Flusso di lavoro per la creazione di file PDF accessibili

Essenzialmente, il processo di creazione di file PDF accessibili comprende alcune fasi fondamentali:

  1. Considerare i fattori legati all’accessibilità prima della conversione di un documento in formato PDF.
  2. In base alle esigenze, aggiungere campi modulo compilabili e descrizioni, nonché impostare l’ordine di tabulazione.
  3. Aggiungere nel file PDF ulteriori funzioni di accessibilità.
  4. Applicare tag al file PDF.
  5. Esaminare il file PDF e correggere i problemi relativi ai tag.

L’ordine di presentazione di queste fasi è quello che meglio si adatta alla maggior parte dei casi. Tuttavia, è possibile effettuare le operazioni in un ordine diverso o ripetere alcuni passaggi. Per prima cosa, è comunque necessario esaminare il documento, determinarne lo scopo e utilizzare tale analisi per definire il flusso di lavoro da adottare.

Altro materiale di riferimento

Per ulteriori informazioni sulla creazione di PDF accessibili, vedere le risorse seguenti:

Considerare i fattori legati all’accessibilità prima della conversione di un documento in formato PDF.

Ogniqualvolta sia possibile, è consigliabile prendere in considerazione i fattori di accessibilità al momento della creazione dei file di origine mediante un’applicazione di creazione, quale un programma di elaborazione testi o di impaginazione.

Le operazioni di routine nell’applicazione di creazione includono l’aggiunta di testo alternativo alle immagini, l’ottimizzazione delle tabelle, nonché l’applicazione di stili di paragrafo o altre funzioni relative alla struttura del documento che è possibile convertire in tag. Per ulteriori informazioni, consultare Creare file PDF con tag mediante un’applicazione di creazione.

Aggiungere campi modulo compilabili e descrizioni, nonché impostare l’ordine di tabulazione

Se il PDF include campi modulo, utilizzare Strumenti > Accessibilità > Esegui riconoscimento campi modulo per rilevare i campi modulo e renderli interattivi (compilabili).

Utilizzare gli strumenti Moduli per creare campi modulo compilabili, quali pulsanti, caselle di controllo, menu a comparsa e caselle di testo. Al momento della creazione di un campo, digitare una descrizione corrispondente nella casella Suggerimento della finestra di dialogo Proprietà. Tale testo può essere letto a voce alta dagli assistenti vocali. Per ulteriori informazioni, consultare Creare campi modulo.

Nota:

Potete anche usare lo strumento Ritocco ordine di lettura in Acrobat Pro per aggiungere descrizioni ai campi modulo.

Per informazioni sull’impostazione dell’ordine di tabulazione per l’utilizzo della struttura del documento, vedere Impostare la navigazione tra i campi modulo.

Aggiungere nel file PDF ulteriori funzioni di accessibilità

In Acrobat Pro, questa fase comprende l’impostazione della lingua del documento, la verifica delle impostazioni di protezione affinché non interferiscano con gli assistenti vocali, la creazione di collegamenti accessibili, nonché l’aggiunta di segnalibri. Per ulteriori informazioni, consultare Impostare la lingua del documento, Impedire interferenze fra impostazioni di protezione e assistenti vocali, Aggiungere link accessibili e Informazioni sui segnalibri.

In Acrobat Standard, tale fase comprende l’impostazione della lingua del documento, la verifica delle impostazioni di protezione affinché non interferiscano con gli assistenti vocali, nonché l’aggiunta di segnalibri. Per ulteriori informazioni, consultare Impostare la lingua del documento, Impedire interferenze fra impostazioni di protezione e assistenti vocali e Informazioni sui segnalibri.

Applicare tag al file PDF

Migliorare l’accessibilità dei documenti PDF mediante l’aggiunta di tag in Acrobat. Se un PDF non contiene tag, Acrobat tenta di aggiungervi tag automaticamente durante la lettura o la ridisposizione del documento da parte dell’utente, tuttavia i risultati potrebbero non essere soddisfacenti. Con un file PDF con tag, i contenuti vengono inviati nell’ordine corretto all’assistente vocale, oppure a un altro software o dispositivo di supporto, mediante la struttura ad albero logica dei documenti.

