Microsoft SharePoint 適用的 Adobe Sign 整合提供了建立、傳送、追踪和管理電子簽名的整合式解決方案。
本文件為針對 SharePoint 的 Microsoft Online 執行個體 (本手冊中通常稱為「SharePoint」) 所撰寫，旨在從使用者的角度提供增益集的使用指南。您可以在這裡找到安裝指南。
此解決方案是做為 SharePoint 的增益集應用程式而開發，並提供:
- 從任何 SharePoint 文件庫或清單傳送合約以進行簽署
- 可從文件庫或自訂的 SharePoint 清單將文件傳送給單一收件者或收件者群組
- 在傳送文件傳以供簽署後，可透過合併對應從 SharePoint 清單以及文件庫將資料對應到文件
- 當文件已經過簽署且其狀態為已自動或已手動重新整理時，可透過資料對應從已簽署合約的表單欄位將資料對應到 SharePoint 清單的文字欄與文件庫
- 在 SharePoint 內歸檔所有已簽署的合約
- 可新增 Adobe Sign Manage 頁面做為 SharePoint 網頁的一部分，以便 SharePoint 使用者運用此頁面來追蹤與更新合約
為了能使 SharePoint 增益集正常運作，您必須在 Internet Explorer/Edge 中對信任的網站進行一些設定。 不支援 Internet Explorer 10 和較早版本。
此外，IE 11/Edge 使用者需要確實編輯信任的網站設定，以包含以下 URL:
- https://*.microsoftonline.com
- https://*.sharepoint.com
- https://*.echosign.com
若要編輯信任的網站:
1. 開啟 IE 11
► Edge 使用者請按 Windows + S 鍵
2. 按一下「工具」(齒輪) 圖示，然後從下拉式選單選取「網際網路選項」
► Edge 使用者請輸入「網際網路選項」，然後按下 Enter 鍵
3. 「網際網路選項」選單隨即開啟。選取「安全性」索引標籤
4. 按一下「信任的網站」圖示
5. 按一下「網站」按鈕
6. 輸入上述其中一個 URL，然後按一下「新增」
7. 重複以上作業以便逐一處理每個 URL
8. 完成後，請關閉「網際網路選項」選單
Adobe Sign 是一種由 SharePoint 管理員所安裝的增益集應用程式。身為「使用者」，您可以在 SharePoint 網站上方看到「Adobe Sign」索引標籤。
按一下「Adobe Sign」索引標籤就會出現功能區，並顯示所有可用的 Adobe Sign 功能。
您必須按一下網頁的「文件」或「清單」部分，才能夠存取功能區。 當您在網頁部分按一下後，功能區會隨即呈現作用中狀態。
註解：
在新型使用者介面中，功能區已由選單列所取代。透過選單列，可以提供所有相同的功能項目:
功能區/選單包含五個圖示:
- 傳送以供簽署
- 合約狀態
- 文件庫範本
- 管理合約
- 設定
其中，前四項為您可能經常用於建立及傳送合約所使用的動作。
在最後一個圖示「設定」中，您自行可以定義個人的合約範本。在定義後，除非您要調整範本，否則無法返回頁面。 因此，我們將從這個部分開始說明。
「合約名稱」欄位 (最多 255 個字元) 可讓您輸入任何可識別合約的字串。 此字串會填入收件者電子郵件的「主旨」行中 (下方以黃色醒目顯示的部分)，也會做為「管理」頁面上的名稱值。提供唯一且有意義的合約名稱，可協助收件者更容易找到您的電子郵件，也可以在必要時提升您搜尋合約的能力。
「合約訊息」為純文字欄位，您可以在欄位中輸入任何獲得批准的指示或注釋 (下方以綠色醒目顯示的部分)。訊息會出現在傳送至所有收件者的「請簽署」電子郵件中，且不應以可針對每位收件者附加個人意見的方式使用此訊息欄位。
在預設合約名稱與訊息欄位下方，有兩項設定可控制從「清單」傳送合約時附加文件的方式。
預設行為是為了要讓傳送者從 SharePoint 內部選取文件。
使用者可使用兩個選項來變更預設體驗:
► 針對自訂清單，使用 SharePoint 外部的文件範本 – 啟用此選項時，傳送者便會忽略從 SharePoint 內部附加文件的選項。傳送者看到的會是在 Adobe Sign 系統中設定的檔案附件選項。 此選項可包含下列一或多項作業:
o 從本機系統附加
o 從 Adobe Sign 範本文件庫附加
► 針對自訂清單，一律使用指定的文件範本 – 啟用此選項時，SharePoint 將會記住您附加的檔案，同時自動在您從清單建立的下一份合約中附加該檔案，並忽略檔案選取步驟。 若您多次使用相同檔案，則此選項就非常實用。
Adobe Sign 專門用來傳送合約與取得簽名，且在 SharePoint 環境中，有四種方法可以啟動該程序:
- 從功能區或選單傳送
- 透過按一下滑鼠右鍵傳送
- 透過功能區或選單從「清單」傳送
- 透過按一下滑鼠右鍵從「清單」傳送
這四個選項都會開啟設定頁面，可讓您在需要多個簽名時定義「收件者」以及簽署順序。
註解：
從 SharePoint 內部傳送的文件不可超過 5 MB。
如需傳送超過 5 MB 的文件，您可以將文件上傳到您的 Adobe Sign 資料庫 (在 SharePoint 整合以外)，並從此處附加文件。
如果您需要附加多個 SharePoint 文件時可使用從功能區傳送的方式
1. 按一下文件名稱左側的核取選項來選取要傳送的文件
2. 按一下頁面上方功能區中的索引標籤
3. 按一下「傳送以供簽署」圖示
○ 系統會自動附加所有選取的文件
3. 選取檔案
4. 按一下「附加」
如果啟用「針對自訂清單，使用 SharePoint 外部的文件範本」，您將會忽略 SharePoint 檔案附件視窗，並直接移至合約頁面以進行設定。 在此情況下，您將需要使用「檔案選取」來新增要進行簽署的文件。
請牢記兩項重要功能:
► 如果啟用「針對自訂清單，一律使用指定的文件範本」，則系統會自動附加上次用於此清單的檔案。
O 如需附加不同的檔案，您必須停用「針對自訂清單，一律使用指定的文件範本」。
► 系統將傳回的已簽署副本 (可能也會有稽核記錄) PDF 做為附件附加到清單項目，而不是傳送至新的資料夾。
O 如果 SharePoint 管理員已定義「文件儲存」資料夾，則該 PDF 就會改為傳送至該資料夾。
開啟新合約後，您會看到可在四個特定工作區段中進行檢視的設定頁面:
A. 收件者 – 與合約進行互動的人
B. 訊息 – 合約的名稱與公開訊息
C. 選項 – 與合約相關的選擇性功能
D. 檔案 – 實際上需要簽署/核准的文件/檔案
O 請注意，您用於啟動傳送程序的文件會自動附加到合約中。
A. 簽署索引 – 當選取後續的工作流程時，此數字表示收件者在簽署週期中的相對位置。
B. 角色 – 定義收件者與文件互動的方式角色由帳戶管理員負責啟用，因此您可能看不到所有列出的選項:
○ 簽署者 (預設) – 必須套用至少一個簽名的收件者
○ 核准者 – 負責審閱與核准文件的收件者，但在法律上不需要簽署
○ 受理者 – 就機制而言，受理者和核准者的功能相同，主要的差異在於「稽核報告」將兩者各自識別為「接受合約」以及「核准文件」。
○ 認證收件者 – 認證收件者可不具任何 (零個) 獲指派的表單欄位。在其「簽署」過程中，系統會要求認證收件者委派、拒絕或認可合約。
○ 表單填寫者 – 這是適用於在簽名過程中需要填寫表單內容，但沒有可用的系統能以編程方式建立自訂文件，或者從文件庫將欄位內容推送至表單的客戶的專門選項。
委派者 – 委派者是專為需要有人判定誰是下一位應簽署或核准文件之正確人選而設計的角色。其他各個角色都有其特定的委派者。
C.電子郵件地址 – 收件者是誰? 此處應為個人電子郵件地址
○ 新增我 – 按一下「收件者」區段右上方的「新增我」連結，傳送者便可將自己安插在簽署週期中
○ 新增收件者群組 – 有時，簽署週期中的收件者可能是一群人當中的某一位。例如，如果您需要法律團隊的人員進行簽署，但這名簽署者可以是五位當中任何一位。收件者群組可讓傳送者列出所有五名可能的簽署者，但只需要其中一位進行簽署。(請參閱以上影像中的收件者 3)
