Benvenuto nella nuova esperienza Document Cloud, che raccoglie ora anche Adobe Sign, Invia per firma e gli strumenti PDF.

Come cliente Adobe Acrobat o PDF Pack che ha utilizzato lo strumento Invia perfirmao Adobe Sign per inviare e gestire gli accordi, avrai notato che l’esperienza è stata aggiornata. La nuova esperienza è stata progettata per raccogliere tutto il valore fornito da Adobe Document Cloud per le tue esigenze documentali, comprese le firme elettroniche, un nuovo servizio collaborativo per la revisione dei documenti e la condivisione dei documenti con il relativo tracciamento.

La nuova interfaccia utente di Document Cloud è stata riprogettata per fornire un’unica destinazione web da cui gestire tutte le attività relative ai documenti. Inoltre, la stessa interfaccia e le stesse esperienze sono disponibili anche da Adobe Acrobat DC e Acrobat Reader Mobile, per consentirti di accedere ai documenti e alle attività da qualsiasi schermo.

 

Cos’è cambiato in Adobe Sign?

A prima vista potrebbe sembrare che la funzionalità Adobe Sign o Invia per firma non sia più disponibile, ma non è così: semplicemente, alcune funzioni e strumenti per gestire e tenere traccia degli accordi sono stati spostati.

Per facilitare la transizione alla nuova esperienza utente, abbiamo creato questa guida al nuovo ambiente di Document Cloud.

Dov’è finito il Dashboard di Adobe Sign?

Una caratteristica centrale dell’esperienza di Adobe Document Cloud è una stessa interfaccia raccoglie tutti gli strumenti e i processi per la gestione di documenti e di PDF e le attività di firma elettronica. Per tale motivo non esiste più un dashboard dedicato per le firme elettroniche. Gli strumenti e le informazioni relativi alla firma elettronica sono ora disponibili nelle varie aree dell’interfaccia di Document Cloud.

Di seguito riportiamo i componenti precedentemente disponibili nel dashboard di Adobe Sign e la loro nuova ubicazione in Adobe Document Cloud:

A. Invia dalla Libreria

B. In attesa di un mio intervento

C. Eventi recenti

D. Compila e firma

Dashboard di Adobe Sign

A. Invia dalla Libreria

I documenti salvati come modelli in Adobe Sign erano disponibili per essere inviati per la firma tramite il menu a discesa Invia dalla Libreria, nella casella Ottieni una firma.

Nella nuova esperienza, l’area dei modelli salvati disponibili per l’invio è ora accessibile in due posizioni diverse.

  1. Scegli un modello salvato tramite lo strumento Invia per firma.

    Dalla vista Home di Document Cloud, seleziona lo strumento Invia nella barra delle icone di avvio rapido. Viene avviato lo stesso processo Invia per firma con cui hai già dimestichezza.

    Strumento Invia per firma

    Per utilizzare un modello, fai clic su Aggiungi file, quindi seleziona Documenti libreria per ottenere un elenco di tutti i modelli salvati. Seleziona un modello e procedi con il processo di firma, come hai sempre fatto.

    Scegliere dall’elenco dei documenti libreria
  2. Scegli un modello salvato nella pagina CONDIVISI - Per firma.

    Filtrare per visualizzare accordi o modelli
    1. Dalla vista Home di Document Cloud, fai clic su Per firma nel pannello a sinistra.
    2. Fai clic sulla freccia accanto a Accordi Sign.
    3. Seleziona Modelli Sign.

    Vengono elencati i modelli salvati, che puoi utilizzare per avviare facilmente un nuovo flusso di lavoro di firma.

B. In attesa di un mio intervento

I documenti che ti vengono inviati e richiedono un tuo intervento, ad esempio la tua firma elettronica, precedentemente disponibili nel dashboard (sezione B nell’immagine del dashboard), ora vengono visualizzati nelle seguenti aree:

  1. Schede Da fare: in Document Cloud è stato introdotto il nuovo concetto delle schede Da fare. Tali schede si trovano nella vista Home di Document Cloud ed evidenziano immediatamente tutti gli elementi che richiedono la tua attenzione. Da queste schede puoi facilmente visualizzare un’anteprima del documento o completare l’azione richiesta.

    Schede Da fare
  2. Menu delle notifiche: è stato introdotto anche il nuovo menu delle notifiche. Questo menu fornisce un feed di tutte le attività svolte sui tuoi documenti e su quelli che altri hanno condiviso con te. Se ti viene chiesto di firmare un documento, nel menu delle notifiche compare una nuova voce.

    Menu delle notifiche
  3. Pagina CONDIVISI - Per firma: un elenco di tutti i tuoi accordi da firmare è disponibile anche nella sezione Per firma dell’elenco CONDIVISI. Puoi facilmente filtrare e ordinare questo elenco in base allo stato dei vari documenti, per vedere quelli che sono stati condivisi con te e che richiedono il tuo intervento.

    Condivisi per firma

C. Eventi recenti

Le informazioni sui documenti inviati per la firma, precedentemente riportai nella casella Eventi recenti del dashboard, ora sono disponibili nelle seguenti aree:

  1. Menu delle notifiche: quando sui documenti che hai inviato per la firma elettronica viene svolta un’attività, il menu delle notifiche si aggiorna e puoi fare clic sulla relativa voce per visualizzarne i dettagli.

