概覽

這個 Adobe Sign 增益集讓使用者能開啟任何 Word 或 PowerPoint 檔案,並以該檔案作為新合約的基礎。

本文件分為三個部分:

  • 在 Office 帳戶安裝/啟用增益集 – 在 365 市集啟用增益集的一次性程序。所有使用者不須提升系統權限即可啟用。
  • 在 Office 和 Adobe Sign 間建立經驗證的連結 – 啟用增益集後,須在 Microsoft 和 Adobe Sign 間建立信任關係。在這兩個環境進行驗證即可建立任信任關係,且只須建立一次。
  • 使用增益集 – 本節深入探討此增益集的功能,以及如何透過增益集直接在 Word 或 PowerPoint 用戶端使用 Adobe Sign。

365 系統管理員可集中在租用戶層級安裝增益集,並能在使用者層級控管存取權限。這可讓該租用戶的所有使用者存取 Word 和 PowerPoint。

獨立安裝增益集的個人使用者須另行安裝 Word 及/或 PowerPoint。

注意: 進行驗證和使用增益集時,Office 365 會在開啟新視窗時彈出授權面板。彈出授權面板時,請按一下「允許」

4. Allow Window

必要條件

為讓增益集正常運作,必須在瀏覽器中啟用 cookie。

支援的平台:

  • Word 或 PowerPoint 2013 (Windows 第 15 版以上)
  • Word 或 PowerPoint 2016 (Windows 第 16 版以上)
  • Word 或 PowerPoint Online (365) – 使用:
    • Chrome 第 59 版以上
    • Firefox 第 53 版以上
    • Safari 第 9 版以上
    • Edge 第 38 版以上
    • IE 第 11 版以上
  • Word 或 PowerPoint 2016 (Mac 第 15.34 版以上)

您亦須滿足基本的 Microsoft 需求才能使用 Office

桌面應用程式使用者須確保在 Internet Explorer 中啟用 cookie。


IE/Edge 瀏覽器

為讓增益集在 Internet Explorer 和 Edge 瀏覽器中順利運作,您必須在瀏覽器安全性設定裡信任下列網站:

  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.office.com
  • https://*.office365.com
  • https://*.live.com (If using a Live account)
  • https://*.sharepoint.com
  • 如果使用第三方身分管理系統,亦須新增該 URL


Mac High Sierra OS

High Sierra 使用者可能會在 Word/PowerPoint 桌面應用程式 (16.11 版以上) 存取該增益集時遇到問題,Adobe Sign 會跳出一般錯誤訊息,說明未啟用 cookie。

 

如果發生此問題:

  • 開啟該增益集「設定」,然後「登出」
  • 按一下「開始使用」重新進行服務驗證

如果重新進行驗證無法修正問題,請聯絡客戶支援。

安裝增益集

1. 登入 365 帳戶,選取「Word」或「PowerPoint」選項

2. 開啟 Word 或 PowerPoint 檔案

3. 導覽至功能區的「插入」索引標籤,然後在功能區的「增益集」部分,選取「Office 增益集」選項

4. 系統會開啟「Office 增益集」頁面。選項「市集」選項

5. 在搜尋欄位輸入「Adobe」,然後按一下搜尋圖示

6. 找到「Adobe Sign for Word/PowerPoint」增益集後,按一下該清單項目右側的「新增」按鈕

1. OWA Get From Store

7. 安裝增益集後,「首頁」索引標籤的功能區會新增「Adobe Sign」圖示。有三個選項:

  • 「填寫和簽署」- 只有您須填寫和簽署的文件
  • 「傳送以供簽署」- 除了您以外至少有另一人須簽署的文件
  • 「合約狀態」- 列出十份最近更新文件的清單。

 

3_adobe_sign_iconsaddedtotheribbon

註解:

