要將 Text4 設為跟 Text3 相同的大小,因此我們將這兩個欄位選取,在 Text3 上按一下右鍵,然後選擇「將欄位設為相同大小」>「兩者」

現在,Text4 與 Text3 便是相同大小。接著,我們想要將 Text4 的左側與 Text3 的左側對齊。同樣將這兩個欄位選取,在 Text3 上按一下右鍵,然後選取「對齊、均分或置中」>「左齊」

在表格欄位中使用標籤

PDF 標籤與文字標籤相同,但不須直接將標籤置於文件中,而是將表格欄位以標籤命名。此外,PDF 標籤不使用括住文字標籤的大括號。

您可以在這裡找到文字標籤的相關文章。

在文件中新增所有表格欄位後,欄位清單會顯示於窗格右下方。使用此清單即可快速尋找或存取文件中的所有表格欄位,而不用在頁面搜尋。

由於欄位名稱都會在此顯示,無論要變更或查看標籤都可輕鬆執行。

將表格欄位名稱變更為標籤,可讓您套用電子簽章服務可辨識的任何欄位屬性,不會像文字標籤一樣必須犧牲文件空間。

若要存取表格欄位的屬性功能表,請在欄位上按兩下,或按一下右鍵從功能表中選擇「屬性」。此外,您也可以在右側欄位清單中的清單上按兩下或按一下右鍵。

「屬性」視窗中的「一般」標籤會顯示欄位的「名稱」、「工具提示」和「通用內容」。

  • 名稱: 可在此新增表格欄位的標籤
  • 工具提示: 如果滑鼠指標停留在欄位上,便會蹦現快顯資訊
  • 唯讀: 不可存取及編輯欄位;如果資訊是透過整合或 CSV 檔輸入至欄位,則通常會使用此狀態
  • 必填: 將欄位標記為必填,必須將資料填入此欄位,否則簽署程序將無法完成

如要建立多行欄位,請在「選項」標籤下,選取「多行欄位」

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