הערה:

מסמך זה מספק הנחיות לעבודה עם Acrobat XI. אם אתם משתמשים ב- Acrobat DC, עיינו בעזרה של Acrobat DC.

יצירת טופס ממסמך קיים

ניתן להמיר מסמך אלקטרוני קיים (לדוגמה, מסמך Word‏, Excel או PDF) או לסרוק מסמך נייר לטופס PDF‏. Acrobat מוסיף לטופס שדות טופס אינטראקטיביים באופן אוטומטי. לאחר מכן, ניתן לערוך את הטופס כדי להוסיף שדות טופס מיוחדים, כגון רשימה נפתחת, תיבת רשימה או לחצנים.

סוגי שדות הטופס שניתן להוסיף ל- PDF
סוגי שדות הטופס שניתן להוסיף ל- PDF

A. שדה חתימה מבוססת אישור B. תיבת רשימה נפתחת C. שדות מלל D. שורת הודעות אוטומטית E. תיבות סימון F. לחצני אפשרויות G. תיבת רשימה H. לחצנים 
  1. מתוך התפריט Create בחרו באפשרות Create Form בסרגל הכלים.

  2. בחרו באפשרות From Existing Document ולחצו על Next.

  3. בחרו אחת מהאפשרויות הבאות:

    Use The Current Document

    ממיר קובץ PDF פתוח לטופס אינטראקטיבי.

    Choose Another File

    ממיר מסמך אלקטרוני קיים (לדוגמה, Word‏, Excel או PDF) לטופס PDF אינטראקטיבי. לחצו על Browse כדי לאתר את הקובץ.

    Scan A Paper Form

    סורק טופס נייר וממיר אותו לטופס PDF אינטראקטיבי.

  4. לחצו על Continue ובצעו את ההוראות המוצגות על המסך.

    Acrobat יוצר את הטופס ופותח אותו במצב Form Editing. חלונית המשימות Forms מציגה אפשרויות לעריכת הטופס. סרגל הכלים כולל כלי שדות טופס לצורך הוספת שדות.

  5. בדקו את שדות הטופס ש- Acrobat יצר. הוסיפו שדות בעזרת כלי שדות הטופס בשורת המשימות. מחקו שדות, שנו את גודלם או סדרו אותם לפי הצורך. ניתן להוסיף כל אחד מסוגי שדות הטופס הבאים:

    Barcodes

    מקודדים את הקלט משדות שנבחרו ומציגים אותו כתבנית חזותית שניתן לפענח אותה באמצעות תוכנת קידוד או חומרת קידוד (זמינות בנפרד).

    Buttons

    מבצעים שינוי במחשב של המשתמש, כגון פתיחת קובץ, השמעת צליל או מסירת נתונים לשרת אינטרנט. לחצנים אלה ניתנים להתאמה אישית בעזרת תמונות, מלל ושינויים חזותיים המופעלים בעזרת העכבר.

    Check boxes

    מציגות אפשרויות של כן או לא לפריטים בודדים. אם הטופס כולל תיבות סימון רבות, המשתמש יכול בדרך כלל לסמן מעטות או רבות מהן, כרצונו.

    Digital signature field

    מאפשר למשתמש להוסיף חתימה אלקטרונית למסמך PDF.

    Drop-down list

    מאפשרת למשתמש לבחור פריט מתפריט נפתח או להקליד ערך. באפשרותכם לקבוע מאפיין שדה טופס שמאפשר למשתמש להזין ערך מותאם אישית.

    List boxes

    תצוגת רשימת אפשרויות שהמשתמש יכול לבחור מתוכה. ניתן להגדיר מאפיין שדה טופס המאפשר למשתמש להקיש Shift תוך כדי לחיצה על פריט לבחירת מספר פריטים ברשימה.

    Radio buttons

    מציגים קבוצת אפשרויות לבחירה, שהמשתמש יכול לבחור מתוכה פריט אחד בלבד. כל לחצני האפשרויות באותו שם פועלים יחד כקבוצה.

    Text fields

    מאפשרים למשתמש להקליד מלל, כגון שם, כתובת או מספר טלפון.

