האם הטופס ניתן למילוי?

לא כל הטפסים ניתנים למילוי. לעתים יוצרי טפסים אינם ממירים את קובצי ה- PDF שלהם לטפסים ניתנים למילוי אינטראקטיביים. לחלופין, הם יוצרים בכוונה טופס שניתן למלא רק בכתב יד או באמצעות הכלי Add Text. טפסים לא אינטראקטיביים אלה נקראים טפסים שטוחים.

טפסים ניתנים למילוי ב- Reader XI‏
טפסים ניתנים למילוי ב- Reader XI‏

A. בטפסים האינטראקטיביים, המקומות שבהם עליהם להקליד מודגשים B. טפסים עם הכלי Add Text Comment מאפשרים לכם להוסיף מלל בכל מקום בטופס 

מילוי טפסים אינטראקטיביים

טופס אינטראקטיבי מכיל שדות שניתן לבחור או למלא.

טופס אינטראקטיבי הניתן למילוי
טופס אינטראקטיבי הניתן למילוי

A. שורת הודעה סגולה מציינת נוכחות של שדות ניתנים למילוי. B. בעת הלחיצה, היא מציגה היכן קיימים שדות ניתנים למילוי. 
  1. במידת הצורך, לחצו לחיצה ימנית על המסמך ובחרו Hand Tool או Select Tool בתפריט הנפתח.

    המצביע משתנה לסמל אחר כאשר הוא חולף מעל שדה. לדוגמה, הכלי Hand ‏ משתנה לסימן I ‏ כאשר ניתן להקליד מלל בשדה הטופס. חלק משדות הטופס הם דינמיים, כלומר הם משנים את גודלם אוטומטית כדי להתאים לכמות הנתונים שתזינו ויכולים להשתרע על-פני מספר עמודים.

  2. (אופציונלי) כדי שיהיה קל יותר לזהות את שדות הטופס, לחצו על הלחצן Highlight Fields בשורת ההודעות של המסמך. שדות הטופס מוצגים על רקע צבעוני (תכלת כברירת מחדל), וכל שדות הטופס שחובה למלא מוצגים במסגרת בצבע אחר (אדום כברירת מחדל).

  3. לחצו כדי לבחור אפשרויות, כגון לחצני אפשרויות. לחצו בתוך שדה מלל כדי להקליד.
  4. הקישו Tab כדי לעבור קדימה או Shift+Tab כדי לעבור אחורה.
  5. לאחר שתסיימו, לחצו על לחצן השליחה כדי לשלוח את הנתונים לשרת או ליצור דוא"ל כדי לשלוח את הנתונים. לחצן השליחה יכול להופיע בשורת ההודעה הסגולה בראש הטופס או בתוכן הטופס.

לעצות לפתרון בעיות בהשלמת טפסים, ראו פתרון בעיות בטפסים.

מילוי טפסים שטוחים באמצעות הכלי Add Text

בטופס שטוח אין שדות אינטראקטיביים. עם זאת, ניתן להשתמש בכלי Add Text כדי להקליד מידע בשדות טופס ריקים. Acrobat ו- Reader XI כוללים את הכלי Add Text‏. בגרסת Reader X ובגרסאות קודמות, ניתן להוסיף מלל רק אם יוצר הטופס הפעיל את Add Text (או את הכלי Typewriter)‏.

הערה:

מלל שמוסיפים באמצעות הכלי Add Text הוא סוג של הערה, והוא מופיע ב- Comments List ‏(Comment >‏ Comments List)‏.

טפסים ניתנים למילוי שטוחים (שלוש גרסאות) עם הכלי Add Text
טפסים ניתנים למילוי שטוחים (שלוש גרסאות). הכלי Add Text מאפשר לכם להקליד בטפסים שטוחים.

A. הכלי Add Text בסרגל הכלים המרחף בדפדפן. B. הכלי Add Text בשורת ההודעות הסגולה. C. הכלי Add Text נבחר בלוח Sign, שבשלב זה מציג את סרגל הכלים המרחף. 
  1. בצעו אחת מהפעולות הבאות, בהתאם למראה הטופס המופיע בחלון:

    • בשורת ההודעות הסגולה או בסרגל הכלים המרחף, לחצו על הלחצן Add Text.