個人使用者只須將增益集安裝至 Word 或 PowerPoint 其中一個應用程式,套件就會自動安裝至這兩個應用程式。

如果看不到功能區按鈕,請查看「我的增益集」部分以啟用該增益集。

建立經驗證的關係

啟用該增益集後,接著必須讓您的 Microsoft 帳戶與 Adobe Sign 帳戶建立關係。這可確保只有您能透過您的 Adobe Sign 使用者傳送合約。

設定程序非常快速,您只須知道如何在這兩個系統進行驗證。

  • 如果沒有 Adobe Sign 帳戶,可使用免費試用版。(請參閱下方步驟 3)

建立關係後,您不必再次在 Adobe Sign 進行驗證。除非登出該增益集以刻意刪除經驗證的關係,否則會持續保持關係。

注意: Office 會在未動作一小時,或者 24 小時後,提示使用者重新驗證。

 

若要建立信任:

1. 在 Word 或 PowerPoint (已啟用該增益集) 中開啟任一檔案

2. 在功能區找到「Adobe Sign」圖示,然後按一下「傳送以供簽署」

  • 系統會在視窗右側開啟該增益集面板

3. 按一下增益集面板的「開始使用」按鈕

  • 「取得免費試用版」連結會開啟新視窗導向 Adobe Sign 30 天免費試用版註冊頁面。如果您還沒有 Adobe Sign 帳戶,請先註冊取得免費試用版再繼續操作。我們不會收集付款資訊,而您也不須在試用期間或之後支付任何費用。
3. Get Started

4. 系統會提示您進行驗證以進入 365 環境。按一下要使用的使用者。(已驗證過的使用者會顯示在清單頂端)

5. Authenticate to 365 pdfd

5. Office 接著會提示您將存取權限授與該增益集。按一下「接受」

6 Grant 365 Access PDF

系統會開啟新視窗,以針對 Adobe Sign 進行驗證。

6. 使用您的 Adobe Sign 認證進行驗證。

7. OWA Auth to AdobeSign - Rebranded

7. 在 Adobe Sign 驗證後,系統會請您確認存取權限。  按一下「允許存取」

8. Grant Adobe Access - rebranded

Adobe Sign 驗證成功後,右側的增益集面板會顯示增益集啟動顯示畫面。  按一下「知道了」以開啟設定面板。

9. Splash page

使用增益集

啟用增益集後,可開啟任一 Word 或 PowerPoint 檔案,登入 Adobe Sign 並上傳檔案,開始進行簽署流程。

至於兩項簽署功能,系統會自動加入目前在 Word 或 PowerPoint 開啟的文件,並有選項可新增其他檔案。

「合約狀態」功能會顯示最近使用的合約,並根據合約目前狀態提供使用合約的實用連結。

有兩件事須注意:

  • 使用桌面應用程式 (而非線上版) 時,至少須儲存一次檔案才能簽署/傳送
  • 如果使用者未動作一小時,或連續使用 24 小時後,系統會請使用者重新驗證


填寫和簽署

「填寫和簽署」功能是讓使用者填寫文件並簽署。其他收件者無法參與該筆交易。

套用簽名後,您將可於 Adobe Sign 帳戶中存取該文件,並且加以檢視、儲存為 PDF,或 (透過 Adobe Sign 共用) 傳送至任意電子郵件地址。

第一次啟動「填寫和簽署」時,只能選擇新增/移除加入的檔案,然後按一下「繼續」。沒有預設的傳送程序,因此不須進一步設定。

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按一下「繼續」後,系統會開啟「填寫和簽署」頁面,顯示加入的檔案。

該介面可輸入字元文字,並有三個核取方塊圖示 (叉號、鉤號和實心點)。直覺式調整大小功能表會暫留在輸入欄位上,以便調整輸入文字。

輸入的文字不會自動換行,但會按照同一欄位的換行設定換行。

除了輸入欄位,還有「簽名」「縮寫簽名」兩個簽名欄位選項。至少須有一個簽名欄位。

可在此參閱「填寫和簽署」介面詳細資訊。

fill_and_sign_interface

文件填寫完成,並套用簽名後,請按一下視窗右上角的「完成」。

系統會關閉「填寫和簽署」頁面,Word/PowerPoint 介面的 Adobe Sign 面板會改為顯示已完成簽署流程。

完成後的面板有三個選項:

  • 「檢視已簽署的 PDF」- 開啟新索引標籤,顯示已簽署的文件
  • 「儲存副本」- 在本機系統開啟已簽署的 PDF,而您可在此儲存副本
  • 「Adobe Sign 選單」- 重新整理增益集面板,顯示這三個功能

 

fill_and_sign_completepanel


傳送以供簽署

「傳送以供簽署」功能表示 (並要求) 合約至少會傳送給一位傳送者以外的收件者。

檔案開啟後,按一下功能區的「傳送以供簽署」圖示,在視窗右側開啟增益集面板

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設定合約

使用開啟的檔案開始建立合約時,請注意,面板頂端為目前已加入的「文件」檔案清單。

1. 按一下「傳送以供簽署」按鈕時,預設會自動加入開啟的檔案,但可刪除預設檔案。

11. RHP Docs

 

「文件」標題右側是「+ 新增檔案」連結,可讓您將更多檔案新增至這份合約。新增合約的方式就如同網路應用程式。向收件者顯示文件的排序方式,如同增益集面板列出文件的方式

12. Add File

支援的檔案格式:

  • Word (.doc、.docx)
  • PowerPoint (.ppt、.pptx)
  • Excel (.xls、.xlsx)
  • PDF
  • HTML
  • RTF

 

  • TIF/TIFF
  • JPG/JPEG
  • BMP
  • GIF
  • PNG

2.「文件」部分下方會列出「收件者」

按一下「收件者」標題下方的白色欄位,並輸入名字或電子郵件地址。增益集會顯示您 365 聯絡人清單中,符合所輸入字串的聯絡人,讓您找到正確的收件者。

輸入收件者的順序決定合約簽署順序 (依序簽署程序)。

注意: 如果習慣設定收件者角色,請注意,在增益集中設定時,所有收件者都是「簽署者」。如需其他角色,請按一下「傳送/繼續」按鈕下方的「更多選項」連結。

此外,所有驗證僅能透過電子郵件進行。如需雙因素驗證,請按一下「更多選項」

 

3.「收件者」清單下方為「訊息」部分,有兩個欄位。

上方欄位為合約的「名稱」,預設會使用所開啟文件的檔案名稱值,並可手動更改為任何值。

第二個欄位為電子郵件內文顯示的「訊息」文字,請收件者簽署合約。系統會插入預設值,且可自由編輯。

「訊息」欄位上限為 1000 個字元。

13. Exploded panel

「訊息」部分右上角為「清除訊息」連結,可移除「訊息」視窗的所有內容。

按一下「更多選項」連結可加入「訊息範本」或「私人訊息」。

 

4.「訊息」欄位下方為選用的「預覽並傳送」核取方塊。勾選這個方塊會開啟視窗版編寫頁面,顯示用以建立表單的所有標準欄位和工具。

按一下「繼續」按鈕才會開啟編寫頁面。

 

5.「傳送/繼續」按鈕會按照目前設定傳送合約。  如果勾選「預覽並傳送」核取方塊,系統會開啟編寫頁面,可在文件加上欄位。  加上所有欄位後,按一下編寫頁面右下角的「傳送」按鈕。

 

6.「傳送/繼續」按鈕下方為「更多選項」連結。按一下這個連結會在網路應用程式中開啟視窗版「傳送」頁面,顯示應用程式的所有標準選項。增益集面板的設定會帶入「傳送」視窗,且均可編輯。

所有欄位和選項就如網路應用程式的「傳送」頁面,合約也會隨之變更收件者和檔案清單。

捲動至視窗底部,按一下「下一步」進入編寫視窗,或者取消勾選「預覽和新增簽名欄位」方塊,然後按一下「傳送」

 

