PDF-indexek létrehozása

A hosszú PDF-dokumentumokban való kereséshez szükséges időt lerövidítheti, ha a dokumentum szavaiból álló indexet ágyaz be. Az Acrobat az indexben sokkal gyorsabban keres, mint a dokumentumban. A beágyazott index megmarad a PDF terjesztett és megosztott példányaiban is. A felhasználók a beágyazott indexszel rendelkező PDF-dokumentumokban pontosan úgy kereshetnek, mint az index nélküliekben.

Index hozzáadása PDF-dokumentumhoz

Beágyazott index frissítése vagy eltávolítása a PDF-dokumentumból

Tudnivalók a Katalógus funkcióról (Acrobat Pro)

Lehetőség nyílik PDF-fájlok egy csoportjának katalógusként való definiálására és egy teljes dokumentumgyűjtemény egységes indexének létrehozására. Az index nagyban felgyorsítja a katalogizált PDF-fájlokban előforduló információk keresését.

A gyűjtemény CD-n való közzététele alkalmával az index is mellékelhető a PDF-fájlokhoz.

Katalogizálhatók a latin betűkkel, illetve a kínai, japán és koreai írásjelekkel írt dokumentumok. A katalogizálható elemek közé tartoznak a dokumentumok szövegei, a megjegyzések, könyvjelzők, űrlapmezők, címkék, objektum és dokumentum metaadatok, csatolmányok, dokumentum adatai, elektronikus aláírások, képek XIF (kiterjesztett képfájl-formátum) formátumú metaadatai, valamint az egyéni dokumentum tulajdonságai.

A PDF-fájlok előkészítése az indexelésre (Acrobat Pro)

Először hozzon létre egy mappát, amely az indexelni kívánt PDF-fájlokat fogja tartalmazni. A PDF-fájloknak mind tartalmilag, mind az elektronikus funkciók (például a hivatkozások, a könyvjelzők és az űrlapmezők) tekintetében készen kell lenniük. Ha az indexelni kívánt fájlok beolvasott dokumentumokat tartalmaznak, ellenőrizze, hogy a szöveg kereshető-e. A hosszabb dokumentumokat érdemes kisebb, fejezet méretű részekre osztani, mert így javul a keresés teljesítménye. A fájl dokumentumtulajdonságait további információkkal lehet bővíteni a jobb kereshetőség érdekében.

Dokumentumok gyűjteményének indexelése előtt alapvető fontosságú, hogy kialakítsa a megfelelő dokumentumstruktúrát a lemezmeghajtón, illetve a hálózati meghajtó adott kötetében, majd ellenőrizze a platformok közötti fájlneveket. A fájlneveket csonkolhatja a rendszer, és ez megnehezíti a név visszakeresését egy másik platformon végrehajtott keresés esetén. Az alábbi útmutatást szem előtt tartva megelőzheti ezt a problémát:

• A fájlok, mappák és indexek elnevezése során tartsa be az MS-DOS-fájlnévkonvenciót (a név legfeljebb 8 karakterből áll, amelyet a 3 karakterből álló fájlkiterjesztés követ), különösen akkor, ha a dokumentumok gyűjteményét és az indexet egy, az ISO 9660 szabvány szerint formázott lemezen szeretné terjeszteni.

• Ne használjon speciális karaktereket, például ékezetes és az angol ábécében nem szereplő karaktereket a fájlok és a mappák nevében. (A Katalógus funkció nem támogatja a karakterkészlet 133-159-ig terjedő karakterkódjainak használatát.)

• Ha MAC OS-felhasználók is fognak keresni az indexben, ne használjon olyan sok egymásba ágyazott mappát, illetve olyan hosszú elérési utat, hogy 256 karakternél hosszabbra nyúljon a név.

• Ha Mac OS rendszert és OS/2 LAN kiszolgálót használ, akkor az IBM® LAN Server Macintosh (LSM) beállításakor kényszerítse a rendszert az MS-DOS fájlnévkonvencióinak használatára, vagy csak FAT (fájlallokációs tábla) köteteket indexeljen. (A HPFS [High Performance File System] kötetek hosszú, lekérhetetlen fájlneveket tartalmazhatnak.)

  Ha a dokumentumstruktúra olyan almappát tartalmaz, amelyet nem kíván indexelni, az ilyeneket kihagyhatja az indexelési eljárásból.

Metaadatok hozzáadása a dokumentum tulajdonságaihoz (Acrobat Pro)

Megkönnyíthető a PDF-fájlokban végzett keresés úgynevezett metaadat típusú fájlinformációknak a dokumentum tulajdonságaihoz való hozzáadásával. (A jelenleg megnyitott PDF-fájl tulajdonságainak megtekintéséhez válassza a Fájl > Tulajdonságok parancsot, majd kattintson a Leírás fülre.)