    Pannello delle notifiche con informazioni sugli eventi recenti
  2. Elenco Recenti nella vista Home di Document Cloud: la vista Home di Document Cloud contiene un elenco dei documenti più recenti, compresi quelli che hai inviato ad altri utenti per richiederne la firma elettronica. Per visualizzare le attività, seleziona la casella a sinistra del nome del documento che ti interessa: nella barra laterale a destra viene visualizzato il riquadro contestuale per il documento selezionato. A questo punto puoi fare clic sul menu Attività per visualizzare tutti gli eventi che hanno interessato tale documento.

    Elenco Recenti
  3. Pagina CONDIVISI - Per firma: la pagina CONDIVISI - Per firma contiene un elenco di tutti i documenti che hai condiviso con altri utenti per richiederne la firma, nonché quelli che altri utenti hanno condiviso con te e che richiedono un tuo intervento. Per selezionare un elemento nell’elenco Recenti della vista Home e visualizzare il riquadro contestuale, puoi procedere allo stesso modo: nella pagina CONDIVISI - Per firma, seleziona un elemento e fai clic sul menu Attività nel riquadro del contenuto visualizzato nella colonna di destra della schermata.

    Pannello Attività

D. Compila e firma

Compila e firma è un altro componente di Adobe Sign che era accessibile dal dashboard. Nella nuova esperienza Adobe Document Cloud, la funzionalità compila e firma resta disponibile ma viene selezionata dal menu di avvio rapido, nella parte superiore della vista Home. Da qui, l’esperienza è molto simile, con l’eccezione di una piccola modifica una volta compilato il modulo ed eventualmente aggiunta la firma elettronica.

Strumento Compila e firma

Nell’esperienza Compila e firma precedente, dovevi inserire l’indirizzo e-mail del destinatario e Adobe Sign inviava per e-mail al destinatario il PDF certificato del documento compilato e firmato. Nella nuova esperienza, Document Cloud ti fornisce un link al PDF certificato, che puoi quindi condividere con tutti i destinatari che vuoi.

Dov’è finita la pagina Gestisci accordo?

La gestione degli accordi è un aspetto importante dell’utilizzo di Adobe Sign. Ora, con l’integrazione in Adobe Document Cloud, abbiamo semplificato il modo in cui vengono visualizzati i documenti inviati per la firma o che richiedono la tua firma.

Di seguito riportiamo i componenti precedentemente disponibili nella pagina Gestisci di Adobe Sign e che ora si trovano nella pagina CONDIVISI - Per firma.

A. Filtrare gli accordi

B. Utilizzare gli accordi esistenti

C. Visualizzare ulteriori dettagli sugli accordi

La pagina Gestisci accordi

A. Filtrare gli accordi

Nella parte superiore della precedente pagina Gestisci di Adobe Sign, un menu a discesa ti consentiva di filtrare gli accordi in base al loro stato (In attesa della mia firma, Bozza, Inviato per la firma, Firmato, Completato) e di cercare gli accordi in base al nome del documento o all’indirizzo e-mail del destinatario.

La pagina Per firma include opzioni semplificate con cui puoi visualizzare solo gli accordi che corrispondono al filtro scelto. Le stesse capacità di ricerca precedentemente disponibili nella pagina Gestisci ora sono disponibili nella barra di ricerca, con cui puoi cercare gli accordi in base al nome documento oppure al nome o indirizzo e-mail del destinatario.

Filtrare per stato

Un altro cambiamento che noterai è che, invece di suddividere tutti gli accordi in righe in base al loro stato, ora tutti gli accordi sono elencati insieme, con colonne di informazioni (nome documento, data dell’ultima modifica e stato). Per ordinare gli accordi è sufficiente fare clic sulle intestazioni di tali colonne.

B. Utilizzare gli accordi esistenti

È tuttora possibile selezionare i singoli accordi che sono stati inviati per la firma, per effettuare le seguenti operazioni:

  • Visualizzare le attività svolte sugli accordi
  • Impostare un promemoria per i destinatari o per se stessi
  • Annullare gli accordi
  • Aggiungere una nota personale
  • Scaricare la traccia di revisione

Per eseguire queste operazioni, fai clic su un accordo nella pagina Per firma e seleziona l’attività desiderata dal riquadro contestuale a destra.

Nota: le azioni disponibili nel riquadro contestuale sono accessibili anche quando si seleziona un accordo nell’elenco dei documenti recenti della vista Home.

Utilizzare gli accordi esistenti

C. Visualizzare ulteriori dettagli sugli accordi

Nella precedente pagina Gestisci veniva visualizzato il nome del destinatario accanto al nome del documento e al relativo stato. Le stesse informazioni sono disponibili anche nella nuova esperienza Document Cloud: quando selezioni un accordo nella pagina Per firma o nell’elenco dei documenti recenti nella vista Home, trovi i relativi dettagli nel riquadro contestuale a destra.

Nella parte superiore viene visualizzata una miniatura dell’accordo e i nomi dei destinatari sono elencati nell’elenco Partecipanti. Puoi anche espandere il menu Attività per visualizzare tutte le attività degli eventi che interessano quel particolare accordo.

Visualizzare ulteriori dettagli sugli accordi

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