    לקבלת מידע נוסף, ראו יסודות שדה טופס.

  6. לאחר שתשלימו את הטופס לשביעות רצונכם, לחצו על Close Form Editing.

לקבלת ערכת לימוד בווידאו אודות יצירת טפסים, צפו בסרטון על יצירת טופסי PDF ממסמכים קיימים: http://tv.adobe.com/watch/acrobat-xi-tips-tricks/how-to-create-new-pdf-forms-from-existing-documents/

יצירת טפסים עבור Adobe Sign

ניתן להמיר טופס קיים לטופס Adobe Sign או לגרור ולשחרר בקלות שדות Adobe Sign ב- PDF. ניתן לשלוח את הטופס למילוי וחתימה באמצעות שירות Adobe Sign. לא כל השדות מומרים לשדות Adobe Sign, כגון שדות מסוג List Box‏, Dropdown או Button. ניתן להוסיף שדות Adobe Sign נוספים מתוך סרגל הכלים.

  1. פתחו את קובץ ה- PDF שברצונכם להמיר לטופס Adobe Sign.

  2. בחרו Tools‏ > Forms‏ > Edit

  3. אם תישאלו אם ברצונכם ש- Acrobat יזהה שדות טופס עבורכם, לחצו על Yes.

  4. כאשר תקבלו הודעה שאתם נכנסים למצב Form Editing Mode, לחצו על OK.

  5. בחלונית Forms שתיפתח, בחרו Tasks‏ > Convert To Adobe Sign Form.

  6. כאשר תקבלו התראה ש- Acrobat מסיר שדות טופס שאינם נתמכים ב- Adobe Sign, לחצו על Next ובהודעה הבאה שתוצג, לחצו על OK.

  7. כדי להוסיף שדה לטופס, בחרו את סמל השדה מתוך שורת המשימות. מקמו את הסמן במיקום שבו ברצונכם להוסיף את השדה ולחצו כדי להוסיף אותו.

  8. תנו שם לשדה וציינו מי אמור למלא אותו או לחתום עליו. כדי לקבוע את מאפייני השדה, כגון צבע הגבול, המילוי, הגופן וגודל הגופן, לחצו עליו לחיצה כפולה.

    מאפייני שדה טופס
    בעת ביצוע המיקום הראשוני של שדה Adobe Sign , ניתן לבחור לו שם, ולציין מי אמור לחתום בשדה או למלא אותו.

  9. לאחר השלמת הטופס, לחצו על Close Form Editing בשורת המשימות.

  10. כדי להעלות את הטופס ל- Adobe Sign, בחרו Sign‏ > Get Others To Sign‏ > Send For Signatures.

  11. כאשר מופיעה ההודעה “The document has been uploaded to Adobe Sign”, לחצו על Proceed To Adobe Sign To Continue. כאשר אתר Adobe Sign נפתח, פעלו על-פי ההוראות המוצגות על המסך.

הוספת שדות מיוחדים של Adobe Sign

ניתן ליצור שדות Adobe Sign מיוחדים, כגון רשימות נפתחות או שדות שמאמתים נתונים או מגבילים אותם לערכים מסוימים. הזנת שם לשדה מתבצעת באמצעות תג מלל מיוחד. תחביר התג יכלול את כל המידע הדרוש ליצירת השדה. לא ניתן לראות את תכונות השדה ב- Acrobat. Adobe Sign משתמש בתג המלל כדי לבנות את השדה לאחר שמעלים את הטופס לאתר Adobe Sign.

מזינים את תג המלל בשדה Name בעת המיקום הראשוני של השדה. לחלופין, ניתן לערוך את השם בכרטיסייה General בתיבת הדו-שיח Properties (לחצו לחיצה כפולה על השדה כדי לפתוח את המאפיינים שלו). לקבלת רשימה של תגי מלל של Adobe Sign, ראו יצירת טופסי Adobe Sign עם תגי מלל. כאשר מוסיפים תג מלל ב- Acrobat, יש להשמיט את הסוגריים המקיפים את התג: {{תג}}.

