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Descrizione della funzione

Adobe Sign permette di inviare promemoria e-mail su base regolare ai destinatari correnti a cui è stato richiesto di interagire con gli accordi. Altri destinatari futuri non riceveranno alcuna notifica, finché non diventeranno anch’essi partecipanti correnti nel flusso di lavoro per la firma.

Il promemoria contiene una miniatura del documento, un messaggio che potrai definire e un collegamento che permette di accedere all’accordo.

I promemoria possono essere impostati durante il processo di invio o creati nella pagina Gestisci dopo l’invio dell’accordo.

Per i livelli di servizio Enterprise e Business è possibile definire un promemoria e un messaggio predefiniti a livello di account o gruppo, in modo che i mittenti non debbano configurarli loro stessi.

I promemoria ciclici vengono attivati in base a un ciclo regolare e continueranno a essere attivati per la durata del promemoria (secondo la tempistica del ciclo) o finché il destinatario non avrà completato l’azione che gli era stata richiesta.

I promemoria per più destinatari attivano un nuovo ciclo e una nuova durata di promemoria per ciascun destinatario incluso nel flusso di lavoro che diventa il destinatario attivo corrente.

I promemoria ad hoc possono essere creati solo nella pagina Gestisci e inviati come promemoria una tantum a qualsiasi partecipante associato all’accordo. Tali promemoria una tantum possono anche essere configurati per essere inviati dopo che il destinatario avrà completato la sua azione o dopo il completamento dell’accordo.

Come utilizzare questa funzione

Impostazione di un promemoria durante il processo di invio

Gli utenti che non dispongono di un promemoria predefinito già configurato per il proprio gruppo o account possono definire un promemoria durante il processo di invio.

Questi promemoria sono sempre ciclici e vengono applicati a tutti i destinatari dell’accordo. Il mittente deve solo definire l’iterazione che verrà attivata dal promemoria. Sono disponibili sei opzioni:

  • Ogni giorno
  • Ogni settimana
  • Ogni giorno feriale
  • Ogni 2 giorni
  • Ogni 3 giorni
  • Ogni 5 giorni
reminder_frequency

Quando un accordo con un promemoria viene inizialmente inviato, viene recapitato un messaggio e-mail di Invito a firmare al primo destinatario. Questo evento avvia il timer per il primo promemoria.

Se ad esempio il promemoria è configurato per essere inviato ogni tre giorni, il primo promemoria verrà attivato esattamente 72 ore dopo il recapito dell’e-mail Invito a firmare.

Quando il destinatario completa l’azione che gli è stata richiesta per l’accordo, il contatore di promemoria per tale destinatario viene terminato.

Se sono presenti più destinatari, il destinatario successivo nel flusso riceve un messaggio e-mail di Invito a firmare non appena il destinatario precedente completa la sua azione. Il contatore di promemoria viene avviato per il nuovo destinatario nel momento in cui gli viene recapitato il suo messaggio e-mail di Invito a firmare (e non in base alla marca temporale iniziale).

Questo processo continua a ruota per tutti i destinatari dell’accordo, fino al completamento dell’accordo.

Nota:

Tutti i promemoria ciclici hanno un ciclo di vita, alla conclusione del quale vengono automaticamente terminati.

I promemoria che vengono attivati Ogni giorno hanno un ciclo di vita di 10 giorni.

Tutti gli altri promemoria hanno un ciclo di vita di 60 giorni.

 

Impostazione di un promemoria dalla pagina Gestisci

I promemoria creati dopo il processo di invio vengono configurati nella pagina Gestisci.

L’interfaccia della pagina Gestisci contiene alcune opzioni in più rispetto alla pagina di invio:

  • Puoi selezionare i destinatari da includere nel promemoria. Progetta il promemoria per uno, alcuni o tutti i destinatari.
  • Puoi selezionare un processo di promemoria ciclico come nella pagina di invia.
    • Se un destinatario viene aggiunto a un promemoria ciclico dopo che ha già completato la sua azione sull’accordo, non riceverà alcun promemoria.
  • Puoi creare un promemoria una tantum (ad hoc) che verrà inviato “Adesso” o in una “Data specifica”.
    • I promemoria ad hoc possono essere configurati per i partecipanti che hanno completato la loro azione per l’accordo.
    • I promemoria ad hoc possono essere configurati dopo che l’accordo è stato chiuso/firmato o archiviato.
  • Devi includere un messaggio. Questo campo è obbligatorio quando si crea un promemoria nella pagina Gestisci.

 

reminder_from_themanagepage

 

Se per l’accordo sono già stati configurati altri promemoria, invece dell’interfaccia Crea promemoria viene visualizzato l’elenco degli accordi.

Per aprire l’interfaccia Crea promemoria, fai clic sul collegamento Crea in alto a destra nella finestra del promemoria:

select_create_onthemanagepage

 

Come rivedere un promemoria

Per rivedere tutti i promemoria configurati per un accordo:

  • Passa alla pagina Gestisci.
  • Fai un solo clic sull’accordo da rivedere.
  • Fai clic sulla scheda Promemoria nel pannello a destra.
select_remind_onthemanagepage

Se per l’accordo in questione sono stati configurati dei promemoria, vengono tutti elencati nella scheda Promemoria.

I promemoria sono ordinati in base al prossimo promemoria che dovrà essere attivato.