    • ביישום Acrobat (לא בדפדפן), בחרו Sign >‏ Add Text.

    בחרו Add Text והקלידו על הטופס
    בחרו Add Text והקלידו על הטופס.

    אם הטופס מופיע בחלון הדפדפן, גללו את הסמן ליד תחתית הטופס ולחצו על סמל השמירה  בסרגל הכלים המרחף השקוף למחצה. פתחו את טופס ה- PDF ב- Acrobat, ובחרו Sign >‏ Add Text.

    פתחו ב- Acrobat ובחרו Sign >‏ Add Text‏.
    סרגל הכלים של Add Text אינו מופיע. שמרו את הטופס ולאחר מכן פתחו אותו ב- Acrobat ובחרו Sign >‏ Add Text‏.

  2. לחצו על שדה טופס ריק והקלידו.

  3. (אופציונלי) התאימו אפשרויות בשורת ההודעות הסגולה או בסרגל הכלים הצף כדי לשנות את גודל המלל, המיקום או הגופן. למידע נוסף על סרגל הכלים והכלי של Add Text, ראו הוספת מלל באמצעות הכלי Add Text.

  4. לאחר שתסיימו, הדפיסו עותק של הטופס שהושלם.

    הערה:

    לא ניתן לבצע שליחה אלקטרונית של טופס שמילאתם באמצעות הכלי Add Text. עליכם להדפיס את הטופס שהושלם. הקפידו לבחור Document And Markups בתיבת הדו-שיח Print.

מילוי טפסים שטוחים בדפדפן

דרך נפוצה להצגת טופס PDF היא בדפדפן אינטרנט, לדוגמה, בעת לחיצה על קישור באתר אינטרנט. אם הטופס לא מכיל שדות אינטראקטיביים, ניתן להשתמש בכלי Add Text כדי למלא את הטופס. חלק מהטפסים נפתחים כאשר מופיע בהם סרגל הכלים של Add Text. אבל באחרים, עליכם לשמור תחילה את הטופס ולאחר מכן לפתוח אותו ישירות ב- Acrobat‏. Reader XI כולל את הכלי Add Text. בגרסאות קודמות של Reader, הכלי זמין רק אם יוצר הטופס הפעיל אותו.

אם סרגל הכלים של Add Text מופיע, לחצו על Add Text‏. לאחר מכן לחצו על העמוד והתחילו להקליד. לקבלת מידע נוסף, ראו מילוי טפסים שטוחים בעזרת הכלי Add Text‏.

הכלי Add Text זמין בסרגל הכלים המרחף
הכלי Add Text זמין בסרגל הכלים המרחף

אם סרגל הכלים Add Text אינו מופיע ואין אפשרות לבחור שדות או להקליד בהם, שמרו את ה- PDF במחשב. (גללו את הסמן לתחתית הטופס ולחצו על סמל שמירה בסרגל הכלים המרחף השקוף למחצה.) פתחו את טופס ה- PDF ב- Acrobat, ובחרו Sign >‏ Add Text. לאחר מכן לחצו על העמוד והתחילו להקליד.

שמרו את הטופס ולאחר מכן פתחו אותו ב- Acrobat ובחרו Sign >‏ Add Text‏.
סרגל הכלים של Add Text אינו מופיע. שמרו את הטופס ולאחר מכן פתחו אותו ב- Acrobat ובחרו Sign >‏ Add Text‏.

הערה:

אם תסגרו את סרגל הכלים של Add Text, גללו את הסמן ליד תחתית הטופס ולחצו על סמל Acrobat‏ בסרגל הכלים המרחף השקוף למחצה.  יופיע סרגל הכלים של Add Text‏. אם תסגרו שוב את סרגל הכלים של Add Text, גללו מטה לסרגל הכלים המרחף ולחצו על הלחצן Read  Mode.‏ לאחר מכן לחצו שוב על הסמל Acrobat.