系統會送合約,增益集面板也會顯示成功通知。

傳送後的面板有兩個選項:

  • 檢視合約 – 以視窗開啟剛剛傳送的合約
  • Adobe Sign 選單 – 這個選項會將面板改為顯示增益集功能選項 (「傳送以供簽署」)


合約狀態

「合約狀態」選項會顯示最近十份仍未結案尚待處理的合約 (根據上次更新日期),包含待編寫的草稿、待簽署的合約,和待其他收件者處理的合約。

每份列出的合約均可展開,顯示該份合約的最新活動,表示合約目前的簽署流程進度。

  • 系統會列出合約的最近三件事件 (「已建立」、「已檢視」、「已簽署」等),最新事件會顯示在頂端
  • 按一下合約資訊內的「檢視合約」連結,就會開啟新視窗顯示文件目前狀態
  • 待您簽署的文件會顯示「簽署合約」連結,此連結會開啟新視窗,內有待簽署文件

事件清單底部為「追蹤所有合約」連結,這會開啟視窗版應用程式「管理」頁面。可在「管理」頁面取得帳戶的完整歷史記錄。

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增益集設定

增益集面板的最底部,「Adobe Document Cloud」右側有齒輪圖示,可開啟增益集設定:

15Settings Panel

「升級」- 僅限試用版帳戶

這個連結會開啟新視窗前往 Adobe Sign 升級程序,您可以在此每月付費訂閱使用 Adobe Sign。

「登出」– 中斷經驗證的關係

增益集會「記住」Outlook 和 Adobe Sign 使用者帳戶之間的關係,這也是為何每次使用增益集都不必驗證的原因。

然而對部分使用者而言,經常須使用多個 Adobe Sign 帳戶傳送合約。  這需要使用者使用「登出」功能,中斷現有信任關係,然後透過新 Adobe Sign 使用者帳戶建立新關係。

若要中斷關係,請按一下增益集面板右下角的齒輪圖示。系統會顯示快顯功能表,「登出」選項就在功能表頂端。

說明

前往本指南和其他增益集相關內容的連結

關於

這會彈出小快顯視窗,提供目前使用的增益集相關資訊。

隱私政策

這是前往「Adobe 隱私政策」的連結

系統管理員 - 讓使用者同意使用應用程式

Office 365 系統管理員必須讓使用者同意使用應用程式。

若要執行此動作:

1.以 Office 365 系統管理員身分登入

2.按一下「管理」入口網站

3.按一下「系統管理中心 > Azure AD」

        ○ 這會開啟「Azure Active Directory 系統管理中心」

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4.導覽至:「使用者和群組 > 使用者設定」

5.確認將「使用者可同意應用程式代表自己存取公司資料」設為「是」

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系統管理員 - 在租用戶層級安裝

在租用戶層級安裝可讓系統管理員預設顯示增益集,簡化使用者安裝步驟,並確保所有使用者都能毫無問題存取。

啟用這項功能快速又簡單,只需約 5 分鐘就能完成:

1. 以「租用戶」系統管理員身分登入,並導覽至「系統管理員」面板

2. 按一下左側功能表的「服務和增益集」

3. 按一下「+ 上傳增益集」

  • 這會開啟「新增益集」面板

4. 按「下一步」

  • 「新增益集」面板會重新整理,提供上傳增益集檔案的選項

5. 選取「我想要從 Office 市集新增增益集」

6. 搜尋「Adobe Sign」並加以選取

7. 在 Adobe Sign 增益集面板,按「下一步」

8.「Adobe Sign」面板會重新整理,顯示誰可以存取增益集的選項:

  • 「所有人」- 讓組織中所有人都能使用增益集
  • 「特定的使用者/群組」- 讓您選取要讓組織中哪些群組使用增益集
  • 「只有我」- 讓增益集只供您使用
Word Tenant panel

 

9. 選好要啟用的選項後,按一下「儲存」

10. 在最後登陸面板,按一下「關閉」

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