כשמפיצים טופס, Acrobat יוצרת אוטומטית תיק PDF לאיסוף הנתונים שמוסרים המשתמשים. כברירת מחדל, קובץ זה נשמר באותה תיקייה כמו הטופס המקורי, ונקרא בשם שם קובץ_responses. ניתן להשתמש בקובץ זה לעיבוד הטפסים המוחזרים.

Adobe recommends

Adobe recommends
<a href="https://tv.adobe.com/watch/acrobat-x/managing-form-data/">ערכת לימוד בווידאו: ניהול נתוני טופס</a>
Timothy Plumer, Jr.

איסוף נתוני משתמש

  1. לאחר שמשתמש מוסר טופס, פתחו את הטופס שהוחזר אליכם.
  2. בתיבת הדו-שיח Add Completed Form To Responses File, בחרו באחת מהאפשרויות הבאות:

    Add To An Existing Responses File

    מחבר את הנתונים בקובץ התגובה שנוצרו כאשר השתמשתם באשף Distribute Form לשליחת הטופס. ‏(במקרה הצורך, לחצו על Browse ואתרו את קובץ התגובות).

    Create A New Responses File

    יוצר קובץ תגובות חדש בשם ובמיקום שתציינו.

קובץ התגובות נפתח לאחר הלחיצה על OK. כל טופס שהוחזר מתווסף לקובץ התגובה שמופיע כקובץ רכיב של תיק PDF.

עיבוד נתוני טופס

  1. ב- Acrobat, בחרו Tools‎‏ > Forms‏ > More Form Options‏ > Compile Returned Forms.
  2. בתיבת הדו-שיח Compile Data, בצעו אחת מהפעולות הבאות כדי לבחור בקובץ PDF לתגובות:
    • לחצו על Browse, אתרו את קובץ התגובות ובחרו בו.

    • הקלידו את הנתיב לקובץ התגובות.

  3. לחצו על Add File ונווטו אל הטופס שהוחזר.
  4. חזרו על הצעד הקודם מספר הפעמים הדרוש להוספת טפסים נוספים שהוחזרו.

לאחר הלחיצה על OK, הנתונים מהטפסים שנבחרו יתווספו לקובץ התגובות. כל טופס שהוחזר מופיע כקובץ רכיב של תיק PDF.

הוספת נתוני משתמש לקובץ תגובות קיים

  1. ב- Acrobat, פתחו את קובץ התגובות.
  2. בחלון הניווט השמאלי, לחצו על Add.
  3. בתיבת הדו-שיח Add Returned Forms, לחצו על Add File. לאחר מכן אתרו ובחרו בטפסים שהוחזרו ולחצו על Open.
  4. חזרו על הצעד הקודם להוספת טפסים שהוחזרו הנמצאים בתיקיות אחרות. לסיום לחצו על OK.

כאשר תסיימו, כל טופס PDF שהתווסף יופיע כקובץ רכיב של תיק ה- PDF.

ייצוא נתוני משתמש מקובץ תגובות

השתמשו בתהליך זה כדי לשמור את כל הערכים בקובץ תגובות של תיק PDF בגיליון אלקטרוני או בקובץ XML.

  1. ב- Acrobat, פתחו את קובץ התגובות ובחרו את הנתונים המיועדים לייצוא.
  2. בחלון הניווט השמאלי, לחצו על Export.
  3. בתיבת הדו-שיח Select Folder To Save File, ציינו שם, מיקום ותבנית קובץ (CSV או XML) לנתוני הטופס ולחצו על Save.

ניהול קבצים של נתוני טופס

ניתן להעביר תשובות מטופס PDF לתבניות קובץ אחרות ומהן כדי לשמור את הנתונים בנפח קטן יותר לעומת PDF מלא.

ייבוא נתוני טופס

בתהליכי עבודה מסוימים, אנשים מוסרים טפסים שמולאו כקובצי נתונים בלבד ולא כקובצי PDF מלאים. קבצים אלה אינם קובצי PDF, ומשתמשים בתבנית קובץ אחרת, כגון FDF או XML. ניתן לצפות בנתונים שנמסרו על-ידי נמען בצורת מסמך PDF בעזרת פתיחת הקובץ המקורי וייבוא המידע שבקובץ הנתונים.

  1. ב- Acrobat, פתחו את טופס ה- PDF שאליו ברצונכם לייבא נתונים.
  2. בחרו Tools‏ > Forms‏ > Clear Form.

    הערה:

    כשמייבאים נתונים מקובץ אחר לטופס PDF, הנתונים המיובאים מחליפים את המידע שהופיע לפני כן בשדות הטופס. עם זאת, אם קובץ הנתונים המיובא כולל שדה טופס ריק אחד או יותר, פעולת הייבוא לא תנקה את הנתונים המקוריים.