D. 驗證程序 – 應透過什麼方式審核收件者?
○ 電子郵件 (預設) – 根據電子郵件信箱的存取權限進行驗證
○ 密碼 – 由傳送者產生的英數字元密碼，應可透過頻外的方式傳播給收件者
○ 社交 – 對 Facebook 或 LinkedIn 等第三方社交網路進行驗證
○ KBA (僅限美國) – 知識式驗證會要求收件者輸入其社會安全碼，然後根據公開的資料庫產生數個非無關要緊的問題，要求收件者回答
○ 電話 – 要求傳送者提供收件者的電話號碼，以便在需要收件者的簽名時傳送 SMS 代碼
E. 私人訊息 (選擇性) – 傳送者可以對每位收件者提供個別指示，這些指示會在收件者檢視合約時顯示必須由帳戶管理員在 Adobe Sign 使用者介面中啟用此選項。
位在收件者清單下方的「顯示副本」連結會出現一個欄位，您可以在其中新增要傳送副本 (CC) 的任何電子郵件地址，使其能檢視合約內容，但不賦予其可進行互動的存取權限。
註解：
若要變更收件者的順序，您可以按一下收件者並將其拖曳至正確的堆疊順序，並適當調整索引號碼。
收件者清單上方有個開關，要求您選取基本的簽名順序工作流程。
○ 當「依照順序完成」啟用後 (如以上示)，系統會將收件者編入索引，您將可觀察到按順序進行之簽署程序的每一個簽署步驟。
○ 當「以任何順序完成」啟用時，系統將不會針對收件者進行編號，並可採用平行簽署作業。
「訊息」區段包含兩個欄位，可大幅提升您成功完成簽署的機會，且如果您已設定個人範本，這些欄位將會自動填入您所定義的值。
「合約名稱」欄位可讓您輸入任何可識別合約的字串。
「合約訊息」為純文字欄位，您可以在欄位中輸入任何獲得批准的指示或注釋。
註解：
在傳送合約之前您都可以編輯這些值。
「選項」區段可讓您更妥善地掌握已傳送的文件:
► 密碼保護 – 要求收件者輸入密碼，才能開啟與檢視已簽署的 PDF 檔案。 此密碼由傳送者定義，並會以頻外的方式傳播。Adobe Sign 不會記錄此密碼，因此請牢記密碼！
►簽名類型 – 此選項可定義預期的簽署程序:
o 電子簽名 - 此選項會嘗試收集所有合約簽署者的電子簽名。
O 書面簽名 – 當您需要取得親筆簽名時，此選項會提示簽署者列印文件並親自簽署文件，然後再將其上傳至 Adobe Sign 系統。(合約開啟時給傳送者的指示) 在可使用書面簽名之前，必須由帳戶管理員啟用「書面」簽名工作流程。
如果您的 SharePoint 帳戶設定為允許外部文件，則您必須在「檔案」區段將文件附加至交易。如果您使用 SharePoint 文件啟動程序，則該檔案應已附加其中。
Adobe Sign 針對簽署程序，將所有文件結合在單一內含型 PDF，並根據列出文件的順序建立該 PDF。按一下並將文件拖曳至新的清單位置即可重新排列文件。
檔案可從 Adobe Sign 文件庫附加，或者使用檔案搜尋或拖放功能從您的本機系統上傳。
允許的檔案類型: Word、Excel、PowerPoint、WordPerfect、PDF, JPG, GIF, TIF、PNG、BMP、TXT、RTF、HTML
在「檔案」清單下方，您會看到「預覽和新增簽名欄位」核取方塊。 此選項可讓您開啟上傳的文件，並視需要在文件上添加表單欄位。
如果您沒有使用已經設計完成的範本，您至少應該添加簽名欄位。如果需要，有許多其他欄位可供您用來建立複雜的表單。
註解：
如果沒有添加任何簽名欄位，Adobe Sign 將會自動將頁面新增至合約，並針對每一位簽署者在該頁面上添加簽名區塊。
註解：
- 合約完成後 (已簽署或已核准)，合約名稱的連結隨即啟用，並會在按一下以後顯示完成的文件。
- 如果合約處於終止狀態 (已簽署、已取消/已拒絕、已過期)，則會停用「重新整理」動作
- 如果合約不是處於終止狀態，會停用「刪除」圖示
透過以下步驟，您便可使用 SharePoint 文件或清單輕鬆搜尋所有傳送的合約:
1. 找到並選取您要搜尋的文件/清單
○ 可選取多個文件
2. 按一下「合約狀態」選項 (在功能區或右鍵內容選單中)