מתן אפשרות למשתמשי Reader לשמור נתוני טופס

בדרך כלל, משתמשי Reader X וגרסאות קודמות אינם יכולים לשמור עותקים מלאים של טפסים שמילאו. אך ניתן להרחיב את הזכויות הניתנות ב- PDF כך שיאפשרו למשתמשים אלה לשמור נתוני טופס. אם יש ברשותכם Acrobat Pro, תוכלו לכלול בטופס יכולות נוספות עבור משתמשי Reader, כגון הוספת מלל לטפסים שאינם אינטראקטיביים.

הערה:

שלא כמו בגרסאות קודמות של Reader‏‎,‏ Reader XI כולל גם את הכלי Add Text וגם את היכולת לשמור נתוני טופס. משתמשי Acrobat יכולים להקליד בטפסים לא ניתנים למילוי, להוסיף הערות ולחתום באופן דיגיטלי על קובצי PDF מבלי להרחיב זכויות מיוחדות.

  1. פתחו מסמך PDF יחיד או הציגו בתצוגה מקדימה PDF של רכיב בתיק PDF.

  2. אם אתם עורכים את הטופס, לחצו על Close Form Editing בחלונית המשימות Forms.

  3. בחרו File‏ > Save As Other‏ > Reader Extended PDF ולאחר מכן בחרו באחת מהאפשרויות הבאות:

    Enable Adding Text In PDFs (that are not PDF forms)‎‏

    (Acrobat Pro) מאפשר למשתמשים להוסיף מלל למסמכי PDF או לטפסים שטוחים שאינם ניתנים למילוי (עבור גרסאות קודמות של Reader).

    Commenting & Measuring

    (Acrobat Pro) מאפשר למשתמשים להוסיף הערות או לגשת לכלים Object Data‏, Measuring ו- Geospatial‏.

    Enable More Tools (includes form fill-in & save)‎‏‎‏

    מאפשר למשתמשים לשמור נתונים שהזינו בטפסים אינטראקטיביים או ניתנים למילוי.

מגבלות בנוגע לשמירת טפסים מלאים באופן מקומי

Acrobat Standard ו- Acrobat Pro מאפשרים למשתמשי Adobe Reader 8 ואילך למלא ולשמור טופסי PDF באופן מקומי. השימוש ביכולת Reader Extensions capability עבור שמירה מקומית של טופסי PDF (נקראת מסמכים מורחבים) מוגבלת לשתי דרכים:

מספר המסמכים המורחבים שנפרסו

לקוח Acrobat Standard או Acrobat Pro יכול לשלוח מסמך מורחב למספר בלתי מוגבל של נמענים כדי שימלאו אותו. לדוגמה, לקוח Acrobat יכול לפרסם תבנית טופס ריקה בדף אינטרנט שמאפשרת למשתמשים למלא ולשמור טופסי PDF באופן מקומי. מספר בלתי מוגבל של אנשים יכולים לגשת לתבנית. עם זאת, לקוח Acrobat יכול לאסוף רק 500 תגובות מהטופס המלא. מגבלה זו כוללת הן עותק מודפס (שליחת טופס נייר) והן ייצוגים אלקטרוניים של הטופס המלא.

מספר נמענים של המסמך המורחב

לקוח Acrobat Standard או Acrobat Pro יכול לשלוח מסמך מורחב ל- 500 נמענים ייחודיים לכל היותר. לדוגמה, לקוח Acrobat שייך לארגון עם 500 אנשים לכל היותר. לקוח Acrobat יכול לשלוח מספר בלתי מוגבל של עותקים של המסמך המורחב לאותם 500 נמענים ולאסוף תגובות בלתי מוגבלות מהטופס המלא.

שתי המגבלות חלות לפי ישות/חברה, ומשתמשים מרובים בישות יכולים להשתמש לרעה בתכונה זו. קבלת רשיונות נוספים לשימוש ב- Acrobat אינה מגדילה את המגבלות לעיל. לדוגמה, חמישה משתמשים של Acrobat Standard 9 בחברה לא יכולים לשלוח את אותו מסמך מורחב כדי לקבל ולחלץ נתונים באופן קולקטיבי יותר מ- 500 פעמים.