אפשרויות לעבודה בטפסים

מקש

תוצאה

Tab או Shift+Tab

מקבל הקלדה ועובר לשדה הבא

Up/Left Arrow

בוחר לחצן אפשרויות קודם בקבוצה

Down/Right Arrow

בוחר את לחצן האפשרויות הבא

Esc

דוחה ומבטל את הבחירה בשדה טופס

Esc (הקשה פעמיים)

יוצא ממצב Full Screen

Enter או Return (שדה מלל של שורה אחת)

מקבל הקלדה ומבטל את הבחירה בשדה

Enter או Return (שדה מלל מרובה שורות)

יוצר סימן סוף פסקה באותו שדה טופס

Enter או Return (תיבת סימון)

מפעיל או מבטל תיבת סימון

Enter (מקלדת)

מקבל הקלדה ומבטל את הסימון בשדה טופס נוכחי

(Windows‏) Ctrl+Tab מכניס תג לשדה מלל
(Mac‏) Alt+Tab מכניס תג לשדה מלל

השלמה אוטומטית של טפסים (טפסים אינטראקטיביים בלבד)

התכונה Auto-Complete מאחסנת את כל מה שמקלידים בשדה טופס אינטראקטיבי. לאחר מכן, התכונה Auto-Complete מציעה ואף מזינה באופן אוטומטי תגובות שמתאימות למה שהקלדתם בשדות טופס אחרים. ההצעות מוצגות בתפריט נפתח, שממנו ניתן לבחור את האפשרות המתאימה. התכונה Auto-Complete מבוטלת כברירת מחדל, ויש להפעיל אותה בהעדפות הטופס אם רוצים להשתמש בה.

כדי להסיר ערך מסוים מהזיכרון של Auto-Complete, כגון ערך המכיל שגיאת איות אשר גיליתם ותיקנתם מאוחר יותר, ערכו את הרשימה בהעדפות.

כיצד מפעילים את האפשרות Auto-Complete ב- Acrobat‏ | lynda.com (וידאו 2:43)

הערה:

כל העדפות הטפסים יחולו על האופן שבו מטפל היישום בטפסים פתוחים במהלך העבודה. ההעדפות אינן נשמרות יחד עם טופסי PDF.

הפעלת האפשרות Auto-Complete

  1. בחרו Edit >‏ Preferences ‏(Windows) או Acrobat/Adobe Reader >‏ Preferences ‏(Mac OS).‏

  2. בחרו Forms בצד שמאל.

  3. מתחת ל- Auto-Complete, בחרו Basic או Advanced בתפריט.

  4. בחרו Remember Numerical Data אם ברצונכם שזיכרון התכונה Auto-Complete יאחסן מספרים שאתם מדפיסים בטפסים.

הערה:

כאשר בוחרים אפשרות בתפריט Auto-Complete, מופיע באזור המלל שמתחת תיאור המסביר כיצד היא משפיעה על אופן הפעולה של Auto-Complete.

מחיקת פריט מהזיכרון של Auto-Complete

  1. פתחו את תיבת הדו-שיח Preferences.

  2. בחרו Forms בצד שמאל.

  3. לחצו Edit Entry List.

  4. בתיבת הדו-שיח Auto-Complete Entry List, בצעו אחת מהפעולות הבאות ולחצו על Yes בתיבת הדו-שיח לאישור:

    • כדי להסיר את כל הערכים, לחצו על Remove All.
    • כדי להסיר חלק מהערכים, בחרו את הערכים הרצויים ולחצו על Remove. ‏(הקישו Shift תוך כדי בחירת מספר פריטים סמוכים או הקישו Ctrl תוך כדי לחיצה על פריטים שאינם סמוכים כדי לבחור מספר פריטים).

הפיכת טפסים שטוחים לטפסים שניתן למלא (Acrobat Pro)

ניתן להפוך טופס שטוח לטופס שניתן למלא באמצעות האשף Form או על-ידי הפעלת הכלי Add Text. משתמשי Acrobat Reader XI יכולים להשתמש בכלי Add Text למילוי טפסים שטוחים.  עם זאת, גרסאות קודמות של Reader אינן כוללות את הכלי Add Text (או את הכלי Typewriter) אלא אם כן תפעילו אותם במפורש ב- PDF.