Ha adatokat ad hozzá egy dokumentum tulajdonságaihoz, kövesse a következő ajánlásokat:

• A dokumentumra jellemző rövid, leíró címet adjon meg a Cím mezőben. A dokumentumhoz tartozó fájlnév a Keresési eredmények párbeszédpanelen jelenik meg.

• A hasonló információkat mindig azonos mezőben helyezze el. A fontos kifejezések megadására ne használja egyszer a Tárgy, más esetben pedig a Kulcsszavak mezőt a különféle dokumentumokban.

• Ugyanarra az információra következetesen ugyanazt a kifejezést célszerű használni. Így például ne használja a biológia címszót egyes, míg az élettudományok kifejezést más, hasonló tárgyú dokumentumok esetében.

• A Szerző mezőben megadhatja a dokumentum létrehozásáért felelős csoport nevét. Így például a felvételi irányelvek dokumentumának felelőse a Munkaügyi osztály lehet.

• Ha sorszámozza a dokumentumokat, adja meg a sorszámokat Kulcsszóként. Így például a doc#=m234 jelölésnek a Kulcsszavak mezőhöz való hozzáadásával megjelölhető egy adott témáról szóló, több száz dokumentumot tartalmazó sorozat meghatározott dokumentuma.

• A Tárgy, illetve a Kulcsszavak megadásával (külön-külön, illetve együttesen) típus szerint kategorizálhatja a dokumentumokat. Így például a Tárgy mezőbe beírható az állapotjelentés szó, míg a Kulcsszavak mezőben a havi vagy a heti szóval jelölhető meg az adott dokumentum.

  Ha már részt vett egy speciális, az Adobe PDF használatáról szóló képzésen, indexek létrehozásakor egyéni adatmezőket is definiálhat, így például a Dokumentum típusa, Dokumentum száma és a Dokumentum azonosítója, mezőt. Ez csak gyakorlott felhasználók számára ajánlott; az eljárás leírása nem található meg az Acrobat teljes súgójában sem.

Index létrehozása gyűjteményhez (Acrobat Pro)

Az új index felépítése során az Acrobat létrehoz egy új, .pdx kiterjesztésű fájlt és egy új támogatási mappát, amelybe egy vagy több, .idx kiterjesztésű fájl kerül. Az IDX-fájl tartalmazza az indexbejegyzéseket. Ezeknek a fájloknak mind elérhetőeknek kell lenniük azon felhasználók számára, akik az indexben keresni kívánnak.

Az Indexelési beállítások párbeszédpanel

Akkor válassza ezt a lehetőséget, ha azt szeretné, hogy az indexbe ne kerüljenek bele a dokumentum szövegében szereplő számok. A számok kizárása az index méretét jelentősen csökkenti, így a keresés gyorsabb lesz.

Akkor válassza ezt a lehetőséget, ha a gyűjtemény az Acrobat 2.0-s verzióját megelőző fájlokat tartalmaz, amelyekben nem szerepelnek automatikusan létrehozott azonosítószámok. Az azonosítószámokra akkor van szükség, ha a hosszú Mac OS fájlneveket a MS-DOS fájlnevekké alakítás során le kell rövidíteni. Az Acrobat 2.0 és későbbi verziók automatikusan hozzák létre az azonosítókat.

Ha ez a lehetőség nincs kijelölve, figyelmeztető üzenet jelenik meg olyan dokumentumok keresése közben, amelyek megváltoztak a legutóbbi indexfelépítés óta.

Ezzel a beállítással egyedi dokumentumtulajdonságokat építhet be az indexbe; csak a PDF-dokumentumokban már meglévő tulajdonságok épülnek be az indexbe. Nevezze el a tulajdonságot, válassza ki a típusát a Típus menüből, majd kattintson a Hozzáadás gombra. Ezek a tulajdonságok keresési beállításként jelennek meg a Keresés ablak további kritériumok előugró menüin a kiadódó index keresésekor. Ha például megadja a Dokumentum neve egyéni tulajdonságot, és a Típus menün a karakterlánc tulajdonságot választja, az indexben kereső felhasználó kereshet az egyéni tulajdonságok között a Dokumentum neve kijelölésével a További használandó kritériumok menün.

Ezzel a beállítással beépítheti az egyedi XMP mezőket. Az egyedi XMP mezők indexelése végbemegy; a mezők megjelennek a további szűrési feltételeket tartalmazó felbukkanó menükben, így kereshetők lesznek a kijelölt indexekben.

Ezzel a funkcióval kizárható (legfeljebb 500) megadott szó az indexelt keresés találatai közül. Adja meg a szót, kattintson a Hozzáadás gombra, és ismételje meg ezt a lépést, ahányszor csak szükséges. A szavak kizárása révén akár 10–15%-kal is csökkenhet az index mérete. Egy-egy leállítási szó legfeljebb 128 karaktert tartalmazhat, valamint különbözőnek számítanak benne a kis- és a nagybetűk.

