eOriginal 電子保存

透過 eOriginal 保存服務封存 Adobe Acrobat Sign 文件

數位管理和保護文件。

Adobe Acrobat Sign 與 eOriginal 合作,透過將重要的已簽署文件封存於安全的數位保存庫,協助組織達成合規性及法規要求。文件一經簽署,eOriginal 功能會在完全數位化的環境中,以最高保護層級來安全地保存文件以合乎法規。組織可以選擇封存特定帳戶中的所有文件、特定群組 (或使用者子集) 啟用的所有文件,或是個別文件。

建立文件後,上傳至 Acrobat Sign 的原始文件會視為契約的授權副本。授權副本會在整個簽名循環中,保存在 Adobe 伺服器。一旦簽名循環完成後,授權副本會封存於 eOriginal 保存庫,而文件會變成法律文書。文件的 PDF 副本會保存於 Acrobat Sign,但是會具有「原始副本」的浮水印,表示 eOriginal 保存的文件是唯一真實版本:

保存的運作方式

一旦完成簽名循環,任何針對保存啟用的交易會觸發 eOriginal 保存服務,以開始轉移授權副本。這是非同步的呼叫回應流程,保存服務會先收到通知,再從 Acrobat Sign 要求資訊,之後 Acrobat Sign 會提供所要求的內容。

這些循序要求會近即時處理,以確保在簽名程序完成之際,同時以保存服務儲存授權副本。

套用最終簽名後,系統會以顯示的順序執行下列步驟:

  1. 以「文件已可供保存」事件更新稽核報告
    • 由於稽核報告必須在合約處於終止狀態時才能完成,且保存程序只能在簽署程序完成後執行,因此無法更新稽核報告,以此表示保存程序已完成。交易事件的記錄 (儲存在 Acrobat Sign 伺服器) 會顯示保存程序是否完成。
  2. 文件和所有相關影像都會加上浮水印。 
    • 系統會為最終文件保留一份未加上浮水印的副本,以供最後上傳給電子保存庫供應商。
    • 到目前為止,只有電子保存庫供應商可使用通過驗證的存取權杖,擷取未加上浮水印的版本
  3. 系統會透過保存庫回呼的 Ping,通知保存服務文件已就緒,可供保存。 
    • Acrobat Sign 會傳送文件的唯一識別碼至保存服務,該識別碼稱為「文件功能金鑰」。
  4. 保存服務會要求文件提供稽核軌跡,以建立文件的設定檔。
  5. Acrobat Sign 會提供稽核軌跡
    • 稽核記錄包含簽署過程中所發生事件的完整記錄,包括簽署者身分、每個事件的日期和時間、IP 位址,以及位置資訊 (如果有的話)。
  6. 保存服務會要求取得未加上浮水印的文件。
  7. Acrobat Sign 會將未加上浮水印的文件提供給保存服務。
  8. 保存服務確認收到文件後,就會通知 Acrobat Sign 保存流程已完成。
  9. 未加上浮水印的最終合約副本會從 Acrobat Sign 系統中清除。
註解:

保存服務只會處理文件的最終 (授權) 副本和相關影像。

文件 (在最終簽署之前) 的中期版本並非保存程序的一部分。

除非透過其他程序 (例如保留原則或 GDPR 動作) 加以刪除,否則這些非正式版本都會以未加上浮水印的狀態保存在 Acrobat Sign 伺服器。

電子保存流程圖

至此,Acrobat Sign 僅儲存最終文件加上浮水印的版本。縮圖影像 (在 Acrobat Sign 中檢視) 也會加上浮水印,以確保只有一個未加上浮水印的版本,由保存服務所存留。

文件完成保存後,Adobe 就不會再為最終文件保留任何未加上浮水印的副本。

使用者如何設定合約的保存方式

是否將合約設定為保存的選項,只有在完成帳戶的服務設定後,使用者才會看到。

使用者可在合約設定介面 (在傳統體驗中的「選項」) 的「合約設定」區段中,勾選或取消勾選「保存此合約」選項,以控制是否要保存合約。

保存此合約」選項的預設值是在服務的設定中定義。 Acrobat Sign支援 如有需要,可以協助變更值。

「請求簽名」頁面會以啟用狀態反白顯示「保存此合約」設定。

註解:

只能在傳統的「傳送」頁面環境中對標示為保存的合約進行修改。原本在「請求簽名」體驗中建立的合約,如果開啟以進行修改,就會載入傳統的「傳送」頁面。

在新的「請求簽名」環境中修改標示為保存的合約,在未來版本中將會導入新的「請求簽名」頁面。

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