טופס אינטראקטיבי

כדי ליצור טופס אינטראקטיבי, השתמשו באשף Form. ראו יצירת טפסים באמצעות Acrobat.

Flat form

כדי להפעיל את הכלי Add Text, בחרו File >‏ Save As Other  >‏ Reader Extended PDF >‏ Enable Adding Text In Documents (That Are Not Fillable Forms)‎‏. אפשרות זו מציגה את הכלי Add Text בשורת הודעות סגולה כאשר פותחים את הטופס ב- Acrobat או ב- Reader. אם פותחים את הטופס בדפדפן, יופיע במקום זאת סרגל הכלים של Add Text.

הכלי Add Text מופעל עבור הטופס הנוכחי בלבד. כאשר יוצרים טופס אחר, יש לחזור על פעולה זו כדי לאפשר למשתמשי Reader להשתמש בכלי Add Text .

שמירת טפסים

  • כדי לשמור את הטופס שהשלמתם, בחרו File >‏ Save As ותנו לקובץ שם חדש.

  • כדי להסיר את תכונות Reader המורחבות, בחרו File >‏ Save A Copy.

  • כדי לאפשר למשתמשי Reader לשמור את הנתונים שהקלידו, בחרו File >‏ Save As Other >‏ Reader Extended PDF >‏ Enable More Tools (Includes Form Fill-in & Save)‎‏.

  1. לחצו על הלחצן Print, או בחרו File >‏ Print.

  2. בחרו מדפסת מהתפריט בחלק העליון של תיבת הדו-שיח Print.

  3. בתפריט Comments And Forms באזור העליון הימני של תיבת הדו-שיח Print, בחרו אחת מהאפשרויות הבאות ולחצו על OK:

    • (טופס אינטראקטיבי או שטוח) כדי להדפיס את הטופס ואת הערכים שהקלדתם, בחרו Document. אפשרות זו מדפיסה מלל שהקלדתם באמצעות הכלי Add Text.

    • (טופס אינטראקטיבי או שטוח) כדי להדפיס את הטופס, את ההזנות שהוקלדו וכל הערה שמופיעה בטופס, בחרו Document And Markups. אפשרות זו מדפיסה מלל שהקלדתם באמצעות הכלי Add Text.

    • (טופס אינטראקטיבי בלבד) כדי להדפיס רק את הערכים שהוקלדו ולא את הטופס עצמו, בחרו Form Fields Only.

ניקוי טפסים

ניקוי טופס בדפדפן

  1. בצעו אחת מהפעולות הבאות:
    • בחרו Reset Form Button, אם קיימת האפשרות. לא ניתן לבטל פעולה זו.
    • צאו מהדפדפן והפעילו אותו מחדש.

    הערה:

    לחיצה על הלחצן 'טען מחדש' או 'רענון', 'הקודם' או 'חזור' בדפדפן או לחיצה על קישור לעמוד אחר עלולות לגרום לניקוי כל הנתונים בטופס.

ניקוי פריטי טופס שלא נשמרו

  1. בחרו Tools >‏ Forms >‏ More Form Options >‏ Clear Form.

טפסים לדוגמה

Patti Sokol, מ- Sokol Consulting, יצרה שני טפסים לדוגמה כדי להציג את ההבדלים בין טופס שטוח לטופס אינטראקטיבי. לחצו כאן כדי לראות טופס שטוח. שימו לב שאין באפשרותכם להקליד בשדות של טופס שטוח. לחצו כאן כדי לראות טופס אינטראקטיבי. באפשרותכם לסמן את השדות ולהקליד בהם.

הקפידו לקרוא את המידע בתיבת המלל העליונה של כל טופס לדוגמה. לאחר מכן העבירו את הסמל מעל השדות כדי לראות אילו פעולות זמינות. באפשרותכם גם להדפיס ולשמור את הטפסים במחשב.

עבודה זו בוצעה ברישיון של Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  הודעות המתפרסמות ב- Twitter™‎ ו- Facebook אינן מכוסות בתנאי Creative Commons.

הצהרות משפטיות   |   מדיניות פרטיות מקוונת