  3. בחרו Tools‏ > Forms‏ > More Form Options‏ > Manage Form Data‏ > Import Data.
  4. בתיבת הדו-שיח Select File Containing Form Data, בחרו תבנית ב- File Of Type המתאימה לקובץ הנתונים שברצונכם לייבא. לאחר מכן אתרו ובחרו קובץ זה ולחצו על Open.

    הערה:

    תבניות מסוימות זמינות רק עבור סוגים מסוימים של טופסי PDF, בהתאם ליישום המשמש ליצירת הטופס, כגון Acrobat או Designer ES2. נתונים שמייבאים מקובץ מלל (‎.txt) חייבים להיות בתבנית של שורות המופרדות בטאבים היוצרות עמודות.

ייצוא קובץ נתונים

ניתן לשמור את המידע בטופס PDF שמולא כקובץ נתונים בתבנית קובץ אחרת. במועד מאוחר יותר, ניתן לחזור ולהשתמש בנתונים כדי למלא שוב את הטופס או טופס אחר הכולל אותם שדות ושמות שדות.

  1. ב- Acrobat, פתחו את קובץ הטופס השלם.
  2. בחרו Tools‏ > Forms‏ > More Form Options‏ > Manage Form Data‏ > Export Data.
  3. בתיבת הדו-שיח Export Form Data As, בחרו בתבנית הרצויה לשמירת נתוני הטופס ((FDF‏, XFDF‏, XML או TXT). לאחר מכן, בחרו מיקום ושם קובץ ולחצו על Save.

    הערה:

    חלק מתבניות הקבצים זמינות רק לסוגים מסוימים ש טופסי PDF, בהתאם לאופן יצירת הטופס.

מיזוג קובצי נתונים שיוצאו לגיליון אלקטרוני

אם ברצונכם לעבד נתונים מקבצים שאינם כלולים עדיין בערכת נתונים, היעזרו בתהליך הבא:

  1. בחרו Tools‏ > Forms‏ > More Form Options‏ > Manage Form Data‏ > Merge Data Files Into Spreadsheet.
  2. בתיבת הדו-שיח Export Data From Multiple Forms, לחצו על Add Files.
  3. בתיבת הדו-שיח Select file Containing Form Data, בחרו אפשרות של תבנית קובץ באפשרות File Of Type‏ (Acrobat Form Data Files או All Files). לאחר מכן אתרו את קובצי הטופס שברצונכם למזג אל תוך הגיליון האלקטרוני, בחרו בהם ולחצו על Open.
  4. חזרו על הצעד הקודם להוספת קובצי נתוני טופס הנמצאים במיקומים אחרים, בהתאם לצורך.
  5. לחצו על Export. לאחר מכן בחרו תיקייה ושם קובץ לגיליון האלקטרוני ולחצו על Save.
  6. בתיבת הדו-שיח Export Progress, לחצו על View File Now כדי לפתוח את קובץ הגיליון האלקטרוני או Close Dialog כדי לחזור ל- Acrobat.

הערה:

כאשר טפסים שהוחזרו נמצאים בקובץ תגובות, הדרך היעילה ביותר לייצוא המידע אל תוך גיליון אלקטרוני היא שימוש בלחצן Export Data בחלון הניווט השמאלי עבור קובץ התגובות של תיק PDF.

אודות רכיב ה- Forms Tracker

השתמשו ברכיב ה- Tracker כדי לנהל טפסים שהפצתם או שקיבלתם. רכיב ה-Tracker מאפשר לצפות ולערוך את המיקום של קובץ התגובות, לעקוב אילו נמענים הגיבו, להוסיף נמענים, לשלוח הודעה בדוא"ל לכל הנמענים ולצפות בתגובות לטופס.

מעקב אחר טפסים

  1. ב- Acrobat, בחרו Edit‏ > Form Options‏ > Track או View‏ > Tracker.

  2. בחלונית הניווט השמאלית, הרחיבו את התיקייה Forms.

  3. בחרו טופס ובצעו אחת מהפעולות הבאות:

    • כדי להציג את כל התגובות עבור טופס, לחצו על View Responses.

    • כדי לשנות את מיקום קובץ התגובות, ב- Responses File Location, לחצו על Edit File Location.

    • כדי להציג את הטופס המקורי, לחצו על Open Original Form.

    • כדי לשלוח את הטופס לנמענים נוספים, לחצו על Add Recipients.

עבודה זו בוצעה ברישיון של Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  הודעות המתפרסמות ב- Twitter™‎ ו- Facebook אינן מכוסות בתנאי Creative Commons.

הצהרות משפטיות   |   מדיניות פרטיות מקוונת