Per ottenere risultati ottimali, è consigliabile aggiungere i tag al documento al momento della conversione in PDF dall’applicazione di creazione. Tra queste applicazioni figurano Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign®, Microsoft Word e OpenOffice Writer. Se non si ha accesso a un’applicazione di creazione in grado di generare un PDF con tag, è possibile inserire tag in un PDF in qualsiasi momento mediante Acrobat.

Per l’applicazione di tag durante la conversione in PDF, è necessario che l’applicazione di creazione supporti tale operazione nel formato PDF. L’aggiunta di tag durante la conversione consente all’applicazione di creazione di ricavare all’origine gli stili di paragrafo del documento o altre informazioni sulla struttura, per generare una struttura ad albero logica. La struttura ad albero logica riproduce l’ordine di lettura e i livelli di tag in modo accurato. Questa procedura consente di interpretare puntualmente la struttura di layout complessi quali barre laterali incorporate, colonne ravvicinate, allineamento irregolare del testo, nonché tabelle. L’aggiunta di tag durante la conversione consente inoltre di includere correttamente nel processo link, riferimenti incrociati, segnalibri, nonché eventuale testo alternativo all’interno del file, se presente.

Per aggiungere tag a un PDF in Acrobat, scegliere Strumenti > Accessibilità > Aggiungi tag a documento. Questo comando funziona su qualsiasi PDF senza tag, ad esempio un file PDF creato mediante la stampante Adobe PDF. Acrobat esegue un’analisi del contenuto del PDF per interpretare i singoli elementi di pagina, la struttura gerarchica, nonché l’ordine di lettura definito per ciascuna pagina. Viene quindi creata una struttura ad albero tag che riproduce tali informazioni. Vengono inoltre creati tag per ciascun link, riferimento incrociato e segnalibro eventualmente aggiunto al documento in Acrobat.

Il comando Aggiungi tag a documento consente di eseguire questa procedura in modo adeguato sulla maggior parte dei layout standard. Ciononostante, non è sempre in grado di interpretare correttamente la struttura e l’ordine di lettura di elementi di pagina complessi, quali colonne ravvicinate, allineamento irregolare del testo, campi modulo non compilabili, nonché tabelle prive di bordi. Se vengono applicati tag a queste pagine mediante il comando Aggiungi tag a documento, è possibile che gli elementi vengano combinati in modo errato o che i tag vengano aggiunti in una sequenza non valida. Questo causa problemi nell’ordine di lettura del file PDF.

Informazioni sulle filigrane e gli assistenti vocali

È possibile aggiungere una filigrana a un file PDF con tag senza inserirla nella struttura ad albero tag. L’esclusione della filigrana dalla struttura ad albero tag agevola gli utenti di assistenti vocali, perché la filigrana non viene letta come se fosse parte del contenuto del documento.

Il metodo più efficace per aggiungere una filigrana senza che interferisca con gli assistenti vocali consiste nell’inserire un file PDF senza tag con la filigrana in un file PDF con tag.

Esaminare il file PDF e correggere i problemi relativi ai tag (Acrobat Pro)

Al termine dell’inserimento dei tag in un file PDF, esaminare il documento per individuare eventuali problemi relativi all’ordine di lettura, errori di tag o di accessibilità, nonché procedere quindi a correggerli in base alle esigenze.

Indipendentemente dal metodo impiegato per l’aggiunta di tag al file PDF, utilizzare Acrobat per ritoccare i tag e l’ordine di lettura per i layout di pagina complessi o gli elementi di pagina inusuali. Ad esempio, il comando Aggiungi tag a documento non è sempre in grado di separare figure didascaliche ed elementi ornamentali della pagina quali bordi, linee o elementi di sfondo. Pertanto, è possibile che a tutti questi elementi grafici vengano applicati tag che li contrassegnano come figure. Allo stesso modo, è possibile che questo comando inserisca tag in corrispondenza di caratteri grafici appartenenti al testo, ad esempio i capilettera, che in tal modo vengono contrassegnati come figure, anziché essere inclusi nel tag che rappresenta il blocco di testo corrispondente. Questi errori danneggiano l’ordine della struttura ad albero tag e rendono più complicato l’ordine di lettura da cui dipende la tecnologia di supporto.

