Un amministratore Salesforce deve prima configurare il componente dal lato di Salesforce. Una volta completata questa operazione, gli utenti finali devono solo abilitare il componente aggiuntivo dell'e-mail, effettuare l'accesso a Salesforce e fare clic su un messaggio e-mail.
Il componente aggiuntivo di Adobe Sign per Salesforce consente all'utente di fare clic su qualsiasi e-mail all'interno del proprio client e-mail e di produrre un elenco degli accordi correlati in base agli indirizzi e-mail inclusi nell'e-mail selezionata.
Gli utenti possono anche inviare nuovi accordi e promemoria o persino annullare un accordo direttamente dal proprio client e-mail.
Attivazione del client e-mail
Ogni utente deve abilitare il componente aggiuntivo Salesforce nel proprio client e-mail. Se vengono utilizzati client e-mail sia desktop che basati sul Web, occorre abilitarli entrambi all'interno dei rispettivi ambienti.
Abilitare il componente aggiuntivo per i clienti OWA (basati sul Web)
1. Accedi all'account di Outlook 365 e seleziona l'opzione Posta
2. Fai clic sull'icona dell'ingranaggio nell'angolo in alto a destra dello schermo
3. Seleziona l'opzione Gestisci integrazioni per caricare la pagina Componenti aggiuntivi per Outlook
4. Nella casella di ricerca in alto a sinistra, digita Salesforce e fai clic sull'icona di ricerca
5. A destra dell'opzione Salesforce Lightning per Outlook, fai clic sul pulsante Attiva per attivare l'integrazione
- Al termine dell'operazione, sotto l'integrazione dovrebbe essere visualizzata la voce Aggiunto correttamente
6. Chiudi la pagina Componenti aggiuntivi
7. Fai clic su un'e-mail qualsiasi per visualizzare la piccola icona di Salesforce nella parte superiore del corpo del messaggio e-mail
8. Fai clic sull'icona di Salesforce per aprire il pannello del componente aggiuntivo, che presenta il pulsante Accedi a Salesforce
9. Fai clic sul pulsante Accedi a Salesforce
- Viene visualizzata una finestra popup di autenticazione in cui vengono richieste le credenziali di Salesforce
10. Immetti le credenziali di autenticazione di Salesforce e fai clic su Accedi
11. La finestra popup si aggiorna in una finestra di conferma. Fai clic su Conferma per completare l'integrazione.
Abilitare il componente aggiuntivo di e-mail per i client Outlook desktop
1. Apri l'applicazione Outlook desktop
2. Fai clic sull'icona Store per avviare la pagina Componenti aggiuntivi per Outlook
3. Nella casella di ricerca in alto a sinistra, digita Salesforce e fai clic sull'icona di ricerca
4. A destra dell'opzione Salesforce Lightning for Outlook, fai clic sul pulsante per attivare l'integrazione
- Al termine dell'operazione, sotto l'integrazione dovrebbe essere visualizzata la voce Aggiunto correttamente
- Viene aggiunta la nuova icona Visualizza alla barra multifunzione del componente aggiuntivo Salesforce
5. Chiudi la pagina Componenti aggiuntivi
6. Fai clic sull'icona Visualizza di Salesforce nella barra multifunzione di Outlook
7. Fai clic sul pulsante Accedi Salesforce.
- Viene visualizzata una finestra popup per le credenziali di Salesforce
8. Accedi a Salesforce
- La finestra popup si aggiorna per richiedere una conferma
9. Fai clic su Conferma per completare l'integrazione
Con il componente aggiuntivo abilitato, puoi fare clic su qualsiasi e-mail e visualizzare gli accordi collegati agli utenti che fanno parte del thread delle e-mail.
Nota:
Il componente aggiuntivo include gli accordi per tutti gli indirizzi e-mail identificati nell'e-mail. Sono inclusi tutti gli utenti a cui l'e-mail è stata inviata o che erano inseriti nella casella Cc.
Facendo clic sull'icona di Salesforce (nella parte superiore del corpo del messaggio o nella barra multifunzione di Outlook) si apre il pannello del componente aggiuntivo e vengono visualizzati gli accordi.
Nella parte superiore del pannello, viene indicato il numero degli accordi trovati, ad esempio, Accordi (6)
Per impostazione predefinita, vengono elencati fino a cinque accordi e, se è presente un numero maggiore di accordi, viene visualizzato il collegamento Visualizza tutto in fondo all'elenco. Facendo clic sul collegamento Visualizza tutto viene attivata una finestra a scorrimento in cui è possibile esaminare l'elenco completo degli accordi.
L'elenco degli accordi è ordinato in base allo stato degli accordi. L'ordinamento è:
- Pre-invio/Bozza
- Inviato per firma/Inviato per approvazione/In attesa del controfirmatario/Approvazione
- Approvato/Firmato
- Annullato/Rifiutato/Scaduto
All'interno delle sezioni, gli accordi vengono ordinati in base all'opzione Data invio, a partire dalla data più recente.
Facendo clic sul nome di un accordo si apre una nuova scheda in Salesforce e viene visualizzato l'intero accordo.
Il pannello del componente aggiuntivo offre più di un elenco degli accordi. Utilizzando l'interfaccia del menu, è possibile creare nuovi accordi e avviare le attività più comuni.
Il pulsante Invia nuovo accordo è ben visibile, ma subito a destra del nome dell'accordo è presente una freccia che consente di aprire l'elenco del menu per visualizzare le azioni aggiuntive.
Nell'elenco del menu sono riportate soltanto le voci di menu che è possibile selezionare. Ad esempio, un accordo allo stato di bozza presenta solo le opzioni Modifica ed Elimina.
Attenzione:
L'opzione “Intendi eseguire quest'operazione?” non è disponibile. Le azioni selezionate dall'elenco del menu vengono eseguite immediatamente.
Come si potrebbe supporre, il pulsante Invia nuovo accordo consente di aprire Salesforce in una nuova scheda e di avviare un nuovo accordo. L'indirizzo del mittente dell'e-mail viene importato automaticamente nel modello di accordo.
Configura l'accordo normalmente.
Facendo clic sull'opzione Modifica nell'elenco del menu, viene avviata una nuova scheda e si apre l'accordo in Salesforce.
L'opzione Elimina nell'elenco del menu consente di completare due operazioni:
- Annulla l'accordo in Adobe Sign
- Elimina il record dell'accordo da Salesforce
L'opzione Firma è disponibile solo quando è il proprio turno di firmare l'accordo.
Facendo clic su Firma, si apre l'accordo per esaminarlo e applicare la propria firma.
Facendo clic su Promem. nell'elenco del menu, viene inviato immediatamente un promemoria al firmatario corrente.
L'opzione Annulla nell'elenco del menu annulla la transazione in Adobe Sign e in Salesforce.
A differenza dell'opzione Elimina, il record di Salesforce rimane nell'elenco di accordi di Salesforce con lo stato “Annullato”
L'opzione Visualizza apre una nuova finestra che consente di visualizzare lo stato corrente dell'accordo.
Nota:
Tutte le opzioni del menu che non reindirizzano l'utente a una finestra di Salesforce, segnalano il completamento dell'azione effettuata nella parte superiore dell'elenco degli accordi.
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