Tutti i promemoria annullati o scaduti sono elencati sotto i promemoria attivi.

canceled_reminderinthelist

 

Se fai clic sul collegamento Mostra, viene visualizzata una finestra a comparsa con il messaggio inviato al destinatario:

reminder_show_link

 

Come annullare un promemoria

Per annullare un promemoria:

  • Accedi come l’utente che ha creato l’accordo.
  • Passa alla pagina Gestisci.
  • Fai un solo clic sull’accordo in questione per selezionarlo.
  • Fai clic sulla scheda Promemoria nel pannello a destra.
  • Trova il promemoria che desideri annullare e fai un solo clic su di esso. 
  • Fai clic sull’icona Elimina (cestino).
select_delete_onthemanagepage

Nota:

I destinatari possono terminare i promemoria dal messaggio e-mail del promemoria. Questa funzionalità è obbligatoria e non può essere eliminata.

 

Promemoria e API REST

L’API REST v 6 consente l’accesso diretto agli oggetti promemoria tramite quattro operazioni:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders - Consente di creare un promemoria per i partecipanti specificati di un accordo identificato dal valore agreementId nel percorso.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders - Consente di recuperare i promemoria relativi all’accordo identificato dal valore agreementId nel percorso.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - Consente di recuperare uno specifico promemoria associato a un accordo.
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - Consente di aggiornare un promemoria esistente per un accordo.

 

 

Promemoria e scheda Cronologia/Report di audit

I promemoria non vengono registrati nella scheda Cronologia né nel report di audit dell’accordo.

Nei report Cronologia e Audit vengono registrati i momenti di riferimento del processo di firma dei documenti. Può essere inclusa la prima notifica per un destinatario (Invito a firmare), ma non le successive richieste di firmare per lo stesso destinatario (promemoria).

La cronologia dei promemoria può essere ottenuta tramite API (disponibile per i clienti di livello Enterprise).

 

Come attivare/disattivare la funzione

Per tutti i livelli di servizio è possibile:

  • Creare promemoria ciclici
    • Durante il processo di invio
    • Dalla pagina Gestisci
  • Creare promemoria ciclici e ad hoc dalla pagina Gestisci

Per i livelli di servizio Individual e Team è possibile automatizzare o sopprimere la funzione di promemoria.

 

Opzioni per i livelli di servizio Enterprise e Business

Per i livelli di servizio Enterprise e Business è possibile scegliere se esporre o meno l’opzione Promemoria durante il processo di invio, oppure abilitare a livello di account o di gruppo l’automazione dell’iterazione del promemoria e il messaggio.

Queste due impostazioni possono essere abilitate/disabilitate come descritto di seguito:

  • Accedi ad Adobe Sign come amministratore.
  • Passa ad Account > Impostazioni account > Impostazioni di invio > Promemoria.

 

Esistono due opzioni:

  • Consenti ai mittenti di impostare promemoria sulla pagina di invio: quando questa opzione è selezionata, viene visualizzata l’opzione per impostare un promemoria sulla pagina di invio. Quando è deselezionata, la pagina di invio non contiene l’opzione per configurare i promemoria.
  • Imposta un promemoria predefinito per gli accordi creati dagli utenti in questo account: quando questa opzione è selezionata, l’amministratore può definire l’iterazione predefinita per i promemoria e fornire un messaggio predefinito per tutti gli accordi inviati. Questo può essere configurato a livello di account e/o di gruppo. Le impostazioni a livello di gruppo hanno precedenza rispetto a quelle a livello di account.
navigate_to_the_remindersettings

Nota:

Quando l’opzione Imposta un promemoria predefinito per gli accordi creati dagli utenti in questo account è selezionata, non è possibile impostare un promemoria sulla pagina di invio.

I promemoria possono comunque essere configurati dalla pagina Gestisci.

Opzioni di configurazione

Le opzioni configurabili per i promemoria dipendono dal luogo in cui viene creato il promemoria.

Quando si crea un promemoria sulla pagina di invio, è possibile solo impostare l’iterazione per l’attivazione dei promemoria (Ogni giorno, Ogni 2 giorni, ecc.). I promemoria verranno generati per tutti i destinatari associati all’accordo in base all’iterazione selezionata.

 

Quando si crea un promemoria sulla pagina Gestisci, sono disponibili tre elementi configurabili:

  • L’iterazione del promemoria
  • Il messaggio del promemoria
  • I destinatari da includere nel promemoria

 

Quando si configura un promemoria predefinito a livello di account o di gruppo, sono disponibili due opzioni:

  • L’iterazione del promemoria
  • Il messaggio del promemoria

Tutti i destinatari vengono inclusi nei promemoria che sono gestiti dalle impostazioni a livello di account o di gruppo.


Modelli e-mail personalizzati

I clienti Enterprise hanno la possibilità di creare un modello e-mail completamente personalizzato per i promemoria. 

Se sei interessato ai modelli e-mail personalizzati, consulta questa guida.

 

Aspetti da considerare

  • Durata dei promemoria ciclici:
    • I promemoria giornalieri scadono dopo 30 giorni.
    • Tutti gli altri promemoria ciclici scadono dopo 60 giorni.
  • Promemoria ad hoc:
    • Vengono attivati una sola volta.
    • Possono essere configurati per inviare il promemoria ai partecipanti che hanno già completato la loro azione per l’accordo.
    • Possono essere configurati dopo che l’accordo è stato completato o archiviato.
      • I promemoria non possono essere configurati per gli accordi annullati, rifiutati o scaduti.
  • I promemoria vengono attivati alla stessa ora in cui è stata inviata l’e-mail “Invito a firmare” originale.
    • In un flusso di lavoro per più destinatari, quando un destinatario completa la sua azione e viene quindi attivato il destinatario successivo, il contatore di promemoria viene reimpostato su tale orario.
    • Se si sostituisce il firmatario corrente tramite la pagina Gestisci, l’ora dei promemoria non viene reimpostata.
  • I destinatari hanno il diritto di annullare il promemoria. Non è disponibile alcuna opzione che consenta di negare loro tale diritto.

 

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