Se vengono applicati tag ad un documento in Acrobat, al termine dell’operazione viene generato un rapporto degli errori. Utilizzare questo rapporto per agevolare la correzione dei problemi relativi ai tag. È possibile identificare altri problemi legati ai tag, all’ordine di lettura e all’accessibilità utilizzando lo strumento Controllo completo o lo strumento Ritocco ordine di lettura. Per ulteriori informazioni, consultare Verificare l’accessibilità mediante la funzione di controllo completo e Controllare e correggere l’ordine di lettura.

Creare un file PDF con tag da una pagina Web

Un file PDF creato a partire da una pagina Web è accessibile tanto quanto il codice HTML di origine su cui è basato. Ad esempio, se la struttura del layout della pagina Web è basata su tabelle, è possibile che il codice HTML della tabella non si sviluppi secondo lo stesso ordine di lettura logico necessario in un file PDF con tag, anche se il codice HTML è sufficientemente strutturato per consentire la corretta visualizzazione di tutti gli elementi in un browser Web.

A seconda della complessità della pagina Web, in Acrobat Pro è possibile utilizzare lo strumento Ritocco ordine di lettura o modificare la struttura ad albero tag in Acrobat per correggere tutti gli errori presenti.

Per generare file PDF dalla pagine Web create con un elevato grado di accessibilità, per prima cosa stabilire un ordine di lettura logico nel codice HTML. Per i risultati migliori, attenersi alle Web Content Accessibility Guidelines (Linee guida sull’accessibilità del contenuto del Web) pubblicate dal World Wide Web Consortium (W3C), Per ulteriori informazioni, consultare le linee guida disponibili sul sito Web W3C.

  1. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    • In Acrobat, scegliere File > Crea > PDF da pagina Web, immettere l’indirizzo della pagina Web, quindi fare clic su Impostazioni.

    • In Microsoft Internet Explorer, nella barra degli strumenti Adobe PDF, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso del pulsante Converti e scegliere Preferenze.

  2. Nella scheda Generale scegliere Crea tag PDF, quindi fare clic su OK.
  3. Specificare eventuali altre opzioni desiderate, quindi fare clic su Crea.

Creare file PDF con tag mediante un’applicazione di creazione

Nella maggior parte dei casi, i PDF con tag vengono generati in un’applicazione di creazione, ad esempio Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign o Microsoft Word. In genere, la creazione di tag nell’applicazione di creazione offre risultati migliori rispetto all’aggiunta di tag in Acrobat.

PDFMaker fornisce impostazioni di conversione che consentono di creare file PDF con tag in Microsoft Excel, PowerPoint e Word.

Per ulteriori informazioni sulla creazione di file PDF accessibili, visitare il sito Web www.adobe.com/it/accessibility.

Per ulteriori informazioni, consultare la documentazione specifica per l’applicazione di creazione.

Informazioni sui tag nei file PDF combinati

Con una sola operazione è possibile combinare più file da applicazioni diverse per creare un unico file PDF. Ad esempio, è possibile combinare file generati da elaboratori di testo, presentazioni con diapositive, fogli di calcolo e pagine Web. Scegliere File > Crea > Combina file in un PDF singolo.

Durante la conversione, ciascuna applicazione di creazione viene aperta automaticamente, viene creato un file PDF con tag per ciascun file da combinare, infine i file PDF con tag vengono assemblati in un unico file PDF con tag risultante.

Durante il processo di conversione non è sempre possibile interpretare correttamente la struttura del documento del PDF combinato, perché i file che vengono assemblati utilizzano spesso formati differenti. Utilizzare Acrobat Pro per creare un file PDF accessibile a partire da più documenti.

