建立文字巨集

「文字巨集」是一連串按鍵的快速鍵。 巨集可以如同輸入經常用到的單字或片語一樣簡單,或者像設定地址格式這樣地複雜。「巨集碼」則是您建立的文字巨集名稱。 例如,可以建立會變更為完整名稱的巨集碼 (例如,cdc) 來代替重複輸入「Centers for Disease Control and Prevention」。

  1. 選擇「視窗 > 文字巨集」。
  2. 如果要從現有的文字中建立文字巨集,請在文件中選取文字。
  3. 從「文字巨集」面板選單中選擇「新增巨集」,或按一下「文字巨集」面板中的「新增巨集」按鈕
  4. 在「巨集碼」文字方塊中輸入巨集碼。 請注意,巨集碼會區分大小寫。

    巨集碼會出現在「文字巨集」清單中。

  5. 針對「巨集文字」,當您啟動文字巨集時鍵入要輸入的文字字串。
  6. 若要在插入或調換巨集文字時從現有文字中加入文字屬性,請選取「記住文字屬性」。

    根據預設,插入或調換的巨集文字會使用目的地段落的樣式屬性。

  7. 若要指定可啟動巨集的鍵盤快速鍵,請將游標放在「巨集快速鍵」文字方塊中,然後按住您要當做快速鍵使用的按鍵。

    如果您關閉「文字巨集」面板中的「自動調換巨集文字」,快速鍵就會特別好用。

    如果您要指定給巨集的鍵盤快速鍵已指定給其他功能,會在對話框底部顯示警告符號,並帶一則訊息「目前指定給:[功能]」。 如果選擇將鍵盤快速鍵指定給巨集,就會覆寫前一個鍵盤快速鍵功能。

  8. 按一下「確定」。

您可以使用巨集快速鍵或從「文字巨集」面板選單中選擇「調換巨集文字」,在輸入時自動以巨集文字取代巨集碼。

編輯文字巨集

  1. 在「文字巨集」面板的清單中,按兩下您要編輯的文字巨集,或選取文字巨集然後按一下「文字巨集」面板中的「編輯文字巨集」按鈕
  2. 在文字方塊中輸入變更,然後按一下「確定」。

複製巨集

使用「複製巨集」指令,建立現有巨集的拷貝。 複製巨集會指定和原始巨集一樣的程式碼,但會附加編號,並在「文字巨集」面板中會緊接地列在原始巨集之後。 例如,複製巨集「DOT」會建立巨集拷貝「DOT1」。

  1. 從「文字巨集」面板的清單中,選取您要複製的文字巨集。
  2. 從「文字巨集」面板選單中選取「複製巨集」。

刪除文字巨集

  1. 從「文字巨集」面板清單中,選取您要刪除的文字巨集。
  2. 從「文字巨集」面板選單中選取「刪除巨集」。

註解:

一旦刪除巨集,就無法還原刪除動作。

插入或調換巨集文字

有三種方法可讓您插入巨集文字:使用「插入巨集文字」指令在插入點插入巨集文字、在輸入時自動插入巨集文字或以巨集文字調換現有的文字。

自動插入巨集文字

如果選取了「自動調換巨集文字」,就會在您輸入時自動將巨集碼轉換為巨集文字。 例如,如果已建立巨集碼「cdc」,當您輸入「cdc」且隨後跟著空格或句點等文字結束字元時,就會出現「Center for Disease Control and Prevention」。 巨集碼會區分大小寫。

  1. 請確定已選取「文字巨集」面板選單的「自動調換巨集文字」 (旁邊應該會出現核取記號)。
  2. 輸入巨集碼且隨後跟著文字結束字元 (空格、逗點、句點或段落切換符號)。

註解:

如果要復原巨集碼文字,請選擇「編輯 > 還原」,直到重新顯示巨集碼。

在插入點插入巨集文字

「插入巨集文字」指令會在目前的文字插入點中置入選取的巨集文字。

  1. 使用「文字」工具 ,在您要插入巨集文字的位置上按一下。
  2. 執行下列任一項作業:
    • 按下您要使用之巨集的巨集鍵盤快速鍵。

    • 從「文字巨集」面板中選取要使用的巨集,然後從面板選單中選擇「插入巨集文字」,或者按一下「插入巨集文字」按鈕

以巨集文字調換文字

「調換巨集文字」指令會針對任何定義的巨集碼 (區分大小寫),搜尋目前文字插入點正前方的文字,如果找到文字就會移除巨集碼,並且以相關聯的巨集文字取代。 例如,已建立「Centers for Disease Control and Prevention」的文字巨集,而巨集碼為「CDC」。 若要使用巨集,請輸入 CDC,然後將文字插入點放在巨集碼正後方,選擇「調換巨集文字」。 InCopy 接著會搜尋插入點正前方的文字,並以巨集文字「Centers for Disease Control and Prevention」取代「CDC」。

  1. 使用「文字」工具 ,按一下要取代之巨集碼的正右方,或者選取您要取代的文字。
  2. 從「文字巨集」面板選單中選擇「調換巨集文字」,或選擇「編輯 > 調換巨集文字」。

註解:

「調換巨集文字」不會繼續在整份文件中搜尋相符的巨集碼。 若要尋找並取代所有出現的單字或片語,請使用「尋找/變更」指令。

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