如果您沒有選取特定文件或清單項目來搜尋，SharePoint 將會從見庫或清單中由使用者起始的所有文件/項目傳回所有合約。
如果使用者按一下首頁功能區中的「合約狀態」圖示，則 SharePoint 將會傳回由該使用者在整個網站集合中起始的所有文件。
註解：
「合約狀態」頁面具有只會在頁面上傳回 5000 筆記錄的限制。如果您的搜尋結果超過 5000 筆記錄，請使用「管理合約」選項。
註解：
SharePoint 會定期自動更新所有合約。「重新整理」動作可讓您不定期更新個別合約。
依 SharePoint 管理員對「已簽署合約」儲存空間的設定方式而定，系統會將已簽署的文件 (可能也會有稽核記錄) 重新推送至以下任一位置:
► 全域資料夾 – 若為此設定，則所有完成的文件都會在這個資料夾中
► 來源文件庫中的新「已簽署合約」資料夾 – 如果系統沒有識別出任何全域資料夾，則會在建立/傳送合約的「文件庫」中建立一個名為「已簽署合約」的新資料夾。所有從相同文件庫傳送的已完成合約都會將完成的 PDF 傳回至相同的「已簽署合約」資料夾。
► 附加至清單項目 – 如果您從清單項目傳送合約，則附件會包含在清單中
「管理合約」圖示可讓您以不同且更方便好用的方式檢視與您的使用者相關的合約。 在「合約狀態」頁面會顯示所有合約的簡易檢視，並且包含更新其狀態的選項；「管理合約」檢視則可讓您深入瞭解合約，同時提供可修改合約屬性的其他選項。
合約篩選器
在頁面最上方有四個工具，可協助您透過篩選下方的清單，找到特定的合約: 系統會從清單中已載入的合約動態填入下拉式清單。此四個工具為:
► 依姓名或公司篩選 – 此清單包含所有在合約中做為簽署者欄位輸入的姓名與公司名稱。選取挑選清單上篩選掉其他所有合約的任何項目。
► 依文件狀態篩選 – 此清單可有效地僅展開除您所選取之項目外的所有清單區段。
► 依文件擁有者篩選 – 此選項在檢視其他 Adobe Sign 使用者的合約時十分實用，可限制清單僅顯示所選之擁有者 (傳送者) 的合約。
最右側的文字欄位可讓您搜尋任何字串，可以是收件者的姓名、公司名稱、收件者電子郵件或文件的名稱。
合約清單
頁面主體包含您所連接的合約清單。 每份與您 (意指您用來登入 Adobe Sign 的電子郵件地址) 相關的合約都會反映在清單上的某處。不只是您簽發的合約，還有傳送給您簽署/核准的合約，以及您做為副本方收到的任何合約。
此份清單分成多個可收合的區段，用來表示合約的狀態。從最上方開始:
► 等待您核准/簽署 – 這些合約位在清單的最上方，因為這些合約皆等待您執行動作
► 草稿 – 這些合約完成度僅可傳送至編寫環境中使用，無法傳送以供簽署
o 按一下編輯連結，在編寫環境中開啟文件並完成傳送程序
► 已傳送並等候簽署 – 這些合約處於簽署的過程中，並等待其他人簽署/核准
► 已簽署 – 已完整執行/完成的合約
► 已取消/已拒絕 – 您已取消的任何合約，或收件者因任何理由已拒絕的合約
► 已歸檔 – 已上傳至 Adobe Sign 系統以供儲存的檔案。這些文件不屬於透過 Adobe Sign 管理之合法簽署程序的一環。
► 文件庫範本 – 在您的群組/帳戶中，您所建立或者其他人與您共用的任何範本
o 編輯範本的功能保留給範本的擁有者 (建立者)
o 按一下傳送連結可啟動已附加範本的新合約
► Widget – 您建立之所有 Widget 的清單
o 使用取得程式碼連結以顯示 URL、HTML 程式碼或 JavaScript 程式碼
只要按一下清單上方的標題即可排序每個區段的內容。再按一次便可復原排序順序。
包含以下資訊的個別記錄:
名稱 – 名稱值反映非傳送者之第一個收件者的姓名或電子郵件地址
o 如果收件者從未透過 Adobe Sign 系統簽署文件，則會使用電子郵件地址。
o 在簽署過程中輸入名稱值後，姓名將會取代電子郵件
公司 – 如果第一個收件者已輸入公司名稱，不論是透過簽名欄位或透過登入並更新其個人資料檔案，名稱值都會反映在這裡。
o 如果您未將「公司名稱」欄位包含在合約中，則此欄大部分將保持空白。