Se si desidera combinare più file PDF in un solo file PDF con tag, è consigliabile riapplicare i tag al documento combinato. Il risultato della combinazione di file PDF con e senza tag consiste in un file PDF a cui i tag sono applicati solo in parte, pertanto non risulta accessibile a utenti disabili. Ad esempio, le pagine senza tag vengono completamente ignorate dagli assistenti vocali. Se il gruppo di dati di origine include file PDF con e senza tag, applicare i tag ai file che ne sono privi prima di procedere. Se il gruppo di dati di origine include solo file PDF senza tag, applicare i tag al file PDF combinato al termine delle operazioni di inserimento, sostituzione ed eliminazione di pagine.

Al momento dell’inserimento, della sostituzione o dell’eliminazione delle pagine, in Acrobat i tag esistenti vengono integrati nella struttura ad albero tag del file PDF consolidato nel seguente modo:

  • Se nel file PDF vengono inserite delle pagine, i relativi tag vengono aggiunti in Acrobat, se necessario, alla fine della struttura ad albero tag. Ciò avviene anche se le nuove pagine vengono aggiunte all’inizio o all’interno del documento.

  • Se nel file PDF vengono sostituite delle pagine, i relativi tag vengono aggiunti in Acrobat, se necessario, acquisendoli dalle pagine in entrata e vengono collocati alla fine della struttura ad albero tag. Ciò avviene anche se le pagine sostituite si trovano all’inizio o all’interno del documento. I tag delle pagine sostituite, se presenti, vengono mantenuti in Acrobat.

  • Se nel file PDF vengono eliminate delle pagine, i relativi tag, se presenti, vengono mantenuti in Acrobat.

È possibile che si verifichino dei problemi con gli assistenti vocali nel caso siano presenti delle pagine i cui tag non sono ordinati in modo corretto. Tali applicazioni di supporto eseguono la lettura dei tag in sequenza a partire dall’inizio della struttura ad albero tag, pertanto i tag relativi a una pagina inserita potrebbero essere accessibili solo alla fine della struttura. Per risolvere il problema, è necessario riorganizzare la struttura ad albero tag mediante Acrobat Pro. Collocare gruppi di tag numerosi nello stesso ordine di lettura corrispondente alle pagine a cui si riferiscono. Per evitare questo passaggio, inserire le pagine sempre alle fine di un file PDF, costruendo il documento in sequenza dall’inizio alla fine. Ad esempio, se viene creata una pagina PDF di frontespizio a parte rispetto al file PDF contenente il contenuto, aggiungere quest’ultimo alla pagina PDF di frontespizio, anche se il documento contenente il contenuto ha dimensioni maggiori. In questo modo, i tag relativi al contenuto vengono posizionati dopo i tag del frontespizio. Non è necessario riorganizzare successivamente i tag Acrobat Pro.

I tag relativi ad una pagina sostituita o eliminata e che vengono mantenuti non si riferiscono ad alcuna parte del contenuto nel documento. Fondamentalmente, si tratta di ampie parti di sezioni vuote della struttura ad albero tag. Questi tag in eccesso aumentano le dimensioni del documento e rallentano l’esecuzione degli assistenti vocali, che in alcuni casi possono restituire risultati ambigui. Per risultati ottimali, eseguire l’applicazione di tag alla fine del processo di conversione. Per eliminare dalla struttura ad albero tag i tag relativi alle pagine eliminate, utilizzare Acrobat Pro.

Per ulteriori informazioni, consultare Creare PDF uniti.

Informazioni sugli strumenti per la creazione di moduli PDF accessibili

Adobe offre numerosi strumenti per la creazione di moduli PDF accessibili:

Acrobat Pro, Acrobat Standard

Utilizzare una di queste applicazioni per aprire moduli PDF con o senza tag (tranne i moduli PDF creati mediante Adobe Designer) per aggiungere campi modulo compilabili, come ad esempio caselle di testo, caselle di controllo e pulsanti. Quindi utilizzare gli altri strumenti dell’applicazione per rendere il modulo accessibile. Aggiungere descrizioni ai campi modulo, applicare tag a moduli privi di tag, impostare l’ordine di tabulazione, manipolare i tag ed eseguire le altre attività relative all’accessibilità dei PDF.