Acrobat Standard ו- Acrobat Pro כוללים טכנולוגיה שיכולה להפעיל מסמכי PDF עם תכונות מסוימות באמצעות אישור דיגיטלי. אישור זה ממוקם בתוך התוכנה ("מפתח"). אתם מסכימים שלא לגשת, לנסות לגשת, לשלוט, לבטל, להסיר, להפיץ את המפתח לכל מטרה שהיא.

הוספת JavaScript לטפסים

שפת JavaScript מאפשרת יצירת עמודי אינטרנט אינטראקטיביים. חברת Adobe הרחיבה את יכולות JavaScript, כך שניתן לשלב אינטראקטיביות בקלות בטופסי PDF. השימושים המקובלים ביותר של JavaScript בטופסי Acrobat הם עיצוב, חישוב, אימות נתונים והקצאת פעולות. ב- Windows, ניתן גם להגדיר טופסי Adobe PDF כך שיתחברו ישירות לחיבור ODBC ‏(Open Database Connection).

הערה:

אם אתם יוצרים טפסים דינמיים, יש לזכור כי תוכנת Reader אינה תומכת בפריטי JavaScript מסוימים מותאמים אישית. ייתכן שהטופס לא יתפקד כראוי כשהוא יוצג ב- Reader, אלא אם כן יתווספו למסמך זכויות שימוש נוספות.

משאבים נוספים

לקבלת מידע נוסף אודות Acrobat JavaScript, עיינו במשאבים אלה:

הפצה (שליחה) של טפסים לנמענים

הפצת טופסי PDF או טופסי אינטרנט

לאחר יצירת טופס, בחרו שיטה לשליחה שלו אל נמענים.

  1. בחרו Tools‏ > Forms‏ > Distribute.

  2. ייתכן שתוצג סדרת הודעות, בהתאם לתנאים ש- Acrobat מזהה בטופס. פעלו בהתאם להוראות על-גבי המסך בהתאם לצורך ושמרו את הטופס.
  3. בחרו שיטת הפצה ואיסוף:

    Email

    אספו תגובות בתיבת הדוא"ל הנכנס.

    Internal Server

    הפיצו ואספו תגובות בשרת פנימי כגון SharePoint או Network Folder. למידע נוסף, ראו ציון שרת.

  4. לחצו על Continue ופעלו על-פי ההוראות המוצגות על המסך לצורך הפצת הטופס.

  5. אם תבחרו לאסוף תגובות בתיבת הדוא"ל הנכנס, בצעו אחת מהאפשרויות הבאות:

הערה:

אם כתובות הדוא"ל של הנמענים שלכם אינן ידועות לכם, הזינו את כתובת הדוא"ל שלכם. המערכת שולחת אליכם קישור לטופס שניתן לשלוח בדוא"ל אל נמענים, בהתאם לצורך.

הפצת טופסי Adobe Sign

לאחר יצירת טופס Adobe Sign, ניתן להשתמש בשירות Adobe Sign כדי לשלוח אותו לנמענים לצורך מילוי וחתימה.

  1. אם הטופס במצב Form Editing, לחצו על Close Form Editing בשורת המשימות.

  2. אם טרם שמרתם את הטופס, שמרו אותו כעת.

  3. כדי להעלות את הטופס ל- Adobe Sign, בחרו Sign‏ > Get Others To Sign‏ > Send For Signatures.

  4. כאשר מופיעה ההודעה “The document has been uploaded to Adobe Sign”, לחצו על Proceed To Adobe Sign To Continue.

  5. כאשר אתר Adobe Sign נפתח, פעלו על-פי ההוראות המוצגות על המסך.

עבודה זו בוצעה ברישיון של Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  הודעות המתפרסמות ב- Twitter™‎ ו- Facebook אינן מכוסות בתנאי Creative Commons.

הצהרות משפטיות   |   מדיניות פרטיות מקוונת