Ezzel a beállítással a meghatározott levélelemcímke csomópontjai kereshetők lesznek azokban a dokumentumokban, amelyeknek címkézett logikai struktúrájuk van.

Katalógushoz tartozó ReadMe fájlok (Acrobat Pro)

Gyakran érdemes létrehozni és az index mappájába másolni egy külön ReadMe fájlt. Ez a ReadMe fájl tájékoztatással szolgálhat az indexről, megadva például a következőket:

• Az indexelt dokumentumok típusa.

• A támogatott keresési beállítások.

• A kapcsolattartó személy, illetve egy telefonszám, ahová kérdésekkel lehet fordulni.

• Számok listája, illetve azok a szavak, amelyeket az index nem tartalmaz.

• A dokumentumokat tartalmazó mappák listája LAN alapú index esetén, illetve lemez alapú index esetén az érintett dokumentumok listája. A fájlban elhelyezheti az érintett dokumentumok illetve mappák rövid leírását is.

• A dokumentumokhoz rendelt értékek, amennyiben azokat megadja a Dokumentuminformáció mezőkben is.

  Ha egy katalógusban különösen sok dokumentum szerepel, táblázatot is alkalmazhat a dokumentumokhoz rendelt értékek megjelenítéséhez. A táblázat megjelenhet a ReadMe fájl részeként vagy különálló dokumentumként. A táblázatot a konzisztencia fenntartásához használhatja az index létrehozása során.

Az index ellenőrzése (Acrobat Pro)

A már létező indexek frissíthetők, újraépíthetők, illetve eltávolíthatók.

Katalógus beállításai (Acrobat Pro)

Az indexeléssel kapcsolatban olyan beállításokat adhat meg, amelyek globálisan érvényesek lesznek minden azt követően létrehozott indexre. E beállításokat egyenként felülírhatja egy-egy konkrét index felépítésekor, ha új beállításokat ad meg az indexépítési folyamat során.

A Beállítások párbeszédpanel Kategóriák szakaszában jelölje ki a Katalógus elemet. A beállítások nagy része megegyezik az index létrehozásánál bemutatott beállításokkal.

Az index ütemezett frissítése (Acrobat Pro)

A Katalógus funkcióval és a katalógus PDX kötegfájljaival (.bpdx) ütemezheti, hogy a program mikor és milyen gyakran hozza létre, építse fel újra, frissítse és törölje az indexet. A BPDX-fájl olyan szövegfájl, amely a platformfüggő katalógus indexfájljainak elérési útvonalait és jelzőit listaként tartalmazza. Ütemező alkalmazást, például a Windows ütemezőjét használhatja BPDX-fájl megjelenítéséhez az Acrobat programban. Az Acrobat ezt követően ismételten létrehozza az indexet, a BPDX-fájlban lévő jelzőknek megfelelően.

Gyűjtemények és indexeik áthelyezése (Acrobat Pro)

Indexelt dokumentumgyűjteményeket létrehozhat és tesztelhet egy helyi merevlemezen, majd a kész és ellenőrzött dokumentumgyűjteményt hálózati kiszolgálóra vagy hálózati lemezmeghajtóra helyezheti át. Az indexdefiníciók relatív elérési útvonalakat tartalmaznak, amelyek a indexdefiníciós fájl (PDX) és az indexelt dokumentumokat tartalmazó mappák egymáshoz képesti elhelyezkedését adják meg. Ha a relatív elérési útvonalak nem változnak meg, nem kell újraépíteni az indexet az indexelt dokumentumgyűjtemény áthelyezésekor. Ha a PDX-fájl és az indexelt dokumentumokat tartalmazó mappák ugyanabban a mappában helyezkednek el, a relatív elérési útvonal megőrizhető a mappa egyszerű áthelyezésével.

Ha a relatív elérési útvonal megváltozik, az indexelt dokumentumgyűjtemény áthelyezésével új indexet kell létrehoznia. Az eredeti PDX-fájl továbbra is használható marad. Az eredeti PDX-fájl használatához először helyezze át az indexelt dokumentumokat. Ezután másolja a PDX-fájlt abba a mappába, amelyben az új indexet létre kívánja hozni, majd szerkessze meg szükség szerint a kizárt és bennfoglalt könyvtárak és alkönyvtárak listáját.

Ha az index egy olyan meghajtón vagy kiszolgáló kötetén foglal helyet, amelytől eltérő helyen található a kapcsolódó gyűjtemény bármely része, a gyűjtemény vagy az index áthelyezésével az indexben szereplő hivatkozások érvényüket vesztik. Ha a dokumentumgyűjteményt egy másik hálózati helyre, vagy egy CD-re szeretné áthelyezni, a gyűjteménnyel azonos helyen hozza létre és építse fel az indexet is.