Applicazioni di creazione

La maggior parte delle applicazioni di creazione utilizzabili per la progettazione di moduli non mantengono i relativi campi modulo compilabili al momento della conversione dei file in PDF. Utilizzare gli strumenti relativi ai moduli all’interno di Acrobat Pro per aggiungere campi modulo compilabili. Inoltre, se si aggiungono tag al modulo durante la conversione in PDF, l’applicazione di creazione potrebbe generare tag inadeguati per le etichette di testo dei campi modulo. In un modulo complesso, per esempio, le etichette di testo relative a tutti i campi potrebbero essere eseguite in un’unica riga. Gli assistenti vocali non sono in grado di interpretare questi campi come etichette singole. Tali problemi di ordine di lettura possono richiedere molto tempo per la divisione delle etichette all’interno di Acrobat Pro. In questo caso, la creazione di un modulo PDF senza tag a partire dall’applicazione di creazione rappresenta a volte la soluzione migliore. È quindi possibile utilizzare gli strumenti Moduli in Acrobat Pro per inserire campi modulo compilabili prima di aggiungere i tag all’intero documento. Alcuni moduli sono abbastanza semplici da consentire la creazione di un PDF con tag direttamente dall’applicazione di creazione. In seguito, effettuare solo ritocchi limitati all’interno di Acrobat Pro dopo l’aggiunta dei campi modulo compilabili.

Flusso di lavoro per la creazione di moduli PDF accessibili

Mediante Acrobat è possibile aprire moduli PDF con o senza tag, aggiungere campi modulo compilabili, inserire descrizioni relative ai campi e testo alternativo, impostare l’ordine di tabulazione e aggiungere tag ai moduli, nel caso in cui ne siano ancora sprovvisti. È anche possibile modificare i tag di qualsiasi modulo PDF con tag utilizzando lo strumento Ritocco ordine di lettura o la struttura ad albero tag.

Progettare il modulo per l’accessibilità.

I moduli tendono ad assumere layout relativamente complessi se comparati con documenti che presentano una struttura semplice, a colonna singola. Il buon esito delle operazioni di analisi e aggiunta di tag a un modulo da parte di un’applicazione dipende prevalentemente dalla formattazione e dal layout originali e dai tipi di campi che utilizza.

Al momento della progettazione di un modulo, è possibile includere intestazioni, istruzioni e campi nei quali gli utenti dovranno immettere informazioni. È consigliabile, come minimo, assegnare un’etichetta ad ogni campo. Inoltre, è possibile aggiungere istruzioni speciali per i campi che lo richiedono. Utilizzare gli strumenti grafici per tracciare linee e caselle. Evitare di usare caratteri quali caratteri di sottolineatura e barre verticali poiché possono confondere gli assistenti vocali.

L’aggiunta di descrizioni ai campi moduli consente agli assistenti vocali di identificare i campi a beneficio degli utenti. Gli utenti hanno l’opportunità di udire la lettura a voce alta della descrizione una volta attivato il campo. È consigliabile scrivere descrizioni chiare ma complete. Ad esempio, la descrizione “Cognome” è adeguata per il campo relativo al cognome. Non utilizzare istruzioni, quali “Immettere il cognome”, come descrizione.

Impostare e verificare l’ordine di tabulazione di un modulo.

L’ordine di tabulazione per i campi modulo consente agli utenti disabili di utilizzare una tastiera per eseguire lo spostamento da un campo all’altro in un ordine logico. Nei moduli PDF, impostare l’ordine di tabulazione su Usa struttura documento. È possibile verificare l’ordine di tabulazione di un modulo utilizzando i seguenti comandi della tastiera:

  • Tab per spostare lo stato di selezione nel campo successivo

  • Maiusc + Tab per spostare lo stato di selezione nel campo precedente

  • Barra spaziatrice per selezionare le opzioni

  • I tasti freccia per selezionare le opzioni o le voci elenco

Aggiungere tag al modulo PDF e correggere i problemi di tag.

Se il modulo PDF contiene già i tag, utilizzare lo strumento Ritocco ordine di lettura in Acrobat per aggiungere i tag a ciascun campo modulo. Questo strumento consente anche di risolvere eventuali problemi di ordine di lettura delle etichette di testo per i campi modulo. Ad esempio, potrebbe essere necessario dividere le righe di campi unite in campi singoli.

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