文件標題 – 此為您的合約名稱
圖示指標 – 有四個圖示表示已設置其他控制項:
o 註解 - 對話框圖示表示合約中有附加註解，可透過按一下工具區段中的「註解」索引標籤進行檢視。
o 提醒 - 鈴鐺圖示表示合約至少設有一個提醒，可透過按一下工具區段中的「提醒」索引標籤進行檢閱。
o 密碼保護 - 鎖頭圖示表示文件受到密碼保護，無法直接檢視
o 欄位內容 - 此圖示僅出現在已簽署的合約上，可開啟可顯示在文件上收集之所有欄位資料的 CSV 檔案
日期 – 此日期顯示「上次修改」日期，表示文件最後做為傳送事件或簽署/核准事件進行更新的時間
合約中繼資料
從清單選取任何合約後，該合約的中繼資料將會顯示在此小型面板中。 包含的資料為:
► 合約名稱 – 建立合約時賦予合約的名稱
o 修改合約 - 如果合約符合修改條件，則「合約名稱」旁邊會顯示「修改合約」。
► 傳送者 – 傳送合約的人，以及其公司名稱 (如有)
► 收件者 – 合約的第一個簽署者，以及其公司名稱 (如有)
► 日期 – 上次修改合約的時間/日期戳記
► 狀態 - 合約目前的運作狀態
o 「更換簽署者」連結 – 如果合約允許傳送者更換目前的簽署者，「狀態」下方將會顯示連結。如果您將合約傳送至錯誤的電子郵件，或者目前的簽署者無法簽署時，這個選項就非常實用
o 上傳已簽署的副本 – 如果帳戶設定允許執行此動作，「狀態」下方將會顯示「上傳已簽署文件」的連結。 當遇到某人列印並簽署文件，然後將其寄回給您的特殊情況時，這個選項就可派上用場
► 訊息 – 輸入「訊息」欄位的原始訊息
► 截止日期 – 此欄位顯示合約自行取消的日期
o 新增/編輯 - 如果您的帳戶設為允許設有截止日期，則可使用新增或編輯合約截止日期的連結
合約工具
合約工具面板可讓您存取一些控制項，以進一步管理或瞭解合約內容。
► 檢視 – 顯示合約在目前狀態中的縮圖
► 共用 – 使用此功能共用文件會要求您輸入電子郵件地址及訊息，然後將合約的副本以目前的狀態透過電子郵件傳送至該地址，同時將文件新增至指定之電子郵件地址的「管理」索引標籤中
► 保護 – 此索引標籤只有在文件尚未完成時才能使用，可讓您在傳送合約後建立文件檢視保護。
► 提醒 – 您可以在使用此面板傳送合約後，建立或刪除提醒。此外，您可即時傳送提醒或於特定日期傳送提醒。
► 歷史記錄 – 此索引標籤為包含合約記錄之所有事件的清單，從「傳送」事件開始到最終簽署件結束。
o 稽核報告 – 此連結會產生合約歷史記錄的延伸 PDF 報告，包括每個事件的 IP 位址等深層參數
► 註解 – 您可以在任何合約中新增個人意見。此註解僅供您個人使用，不會分享給其他使用者或簽署者。
Adobe Sign 功能區上的「文件庫範本」圖示可讓您將 SharePoint 文件傳送至 Adobe Sign 編寫環境，您可以在其中添加表單欄位，然後將已啟用欄位的表單儲存在 Adobe Sign 資料庫中。
註解：
SharePoint 中的原始文件並未變更。 新的文件範本僅存在於 Adobe Sign 這端，且必須透過合約「檔案」區段中的「文件庫」選項 才能附加。
若要建立文件範本:
1. 在您要內建於範本中的文件上按一下
2. 按一下功能區上的「文件庫範本」圖示 (或按一下滑鼠右鍵，然後從選單選擇)
○ Adobe Sign 編寫環境隨即開啟，並顯示完整的文件
3. 在文件上添加所需的欄位
○ 如果您要建立的範本需要由兩個人輸入內容/簽名，請針對第一位收件者添加所有欄位。 接著，將「收件者」欄位變更為「參與者 2」，然後針對第二位簽署者/核准者添加欄位。
注意: 透過編寫環境建立範本時，您可以針對至多 99 位收件者建立文件。若要插入 3 位以上的參與者，請按一下參與者清單上方的「新增參與者」選項。
Adobe Sign 增益集包含兩個您的 SharePoint 管理員可進行設定的自動化功能。如果下方功能對您的簽署程序非常重要，請聯絡您的 SharePoint 管理員以討論這些功能的最佳利用方式。
